采购组织机构与管理制度课件

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1、第二章 采购组织机构与管理制度,第一节 采购组织结构的设计,一、企业采购管理组织 （一）采购管理组织的含义 采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。,第一节 采购组织结构的设计,在市场经济条件下，市场需求的不确定性和多变性导致现代企业的采购工作非常复杂，特别是一些大中型企业，采购的商品品种繁多、数量大，采购工作往往不是由一个人来完成，而是由一部分人组成的采购队伍来进行的。无论生产企业还是流通商贸企业，要使采购工作高效而顺利地开展，保证商品供应不间断，企业经营业务正常运转，都需要建立一支高效的采购团队，通过科学采购，降低

2、采购成本，保证企业生产经营活动的正常进行。,第一节 采购组织结构的设计,(二)采购管理组织的功能 、凝聚功能 明确采购目标及任务；良好的人际关系与群体意识；采购组织中领导的导向作用。 、协调功能 一是组织内部的纵向、横向关系的协调，使之密切协作，和谐一致；二是组织与环境关系的协调，采购组织能够依据采购环境的变化，调整采购策略，以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。,第一节 采购组织结构的设计,、制约功能 采购组织是由一定的采购人员构成的，每一成员承担的职能，有相应的权利、义务和责任，通过这种权利、义务、责任组成的结构系统，对组织的每一成员的行为都有制约作用。 、激励功能 采购组织的激励功能

3、是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。,第一节 采购组织结构的设计,二、采购管理组织机构的设计 （一）采购管理组织机构的设计原则 1、目标可行原则 组织目标应具备如下特征：社会性；共同性；清晰性；层次性；参与性。 2高效原则 采购工作要高效开展，必须有一套高效运转的组织机构，在建立采购管理组织时，应合理确定管理的层次及每一层次的人员安排。,第一节 采购组织结构的设计,3、统一指挥的原则 统一的原则基本上包括三个方面内容： 目标统一 命令要统一 规章制度要统一,第一节 采购组织结构的设计,4、责、权、利相结合的原则 责、权、利相结合，

4、才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。 5、精简的原则 精兵简政最早是在解放区的政府建设中提出的，在企业采购管理组织设计中同样有效，这个“精”指人员精干；“简”是机构简化，只有人员精干机构才能简化；如果人员素质差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可取的。,第一节 采购组织结构的设计,（二）采购组织结构设计的影响因素 1、企业规模 2、经营范围 3、市场供应状况 供应点的分布情况 市场供求态势,第一节 采购组织结构的设计,4、信息传递形式与速度 5、采购人员素质 6、企业内部各部门的配合程度 7、其他因素 如国家相关政策、交通运输条件、通信

5、现代化水平、自然条件等都从不同的方面影响着一个企业的采购组织的设立。,第一节 采购组织结构的设计,三、采购部门在企业组织中的地位 （一）采购部门隶属于生产部副总经理,总经理,行政副总经理,生产副总经理,业务副总经理,产品管理,制造,采购,生产管制,仓储,第一节 采购组织结构的设计,（二）采购部门隶属于行政部副总经理,总经理,行政副总经理,业务副总经理,生产副总经理,采 购,财务,人事,生产 管制,制造,品管,仓储,第一节 采购组织结构的设计,（三）采购部门直接隶属于总经理,第一节 采购组织结构的设计,（四）采购部门隶属于资材部,总经理,资料部副总经理,业务副总经理,生产副总经理,生产副总经理,

6、采购部长,第一节 采购组织结构的设计,四、采购管理机构的组织结构形式 （一）直线制的采购组织结构 直线制是由一个上级主管直接管理多个下级的一种组织结构形式，例如，由一个采购经理直接管理多个采购员。 直线制采购组织的优势在于“直接指挥”，可以做到：加强管理控制的力度；实现有效沟通，使管理符合实际；实现个性化管理。这种结构适合于中小型企业的采购管理。,第一节 采购组织结构的设计,（二）直线职能制的采购组织结构 这种组织形式是在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。职能部门对采购部门没有直接管理权，采购部门接受采购经理的直接管理。,第一节 采购组织结构的设计,（

