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1、表格设计技巧与原则篇一：表格制作的方法与技巧表格制作的方法与技巧湖南常德中山外语电脑专修学院415000 黄桂林制作表格是日常工作中常用操作之一，也是我院电脑教学中的一个重点和难点。表格制作的形式与方法很多，常见的形式有两种：一种是根据现有的表格再模仿制作，也就是常说的“依葫芦画瓢”；另一种是根据提供的表格需包含的内容要素，自行设计表格结构，我们称为创作表格。下面我们以相对简单一些的第一种“依葫芦画瓢”为例来介绍表格制作的方法与技巧。Word与Excel是常见的表格制作软件，我们将分别介绍。一Word表格制作方法与技巧Word制表的一般过程如下： 步骤一：分析表格由于是对照制作，有一张现存的表
2、格拿在手上，,因此表格的框架、内容及格式等一目了然。我们在开始制作前，必须快速扫视表格，形成制作的初步方案，并留意表格中比较特殊的地方。对照制作表格的最高境界就是制成和原表一模一样，一般分析表格应重点注意如下几个问题：1、纸张大小：包含宽度和高度，其数值的取得一是靠经验，二是拿刻度尺测量。2、页边距：页边距有上、下、左、右四个方向，其大小也是根据经验与实际测量取得。 3、表格内部比较特殊的地方：如大块连续区域具有相同的行高或列宽；局部区域的行数或列数不对称或不成比例；单元格内文字形式特殊等。 步骤二：页面设置 主要是设置页面纸张大小，页边距等，操作方法为：从“文件”菜单中选择“页面设置”，再分
3、别选择相应的选项分别进行设置。如下图所示图 1图2步骤三：绘制表格框架绘制表格最大的禁忌就是表格过大（超过一个页面，形成多页）或过小（不足整个页面的二分之一），为防止这一严重现象的发生，我们首先绘制表格外部的大框，此大框一般占整个页面有效区域的三分之二到五分之四，不能画得太满，具体要根据表格内部线条的密集程度和表格前后文字的多少决定。步骤四：绘制表格内部线条在绘制表格内部线时，一般应采用如下原则和方法：1、手动与自动相结合。行高或列宽相同的连续区域，可能使用“拆分单元格”命令进行。其操作如下图所示。图 3 图 42、手工绘制线条时，同一条线段应一次性画成，尽量避免多段拼接，浪费时间。3、手工绘
4、制的线条，需调整为相同的行高或列宽时，可以使用“平均分布各行”和“平均分布各列”命令进行。也可以使用表格和边框工具栏上的相应的命令按钮。图 5 图 64、如需要将相应的行或列调整为指定高度或宽度，可以使用固定的行高或列宽。其操作方法为：1）首先选中要调整的行或列。2）在选中的区域上单击右键选择“表格属性”或从“表格”菜单中选择“表格属性”。3）如果是调整行高为固定值，则单击“行”，然后选中“指定高度”，并选择“固定值”再输入指定的高度。4）如果是调整列宽为固定定值,则单击“列”选项，选中“指定宽度”，并设置相应的数值和单位。 5)单击“确定”。图 7 图 8 图 95、相邻的行或列含了不对称或
5、不成比例的行数或列数的处理。我们采用的方法是表格嵌套法，即在表格相应单元格中再画一个表格，形式上以嵌入的表格做为原表格的一个单元格。注意：要实现嵌入表格边框与原单元格边框完美重合，需做如下设置： 1)文件页面设置文档网络选中“无网络”图 102) 文件页面设置文档网络单击左下角的“绘图网格”按钮将水平间距与垂直间距设置为最小数值（一般为）。图 113)在原表格中的任意位置单击鼠标右键并选择“表格属性”，在出现的对话框中单击“表格”选项，再在此窗口的右下角单击“选项”按钮，在出现的窗口中将默认单元格边距全设为“0”。图 12图 13步骤五：输入文字输入文字相对来说比较简单,但文字在表格内的排列形
