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1、王飞：毕业生档案管理系统设计与实现1前言1.1系统应用背景目前，计算机已经成为我们学习和工作的得力助手，它的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步，已经被应用于许多领域。计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面：首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动；其次，计算机可以节省许多资源；第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率；第四，计算机可以使敏感文档更加安全等等1。档案管理系统起初应用于最基础的工作，如打印报表、计算工资、人事管理等，进而发展到企业财务管理、库存管理等单项业务管理，这属于电子数据处理（EDP，Electronic Data Processing）系统。当建立了企业数据库，
2、有了计算机网络从而达到数据共享后，从系统观点出发，实施全局规划和设计档案系统时，就达到管理档案系统的阶段2。在我校，以及其它各大高校，对于毕业生档案的管理是相当重要的，而且也是相当麻烦的，它是学校管理中一项常规性工作。目前，我校档案馆学生档案室的所有档案管理工作全部通过手工方式完成，这样不仅浪费了大量的人力物力，而且由于人工管理存在着大量的不可预知性，造成毕业生档案管理的一些不规范，使得档案管理陷入“事倍功半”的地步。例如来档登记、检查档案、调出档案记录等，尤其是很多查询工作，主要表现在：寄档案者经常会来电询问档案是否收到或寄出，而工作人员经常需要通过翻阅登记资料来回答，占用大量工作时间；对学
3、生基本信息、档案信息、调档记录等有关资料的维护方式很烦琐，难以查找。由于学校逐渐壮大，学生越来越多，而档案馆的管理人员有限，从而对提高工作效率、加强信息资源共享等方面，有了更高的要求。这就迫切需要利用计算机的数据库技术和网络技术实现档案管理工作自动化，以提高工作效率，带来一种全新的现代化、规范化、标准化管理模式 3 。作为一个计算机专业的本科生，希望能用四年所学的知识编制出一个实用的程序来帮助我校的学生档案室来完成各项档案管理工作。1.2系统开发环境Visual Basic 是一种可视化的、面向对象和采用事件驱动方式的结构化高级程序设计语言，可用于开发 Windows 环境下的各类应用程序4。
4、它简单易学、效率高，且功能强大可以与 Windows 专业开发工具SDK相媲美。在Visual Basic环境下，利用事件驱动的编程机制、新颖易用的可视化设计工具，使用Windows内部的广泛应用程序接口（API）函数，以及用动态链接库（DLL）、对象的链接、开放式数据连接（ODBC）等技术，可以高效、快速地开发Windows环境下功能强大、图形界面丰富的应用软件系统。随着版本的提高，Visual Basic的功能也越来越强。继5.0版以后，Visual Basic 推出了中文版，与前几个版本相比，其功能有了很大提升5。本人对Visual Basic 6.0的应用比较熟练，所以最终采用Visu
5、al Basic 6.0作为系统的开发工具。在数据库的选择上，本人原来采用Access数据库，但考虑到Access中的数据存储在文件系统内，不适合海量数据的存储和数据库的信息共享，而学校的数据会随时间越来越多，所以Access数据库将无法满足日后的工作，此外，SQL Server 2000支持触发器、自定义函数等操作, 安全性、并发控制能力、数据挖掘、联机操作等方面都是Access无法超越的6。综上所述，最终采用了SQL Server 2000 个人版作为系统的数据库。2需求分析与可行性研究2.1需求分析实践表明，软件开发前的需求分析是软件成败的关键，如果没有进行详细的需求分析，没有充分理解系
6、统的各类用户的实际需求，那么最终的软件产品充其量只能说是软件开发者的作品而已，没有任何意义可言7。因此，在开发毕业生档案管理系统之初，我深入档案馆，对其工作的需求进行了详细的调查分析。毕业生档案管理所实现的最终目标，就是要使学生的档案信息和相关材料的管理实现全面的规范化、科学化、自动化、高效化和流程化。档案馆的人手是非常有限的，档案管理系统要使有限的工作人员实现高效的管理，使各类学生档案信息得到有序的管理8。因此，毕业生档案管理系统应该具有如下的功能：（1）学生信息的录入，包括学生的基本情况、所在班级、院系、生源所在地、档案材料和调档情况等。（2）在系统中能够对学生信息进行灵活的浏览和查询，以
7、及对学生信息进行添加、删除和修改等。（3）寄出档案时，本系统可以打印该学生的档案信息表，上面包括该学生的基本信息、档案去向、调档时间等，该表用于寄给接受单位。（4）进行全年汇总时，可以根据所查询的结果分类汇总，然后通过报表进行打印，继而装订成册。（5）用户管理，添加、删除、修改用户名和密码。（6）基于权限的管理，本系统可以供管理员或普通用户使用。对于普通用户，只能查看档案。而对管理员而言，可以管理所有的学生档案和进行所有的操作。（7）对于普通用户，在查看自己的档案情况时需要登记姓名和班级，以便估计档案馆的日工作量和使用率。（8）本系统还为用户添加了一个详细的使用说明，方便用户使用。本系统所需要
