公文写作培训班演示

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1、公文写作培训,塞罕坝机械林场总场办公室 王伟2008年6月26 日,前言,一、 关于举办此次培训班的目的及意义 二 、主要内容 1、行政机关公文基础知识2、行政机关公文处理3、常用公文的写作及要求,行政机关公文处理,一、概念1、什么是公文、行政公文、行政公文的处理公文：是公务文书的简称，它是一个国家的统治阶级，在管理国家，处理各种公务时使用的书面文字工具。2、行政公文：是指行政机关在行政管理中所形成的具有法定效力和规范体式的公文文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。3、公文处理：是指公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,行政公文的种类,行政机关公文的主要种类

2、计十三类(14种) 它们分别为：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,公文的特性,1、鲜明的政治性；2、法定的权威性 3、作者的法定性；4、特定的程式性 5、明显的时效性；6、语言的庄重性,公文的格式,一、定义公文格式专指法定（或称主要）文种外形结构的组织与安排，以及公文的书写、字体、用纸的规格和样式等。注：公文格式是公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。我们现在执行的公文格式是2000年1月1日国务院颁布执行的国家行政机关公文格式。,公文格式的组成要素,行政

3、机关公文格式的组成要素主要包括：发文机关、密级、紧急程度、公文份数序号、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、附注、公文生效标识、成文日期、印章、印发份数、主题词、抄送、抄报单位、印发机关和印发时间。 行政机关公文将各要素划分为“眉首”、“主体”、“版记”三个部分。,眉 首,行政公文的眉首，即公文格式的第一部分，包括“公文份数序号、密级等级及期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人”等内容。,主 体,行政公文的主体：包括“标题、主送机关、正文、附件、附注、成文时间、公文生效标识“等内容。,版 记,行政公文的版记，包括”主题词、抄送、印发机关和印发时间、页码“等。,公文格式中需注意

4、的事项（一）,一、发文字号：机关代字、年份、发文顺序号 二、签发人: 上报的公文需标识签发人姓名,平行列于发文字号右侧,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字,签发人用3号仿宋体,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 三、公文的标题：形式（发文机关、事由、文种）、作用（传神、显性、好记、便用）、要求（红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整是，排列对称，间距恰当。除发布或转发行政法规、规章性公文加书名号外，标题中一般不用标点符号 四、主送机关：要求：标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角

5、冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 五、正文：开头部分、主体部分、结尾部分,公文格式中需注意的事项（二）,六、附件：位置及要求（详见公文格式规范） 七、成文时间：公文成文日期有两种排法，一是安排在标题之下，年月日用括号括起来，这是经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”形式发出且无主送标识的公文；二是安排在文件末尾，落款之下，没有落款的公文日期直接写在正文右下方，成文日期与落款要上下对称，年月日的第一个数目字不宜超越落款第一个字，日字靠右以空四个字格为宜。成文日期必须写时年月日，行政公文要用汉字，零写为“”。

6、 八、附注：位置及要求（详见公文格式规范） 九、用印：位置及要求（详见公文格式规范） 十、抄送机关：公文如有抄送机关，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号，,公文格式中需注意的事项（三）,十一、印制版记：包括公文制发机关名称、印发时间、印发份数。制发机关为各行政机关办公室，位于抄送机关之下占一行位置，用3号仿宋体字。制发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 十二、页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘这下1行，数码左右各放一条4号一字线

7、，一字线距版心下边缘7，单页码居右空一字，双页码居左空一字。 十三、主题词位置及要求:公文主题词属版记的一部分，“主题词”用3号黑体字加粗，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。,公文的主题词（一）,一、主题词定义 主题词是国家行政机关公文处理办法明文规定的公文格式之一，是用于揭示公文主要内容并经规范化处理了的名词或名词性词组。其作用在于与标题相配合，进一步简要而精确地揭示公文内容，为公文处理标准化、现代化奠定基础。方便公文检索是标注主题词的主要作用之一。 二、主题词的结构 主题词如果用示意图来表示：类别词+内容（主题）词+文种；也可以表示为：类别词+类属词+文种词

8、类别词：对主题词的具体分类，把公文从内容上归类。类属（主题）词或内容词：指表明公文主要内容。文种词：是指国家行政机关公文处理办法中规定的13类公文名称。,公文的主题词（二）,三、主题词的标引方法 1、一份文件的主题词，一般标注35个，最少不得少于3个，最多不超过5个。 2、标引的顺序为先标类别词、再标类属词，在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如：国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别记号“农业”，再标类属词“水土保持”最后标上“通知”。 3、一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如国务院关于在若干城市试行国有企业

9、兼并破产和职工再就业有关问题的通知，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”，然后再标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”，最后标“通知”。,公文的主题词（三）,4、根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定，可标“科技、体制、改革、决定”。 5、凡正式公文都要标注主题词，主题词与标题的作用不同：标题是引读，主题词是为了日后检索公文提供分类标志而注；主题词不等同于标题，也不是标题的缩写；主题词可以是标题中有的词，也可以是标题中没有的词，主题词用词与标题用词，没有必然联系。 6、主题词应当用自然语

