《文件和档案管理制度.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件和档案管理制度.doc（15页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、文件和档案管理制度篇一：文件与档案管理制度文件与档案管理制度第一条 为统一、规范文件与档案的管理，保证公司各项工作顺利进行，特制定本制度。第二条 文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全；公司行文要克服官僚主义和文牍主义。第三条 本制度所称文件是指公司内部之间及与外界（包括政府机构、企事业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等。第四条 公司的文件管理部门为公司综合部，凡涉及公司的文件均需由公司项目经理部统一安排处理。第五条 公司发文：包括以公司名义发文，以部门名义发文。第六条 文号管理：各部门发文将公文草样上报项目经理部，由项目经理
2、部行政专员登记公文编号并进行规范核定，发文文号规范如下：（一）以公司名义发文：鸿升字 年 号，此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文；（二）以财务管理部名义发文：鸿升财字 年 号，此文号用于涉及财务管理部业务的发文；（三）以项目经理名义发文：鸿升项字 年 号，此文号用于涉及综合部业务的发文；（五）以质量管理中心名义发文：鸿升质字 年 号，此文号用于涉及质量管理中心业务的发文；（六）以生产技术部名义发文：鸿升生字 年 号，此文号用于涉及生产技术部业务的发文；（十五）公司文号顺序以年为单位从001号开始；（十六）各部门无须加盖公司章的发文，无须编排文号。第七条 发文种
3、类：（一）请示：请上级指示和批准；（二）报告：向上级领导汇报工作，反映情况；（三）指示：对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则；（四）批复：答复请示事项；（五）通知：传达公司的重要情况以及相关事项，发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级公文，公布应当遵守或周知的事项；（六）决定：对某些问题或者重大行动作出安排；（七）函：平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会有关事项；（八）会议纪要和决议：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行。第八条 发文格式：（一）采用A4纸张，竖排；（二）文件抬头：益阳市鸿升装饰设计工程有限公司，红字；（三）文号：加黑宋体小
4、四号字；（四）主送单位及标题：加黑宋体四号字；（五）正文：宋小四号字，1倍半行距；（六）单位印章：红色公司章；（七）日期：加黑宋体四号字，用大写；（八）抄报、抄送、存档：宋体四号字。第九条 草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及地方性行政规章；（二）反映情况要客观，实事求是；（三）文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范、严密；（四）人、地、物名、引文及时间要具体、准确；（五）文件必须使用钢笔起草，不得使用圆珠笔。第十条 发文管理程序：（一）发文部门相关人员起草公文；（二）发文部门负责人审阅公文草样在内容上有无偏差，若不通过则返
5、回相关人员修改公文；若通过则上报行政后勤部；（三）行政专员对上报文稿格式、文体、措词进行规范调整、补充修改后，登记公文编号并进行规范核定；（四）综合部审阅公文草样，对公文涉及的政策法规内容进行把关。若不通过，返还发文部门修改公文；若通过则上报主管副总审阅；（五）主管副总审核公文草样，对相关政策法规内容进行审核，不通过则返还发文部门修改公文；审核通过则签署意见，交总经理审阅；（六）总经理审阅公文草样，对相关政策法规内容进行审核，不通过则返还发文部门修改公文，审核通过后签署意见。（七）行政专员打印、校对公文样稿，若打印有误，根据校对稿重打公文样稿，若打印无误，根据份数要求印刷公文；（八）行政专员办
6、理公文盖章工作，进入印章使用管理流程；（九）行政专员填写发文登记卡，将正式公文下发，回收修改的文件和旧文件，与相关部门办理登记、签收手续；（十）行政专员留存下发公文，立卷归档，相关部门负责人按文件要求组织落实相关工作。第十一条 发文采用书面签收方式，行政后勤部行政专员直接将文件交到各部门，与相关部门办理登记、签收手续。第十二条 公司收文由综合部负责，由综合部的行政专员进行签收、登记：（一）收文处理：1、公文处理：公司的所有收文必须登记，并注明公文的内容、收到的时间和转移的去向。行政后勤部行政专员将公文登记后，行政后勤部部长审阅，提交总经理审阅、批示，根据总经理的批示进行传阅和下发，传阅人要在公
