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1、TG20030426,PURCHASING COURSE,1,公司采购业务运作精要,TG20030426,PURCHASING COURSE,2,公司采购业务运作精要,采购基本知识 采购作业流程 采购需求描述 采购准备工作 采购实施作业,采购控制作业 供应商的管理 采购谈判技巧 采购品质管理 采购成本控制,TG20030426,PURCHASING COURSE,3,公司采购业务运作精要,(一),TG20030426,PURCHASING COURSE,4,采购基础知识,采购基础知识,TG20030426,PURCHASING COURSE,5,采购基础知识,采购的含义 采购管理的内涵 采购的
2、范围 采购的职能 采购人员的业务素质,采购基础知识,TG20030426,PURCHASING COURSE,6,采购的含义(1),1、狭义的采购(Purchase) 是指限于“购买”(Buying)的方式,由买方支付对等的代价,向卖方换取物品的行为过程,亦即所谓的“一手交钱,一手交货”或“银货两讫”。 个人满足消费需求;公司满足生产需求 注意点:在狭义的采购之下,买方一定要先具备支付能力,也就是要有“钱”才能换取他人的物品,未满足自己的需求。 “钱”-现金的价值与重要性,采购基础知识,TG20030426,PURCHASING COURSE,7,采购的含义(2),采购基础知识,TG20030
3、426,PURCHASING COURSE,8,1、公司功能的内涵 适当的供应商(Right Vendor).合格的供应商(Qualified Vendor) 关键点:建立平等互需的买卖机会,维持长期合作的交易关系 适当的品质(Right Quality) 关键点:品质以适合可用为原则 适当的时间(Right Time).JIT适时管理 关键点:适时采购,及时交货是最好的管理原则 适当的价格(Right Price) 关键点:“一分价钱一分货” 适当的数量(Right Quality) 关键点:避免“过与不及”,采购管理的内涵(1),采购基础知识,TG20030426,PURCHASING C
4、OURSE,9,2、管理功能的内涵 事前规划(Planning):组织建立&作业流程&预算 事中执行(Doing):竞争策略&一般策略&行动计划 事后控制(Seeing):采购人员行为规范&工作绩效评估&内、外关系协调.,采购基础知识,采购管理的内涵(2),TG20030426,PURCHASING COURSE,10,有形的物品 1、原料:直接使用于生产之原料。 (举例:织布用的棉纱,生产电路所用的晶片,生产水泥所用的石灰石等) 2、副料:除了原料之外所耗用的材料。 (举例:化学催化剂;螺丝;锉刀;瓦斯;包装袋和打包带等) 3、半成品:已经过一次或多次处理并将在后面的阶段进行深加工。 (举例
5、:钢板,钢丝和塑料薄片等) 4、成品:包括被用来销售而采购的所有产品。 (举例:汽车,收音机等) 5、机具及设备:指制造产品的主要工具。 6、事务用品:办公室生产线人员在文书作业上所需的设施及夹具,纸张, 以及任何其它杂项购置。 (举例:桌椅,帐册,计算机,扫把和衣架等),采购基础知识,采购的范围(1),TG20030426,PURCHASING COURSE,11,无形的劳务 1、技术:取得正确操作或使用机器,设备,原料等的专业知识(Know how) 。 2、服务: 售前服务:指卖方在交易前提供产品的资讯。包括产品说明,操作示范制作过程或材料规范,参观设施等。 关键点: 此项服务要增加采购
6、人员的产品的专业知识,对决策有帮助. 售后服务:指卖方提供机器,设备之安装或修护,操作或使用方法的教育训练,运送及退换货品等。 专业服务:指聘专家,管理顾问,律师等专业人员所提供的特殊服务。 勤务服务:指日常作业性质的服务,包括资讯传达,膳食服务,搬运,清洁,警卫等。 3、工程发包:包括厂房,办公室等建筑之营造与修缮。,采购基础知识,采购的范围(2),TG20030426,PURCHASING COURSE,12,采购职能活动: 确定需要购买的商品和服务的规格(按照要求的质量和数量); 选择最合适的供应商; 为制定协议做准备和实施与供应商的谈判; 将订单发给优先供应商; 订单的监督和支出控制;
7、 后续工作和评估(解决索赔,产品和供应商档案的更新,供应商评级和分类) 附:采购职能不包括物资需求计划、原料的安排、存货管理、引入检查和质量控制方面的责任。,采购基础知识,采购的职能,TG20030426,PURCHASING COURSE,13,国内采购界流传“一张嘴,两条腿,外带一付好下水” 采购人员的业务能力: 了解购买的物品和所在行业产品原理,性能要求。 了解市场行情,价格走势。 了解供应商供应商实力,报价的合理性。 供应保证实地考察供应商供应保证能力(质量标准,交货及时性等) 谈判能力和计划能力用来获取最低总价格。 产品成本分析能力 (举例:1999年IBM被美国采购协会评为全球最佳
8、采购组织,IBM公司资深副总裁,首席采购官Gene Ritcher在获知识一消息之后,发表了热情洋溢的讲话“”),采购基础知识,采购人员的业务素质,TG20030426,PURCHASING COURSE,14,举例:某外资电子公司采购人员角色及训练,采购基础知识,TG20030426,PURCHASING COURSE,15,管理能力的发展则是对具有潜力的采购人员施以管理能力的训练,使他们在不久的将来可以进入管理阶层中,成为经理人才。,举例:采购管理人员的发展,采购基础知识,TG20030426,PURCHASING COURSE,16,采购作业流程,采购作业流程,TG20030426,PU
