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1、Excel高效办公及案例应用,倘塘林业站 罗荣飞,e-mail:,二八定律,在软件行业曾有这样一个二八定律，即80%的人只会使用一个软件的20%的功能。在我们看来Excel远不止于此比例,它最多只有5%的功能被人们所常用。为什么另外95%的功能都没有被使用上呢？有三个原因：一是根本不知道还有其他的功能；二是知道还有别的功能不知道怎么去用；三是暂时用不上。很难说清楚这三种情况的比例，但如果属于前两种情况那么请好好地继续学习，先进的工作方法一定能带给你丰厚的回报。无数的人在学到某些对他们有帮助的Excel技巧后会感叹：“这一下原来要花上几天的工作，现在只要几分钟了”如果您属于第三种情,嗯，您真的认
2、为自己属于第三种情况吗？,序：2001微软全球技术中心的Excel工程师刘志健的一段话,我们把Excel用户大致分为新手，初级用户，中级用户，高级用户和专家5个层次。对于Excel的新手我们建议先从扫盲做起，首先需要买一本Excel的人门教程或者参加一下正规的电脑学校的初级班，在这个过程里面学习者需要大致了解到Excel的基本操作方法和常用功能，如输入数据、查找替换，设置单元格格式、排序、汇总、筛选和保存工作簿。如果学习者有其他的应用软件使用经验特别是其他Office组件的使用经验这个过程会很快。 但是要注意，现在的任务只是扫盲，不差期望过高，千万不要以为知道了Excel的全部功能菜单就是精通
3、Excel了。别说在每项菜单命令后都隐藏着无数的玄机，光是Excel的精髓-函数,学习者还没有深入接触到。当然经过这个阶段的学习学习者应该可以开始在工作中运用Excel了。比如建立个简单的表格甚至画张简单的图表。这就是人们常说的初级用户水平。,中级用户,接下来要向中级用户进军。成为中级用户有3个标志。一是理解并熟练使用各个Excel菜单、命令；二是熟练使用数据透视表；三是至少掌握20个常用函数以及函数的嵌套运用，必须掌握的函数有SUM函数、IF函数、VLOOKUP函数、INDEX函数、MATCH函数、OFFSET函数和TEXT函数等。 当然迂有些中级用户会使用简单的宏这个看起来很了不起的功能，
4、即使如此我们还是认为他只是名中级用户。我们接触过很多按上述的标准评定的“中级用户”，他们在自己的部门甚至公司里已经是Excal水平最高的人。高手是寂寞的，所以他们都认为Excel也不过如此了。一个Excel的中级用户应该已经有能力解决工作中遇到的绝大多数问题，但是这并不意味着Excel无法提供出更优的解决方案。,高级用户和专家,成为一个高级用户需要完成两项知识的升级。一是熟练运用数组公式，也就是那种用花括号包围起来的必须用组合键才能完成录入的公式，二是能够利用VBA编写不是特别复杂的自定义函数或过程。一旦进入了这两个领域学习者会发现另一片天空，以前许多看似无法解决的问题现在都变得非常容易。那么
5、哪种人可以被称为Excel专家呢，这很难用指标来评价。如果把Excel的功能细分来看，精通全部的人想必寥寥无几。Excel是应用性非常强的软件，这意味着一个没有任何工作经验的普通学生是很难成为Excel专家的，从某种意义上来说Excel专家也必定是某个或多个行业的专家，他们都拥有丰富的行业知识和经验，高超的Excel技术配合行业经验来共同应用才有可能把Excel发挥到极致。同样的Excel功能，不同人去运用，效果将是完全不同的。 能够在某个领域不断开发出新的Excel用法，这种人可以被称作是专家。,Excel值得学习的原因,普及性,标准性,兼容性,人们常说兴趣是最好的老师，压力是前进的动力。要
6、想获得一个积极的心态最好能对学习对象保持浓厚的兴趣。如果暂时实在是提不起兴趣，那么请重视来自工作或生活中的压力把它们转化为学习的动力。 下面罗列了些Excel的优点希望对提高学习积极性有所帮助。 (1) Excel是个人电脑普及以来用遍最广泛的办公软件之一，也是Microsoft .Windows平台下最成功的应用软件之一,说它是普通的软件可能已经不足以形容它的威力。事实上在很多公司Excel已经完全成为了一种生产工具，在各个部门的核心工作中发挥着重要的作用无。论用户身处哪个行业所，在公司还没有实施信息系统，只要需要和数据打交道Excel几乎是不二的选择。 Excel之所以有这样的普及性是因为
7、它被设计成个数据计算与分析的平台集成了最优秀的数据计算与分析功能，用户完全可以按照自己的思路来创建电子表格，并在Excel的帮助下出色地完成工作任务如果脂熟练使用Excel 就能做到一招鲜吃遍天下，无论在哪个行业，哪家公司高超的Excel水平都在职场上助您成功。,(2)在电子表格软件领域Excel唯一的竞争对手就是自己，基于这样的绝对优势地位，Excel已经成为事实上的行业标准，因此您大可不必花时间去关注别的电于表格软件，即使需要，以Excel的功底去学习其他同类软件学习成本会非常低。如此学习Excel的综合优势就非常明显了。 (3) Excel一向具有良好的向下兼容特性，特别是自97版本进入
8、成熟期以来，历经9年时间，3个版本的升级每一次升级都能带来新的功能，但都几乎可以不费力地掌握这些新功能并同时沿用原有的功能，而且这4个版本的功能有99%的部分都是通用的，文件格式也可以完全通用。 所以无论你现在正在使用哪个版本的excel，都不必担心现有的知识会很快被淘汰掉。从这个角度上讲把时间投资在学习Excel上是相当保值的。,Excel Homehttp:/ http:/,学习辅助网站,强大的Excel功能,高效的Excel功能,提高数据录入效率 常用公式与函数 数据处理与分析1、排序、筛选2、分类汇总、数据透视表3、邮件合并 宏与VBA,1. Excel2003的简介,2. Excel
9、的工作界面,3. Excel的基本操作,4. Excel的安装,Excel 入门知识,1.1 Excel 2003简介,电子表格是一种计算机的应用软件。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格，使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中，编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列，对表格的数据进行求和、求平均值，对表格数据的复制、移动、删除等。本章主要讨论中文Excel 2003各方面的应用与技巧。,1.1.1 Excel的功能与特点采用电子表格管理数据 强大的数据处理功能 方便操作的图形界面,1.1.2 Excel2003