7、三）采购事业部制 事业部制又称分权结构或部门化结构，首创于美国通用汽车公司，由通用汽车公司副总裁斯隆研究设计。事业部一般按“地区”或“产品类别”，对公司赋予的任务负全面责任。采购事业部组织结构适用于采购规模大及多品种、需求复杂、市场多变的企业采购。,第一节 采购组织结构的设计,（四）矩阵制采购组织结构 矩阵制是为了完成指定任务（项目）由各个方面的人员组成临时的一个组织机构。当任务完成后，人员各自回原单位工作。这种组织结构突破了一名采购人员只受一个主管领导的管理原则，而是同时接受两个部门的领导。主要适合于生产工序复杂的企业，由于新产品多，需要采购多种物料，优点是采购的目的性强，组织具有柔性化的特

8、点，能够提高企业的采购效率，降低采购成本。缺点是双重领导容易导致职能部门之间意见的不一致，影响业务活动的正常进行。,第一节 采购组织结构的设计,五、采购部门的组建 （一）采购部门的建立方式,第一节 采购组织结构的设计,1、按物品类别划分 按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每一小组承担某一物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业务，这种采购部门的建立方式，可使采购人员对其经办的项目非常专业，比较能够发挥“熟能生巧”以及“触类旁通”的效果，也是最常用的采购部门建立方式，适合于采购物品品种繁杂的企业采用。具体形式，如图所示。,第一节 采购组织结构的设计,2、按

9、业务过程划分 按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式要求部门内各成员密切配合，适合采购量大、采购物品品种较少、作业过程复杂，交货期长以及采购人员众多的企业采用，具体形式，如图所示。,第一节 采购组织结构的设计,3、按采购地区划分 企业采购的货源来自不同的地区。按照采购地区的不同，分别设立部门。此种分工方式，主要是基于国内、国外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对于采购人员的工作条件亦有不同的要求。 由于国内、国外采购作业方式的不同，因此分别设立采购部门有利于管理。同时上级主管部门必须就所购买的物品比较国内、国外采购

10、的忧劣，判定采购事务应交给哪个部门承办，才能事半功倍。具体形式如图所示。,第一节 采购组织结构的设计,4、按采购物品的价值划分 为加强对物品的管理，一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C三类，A类物品采购次数少、物品价值高，属重要物品，其采购质量如何将直接影响到企业经营的风险和成本，一般应由采购部门主管负责。而将采购次数繁多，但价值不高的B、C类，物品，交给基层采购人员负责。,第一节 采购组织结构的设计,按照物品价值建立部门的方式，主要是保障主管对重大的采购项目能够集中精力加以处理，达到降低成本以及确保来源的目的。此外，让主管有更多的时间，对采购部门的人员与工作绩效加以管理。 另外，可以

11、依据产品对企业的重要性，将策略性项目(利润影响度高，供应风险大)的决定权交给高级主管(例如主管采购的行政副总经理)，将瓶颈项目(利润影响程度低，供应风险高)交给基层主管(例如采购科长)，将非紧要项目(利润影响程度低，供应风险低)交给采购人员；具体如图所示。,第一节 采购组织结构的设计,5、混合式组织形式 不同企业有不同的特点，在许多稍微具有规模的企业或机构中，通常会兼有以物品、地区、价值、业务等为基础来建立采购部门的内部组织，可以形成不同的混合式组织形式。如图2一10所示，先以地区划分为外购科及内购科，分设科长掌管。然后再按物品类别，交由不同的采购人员承办。同时，也以价值为基础，另外没立原料科