9、RCHASING COURSE,17,采购作业流程,采购作业流程基本步骤 流程控制手法 采购表单,采购作业流程,TG20030426,PURCHASING COURSE,18,采购作业流程基本步骤: 采购之来源国内采购,国外采购。 采购的方式议价,比价,招标。 作业细节上有差异 采购的对象物料,工程发包等。 流程大同小异,公司规模越大,采购金额偏高者,对程序的设计越为重要。,举例:介绍美国采购学者威斯订(J.H.Weting)采购作业步骤: 一般采购作业流程设计关键点: (下页),采购作业流程(1),采购作业流程,TG20030426,PURCHASING COURSE,19,举例:介绍美国采
10、购学者威斯订(J.H.Weting)采购作业步骤(1),确认需求。即在采购之前,应先确定买哪些物料?买多少?何时买?由谁决定等? 需求说明。即确认需求之后,对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等,均须加以明确说明,以便来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。 选择可能的供应来源。即就需求说明,从原有供应商中,选择实绩良好厂商,通知其报价。或以登报公告等方式,公开征求。 合宜价格决定。即决定可能的供应商后,进行价格谈判。 订单安排。即于价格谈妥后,应办理订货签约手续。订单或合约,均属具有法律效力的书面文件,对买卖双方的要求及权利义务,须予列明。,采购作业流程,TG20030426,PU
11、RCHASING COURSE,20,订单追踪与稽核。即签约订货之后,为求销售厂商之如期、如质、如量交货,应依据合约规定,督促厂商按规定交运,并予严格检查收入库。 核对发票。厂商交货验收合格后,随即开具发票,要求付清货款时,对于发票的内容是否正确,应先经采购部门核对,财务部门才能 办理付款。 不符与退货处理。即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者,应依照合约规定退货。并立即办理重购,予以结案。 结案。即凡验收合格付款,或验收不合格退货,均须办理结案手续,清查各项书面资料有无缺失,绩效好坏等,签报高阶层管理或权责部门核阅批示。 记录与档案维护。即凡经结案批示后之购案,应列入档案登记编号分类
12、,予以保管,以备参阅或事后发生问题之查考。档案都有一定保管期限之规定。,举例:介绍美国采购学者威斯订(J.H.Weting)采购作业步骤(2),采购作业流程,TG20030426,PURCHASING COURSE,21,一般采购作业流程设计的关键点: 注意先后顺序及时控制。即应注意其流畅性与一致性,并考虑作业流程所需时限。譬如,避免同一主管对同一采购案件,做数次的签核;避免同一采购案件,在不同部门有不同的作业方式;避免一个采购案会签部门太多,影响作业时效。 注意关键点之设置。即为便于控制,使各项在处理中的采购作业,在各阶段均能追踪管制。如:国外采购,从询价,报价、申请输入许可证、开信用状、装
13、船、报关、提货等均有管制要领或办理时限。 注意划分权责或任务。即各项作业手续及查核责任,应有明确权责规定及查核办法。如:请购、采购、验收、付款等权责均应予区分,并指定主办单位。 避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱。即注意变化性或弹性范围以及偶发事件之因应法则,譬如“紧急采购”及“外部授权”,系有权宜办法或流程来特别处理。,采购作业流程(2),采购作业流程,TG20030426,PURCHASING COURSE,22,5. 程序繁简或被重视的程度,应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。即凡涉及数量较大,价值较高或易发生舞弊之作业,应有较严密之处理监督。反之,则可略予放宽,以求提高
14、工作效率。 处理程序应合时宜。即应注意程序的及时改进,早期设计的处理程序和流程,经过若干时日后,应加以检讨,不断改进,以因应组织的变更,或作业上的实际需求。 配合作业方式的改善。譬如手工的作业方式改变为电脑化作业,因此流程与表单需作相当程度的调整或重新设计。,采购作业流程(3),一般采购作业流程设计的关键点:,采购作业流程,案例,TG20030426,PURCHASING COURSE,23,流程是指使用资源将输入转化为输出的活动或一组活动。 流程控制是指系统的识别和管理组织内所应用的流程,特别是这些流程之间的相互作用。 流程控制力求实现持续改进的动态循环,使组织获得可观的收益,典型表现在产品
15、,业绩,有效性,效率和成本方面。,手法: PDCA(策划-做-检查-行动),P(策划):根据顾客的要求和组织的方针为提供结果建立必要的目标和流程. D(做):实施流程. C(检查):根据方针,目标和产品要求,对流程和产品进行监视和测量,并报告结果. A(行动):采取措施,以持续改进流程业绩.,流程控制手法,采购作业流程,TG20030426,PURCHASING COURSE,24,采购作业流程以采购表单进行其实际申请及承办手续。 采购表单设计 采用一次自动套写(One writing system) 采用单一功能(Multi-Function or Users) 1、请购单(Purchase
16、 Requisition_ PR) 2、订购单(Purchase Order _ PO),采购表单,案例,采购作业流程,TG20030426,PURCHASING COURSE,25,采购需求描述,采购需求描述,TG20030426,PURCHASING COURSE,26,采购需求描述,采购的核心工作 采购规格 其他采购说明 如何选择正确的方法描述采购需求,采购需求描述,TG20030426,PURCHASING COURSE,27,采购的核心工作: 采购描述(Purchase Description),采购的核心工作(1),采购需求描述,TG20030426,PURCHASING COURSE,28,采购描述直接影响了采购商品的品质、功能与价款价格。 采购描述要提供下述几个目标。 所欲购买的产品为何? 采购订单主要内容。 建立验收,测试与品质检查的标准。 采购说明可分为两大类: 详细式的规格 其他采购说明,采购的核心工