6、式多种多样,因此我们也必须高度重视.1、输入文字的基本原则：先设置格式，后输入文字，且格式相同的连续或相邻区域的格式应一次性设定。2、表格内文字特殊形式处理A、横排文字比较简单，从左到右、从上到下直接输入，需要换行，按回车键即可。 B、单列竖排：一般有两种实现方法。方法一：先直接输入文字，然后使用“文字方向”命令图 14图 15方法二：每输入一个文字按一次回车键C、双列竖排且左右对称：如果左右两列的文字数目一样多，其处理方法和单列相似。但要注意，输入文字时只能按文字形式输入，不能想当然按文字语意顺序输入；如果左右两列的文字数目不一样多，我们可以按空格键将其补全后处理，如下图所示。D、双列竖排但
7、左右不对称：对于这一种情况，我们采取用两个单元格实现，将一个步骤四绘制表格内部线条与步骤五输入文字可以根据个人的习惯结合进行，但在结合进行时需严格遵守相应的原则。步骤六：表格微调表格完成后，一个判定好坏的根据就是打印出来的效果。因此当表格做完后一定要根据打印预览效果对表格进行一些细微的调整，以达到完美的效果。其操作为：从“文件”菜单中选择“打印预览”。篇二：07Excel表格设计原则与专业素养【龙逸凡】Excel你真会了吗？： Excel表格的设计原则与专业素养一、Excel表格的三大类型在日常工作中，我们用Excel进行数据处理目的主要有二个：一、制作报表、图表，二、利用Excel强大的数据
8、分析功能，进行数据分析，提炼出报表。如果数据量不是很大的情况下，可以直接在Excel中直接录入数据，并保存在Excel表格中，再进行分析加工。如果是海量数据，Excel无法胜任，这不是我们讨论的范畴，略过。因而，Excel数据处理的完整流程包括：数据输入、数据储存、数据加工、报表输出。如下图：对一些简单的数据，就不需要专门的录入界面，也没有数据加工，直接录入到表格，进行简单的格式设置后就做为报表，直接打印输出。我们根据所处的Excel数据处理的流程环节以及表格的性质，可以将Excel表格分为：清单型、报表型、过渡型三大类型。与数据存储环节相对应的是清单型表格。此类表格主要用于存储基础数据，是数
9、据仓库，其数据可能是直接录入，也可能是外部数据导入，如各种台账、凭证序时簿、业务明细表都是清单型表格。其使用对象是数据加工者，数据加工的所有信息都于清单型表格，因而，清单型表格设计是否合理，格式是否规范，将直接影响到后期数据加工；与报表输出环节相对应的是报表型表格。数据量较大时用此类表格来进行信息输出，它反映的信息都是经过加工处理，高度浓缩后的。比如各种汇总表、财务报表等，其使用对象就是信息的最终用户；除前二者之外的表格就是过渡型，我们也可称之为其他型。过渡型表格主要用于数据的输入或加工分析。一般情况下，都是在清单型表格中直接输入数据，专门设计有数据输入表格的情况较少，常见于用VBA设计的小型
10、Excel类软件，比如Excel财务软件、票据管理软件等。这类软件为了数据校验和录入方便，常设计有专门的录入表格或窗体。大多数情况下，过渡型表格主要是用于数据分析和加工。如果将清单型表格比喻为材料仓库，报表型表格是产品，那么过渡型表格就是加工厂、加工车间。过渡型表格的使用对象是数据录入者和数据分析者。二、Excel表格的设计原则我们使用Excel表格的目的就是对基础数据进行加工分析后，整理出需要的信息，然后制作出报表，提交给信息的最终使用者。数据量较大时，各环节中，最关键、最复杂、甚至直接决定最终报表质量的就是数据处理环节，因而，进行Excel表格设计时就要一切以数据加工为中心、始终以为数据加
