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1、,XIAN DAI SHANG WU LI YI,SHANG WU LI YI,第六章 商务文书礼仪,练习题,第二节 商务电子信函 礼仪,本章学习目标与要求,商务人员日常交往礼仪,第一节 商务书面文书 礼仪,第三节 涉外商务信函 礼仪,了解在各类不同的商务活动中，不同类别的商务文书 所起的作用； 掌握各种商务信函、商务致辞、商务电子邮件，以及涉 外商务信函的书写格式、语言表达、外观特征、发送方 式等礼仪细节； 能够撰写常见的礼貌得体的商务文书，体现良好的企业 形象和训练有素的职业风范。,本章学习目标与要求,第一节 商务书面文书礼仪,一、商务信函礼仪,（一）商务信函的写作要点 （二）商务信函的外
2、观 （三）商务信函的格式 （四）商务信函的收信及回复礼仪 （五）几类重要的商务礼仪信函,三、商务致词礼仪,二、商务柬帖礼仪,（一）请柬礼仪 （二）贺卡礼仪 （三）聘书礼仪,（一）开幕词和闭幕词 （二）欢迎词和欢送词 （三）祝酒词、答谢词和告别词,商务信函礼仪,商务信函是商务文书中使用范围最广、频率最高的种类之一； 商务信函具有比较纯粹的业务性、内容集中单一、行文叙述具体明确、比较讲究礼节性用语等特点； 商务信函主要有业务往来信函（含介绍信、推销信、询价信、报价信、确认函等）、商务礼仪信函（邀请信、贺信、感谢信、慰问信、致歉信等）,商务信函礼仪,推销信 尊敬的先生/女士： 您好！ 我公司从中国驻
3、贵国大使馆获悉贵公司欲购买某化工产品，我公司系中国最大的化工产品出口商之一，具有50多年的商务经验，所有产品质量上乘，在国际市场上久享盛誉，兹附上本公司产品目录一册以供参考。相信我公司的产品品质和服务一定会让贵方满意。 对于我方的信用，如需要进一步了解，可以向中国银行查询。 一接到贵方的询价，我公司讲立即寄上报价单和产品样册，我们期待能够为您效劳。 顺颂商祺！ 黎明（手签） 销售总监 黄海化工有限公司 二 六年三月十八日,商务信函的写作要点,主题突出 观点明确,文辞严谨 内容完整,简洁通顺 书写规范,态度诚恳 谦恭有礼,1,2,3,4,商务信函的外观,一、信纸 如果是一封必须亲笔手书的短信，建
4、议您选用质地精良的信纸，以显示您公司的品味与对客户的诚意。尺寸为16开大小，颜色最好是白色或淡蓝色、浅灰色等知性的颜色，且与企业文化中确定的统一色相一致，不宜过于鲜艳，商务信函不应带有彩色的镶边，以显示规范。很多单位都有专门的信笺纸，顶行或右上角标有单位的名称与图标，最末一行标有公司的地址、单位电话、邮编等等联系方式。有些讲究的单位还专门在信纸上设计代表企业整体形象设计的浮水印。在信纸上也不能随意打格子，除非有必要通过表格说明问题。 现在，大多数公司寄送商务信函都采用打印稿，由秘书撰拟、打印好之后交给上司审核、亲笔签字之后寄发。信纸的尺寸国际通用A4规格。注意选用选用质地较好的打印纸。,商务信
5、函的外观,二、信封 信封可以设计成银行式、袋式/侧开式、开窗式等几种,商务信函的外观,三、信纸的折叠 信纸的折法可以有多种形式，均体现方便对方阅读、尊重对方之意： 1、先将信笺二等分纵向折叠，然后再横折，并令两端一高一低，意在表示谦恭。 2、横向折三折，将对方姓名留在外面，以便收信人一打开信笺就看到亲切的称谓与 问候，一是方便了收信人打开信笺时不会倒置，二是万一发现收信人不是自己可 以及时退回，以免误看。 3、公函可以先纵向对折，然后在折线处再往里卷12厘米宽，最后再横向对折。 4、日常通信可以先横向对折两次，再纵向折叠到可以装入信封之中的长度。,商务信函的外观,四、商务信函的封装 无论使用何
