秘书学全套ppt课件

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1、秘 书 学,第一章 绪论,学习要求： 了解秘书的涵义和特征，了解秘书工作的内容和作用，了解秘书学的涵义及对象、方法。 学习内容： 第一节 秘书的涵义和特征 第二节 秘书工作的内容、特点和作用 第三节 秘书学的涵义、研究对象、研究方法,第一章 绪论,【教学目的】 使学生明确秘书、秘书机构、秘书工作、秘书学等几个概念的内含，了解秘书学的学科性质、研究对象及秘书学的整体理论框架，明确学习秘书学的意义。 【教学重点和难点】 了解秘书、秘书机构、秘书工作、秘书学四个基本概念和秘书学的学科特征及其与其他相关学科的关系。,第一节 秘书的涵义和职业特征,一、秘书的涵义 二、秘书的类别与层次 三、秘书的职业特征

2、,一、秘书的涵义,1、宫中秘藏之书。 （1）据史籍记载， “秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义是指物，指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书；如汉书叙传： “斿博学有俊才，与刘向校秘书。”汉书刘向传：“诏向领校中五经秘书。” （2）指物向指人转变。 到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为掌管图书史籍的官员的职务名称。 文献通考：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。” 虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监或秘书令”），掌管的仅仅

3、是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作（辅助领导，参与政务，管理事务，搞好服务）。,一、秘书的涵义,2、辅臣 西方Secretary,大秘书（辅臣），国王身边参与机要，掌管机密文件和印玺及宫内事务的文职大臣。后沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如欧美的国务秘书the Secretary of State ，也可译为国务大臣。沙特的石油秘书即为石油部长。 西方secretary,小秘书，帮助上司处理文书和事务的人。 东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌

4、管了草拟奏章、发布政令之事。 秘书令所掌管的草拟奏章、发布政令职权，是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。这是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。 因而可以说，曹操所设的秘书令，是最接近现代秘书含义的古代秘书官职。,一、秘书的涵义,3、行政职位 在现代中国，各级政府机关和大型国企及事业单位都设秘书长、办公室主任和秘书职位，秘书成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。 在许多国家，政府机关秘书，属于文官范畴。我国也规定政府秘书属于公务员。其中，秘书长属于政务类公务员，一般秘书属于事务类公务员。,一、秘书的涵义,4、社会职业 就世界范

5、围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业（服务性行业），它以其处理文书、事务的知识和管理能力为社会各行业和团体服务。如政府机关、企事业单位、社会团体和个人等。 欧美许多科学家、教授、医生、律师、著名演员和运动员都聘请私人秘书，作为自己工作和生活的助手。,各种秘书的定义,虽然 “秘书”这个词早在两千年以前就出现了，但是由于 各国的国情不同 秘书服务的对象不同 人们对现代秘书职能的理解不同 因而对于 “何谓秘书”即“秘书的定义是什么” 所作的阐释各不相同。,各种秘书的定义,（1）国际秘书联合会对 “秘书”下的定义是： 秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上

6、级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。（见光积昌等编译的现代社会秘书） （2）美国全国秘书协会对 “秘书”下的定义是： 秘书 “是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。（王千弓等编著：秘书学与秘书工作）,各种秘书的定义,（3）在我国，“秘书主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能

7、是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国主编：秘书学） （4）“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清：领导秘书智囊，华中师范大学学报（哲学社会科学版）1986年第二期）,各种秘书的定义,(5)“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工作人员。”（张清明等：关于秘书定义的思考，载武汉大学学报（社会科学版）1986年第六期） （6）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪

8、：也谈“秘书”的定义，载秘书1986年第二期） （7）“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：现代秘书学） （8）上述种种见解，各有其道理。 比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。,二、秘书的类别与层次,从秘书服务对象的性质来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。 1、公务秘书 公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位

9、。我国的秘书人员，多数属于公务秘书。 （ 1）集体秘书。指为整个机关或单位的领导班子整体服务而不是为某一个领导者服务的的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。 （ 2）专职秘书。指专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）。专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但他仍属于国家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪（这与私人出资聘用的私人秘书不同）。,二、秘书的类别与层次,2、私人秘书（非公务秘书） 私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。 这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作