8、的各实体之间的联系（即E-R图）9如图1所示。 图1 系统E-R 图2.2可行性研究可行性研究也称可行性分析，即在系统调查的基础上，研究新系统的开发是否具备必要性和可能性，对新系统的开发从技术、经济、社会等方面进行分析和研究，以避免投资失误，保证新系统的开发成功。可行性研究的目的就是用最小的代价在尽可能短的时间内确定问题是否能够解决10。该系统的可行性分析包括以下几个方面的内容。2.2.1经济可行性主要是对项目的经济效益进行评价，本系统作为一个毕业设计，无需开发经费，对于档案馆来说，在经济上是可以接受的。所以本系统在经济上是可行的。2.2.2技术可行性技术上的可行性分析主要分析技术条件是否能顺
9、利完成开发工作，硬、软件能否满足开发者的需要等。本系统所需要的各种软件环境都已具备，如开发用Visual Basic 6.0开发工具，数据库服务器方面则有SQL Server。两者均能够处理大量数据，同时保持数据的完整性并提供许多高级管理功能11。其灵活性、安全性和易用性为数据库设计提供了良好的条件。因此，系统的软件开发平台已成熟可行。2.2.3操作可行性目前我校档案馆还处于手工操作状态，如果开发出山西农大毕业生档案管理系统，能从根本上改变现有落后的管理体系，代之以现代化、高效的管理手段，满足学生迅速查询自己的档案的需求。学校良好的网络设施为开发毕业生档案管理系统提供了坚实的基础。综上所述，此
10、系统开发目标已明确，在技术和经济等方面都可行，并且投入少、见效快。因此系统的开发是完全可行的。3概要设计毕业生档案管理系统是一个档案馆不可缺少的工具,它的实现对于档案馆管理者和工作人员来说是至关重要的，本系统根据我校档案馆的具体要求完成以下各项任务：信息管理，本系统的核心部分，实现档案馆工作所需要的各项功能；系统管理，用户和密码的管理，以及数据的初始化；关于作品，作品介绍和系统使用说明。3.1信息管理这部分主要实现查询编辑、目录汇总、来访查询的功能，具体如图2所示。信息管理查询编辑目录汇总来访查看图2 信息管理功能图3.1.1查询编辑这部分可以根据学院、班级或姓名查询，也可以添加学生记录，对于
11、指定的学生，可以进行删除，还可以查看学生的详细情况。学生详细情况主要包括学生基本信息（姓名、性别、民族、班级、学号、学院、专业等）、派遣证号、学位证号、生源所在地和档案的去向、档案中所包含的材料（高中材料、本科材料、党员材料等）以及档案的调取情况（档案号、是否调档、调档方式、调档日期等），可以对其进行修改、打印。3.1.2目录汇总这部分主要用于档案的分类汇总，可以根据学院和毕业年份查询，或根据档案去向和毕业年份查询，也可以根据档案是否调走查询。当查询出相应的结果后，便可以打印报表，报表目录包括姓名、学院、专业、班级、生源所在地、档案去向、档案号、机要号、提档方式。例如按照毕业年份进行汇总，可以
12、将某一年的毕业生进行汇总，装订成册，以便查询。3.1.3来访查看对于普通用户只能进行查询，但每次要进入查看详细情况时要进行登记，登记姓名班级后才可进入，这样，便可以知道哪些学生进行过查询，每天的来访人员数量，以便估计每天的工作量。3.2系统管理 这部分主要实现了用户管理、密码修改、更换用户和清空数据的功能，如图3所示。系统管理用户管理密码修改更换用户清空数据图3 系统管理功能图3.2.1用户管理用户管理可以对本系统所使用的用户进行添加、删除、修改。该部分只有管理员才可以操作，进行删除时，当前管理员不可以删除自己，这样，便可以保证系统中至少有一个管理员用户。3.2.2密码修改密码修改主要是为了更
13、改当前登录用户的密码，普通用户和管理员都拥有这项权限。当原有密码输入无误且两次输入的新密码完全一致时，便可以成功更改为新密码，下次该用户登录时使用新密码。3.2.3更换用户当前用户没有退出时，想进行其他用户的登录，便可以从这里直接进入到登录界面，进行重新登录。3.2.4清空数据该功能可以清空数据库中学生信息表或来访登记表中的所有数据，以便开始新的工作，为了防止无意丢失数据，在使用时要输入密码才可以。3.3关于作品3.3.1作品介绍该部分介绍本系统的应用背景、功能和实际意义。3.3.2使用说明本部分介绍系统使用时各类用户的权限说明，数据录入时的各种快捷方法，以及操作过程中要注意的问题。4系统详细
14、设计4.1数据库设计根据档案馆工作的实际要求，本系统共有3张数据表，分别是用户信息表、来访登记表、学生信息表。4.1.1用户信息表本表主要用于用户的登录，登录时根据字段usertype的值进行权限设置。用户是否能顺利登录，将通过查询核实本表中用户名和密码是否一致来决定。进行用户管理（添加、删除、修改）和密码修改时也需要访问本表。如表1所示。表1 用户信息表字段名称字段意义数据类型长度是否为空是否主键默认值备注username用户名Char20否是usertype用户类型Char20否否userpwd用户密码Char20否否“”可不设密码4.1.2来访登记表本表主要统计访问次数，普通用户查看详细
15、情况时，需要输入姓名、班级进行登记，编号和查询日期将会自动产生。管理员可以进行来访查看，查看表中所有的记录，数据表设计如下表2所示。表2 来访登记表字段名称数据类型长度是否为空是否主键默认值备注编 号numeric9否否每次自动加1姓 名Char10否否班 级Char20否否查询日期char30否否格式不固定4.1.3学生信息表这是本系统最核心的表，每一个学生的所有档案信息都在这张表中，本表的使用贯穿于整个系统中，例如查询编辑修改学生记录，目录汇总及打印等。表的设计如表3所示。表3 学生信息表字段名称数据类型长度是否为空是否主键默认值备注姓 名Char10否否不可无姓名性 别Char10否否民 族Char10否否出生日期Char10否否Char型输入方便政治面貌Char10否否