6、种信封，都必须为对方的拆阅提供方便，至少在拆封处留出1厘米左右的空隙。 在封装之前再次查看信函内容、信封填写和附件的完整、正确、规范程度。 了解邮寄的规章制度，选用合理的邮寄方式，贴足邮资，妥善保管邮寄凭证以便查核。,商务信函的格式,国内商务信函的常用格式包括：标题、函号、称谓、正文、信尾、附件标注、附言等项 1标题（事由） 标题位置在信文首页上方、居中书写，其内容是表明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收件人通过标题一目了然地明白信文的主要内容。商务信函的标题常见有两种形式 : 一是由事由加文种名称“函”构成 , 类似于两项式的公文标题。如“关于要求承付打印机货款函”、“关于申请商标注
7、册咨询函”等。 二是先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信件的内容。如“事由：机动车索赔”、“事：058 号衬衣发盘”等。商务信函的标题要求用精炼、准确的文字概括事由。,商务信函的格式,2函号（编号） 函号即发函字号或发函编号。 中文商务信函的编号常见有两种形式 : 一是仿效行政公文发文字号，形成“函（20）号”或“(20)函第号”的形式。如“琼纺财函 （2006）9号”或“(2003)琼纺财函第9号”, 这里“琼纺财函”是代指“海南省纺织公司财务处商函”，“9号”是该公司年度发函顺序号。不过，商务信函的发函字号不像行政公文发文字号那样有严格的要求，各公司可以根据自己的具体情况采取相应
8、的编号方式。 二是采用直接编号，如“第2号”。设置函号是为了便于收发函双方对商函的处理、归档、备查，是否需要编制函号，或采用何种形式编排函号，并无具 体规定。函号的标注位置也没有固定、统一的要求，通常出现在标题右下方或信头的左上方。,商务信函的格式,3、称谓 称谓是对收信人或收信单位的称呼。称谓的位置在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号，以示尊敬。 商务信函比较注重称谓。若收信方是单位，应写全称或单位内的部门名称；若写给个人，则要在公司名称和对方名字之后加上职务衔，以示尊重。如：“百货公司经理 :”、“厂长 :”、“董事长 :”等。不知对方职务或职称时，可选“部门主管”、“先生
9、”、“女士”、“小姐”等称呼。 与港澳台地区进行商务往来，依照习惯在称呼上还应加上“台览”、“惠览”等文言敬语，如“王先生惠览”。首次写信表示敬称常用一般书函形式，如“尊敬的曹小姐雅兰秘书劳鉴”或“尊敬的董事长助理刘先生台鉴”等。 商务信函在称呼之后一般不用寒喧语，可直接进入正文，不必像私函那样客套寒喧。,商务信函的格式,4正文 正文是商务信函的核心，叙述经贸业务往来联系的实质性问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。 正文可分开头、主体、结尾三部分。 开头：开头应直截了当、简单扼要地说明发函意图、缘由；复函则要引述对方来函，以示复函的针对性。 主体：主体表达信函的
10、中心内容。一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或所联系的事项，阐明自己的意见。要求语气客气，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。 结尾：结尾一般用精炼的语词将主体所述之事加一简要概括，并提出本函的有关要求。如：“候复”、“希望上述答复能够满足贵方的要求，并候早复”、“希望速予办理见复”、“特请贵方惠顾并祈来函询盘”等。,商务信函的格式,5信尾 信尾包括落款、签章、日期等格式。 落款：落款通常写在结尾或另起一行（或空一、两行）的偏右下方位置。以单位名义发出的信函，落款可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。有负责人姓名的还须注明职衔。使用专用发函纸，则填