12、，由副总经理兼任科长来掌管。因主要原料约占整个部门采购金额的70，故由采购经理直接洽商决定，交由原料科人员办理有关交易的手续。,第一节 采购组织结构的设计,（二）采购部门组织方式优劣比较 1、连贯作业的组织形式。 优点 一位采购人员可以综合管理全部采购过程，权责明确，以防出现扯皮现象。 符合规模经济的原则。 采购人员应与供应商建立良好的合作关系，以便于今后开展工作。 由于对供应商有取舍的权利，因此可以增强及时交货及改善品质的管理效能。,第一节 采购组织结构的设计, 缺点 采购人员负责采购全过程的各项作业，工作复杂，无法做到非常专业，影响工作效率。 全部采购过程由一人承担，若没有良好的监督系统，

13、会使采购人员权力过大，在与供应商的合作中，相互选用，损害企业的利益，如一些素质不高的采购人员会为私利收取供应商的贿赂，从供应商那里拿取回扣，采购一些质量差、价格高的物品或过多采购物品，加大库存，给企业带来损失。,第一节 采购组织结构的设计,2分段作业的组织形式。 优点 每位采购人员只负责采购过程中的一部分，分工更细，便于熟能生巧，提高工作效率，减少失误。 一项采购任务由几个人共同完成，起互相监督、互相牵制的作用，使采购工作更合理，使采购的价格、质量等有保证。 采购过程每一阶段均由专业人员负责，可以大大提升采购作业的品质。,第一节 采购组织结构的设计, 缺点 采购过程由不同人员分段处理，收发转接

14、手续较多，延误时效； 分工太细，对内部人员的配合度要求更高，同时还会造成人员之间相互扯皮，影响采购工作。 各自为政，无人负责，而且采购与使用之间接手人员太多，会大量增加联系上的困难。,第一节 采购组织结构的设计,（三）建立采购组织的步骤 1、明确采购组织的职能 2、考虑采购管理组织的任务量 3、确定采购管理组织机构 4、设计管理作业流程 5、设定岗位 6、为每个岗位配备合适的人员,第二节 采购队伍建设,一、采购人员的工作职责 (一)采购人员职位 与任何典型的员工组织一样。采购部门的职位可以分为五类：管理者、采购员、专业人员、行政和培训人员。职位头衔有各种各样，一般来说，部门由一名副董事长、总裁

15、、采购经理来领导，如果组织的经营领域比较宽，可能还会包括一个供应经理。,第二节 采购队伍建设,非制造行业中可能还有有关“合同”的职位，比如合同管理经理。员工的职务一般包括采购员、采购计划人员、分析人员、行政管理者、协调者、工程师、质量管理员或者原料员。职责的本质和范围并不一定取决于职务名称。职位中战略或战术的应用程度取决于下面的一些因素：企业规模大小、公司前途、政策、采购耗费资源的程度和增强公司竞争力的能力。,第二节 采购队伍建设,(二)采购人员的工作职责 1、保证生产用料供应的不间断 2、指导产品生产和工艺的改进 3、编报企业物资计划,第二节 采购队伍建设,(三)不同职位采购人员的职责 1、

16、采购主任的工作职责 新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；对新供应商品质量体系状况的评估及认证；与供应商的比价、议价谈判工作；及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况；采购计划编排，物料订购及交期控制，部门员工的管理培训工作等。,第二节 采购队伍建设,2、采购主管助理的工作职责 协助主管进行材料采购渠道的搜集；采购计划的制定；市场行情的调查分析与统计分析；供应商评估数据的统计与分析；采购有关文件的编写工作等。,第二节 采购队伍建设,3、采购工程师的职责 主要原材料的估价；供应商提供的材料样板的品质初步确认；采购部门有关技术、质量文件的拟制与技术、质量部门有关的技术、质量问题的沟通与协调；与供应商有关技术、质量问题的沟通与协调等。 4、采购文员的工作职责 各种采购单据与报表的收集、整理与统计；采购品质量记录的保管与维护；采购事务的传达等。,第二节 采购队伍建设,二、采购人员应具备的素质 (一)思想品德素质