10、言写，名词较适合标注主题词，一般不用动词标注，一定要使用时，需与名词联合使用，组成动宾词组；不用多义词标注主题词，必须用时，需在主题词上加注；一义多词的事物要用大家公认的、规范的词标注主题词。,国家公文格式的具体要求,1、公文用纸：（国际标准，60-80g/平方米印刷纸或复印纸） 2、公文用纸幅面：天头：37mm1mm,订口（左边）： 28mm1mm,版心：156mm225mm,右边： 26mm1mm下边：254mm1mm 3、排版规格：正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28字。 4、装订：左侧装订，不掉页。 5、特殊情况：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距

11、的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,行政公文处理,一、定义 公文处理工作,亦叫文书处理工作,指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。就是运用科学的原理与系统的方法，完成对文件的制发和收文管理工作，为机关、单位的管理工作服务。 二、内容 内容主要包括三个方面的内容：一是文件的制发，如文件的撰写、核稿、签发、复核、缮印、用印、登记、封发等；二是收文的处理，如签收、登记、审核、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办等；三是文件的管理，如平时归卷、年终归卷、查阅、归档等。,行政公文处理（二）,三、收文办理 1、收文登记：全场统一使

12、用总场办公室收文登记系统。 2、公文传阅：公文传阅是指文件只有一份或很少的情况下，需要阅知的人又较多，故在他们之间传递阅知。文件传阅的要求：一是传阅的次序，一般是先机关的主要领导，后机关的其他领导，先主管业务部门，后其他业务部门。二是对投入传阅的文件，事先由文书人员填好文件传阅单，阅后在传阅单上签注对文件内容、精神的处理意见、姓名和阅文时间。三是文件传阅不得“自传”，即：阅件人接交文件只对文书人员，阅件人之间不能自行传递文件，这也叫“传阅一个点”。 3、文件传阅处理单全场统一使用总场统一制作的传阅单。,行政公文处理（三）,4、文件的拟办 “拟办”是指文秘部门、业务部门的负责人或文件承办人员，对

13、来文如何处理所提出的初步意见，供机关领导或有关负责人参考，并由领导或负责人提出最终意见。拟办意见栏虽然不大，也容不下太多的内容和文字，便它却是协助机关领导或部门负责人考虑问题、处理工作、搞好文书处理的一个比较重要的环节。 “拟办”意见主要有以下四种情况： 一是阅知类；二是阅示类；三是建议类；四是评议类。 做好“拟办”的要求：一是熟悉本单位的工作情况和有关业务，认真研究来文的内容和制文机关的要求，然后周密考虑适宜的处理方案，二是拟办意见要言简意赅，便于思考和执行；三是对一些需要批复、回复上报或批转、转发的公文，拟办人还可以将来文回复、批办的草稿一并送领导批阅。,行政公文处理（四）,四、发文办理

14、1、拟稿 2、核稿（把口） 3、签发（统一使用发文审批笺） 4、缮印 5、校对 6、发文登记 五、公文的保密 六、公文的管理与归档,公文写作,一、请示 1、概念：是向上级机关请求指示、批准的上行文种。也就是下级单位在工作中发生自己不能决定的重大问题，不属于本机关决定权限的事项，需向上级机关请求指示、批准，方可执行和办理的事情。 2、请示的基本结构、模式（公文写作培训演示材料塞林66号.doc） 3、种 类: （批准性请示 批转性请示） 4、请示的特点：请求性 单一性 预先性（与报告的区别）公文写作培训演示材料请示与报告的区别.doc 5、请示的写作要求。（请示的缘由、事项） （最新公文写作完全

15、手册P440页）,公文写作,二、通知 1、概念：通知是用以批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行事项；任免和聘用干部的公文。（公文写作培训演示材料通知的写作方法.doc） 2、种类 3、通知的结构和写法 4、通知的写作要求,公文写作,三、报告 1、概念：报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求时使用的一个文种。 2、种类：按性质划分，有工作报告和情况报告；按内容划分，有综合报告和专题报告；按行文目的划分，有呈报性报告和呈转性报告。 3、结构模式：无论是专题报告还是专题报告，其写作模式基本相同，大体包括标题、报

16、告引据、报告事项、结尾四个部分。 4、报告的写作要求：公文写作培训演示材料报告的写作方法.doc,公文写作,四 工作总结 1、概念：机关、团体、单位、个人把过去的一定阶段内的工作、学习或思想情况加以回顾，进行分析、作出判断，以便肯定成绩和经验，发现缺点和问题，明确前进方向，更好地指导今后的实践，这个认识过程叫总结。反映这一认识过程的文书也叫“总结”。工作总结虽不是党和国家机关公文法规中所确定的正式、主要文种，但它的使用频率之高却是许多正式、主要文种无法相比的，它不亚于通知、请示和报告。 2、总结的种类：综合性总结 专题性总结 3、总结的结构：标题 正文 结尾 4、写作要点及注意事项。,公文写作,五、大事纪 1、概念：大事记是以时间为顺序，用简明扼要的文字如实记载和反映一个单位在一定时期内所发生的大事件或重大公务活动的文书。 2、结构：标题和正文 3、写作要求及注意事项（公文写作培训演示材料大事记.doc）,结束语,祝大家工作顺意 万事称心 谢谢大家！,