11、工服务为原则。基于此，在Excel表格设计时要遵循以下原则：1、数据管理原则要有良好的数据管理理念，理清数据处理的四大步骤、区分三类表格。 在实际工作中，先根据数据量的大小确定需要使用几类表格，然后根据表格的用途确定表格的类型，然后再确定各类表格的整体结构、布局。清单型表格的结构取决于数据内容的类型和复杂性，以方便数据加工为原则；报表型表格以用户需求为原则，在清晰直观地反映信息的基础上，适当考虑报表使用者的习惯。2、一致性原则同物同名称：也就是说对象只能有一个名称，同一对象的名称在任何表格、任何人员、任何部门里、集团内的任何公司间都要保持一致，以便数据引用。同表同格式：相同的表格其格式必须保持
12、相同，以便统计汇总数据。另外，同一类工作簿/工作表的名称也应保持一致的格式，以方便表格翻新时批量修改公式。如工资表名称为“20XX年1月销售明细表”，那么其他月份的名称应分别为“20XX年2月销售明细表” “20XX年12月销售明细表”，而不应为“2月销售明细表”或“龙逸凡公司11年3月销售表”等等。3、规范性原则名称规范、格式规范：表格中的各类数据使用规范的格式，如数字就使用常规或数值型的格式，日期型数据不能输入20XX0106、等不规范的格式。4、整体性原则同一事项同一类型的工作表放在同一个工作簿，同一类工作簿放置在同一文件夹。便于统计分析数据、xx修改公式。5、安全性原则数据输入时可使用
13、数据有效性校验输入数据；要分发的表格要保护工作表，仅允许其他用户修改可以修改的单元格；如果引用了其他工作簿的数据，在不需要链接时就应断开链接，以免源表格被删除或移动后，造成本表数据丢失。另外还养成定期备份数据的习惯；6、可扩展性原则xx的公式应有良好的扩展性。表格名称应规范、有规律，单元格引用时应使用正确使用相对引用、绝对引用，以便使用鼠标填充公式。三、 三类表格的具体设计要求清单型表格的具体设计要求：以方便后期数据处理为基本原则；结构合理，主要字段排在前面，以方便查找引用数据；有列标题、列标题名不重复，列标题为非数字；不能有合并单元格、多行标题；同一类数据要在同一工作表，不要分表保存；各记录
14、间不能有空行空列，不能有小计、合计行；同一列为同一数据类型。且要保证各列数据格式的规范性；无冗余数据，可通过已有数据计算得出的数据则不必输入到清单型表格； 清单型表格不能从过渡型表格引用数据；保证数据的一致性。过渡型表格的基本设计要求：方便数据录入；数据录入时要有校验机制，确保数据正确；用于分析的过渡型表格无论如何设计至少要以不影响源数据为前提； 效用最大化原则：选用最快捷、最高效的方法进行数据加工； 实用性原则：灵活使用辅助单元格，化繁为简；不要大范围使用数据有效性、条件格式和数组公式；如果某工作表含有计算量大的公式，可考虑将其移出工作簿单独保存，需要时再打开，以提高整个过渡型工作簿的运行速
15、度；数据加工时注意要勾稽、对比，以检验数据是否完整准确；数据加工使用的公式要有良好的可扩展性，方便修改；逻辑清晰、布局合理、适当标注，便于后期阅读、修改。报表型表格的基本设计要求：结构合理、层次清晰、重点突出、排版美观，方便阅读与打印；用公式统计清单型的数据自动生成或引用过渡型表格的数据而生成； 报表要准确表达信息使用者需要的信息；表格排版适当考虑使用者的习惯；如果是定期提供的报表，则使用的公式要有良好的可扩展性； 注意保护工作表，防止误操作破坏公式与数据。四、使用Excel表格的专业素养要有良好的数据管理理念，区分三类表格并选择正确的类型； 严格执行Excel表格的六大设计原则和具体要求；需通过计算得出结果的单元格要尽量使用公式，而不要直接填列结果； 表格的结构及公式要有良好的可扩展性；其他表已有的数据要通过公式引用到本