10、企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。 这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者支付。,二、秘书的类别与层次,按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为 党务秘书 行政秘书 军事秘书 司法秘书 外交秘书 新闻秘书 教学秘书 科研秘书等。,二、秘书的类别与层次,按照秘书人员所从事的工作内容划分 1、行政秘书：指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事务的秘书人员。 2、文字秘书 : 指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的机关或单位的 “笔杆子”、“秀才”。 3、机要秘书 : 指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。

11、机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。 4、信访秘书: 指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。其职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。 5、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。 6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。,二、秘书的类别与层次,按秘书承担职责范围大小和工作任务轻重，在纵向上分为三个层次。 1、高级秘书 ：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（在中央机关或地方机关),但都是领导者的重要助手，日常行政工作的负责人，有的人本身就是领

12、导成员。如政府的秘书长，同时也是政府的领导成员之一。其职责是 “参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。 2、中级秘书：指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。 3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发保管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。,高级秘书,官员秘书：是以秘书命名的官员。如

13、英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书，即外交秘书、国防秘书等。其拥有法定的专门职权，属国家高级官员，只是对政府首脑而言，带有一定的辅助性质。 我国和其他国家高级官员和企业首脑身边，设有助理或特别助理，也是政府和企业首脑身边的官员秘书。有些大型组织设有秘书长。也属于官员秘书。,高级秘书,秘书部门负责人：各级政府办公厅（室）、企事业单位的办公室的负责人，即办公厅（室）主任、秘书处长、秘书科长等。 秘书部门负责人是领导者身边的高级助手，是机关日常事务的具体组织者、设计者和推动者，是各种公务往来关系的沟通协调者。,高级秘书,领导人的专职秘书： 各国政界要员、企事业单位及社会团体的领导者，一般都

14、配有专门为自己公务服务的秘书。 这类秘书直接对其特定领导人负责，工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥。,中级秘书的特点,二、秘书的类别与层次,国外秘书人员，根据各人承担责任大小和资历条件等方面的不同，也在纵向上分为不同的层次。例如 英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次； 日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次。,三、秘书的职业特征,秘书算不上官，但是离官很近； 秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。 秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。 但秘书工作的性质却是辅助性，秘书工作的服务原则独特且不变。,三、秘书

15、的职业特征,1.服务性： 直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持一致；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报）； 广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞职，秘书长期为固定地上司服务，业缘关系和人情关系） 2.知识化：以处理书面信息为主要内容，需掌握现代办公手段和专业知识技能，属知识分子或白领阶层，高级秘书属于智囊型人物 3.年轻化：发达国家平均年龄26岁，一般20-35岁之间。工作3-5年，积累经验，锻炼能力，逐步由操作（秘书）向管理层（主管）迈进 4 .初级中级秘书女性化：程序性重复、规范性要求，需细心耐心 5.高级秘书男性化：调研、出谋划策、

16、挑战性，需高科技和逻辑思维,第二节 秘书工作的内容、特点和作用,一、秘书工作的含义和内容 二、秘书工作的性质与特点 三、秘书工作的职能作用 四、做好秘书工作的基本要求 五、秘书长、办公厅（室）主任的任务,一、秘书工作的含义和内容,1、秘书工作的涵义：广义和狭义 即一般意义上的秘书工作与严格意义上的秘书工作。 一般意义上的秘书工作,既服务于领导工作，又服务于机关工作，服务的对象与范围较为广泛； 严格意义上的秘书工作，主要服务于领导工作，侧重于为领导者的决策与管理服务。 本课程采用一般意义上的秘书工作，是指秘书机构和秘书人员围绕领导机构和领导人提供辅助服务过程中所展开的一系列综合性的工作。包括政务和事务，内容十分繁杂多样。,一、秘书工作的含义和内容,2、秘书工作的内容（任务） “文书、事务、一般管理”可以概括其工作的内容。 就我国而言，大致有以下15项： （1）文书撰写（2）文书制作（3）文书处理（4）档案管理 （5）会议组织、会展工作 （6）调查研究（7）信息资料工作 （8）信访工作（9）接待工作 （10）协调工作（