公文写作基本知识 一、公文的文种及分类 （一） 公文的名称 根据《中国共产党机关公文处理条例》和新修订的《国家行政机关公文处理办法》的规定， 党的机关使用的主要文种为14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 国家行政机关使用的主要文种为13个：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 （二）18种法定文种的含义： 1． 命令(令)——国家机关公布性的一个文种发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，任免、嘉奖有关人员时使用的公文 2、议案——国家行政机关专用的一个文种即向同级人民代表大会或常务委员会提请审议事项时使用的公文 3、决定——党政机关下行文的—种对重要事项、重要问题或者重大行动做出安排及决策时使用的公文 4、决议——党政机关下行文的一种经过会议讨论通过，要求贯彻执行事项时使用的公文 5、指示——党政机关下行文的一种对下级机关布置工作，阐明工作活动指导原则时使用的公文 6、公告——党和国家高级机关公布性文件的一种。
向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文 13、会议纪要——党政机关下行文的一种传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守执行时使用的公文 14、函——党政机关公文中惟一的一个平行文机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准时使用的公文使用函要符合公文的标准格式要求 15、公报——党政机关公布性文件的一种公开发布重大事件或重要事项时使用的公文 16、条例——党政机关法规性文件的一种由领导机关制定或批准，规定某些事项或机关、团体的组织、职权等带有规章制度性质的文件时使用的公文 17、规定——党政机关法规性文件的一种，对特定范围内的工作和事务制定带有约束性的措施时使用的公文 18、意见——党政机关公文中既含上行意义又具有下行意义的一种公文用于对重要问题提出见解和处理办法 除上述18种法定公文外，在党政机关、人民团体、企事业单位的实际活动中，还经常使用以下常用应用文 计划——即对工作的预想和打算的书面化的一种文种 工作要点——计划性文件的一种。
以简要的文字，反映一个单位在一定时期内工作计划的主要方面和要点，内容十分扼要 专用书信——指具有专门用途，写法特殊的函件 工作总结——在工作实践中，对客观事物规律的认识而形成的文字材料 讲话稿——通常指各种会议上的工作报告、祝辞、专题讲话、个人发言等 开幕词——举办会议的主要领导人，代表大会所作的纲要性讲话，用以阐明大会的宗旨、性质、任务、目的、议程、安排、要求等 闭幕词——会议结束时，举办会议的主要领导对大会进行的各项议程和会议情况做的估价和概述 简报—— 用于下情上报、上情下达和互通情况、交流信息 调查报告——在机关工作中，常常对某个问题、某一事件、某项经验、某种情况开展，在丰富占有材料的基础上，经过科学的分析研究，或说明问题、或澄清情况、或揭示出它的本质和规律，把这些调查的成果写成文字材料，这就是我们通常所说的调查报告 大事记——指一个地区、一个单位把重大事件或活动按时间顺序记载下来的文种 章程——是一个党政机关或社会团体，为规范本组织的成员而对本组织的内部事务(如宗旨、组织、权利、义务等)作出的共同遵守的集体决定。
如党章、团章、工会章程等也是业务部门办事的一种规章(如招生简章、招工简章) 细则——是为贯彻实施某一条例而在要求、办法上的具体化，是业务主管部门或下级机关为贯彻实施条例中的某几条条款而做的详细规则 制度——是为规范有关人员、集体或个人活动所明确的制约规则 办法——是对某一方面的具体工作手续和措施加以条理化和制度化，使有关部门在办理中有所遵循 守则——是在一定范围内为工作人员或社会成员所规定的简明道德规范和行为准则的一种机关应用文种 布告——国家行政机关用于公布应当普遍遵守或周知的事项时使用的文种 批示——上级机关对下级报来的报告、总结、计划等文件，就其中的某一成功经验或问题所做的批语，它具有指示性 （三） 文种的作用与确定 1、文种名称的作用 文种的名称具有概括标明文件的性质、作用、运行方向及制发目的、要求的重要作用 2、正确确定和使用文种 （1）必须按照公文管理法规的统一规定，不能乱起名称 （2）要依据制文机关的权限，不可超越职权 （3）要依据行文的关系，考虑到与收文机关的组织关系 （4）要考虑发文的具体目的与要求。
总之，只有熟悉各个文种的性质、用途，切实把握文种名称的内涵与外延，才能准确地使用文种，这对发挥公文的作用，提高公文处理工作的效能，有着直接的影响 二、常用几种公文写作方法和规范 （一）、请示 1、概念 请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文文种 请示的适用范围是：向上级机关请求指示、批准的事项 请示是一种期复性的上行文，是下级机关向上级机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文，它使下级机关通过公文往复接受上级机关的决策意见，解决本机关、单在公务活动中待处理的具体问题 2、特点 （1）行文方向的定向性 （2）行文内容的请求性 （3）行文目的求复性 （4）行文时机的超前性 （5）请求事项的单一性 3、类型 从内容、目的角度，请示通常可分为如下几类： （1）求示性请示 （2）求准性请示 （3）求批性请示 4、写作 请示的结构形态包括：标题、主送机关、正文和落款署时等 (1)标题 请示的标题一般由发文机关、事由、文种三者构成。
