公文写作与处理及基本职场礼仪规则

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1、,2011年新入职大学生培训材料,热烈欢迎2011年新入职员工加入 中国移动大家庭,分公司 综合部,2011年8月,目录,1,2,3,公文写作与处理,办公礼仪介绍,安全生产知识介绍,20101103,公文写作与处理,第一部分：公文写作与处理,一、公文写作基本常识,1. 公文的定义 2. 公文的特点 3. 公文的作用 4. 公文的种类 5. 公文的格式 6.公文的行文规则,（一）公文定义,公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料 中国移动通信集团公司公文处理办法中的定义： 公司公文是指集团公司在生产、经营、管理工作中形成的具

2、有法定效力和规范体式的公务文书，是传达国家机关、上级单位的方针政策、部署要求，请示、报告重要事项，指挥生产，布置工作，答复问题，沟通情况，商洽业务的重要工具,（二）公文特点,由法定的作者制成和发布；无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；公文是机关、团体、组织开展工作的依据,公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度 公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定,公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用

3、公文,（三）公文作用,实现行政管理（经营管理）的手段（办文、办事、办会） 承上启下、联系内外、沟通左右的纽带桥梁 公文制发者形象的直观体现,（四）公文种类,从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文,下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。 如报告、请示。,上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。 如命令、决定、指示、批复等。,同级机关或者互不隶属机关之间的行文。 如函是最典型的平行文。,上行文,下行文,平行文,公文种类,公文的种类（简称文种，指公文标题的最后一个或几个字） 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告 请示、批复、意见、函、会

4、议纪要共13种 国家行政机关公文处理办法（国办发200023号） 决定、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要共8 种 中国移动甘肃公司公文处理实施细则（甘移通发20081406号）,（五）公文格式,公文要素划分为眉首、主体和版记三部分 公文首页红色反线以上要素统称眉首； 红色反线以下至主题词（不含）之间各要素统称主体； 主题词以下各要素统称版记。 公文要素一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等组成,示 例,眉首 公文份数序号 发文机关标识 发文字号 主体 公文

5、标题 主送机关 正文 成文日期 公文生效标识印章,示 例,版记 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 落款,公文格式标题,三要素： 发文机关+事由+文种 如：中国移动甘肃公司关于印发2009年宣传工作要点的通知 若文件版头中印有发文单位，发文机关可以省略；事由前“关于”不可省略；文种前助词“的”不可省略 标题的位置在红色反线下空两行，居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当 标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号,示例,1、*公司授予*同志*称号的通报 2、*公司关于应急发电车的请示 3、关于促进有效推广新产品的通知 4、关于明确工程建设项目各项工作要求及廉政建设相关

6、要求的通知 5、*公司关于转发*有限公司关于转发的通知的通知 6、*公司关于转发*意见的通知 7、关于转发*等三个文件的通知,公文格式要则,公文正文区域不得夹带图片、表格 统一的字体、字号、行距，无特殊要求，字体颜色一般均为黑色 标题：宋体2号字加黑 正文：3号仿宋体（每页22行，每行28字） 行距：1.5倍（3号字高度+3号字高度7/8倍为一标准行） 结构层次序数（原则上不超过四个层次） 第一层为“一、”，第二层为“（一）”， 第三层为“1.”，第四层为“（1）” 公文中最好不要采用 1）1.1 A a等符号,公文格式要则（续）,引用公文应当先引标题，后引发文字号 日期应写明具体的年、月、日

7、 文内使用非规范化的简称，应当先引用全称并注明简称 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字 带序号行、自然段退两个汉字行文，回行顶格，带序号行尾无标点,公文格式要则（续）,正文措词要得体，条理清晰，感情中立，不宜使用语气词或感情色彩较浓的词 结尾语一般要单另一行，语气要谦虚，结束时使用的标点符号，一般为句号“。”，如“妥否，请批示。”不宜用感叹号“！”“？”等 成文日期应为大写汉字，如二九年八月十八日，成文日期标注在正文右下方，右空四字 印章要加盖在成文日期上（印章下弧无文字：下套方式；印章下弧

8、有文字：中套方式）,示例,公司的产量是500万吨（五百万吨） 欢度春节/欢渡春节 截至/截止 制定/制订 致哀（志哀） 五、六百吨/七八十人 第三、四期/第三四期 战胜灾害/困难 掩盖过错/罪行 了解了相关的情况和问题,（六）行文规则,上行、下行、平行文的行文规则 联合行文的规则 公文抄送的规则,为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，中国移动甘肃公司公文处理实施细则第10条指出：“ 行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”,上行文的行文规则,单头主送，不多头主送，可采取抄送形式 上级未答复前，不得抄送其下级机关 逐级行文，不要越级行文，因特殊情况必须越级时，应抄

9、送被越过的上级单位 要向机关行文，不要向领导者个人行文 请示性公文必须注明联系人的姓名和电话,下行文的行文规则,按照职权范围行文 部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文 向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关,平行文的行文规则,平级之间不宜使用上行或下行文 不相隶属机关之间一般用函行文 无论向什么机关行文，无论要求解决什么问题，只要彼此间没有隶属关系，一般都得用函,联合行文的规则,公司与外部同级单位可以联合行文；公司与同级党委可以联合行文；公司与地方同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 注：原则上互不隶属之间的同级组织可联合行文 业务涉及其他部门职权范