7、文上签字，外来公文的传阅和下发一律使用复印件，公文原件存档；2、信函处理：指名收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予以发还；未能认为公务文书的信函，经其收信人本人拆封后如系公务文书，应交回行政后勤部依公文处理；3、指名部门负责人以上人员的信函，应送其本人，如系公务文书，再交回行政后勤部依公文处理；4、所有公文、信函和包裹的发放均办理登记、签字手续。（二）收文处理要点：为有利文书处理并达到分层负责目的，经办人应就内容要点签拟办意见，各主管人员应对文案注明意见，禁止只签名而无意见；（三）文件处理期限：1、综合部行政专员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应
8、于文到一小时内送交有关人员；2、经办人员的处理期限：（1）急件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则；（2）一般文件由部门负责人指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则；（3）来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕；（4）计划、研究、开发、规章制度修订、搜集资料等特殊文件的管理应斟酌实际需要分别规定其处理期限。（四）文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日；（五）签呈及传阅文件：时接时清，接到文件后立刻签呈或签阅，最迟不得超过一日。第十三条 收文管理程序：（一）行政专员签收上级部门、有关部门来文，登记收文登记表和阅文单；（二）综合部部长审阅外来公文，提出处理建议，
9、提交总经理批阅；（三）总经理批阅相关文件，提出处理意见或措施；（四）行政专员根据阅文单批示，确定是否需要下发办理，不需下发则将文件立卷归档，需要下发则确定是否转发。若需要转发办理，则根据批示起草公司转发公文，进入发文流程；若不需要转发，则复印外来公文，通知相关部门签收文件；（五）相关部门负责人签收公文，并阅读、处理外来公文和公司公文，负责办理或组织学习；（六）公文下发后，行政专员确定相关部门的办理时间是否临近或已经超过规定时限，在临近时限时催办文件。对超过规定时限的，要登记核准超限的时间；（七）行政专员将公文立卷归档。第十四条 档案管理：行政专员负责管理公司的档案。各部门可设兼职档案员，负责管
10、理各部门的档案。各部门须对档案进行分类、编号、立卷，确定保管期限和密级，编写档案目录。第十五条 归档文件的保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：（一）永久保存：1、公司章程； 2、规章制度及公司条例；3、政府机关核准文件；4、不动产所有权证及其他债权凭证；5、工程设计图；6、其他经核定须永久保存的文书；（二）10年保存：1、事业计划资料；2、客户档案；3、其他经核定须保存10年的文书、资料；（三）5年保存：1、期满或解除之合约；2、其他经核定保存5年的文书、资料；（四）1年保存：无长期保存必要者；（五）财务档案保存期限见财务会计管理工作制度。第十六条 档
11、案的归档及维护管理程序：（一）各部门兼职档案员收集整理日常档案，包括客户档案、财务档案、市场信息档案、员工档案等过程中接收和整理的所有档案资料。并按归档的时间要求将部门的档案资料移交公司行政后勤部；（二）行政专员检查上交的档案材料是否符合归档要求，若档案材料不符合归档要求，则返还相关部门；若档案材料符合归档要求，与归档部门兼职档案员办理移交手续；（三）行政专员将档案分类、编号、立卷及确定保管期限和密级，编写档案目录，并将档案入库上架；（四）行政专员对库存的各类档案资料进行保管维护，按管理规定进行统计、清理、核对，并定期对档案进行鉴定工作；（五）行政专员按规定组织相关部门对到期档案进行销毁鉴定，
12、并编制档案销毁清单，提交行政后勤部部长审核；（六）综合部部长审核档案销毁清单，若不通过则返回行政专员修改，若通过则签字并报请主管副总审批；篇二：文书档案管理制度文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
13、2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。三、
14、档案管理制度（一）归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。7、公司及各部门的年度工作计划、总结。8、本公司的各种统计报表。9、信访工作材料。10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。13、专业技术职称评审材料。（二）归档时间1、各部门应主动在每年元月底将上年度具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年度的部门文书档案，并办理移交手续。3、凡