(2)正文 正文可分三部分： 一是事由(或引据)写明请示的起因，即请求指示和批准事项的依据 二是请示事项(或主体)写明请示事项，即要求给予指示、批准的具体问题和事情 三是结尾(请示要求)表明行文机关基本要求 注意事项注意事项 l l、坚持一文一事坚持一文一事 2 2、不能越级请示不能越级请示 3 3、不要多头主送不要多头主送 4 4、请示原则上不同时抄送下级机关请示原则上不同时抄送下级机关 5 5、除领导直接交办或特别紧急的事项外，、除领导直接交办或特别紧急的事项外，““请示请示””不得不得直接送领导者个人直接送领导者个人 （二）报告 1、概念 报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种 适用范围：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问 2、特点 （1）行文的单向性 （2）时限的不定性 （3）内容的广泛性 （4）写法的灵活性 3、类型 按其行文目的、作用不同，可分为工作报告、一般情况报告、答复上级机关询问报告等等； 按内容和表达的形式不同，可分为专题报告和综合报告。
工作报告主要是就某一阶段工作进展的情况向上级机关或大会所作的汇报，它着眼于对前一阶段的工作总结，同时一般性的分析存在的问题，并有针对性地提出下步工作的意见 一般情况报告指向上级机关反映情况的报告，即及时把本地区、本单位发生的重大问题，在一定范围内带有倾向性的情况，向上级机关报告 答复上级机关询问的报告，顾名思义，例如上级领导对群众来信来访中反映的问题，或文件材料中反映的问题，批示下级机关查办，或询问有关情况，下级机关办理完毕，需用书面形式答复上级机关 综合报告是反映本地区、本单位全面工作情况的，常常采用工作总结与工作计划相结合的表现形式，如在各类代表大会上所作的“工作报告”而专题报告则是专门反映本地区、本单位、某一方面情况的，有时也用于答复上级机关的询问 （三）通知 1、概念 通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项、任免人员 2、特点 （1）使用范围的广泛性 （2）文种功能的指导性 （3）行文方向的不确定性 3、类型 通知大体上可划分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知四大类。
4、写作 通知一般包括标题、主送机关、正文、落款等四个组成部分 标题：由发文机关、事由、文种组成，有时只用事由、文种构成 主送机关：指公文的主要受理机关，应用全称或规范化简称 正文：一般包括三方面内容：第一、引据叙述通知的起因由来、背景依据等第二、主体也称事项，要清楚的表述有关内容、要求等第三、结语一般依据事项内容、要求等的不同而异，如“按照执行”、“参照执行”、“研究试行”等等 落款：包括发文机关和成文日期 5、写作要求 (1)明确行文目的 (2)抓住主要内容 (3)文字表述准确 （四）会议纪要 1、概念 会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文 2、特点 （1）纪实性 （2）简要性 （3）条理性 3、写作 会议纪要主要包括三方面的内容： 一是会议的中心、依据和背景 二是会议的概况 三是会议研究讨论的问题及决定事项 会议纪要一般由标题和正文组成 （1）标题 （2）正文 一是总述部分 这是全文的前言、导语，即会议概况 二是分述部分 这是会议纪要的重点、主体，主要应写出会议讨论情况和结果。
三是结尾 结尾一般要写明两方面的内容其一，提出希望其二，交待会议的有关事项 （五）公安信息 1、公安信息的含义： 是公安机关接收和发出的反映公安活动规律及其变化情况的消息、情报、资料、数据等所包含内容的总称，是公安工作运动状态的反映和表述 2、信息的作用： 信息工作是一项基础性工作它对于领导决策起着耳目、参谋作用，对联系群众起着纽带作用，对工作交流起着沟通作用，对传播经验起着主导作用 • 3、信息的种类和写作要领： 按照实际应用，我们把信息分为九大类： （1）工作部署信息主要是指本部门贯彻落实上级方针政策、决策部署作出的工作规划、计划安排和措施等 （2）工作进展信息主要是指上级重大工作部署、安排和措施下达后，对贯彻落实情况的反馈信息 （3）思想动态信息主要是指社会及人民群众对有关方针、政策、及重大事件的反映 （4）意见建议信息主要是指反映一个地区、一个部门对措施在具体执行中的不足之处提出完善、补充性意见和合理化建议的信息 （5）经验信息主要是指反映各部门在工作过程中，总结创造的具有推广价值和借鉴作用的各种新做法、新经验的信息。
（6）问题信息主要是指揭示和反映在工作中发现问题的信息，通常亦被称为“报忧信息” （7）调查研究信息主要是指围绕某一方面工作、某个问题或某一典型事件，进行调查研究后形成的信息，属于高层次信息范畴 （8）决策参考信息主要是指重要新闻动态、工作动态、主要领导言论、典型工作做法等信息 （9）突发事件信息 4、信息写作中应注意的问题： 一是题材要新 二是事实要清 三是时效要强 四是题文要符 五是人称要准 六是体裁要合 七是语句要通 八是数字、量词、序号使用要规范 九是不要出现知识性错误 三、公文语言的严谨性 就公文而言，其语言的严谨性是由公文自身性质所决定的 我们在公文写作时应该从以下几方面加以注意 （一）用词方面 1.注意使用公文专用词语 2.大量使用介词短语 3.多用书面语，慎用口语词、方言词及俗语 （二）用句方面 1.恰当运用文言句式 2.多用陈述句和祈使句 。