《计算机应用基础》ppt课件第4章

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1、第4章 Excel 2003 电子表格,本章要点 Excel 2003的基本操作 工作表的基本操作 公式和函数的使用 创建图表 数据的统计与分析 工作表的打印,4.1 Excel 2003简介,Excel是专业的电子表格制作工具。使用Excel能够制作出集数据、图形、表格、图表等多种形式信息于一体的工作表，可以随心所欲地将工作表中的数据用公式和函数联系起来，并加以统计分析。较之以前的版本，Excel 2003添加了一些新的功能，例如智能标记支持、XML文件格式以及全新概念的信息管理权限等，使得Excel的功能越来越强，操作界面也越来越友好。Excel 2003还提供了多种模板，使初学者可以更快

2、地熟悉和使用电子表格。对于高级用户或专业用户，可以根据工作需要，定制自己的排版格式并将该模板格式保存起来，以便日后使用，从而极大地提高了工作效率。下面对Excel 2003的有关概念以及基本操作作简要介绍。,4.1.1 Excel 2003的启动与退出,Excel 2003的启动方法有如下几种： (1)依次单击“开始”|“所有程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office Excel 2003”。 (2)双击桌面上或者其他位置的Excel 2003的快捷方式图标。 (3)依次单击“开始”|“运行”命令，在弹出的“运行”对话框中输入Excelexe，然后单击“确

3、定”即可启动Excel 2003。 (4)打开任何一个Excel文件，也可以运行Excel 2003。,退出Excel 2003有如下方法：(1)单击Excel 2003窗口右上角的“关闭”按钮。(2)单击“文件”|“退出”命令。(3)双击中文版Excel 2003窗口标题栏的程序图标。(4)按【Alt+F4】快捷组合键。,4.1.2 Excel 2003的工作界面,启动Excel后，即可看到Excel 2003的工作界面，如下图所示。,下面分别介绍Excel 2003窗口界面的各个部分： 1.标题栏标题栏位于屏幕的最顶端，用于显示当前程序是Excel 2003，并显示当前工作簿文件的名字。例

4、如正在编辑“年度障目总结”的工作簿，就可以看到“年度障目总结”显示在标题栏中。在图4-1中，由于是新的工作簿文件，所以看到的是“Book 1”，它是由Excel 2003自动建立的文件名。 2.菜单栏菜单栏位于标题栏下方。菜单栏由9组菜单组成，每组菜单又可向下拉出许多菜单命令。在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的项，完成相关操作。当光标在菜单标题上移动时，菜单标题就会突出显示，单击鼠标左键，拉出该菜单标题下的菜单命令。将光标移动到所需的菜单命令上，单击鼠标左键，即可执行这个菜单命令。,3.工具栏工具栏由一些图标组成，每一个按钮都代表了一个命令。将鼠标指针移动到工具

5、栏中的某一按钮上时，按钮就会突出显示，稍停片刻，按钮旁边就会出现一个浅黄色小文字框来说明该按钮的名称或其作用。单击图标按钮就可以执行相应的命令，从而完成某项工作。使用工具栏会使操作更加简便。一般情况下，只打开“常用”和“格式”工具栏，其他工具栏被暂时关闭了。可以依次单击“视图”|“工具栏”命令，在工具栏的子菜单中将任意一个工具栏显示或隐藏起来。,4.标签工作簿窗口底端的标签，用于显示工作表的名称。单击工作表标签将激活相应工作表；如果要显示与工作表操作相关的快捷菜单，请于标签上右击鼠标；如果要滚动显示工作表标签，请使用标签栏左端的滚动按钮。如下图所示。5.行号行号是用来标记工作表每一行的数字序列

6、。Excel 2003中，有1-65536个行号，位于各行左侧。单击行号可选定工作表中的整行单元格；如果右击行号，将显示相应的快捷菜单。 6.列标列标是用来标记工作表每一列的字母序列。Excel 2003中每张工作表有256列，1-26列分别使用单字母AZ来表示。26列以后的列用两个字母表示，比如27列用AA表示，而第256列的列标是IV。单击列标可选定该列全部单元格。如果右击列标，将显示相应的快捷菜单。,7.编辑栏编辑栏，主要用于编辑单元格内容或公式，也可以显示出活动单元格中使用的常数或公式。 8.名称框位于编辑栏左端的下拉列表框，用于指示当前选定的单元格、图表项或绘图对象。单击某一单元格，