11、写日期即可。 签章：签字、加盖公章。重要的信函，为郑重起见要加盖公章。有发函人署名的必须亲手具名，不能用图章代替手签，打印的信件在打印的姓名前面也必须签署真名，因为商务信函是重要的商务活动的凭证。 日期：日期一般写在署名的下一行或同一行偏右的位置。发函日期要写明具体的年、月、日（甚至时）。使用汉字和阿拉伯数字均可。作为凭据、日期是商务信函非常重要的一项格式，要求书写完整，齐全，不可省略、遗漏。,商务信函的格式,6附件标注 附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。由于文本页数多或不便写入正文，这些资料均可作为附件处理，附在信文之后。 附件的标注位置可在落款之前，也可在落款之后，
12、靠左侧写“附件：”或“附：” 字样，然后注明附件的名称和件数。如“附件：黄海化工有限公司最新产品目录三份”、“附：58 号男式休闲运动套装彩色图片一套”。,商务信函的格式,7附言 信函写完后，发现内容有漏、或有补充说明之事、或有必须修正之处，可在落款左下方标写“又及”、“又启”、“再者”、“再启者”等字样，然后提行予以补叙，交代遗漏的有关事项，也可直接补叙有关事项，然后标写“又及”、“又启”字样。如“又及：经理特意瞩笔问候”、“又启：来函可邮寄新址”, 或“经理特意瞩笔问候。又及”、“来函可邮寄新址。又启”。 如果附言补叙的内容较多，应另写一函，以示尊重。,：,商务信函的收信及回复礼仪,1尊重
13、他人通信保密和自由的权利 2拆信要求 （1）拆信之前，首先弄清自己的拆封权限。不能开启有“亲启”或“保密”标记的邮件，除 非已经事项得到明确授权。 （2）如果不小心误拆他人信件，应立即封口并在信封上注明“误拆”二字，签上自己的名 字，并尽快交给或寄给收信人。 （3）拆信时，尽量确保信封的完好和美观。先在邮件底部轻轻敲击几下，使信封内的信 笺和附件落到下面，防止信笺等物粘在信封口的边缘，启封时造成损坏，给自己和 对方带来麻烦。 （4）拆信最好方法是利用刀、剪和专用的拆信工具，不要直接用手撕，保持信封完整。 （5）取出邮件之后，还要再仔细地看一看信封里是否会遗漏重要的发票、单据等附件。,：,商务信
14、函的收信及回复礼仪,3保存要求 （1）收到他人来信后，不要乱扔、乱塞。 （2）未经发信人本人允许，不能随便将对方的来信公开发表或到处传阅。 （3）需要长期保存的书信，可整理在一起，或装订成册，然后妥善收藏。 （4）没有必要保留的书信，可集中销毁，或用碎纸机进行破坏性处理。 4复信要求 （1）收到他人来信之后，应尽快回复。 （2）对来信只收不复是通信之大忌。 （3）在复信之中，应当认真地回应对方提出的所有问题。 （4）的确需要延后回答或不能解答的问题，应在复信中说明具体原因。,：,几类重要的商务礼仪信函,邀请信 尊敬的刘刚先生及夫人： 本公司新建工厂预定于2006年2月18日举行投产开工仪式，特
15、邀请阁下夫妇届时亲临指导。 新工厂的投产对本公司来说，是一个极重要的里程碑。这也是海内外对本公司产品持续需要的结果。应邀人员及公司都对本公司的成功做出了很大贡献。希望借此机会请大家见证我公司的发展，同时接受我公司全体员工衷心的谢意与祝福。 活动的具体安排件随信附表。阁下届时能否光临，敬请来函确认。 江洪（手签） 天地公司总经理 2006年2月8日,：,几类重要的商务礼仪信函,接受邀请信 尊敬的江洪总经理： 非常感谢阁下盛情邀请本人及夫人参加贵公司2月18日的开业投产庆典。 我和夫人乐意接受邀请，将搭乘AFL航空公司的218号班机（预计在当天8：00抵达北京）。 借此机会祝福贵公司兴旺发达。 刘刚（手签） 2006年2月12日,：,几类重要的商务礼仪信函,婉谢邀请信 尊敬的江洪总经理： 我和夫人非常感谢阁下盛情邀请参加贵公司新建工厂开业投产庆典。但由于事先有约，无法应邀前来参加，深表遗憾。 祝愿贵公司新工厂开业投产庆典圆满成功，祝贵公司兴旺发达。 刘刚（手签） 2006年2月12日,：,几类重要的商务礼仪信函,贺信 新世纪软件有限责任公司： 值此贵公司落成开业之际，本人谨代表本公司全体员工向贵公司表示最热烈的祝贺！ 贵公司拥有一支由国内外软件专