10、围的可商该有关部门联合行文，并根据职能主从商定或确定一个主办单位 属于主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送主管部门处理，不得采取联合行文方式,公司各部门不得与公司外部单位或部门联合行文 公司内部部门不能联合行文，涉及两个及以上部门的事项采用会签方式行文，禁止未经协商一致各自向下行文 部门之间对有关问题未经协商一致擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销 禁止联合单位过多。一般在3-5个单位之内。如涉及单位过多，可以提请同级公司协调或以公司名义发文,联合行文的规则（续）,公文抄送的规则,抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 抄送使用全称或者规范化简称、统称 向下级机关或者本系统的

11、重要行文，应同时抄送直接上级机关 需要同时送其他机关的用抄送形式，但不得抄送其下级机关 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送另一上级机关,二、常用公文处理规范,1. 公文处理原则 2. 收文办理 3. 发文办理,（一）公文处理原则,主官负责原则。主官模范遵守并加强领导和检查 限制缩减原则。减少文山会海，严格控制规格和数量 监督管理原则。拟文与核稿、签发与用印分开 实事求是原则。从工作实际出发，避免文牍主义 安全保密原则。严格执行保密法，确保国家秘密的安全 效率成本原则。精炼、准确、规范、快速和节约,（二）收文办理,收文办理

12、一般包括签收、登记、拟办、批办、承办等程序 接收 报公司文件一律由综合部负责接收、登记、分类处理，公司领导和其他部门直接收到的纸质公文应及时交综合部 分公司报省公司部室文件直接发相关部室 除秘密公文外，纸质公文可通过扫描输入OA系统进行处理，也可按纸质文件流程处理 文书管理人员对接收公文应及时处理。对下级单位呈报的不符合规范要求的公文，可说明理由退回呈报单位重新办理,（二）收文办理（续）,拟办 综合部对接收的公文应准确及时地提出拟办意见，报公司领导批示时，同时送相关部门办理(区别多种情况,追求高效、稳妥) 承办部门在办理过程中要主动与领导沟通、衔接 一般事项公文，可直接转相关部门办理 承办 承

13、办部门收到交办的公文后，应及时办理，不得延误 涉及两个及以上部门办理的公文由主办部门主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门主要负责人要出面组织会商，如仍不能取得一致，可以报请有关领导协调或裁定 对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应将公文及时退回并说明理由,（三）发文办理,发文办理一般包括草拟、审核、签发、登记、缮印、用印、分发等程序 草拟 符合规定；根据行文目的、发文单位的职权和主送单位的关系确定 恰当的文种和行文方向；慎重确定公文的紧急程度和密级 审核 部门行文由各部门领导审核 公司行文，经各部门领导审核及会签后，由综合部进行核稿 审核的重点：是否需要行文，公文内容、文种使用、公

14、文格式、行文 程序等是否符合规定,三、常用公文写作规范,1. 请示 2. 报告 3. 通知 4. 函 5. 会议纪要,公文写作基本要则,公文格式要规范 语言表述要准确 常见错误要避免 常用文种要钻研 艺术水平要提高,请 示,标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：关于调整北京地区移动电话资费的请示 主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示） 正文 请示缘由+请示事项（一文一事） 结语 （妥否，请批示） 单位 成文时间,请示的结构、内容和写法,适用于向上级机关请求指示、批准 正文的基本结构：事由分析及建议请示事项结束语 不得越级请示，被请示的机关必须是有隶属关系的直接的上级机关，

15、上级机关对于越级的请示原则上不予受理，而是退回或转送被越过的机关。亦不可同级间请示，没有上下级隶属关系的两个机关或同一单位内部两个职能部门之间请求（答复）事项，应使用函的形式 请示应主送一个上级机关，如有明确规定属于两个或两个以上机关共同审批的事项，可分别主送,请示的结构、内容和写法（续）,请示应一文一事，便于上级及时做出明确指示，以免由于文件在上级机关内部职能部门传递时间漫长影响效率、部门职责不明晰被推诿拖延 要点：实事求是、理由充分，政策运用得当，要求简洁明了、准确具体 请示文件不能下发，原因是请示事项属于未定事项，上级机关的工作情况不必向下级告知,请示这个公文名称写成“请示报告” 有些请

16、示在写作时抓不住问题的关键，请示原由写得太抽象、太笼统，使人看不出所要办理的事情的必要性，同时对如何办理这件事未提出办法和措施，或措施欠具体 不是一事一文，而是把不同类的事情，或几件事情放在一份请示中写 有的请示在行文时限定领导机关几日内批复。这是不礼貌的。作为下级机关，最多只能写“请速批示”，而不能限定时间,常见问题,报 告,标题（机关+事由+文种、事由+文种） 如：关于中国移动办理免税确认书项目备案相关问题的报告 主送机关（一般情况下只有一个） 正文 开头：（交待缘由、目的、意义、依据） 主体： （陈述说明报告事项） 结语 （特此报告、专此报告、以上报告请审阅） 单位 成文时间,报告的结构、内容和写法,适用于向上级机关汇报工作，反映情况、答复上级机关的询问 正文结构：简述缘由主要事项简要分析意见建议 报告是典型的上行文，文风平实、客观，重点突出、详