7、名称框中即可显示其地址。在名称框中键入名称，再按回车键可快速选定单元格或单元格区域。 9.工作表工作表是指工作表整体及其中的全部元素，包括单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签。 10.状态栏在屏幕窗口的最底端，状态栏中显示有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示过程中的操作，如打开或保存文件，复制单元格等。状态栏右边则是显示Caps Lock、Scroll Lock和Num Lock等键是否打开。 11.任务窗格任务窗格中包括了Excel 2003常用的操作任务，每个待操作的任务都以超级链接的方式列出，用户直接单击超级

8、链接就可以执行相应的操作，从而摆脱了以往单一从菜单栏中进行操作的模式，方便了用户的使用。,4.1.3 Excel 2003的基本概念,Excel 2003有如下的一些基本概念，下面分别介绍一下： 1.工作簿启动Excel 2003后，就会出现一个工作簿窗口，如图4-1所示，工作簿是指在Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件。在一个工作簿中，可以拥有多张具有不同类型的工作表。默认情况下，一个工作簿有三个预设的工作表而最多可以有255个工作表。工作簿内除了可以存放工作表外，还可以存放图表等对象。工作簿文件以.xls为默认扩展名。2.工作表及其名称工作簿中的每一张电子表格称为工作表，使用工作表

9、可以对数据进行组织与分析。每张工作表有65536行、256列，共有16777216个单元格。为了方便工作表的管理，每一张工作表都有一个名称显示在标签中。在默认的情况下，会以Sheet加序号来表示每一张工作表。例如，默认状态下，新建工作簿中的三张工作表的名称分别是Sheet1、Sheet2、Sheet3。,3 单元格和活动单元格 工作表中有许多被灰色网格线围成的小方格，这些方格被称为“单元格”。每一个单元格中可以输入文字、数值、公式及日期/时间四种不同类型的数据。正在输入数据的单元格，称为“活动单元格”，其边框显示为加粗的黑色边框。工作表中的每一个单元格都有一个“地址”，这个地址由“行号”和“列

10、标”组合而成的。例如，“活动单元格”在D列6行，它的地址就是D6。如果要表示工作表中的一块单元格区域，则可以用该区域的左上一个单元格名称和右下一个单元格名称中间加上冒号表示。例如，要表示从C3到F5的所有单元格，就可以表示为C3:F5。,4.2 Excel 2003的基本操作,4.2.1 工作簿的创建 启动Excel时，系统自动打开一个新的工作簿并且自动命名为Book1.xls，用户也可以根据需要建立一个新的工作簿。 创建新工作簿有以下两种情况： 1.创建新的空白工作簿 创建空白工作簿可以有如下三种方法： （1） 依次单击“文件”|“新建”命令，在任务窗格中单击“空白工作簿”即可。 （2） 按

11、键盘组合键【CtrlN】即可新建一个空白工作簿。 （3） 单击“常用”工具栏中的新建按钮 。,2 使用模板创建新的工作簿 Excel 2003提供了形式丰富的模板，使得用户能够更方便的创建不同用途的工作簿，操作步骤如下： （1） 依次单击“文件”|“新建”，打开“新建工作簿”任务窗格。 （2） 在任务窗格中单击“本机上的模板”超级链接，打开模板对话框。如下图所示。（3） 选择“电子方案表格”选项卡，在窗口中选择一种工作簿的模板。 （4） 单击“确定”按钮，即可以选择的模板新建工作簿。,4.2.2 工作簿的保存,工作簿编辑完成后，可以将其以文件的形式保存在计算机中，保存新建工作簿的操作步骤如下：