10、窗口组成与操作,1标题栏 显示当前工作簿文件的名字。,2菜单栏在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的选项，完成相关的操作。包括：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助共菜单。,3工具栏工具栏是一些图标按钮，每一个按钮都代表了一个命令，这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏：格式工具栏、常用工具栏。,帮助,显示比例,绘图,图表向导,降序,升序,自动求和,插入超级链接,恢复,撤消,新建,打开,保存,权限,电子邮件,打印,打印预览,拼写检查,信息检索,格式刷,复制,粘贴,剪切,字体颜色,填充颜色,边框,增加缩进量,减少缩进量,减少小数位数,增
11、加小数位数,千位分隔式样,百分比,货币式样,合并及居中,右对齐,字体,居中,左对齐,下划线,粗体,斜体,字号,格式工具栏,4数据编辑栏数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既可以在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据。,5编辑栏编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮。,编辑栏,确认按钮,函数向导按钮,取消按钮,名称框,6状态栏状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令
12、的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。,7滚动条使用滚动条可以在长工作表中来回移动。,8工作表标签标签栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如图所示。,当前工作表标签,标签队列列表,标签队列切换按钮,图6-6 工作表标签,9任务栏每次启动Excel 2003时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作 簿, 打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任务栏在使用时特别方便。,1.2 操作Excel工作表,1.2.1工作簿与工作表 1.工作簿工作簿（Book）是Excel中存储电子表格的一种基本文件，其后缀名为.xls，一个工作簿可以
13、看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。一个工作簿由多张工作表（Sheet）组成。每个工作簿最多可以包含255张工作表。,2.工作表工作表就类似帐簿中的帐页。工作表是Excel的基本工作单位，位于工作簿的中央区域，包含按行和列排列的单元格，是工作簿的一部分，也称为电子表格，它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档，可以显示和分析数据，能容纳的数据有字符、数字、公式、图表等。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。 3.单元格与单元格地址工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区域称为单元格。单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位。在单元
14、格内可以存放文字、数字或公式，每个单元格中最多可存放32000个字符信息。为了数据处理方便起见，单元格应该使用一个唯一的名称来识别，这个名称称为单元地址，单元格的地址由列号和行号组成。,1.2.2 输入工作表数据 1、工作表的建立任何一个二维数据表都可建成一个工作表。在新建的工作簿中，选取一个空白工作表，是创建工作表的第一步。逐一向表中输入文字和数据，就有了一张工作表的结构。,2、数据输入 (1)数值输入 数值输入默认右对齐。正数输入时可省略“+”；负数输入时，或者加负号，或者将数值加上圆括号，例如，-6.09与（6.09）同义。 (2)字符输入 字符是指字母、汉字以及非计算性的数字等，默认情
15、况下输入的文本在单元格中以左对齐形式显示。如输入学号“2001528121”等数字型信息时，必须在第一个数字前先输入一个（单引号）。例如，2001528121。,(3)日期和时间输入 Excel将日期和时间视为数字处理，默认情况下也以右对齐方式显示。输入日期时，可用“/”或“”（减号）分隔年、月、日部分。例如，2002/02/12。输入时间时，可用“：”（冒号）分隔时、分、秒部分。例如，10：30：47。双击单元格，系统转入编辑状态，可作修改操作。,3、单元格与数据区的选取 单元格的选取 连续单元格的选取 不全连续单元格的选定 整行（或整列）的选取 多行（或多列）的选取 工作表所有单元格的选取
16、,4、数据的复制和移动 单元格或数据区的信息移动和复制。 以插入方式移动或复制。 5、数据填充 对重复或有规律变化数据的输入，可用数据的填充来实现。 填充相同数据 输入序列数据,6、行、列及单元格的插入修改工作表数据时，可在表中添加一个空行、一个空列或是若干个单元格，而表格中已有的数据会按照指定的方式迁移，自动完成表格空间的调整。 7、数据区或单元格的删除删除操作有两种形式：一是只删除选择区中的数据内容，而保留数据区所占有的位置；二是数据和位置区域一起被删除。,1.2.3 编辑工作表 1、工作表的添加、删除与重命名 2、工作表的移动和复制 在一个工作簿内移动或复制工作表 在工作簿之间移动或复制工作表 3、工作表窗口的拆分和冻结 通过工作表窗口的拆分和冻结，可实现在同一窗口下对不同区域数据的显示和处理。,