12、 （1）依次单击“文件”|“保存”（也可以按组合键【Ctrl+S】或单击保存按钮），打开“另存为”对话框。 （2）在“保存位置”下拉列表中选择存放工作簿的位置。 （3）在“文件名”文本框中输入工作簿的保存文件名。 （4）单击“保存”按钮即可完成保存。如果需要将以前保存过工作簿以新的形式保存，则可以依次单击“文件”|“另存为”或者按“F12”键，即可打开“另存为”对话框，再进行上述第（2）、（3）、（4）步。,4.2.3 区域的选取和命名,1.单元格区域的选择 2.单元格区域的命名 （1）快速定义单元格区域的名称 （2）使用对话框定义单元格区域名称,4.2.4 数据的输入,1.输入文本型数据在E

13、xcel 2003中，字符型数据包括汉字、英文字母、数字、空格以及其他在键盘上能直接输入的符号，字符型数据通常不参与计算。在默认情况下字符型数据在单元格中均呈左对齐。在一个单元格中最多能输入32000个字符。在输入全部由数字组成的字符串时，为了避免被系统认为是数字型数据，可以在输入时在数字前面添加英文的单引号，以表示输入的是数字字符串而不是数字数据。 在输入前需要选中单元格，然后选择合适的输入法直接输入即可。输入完成后，按回车键或者单击输入按钮 即可完成输入，单击编辑栏中的取消按钮 ，即可取消所输入的数据。,2.输入数字Excel 2003中的数字可以是O、1、，以及正号、负号、小数点、分数线

14、“”、百分号“”、指数符号E、e、货币符号“￥”等。当建立新工作表时，所有单元格都采用系统默认的数字格式，在默认状态下，系统把单元格中的所有数字设置为右对齐。如要要在单元格中输入正数可以直接在单元格中输入，而不需要输入号。当数字的宽度超过单元格的宽度时，Excel 2003会自动使用科学计数法来表示输入的数字。如果要在单元格中输入负数，在数字前加一个负号，或者将数字括在括号内。例如要输入-100，则可以在单元格中输入“-100”或“(100)”输入分数比较麻烦一些，因为系统可能会认为输入的是日期型数据，可以在输入分数时在前面加上0，再输入空格，然后再输入分数。例如要在单元格中输入13，首先选取

15、单元格，然后输入一个数字0，再输入一个空格，最后输入“13”，这样就表明输入的是分数1/3。如果不先输入0而直接输入13，系统将默认这是日期型数据。,3.输入时间和日期Excel 2003能够识别大部分常用表示法所输入的日期和时间格式。Excel 2003将输入的日期和时间转换成一个序列数，其中时间是用24小时制的十进制的分数记录下来的。在输入时间时，要用冒号将小时、分、秒隔开，例如“17：40：40”。如果在输入时间后不输入AM或PM,Excel会认为使用的是24小时制,即在输入下午的5：40分时应输入“5：40：PM”或“17：40：00”。注意：在时间和AM或PM标注之间要输入一个空格。

16、输入日期，应使用MMDDYY格式，即先输入月份，再输入日期，最后输入年份，例如2182004。如果在输入时省略年份，则以当前年份作为默认值。如果需要在单元格中插入当前日期，可以按【Ctrl+；】组合键。如果在单元格中插入当前时间，可以按【Ctrl+Shift+；】组合键。,4.2.5 自动填充数据,1.填充相同数据 需要快速在同行或同列输入相同的数据时，可以使用自动填充功能将已有的数据复制到其他单元格中。方法如下： （1）选中已经输入数据的单元格。 （2）将鼠标指针放到单元格右下角的 填充柄（单元格边框右下角的小方块） 上，这时鼠标指针变为 形状。 （3）按住鼠标左键并拖动鼠标，直到 拖动的矩形框覆盖住需要填充的所有 单元格，放开鼠标，即可完成自动填 充。如右图所示。,2 填充数据序列在工作表中输入时可能经常遇到一些输入一个序列数据的情况。例如，表格中的项目序号，或者一个学生登记表中的学号序列，再如一个日期序列等等。对于这些特殊的数据系列，通过使用Excel 2003中的“填充”功能，可以非常轻松地输入这些数据。填充数据序列的操作步骤如下 ：,