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1、WZS电子邮件规范使用学习MIS OA MZL320 2011/01内容大纲认识邮件帐号 从头到尾看邮件使用规范 邮件小贴士参考Page2/NWistron confidential认识邮件帐号Wistron的邮件帐号，为个人在公司的英文名, 如Tony Lee 邮件名字分内部权限和外部权限 内部权限(Wistron内部各分公司之间均可，默认权限)， 格 式为Name/Site/Wistron，如Tony Lee/WZS/Wistron 外部权限(与厂商/客户间通讯，需单独申请)，格式为 firstName_lastN, FN_MN_LN 如tony_ , tony_lj_Wistron电子邮
2、件使用用户必学内容参考 Click me Wistron电子邮件系统设定参考Click mePage3/NWistron confidential用邮件前，请思考 1. 你的 邮件收件人會看吗? 2. 你的邮件会不会是无价值的垃圾邮件? 3. 你的邮件会不会给收件人、邮件服务器造成空间困扰? 4. 你的邮件别人看得懂吗?Page4/NWistron confidential邮件使用规范-邮件5要素设定完Outlook，开始从头到尾看如何规范使用Page5/NWistron confidential邮件接收者邮件主旨称谓邮件正文邮件签名邮件要素1-接收者 收件者/To/发送 与该邮件直接相关人员
3、 请慎用邮件群组，需要明确收件者是谁 副本/CC/抄送 与该邮件间接相关人员 或者直接相关人员的主管（不同公司文化，慎用） 密件副本/BCC/暗送 非直接相关人员，让其知道但不体现在To/CC 清单中 有检举、揭发、告密、投诉等嫌疑，慎用Page6/NWistron confidential邮件要素2-主旨1. 主题要明确：简明扼要地要写出想表达的事情 (结论)eg.: 公告 - 華南廠區筆記本電腦出入門禁管理規定EHS External Audit _ Opening Meeting (when & where) 2. 同一个 mail 只修改附档, 请标注附档版本eg.: Plant II
4、I Monthly KPI Report _ Version 27/29 -7/31 上下班交通車安排 _ 7/28更新 3. 如果代表部门回复, 请标注部门代号eg.: Re: 请统计2007年6月加班结算_MZ0000(如代表个人, 则加注个人信息, 附件名修改亦同)4. 英文标题不要全用大写 (每个英文单词首字母大写)eg.: Meeting & Visit Schedule / FurukawaMEETING & VISIT SCHEDULE/FURUKAWA (不推荐) 5. 避免空主旨，连主旨都没有，没人看Page7/NWistron confidential邮件要素3-称谓 称谓
5、重在体现邮件写给谁，个人礼仪 不要总是Dear all, 除非就是需要所有人响应你 指定谁来反馈，建议直接Dear Andy，Dear July 多条内容，针对不同的PIC，可分开，如： Dear A, XXX Dear B, XXX 对外邮件，可依据对方具体情况，如： 尊敬的王老师Page8/NWistron confidential邮件要素4-正文11.开门见山：內文开头三行內就要说明目的,背景,结论或结果不要让大家在你的邮件里或是附档里自己找答案要强调“ 结论 ” eg: 这次年中盤點稽核的情況很好，各项指标达标， 请参考附件 不要只写 “ FYI ! ” 或“谢谢”或“OK”2. 內文
6、尽量简明扼要, 以不用切换荧幕为原则邮件是说明问题或结论, 不是用来说历史、讲故事、打笔仗的不要浪费大家的时间看不需要的资讯人,事,時,地,物及具体數量要清清楚楚，减少含糊3. 最好用条列式说明处理流程 （第一, 第二, ) Page9/NWistron confidential邮件要素4-正文24. 减少邮件背景修饰，避免花里胡哨5. 內文要整齐, 英文大小写要区分不要一路写到底不换行,人的眼睛橫向移动距离长会累的6. 要有结束语(注意换行) 如best regards, best wishes, yours, 等(固定的结语可设计到个人 签名中) 如此致 如祝商祺Page10/NWistr
7、on confidential邮件要素4-正文3-附件 1. 说明结论或问题方法= 直接贴图片最有效, 一两张图就好 ( 贴图要注意图片大小 )= 用表格表示最浅显易懂，文不如表，表不如图 2. 注意你的附档档名是否正確= 要让收件人可以打得开= 不要选用偏門的程式档案格式, 如：不是所有人可以安装CAD, ProE= 重要的附档不要用只有你看的懂的档案名eg: book1.doc, 新增档案1.doc 3. 附档不要太大, 最大不要超过 2M= 如果需要压缩, 是否需要密码请斟酌= 附档里的图片要先压缩，如Word， Excel，PPT中的图片压缩Page11/NWistron confid
8、ential邮件要素5-签名 需要表明你的姓名, 公司/部门/单位, 联系方式(至少带 公司分机)Sample仅供参考，各部门自定义标准 手机号码不强制，建议公司内部注明 MSN，传真等不强制，自由选择 “名人名言”-不建议 个性化签名档, 如图片，动画等，请用在你私人邮件上. 公司邮件签名要专业 切不可花里胡哨 不要太长的签名，整个邮件就剩下签名了 可设计不同的邮件，选择不同的签名，或回复带不同的签名Page12/NWistron confidential问题签名Sample你很有文采要秀出来吗？来了一个愤青 很好的设计吗？不见得，有些电脑显示乱码不要用特殊符号把签名圈起来，#， =， *
9、不同性质的内容不要同一行，如部门+姓名 电话号码要采用标准写法 邮件地址还要标注吗？对方收到就知道你的邮件地址了Page13/NWistron confidential发出前的检查 真的要发给这些人吗？ 真的要发这个邮件群组吗？ 请检查有无错误，错别字 檢查附檔大小，会不会发不出去或者给收件者、 服务器造成影响 檢查标题、內文是否更簡明扼要，得体，明白Page14/NWistron confidential邮件小贴士1-合理使用邮件 全部回复说明 公司避免无意识的全部恢复给大家带来困扰，禁用此功能 如果需要回复给所有人，请先复制收件人邮件地址，再点回复， 粘贴地址即可（对外部仅显示名字的邮件地
10、址同样适合） 部门邮件群组限制说明 仅开放部门主管和助理成员可对部门邮件群组发群发 其他公司需求, 请展开群组即可(如图，点 + ) 对外邮件，要注意信息发布是否合适 不要泄露公司机密 对客户窗口要统一，避免信息回答冲突或不恰当Page15/NWistron confidential邮件小贴士2-有效率的邮件 先直接簡要說出目的及Highlight重點 細項及分析放在附件 圖文並用使人易了解 表單報告直接貼在本文 不要給不相關的人 不要作為複雜事件的討論途徑 不打筆仗 不要把Mail當溝通的主要工具Page16/NWistron confidential邮件小贴士3-以下情况要避免以E-mai
11、l 方式進行溝通或協調等接龍討論(請以電話或會 議方式進行) 越級報告(但可同時通知上級及上上級主管) 傳遞病毒或色情內容 傳遞非工作相關之內容, 如笑話,幸運信,小說文章等 對外訂閱非工作相關之期刊 對外洩漏公司機密 散播對公司或某一團隊部門的負面訊息Page17/NWistron confidential邮件小贴士3-良好使用习惯 本地存檔重耍數據,待辦事項,追蹤考核 保存前，儘量刪除无价值邮件 依工作需求及查詢方便開立分類目錄 每週打掃清除 共用性高的日常報告和文件, 依靠公用File Server 空间, 不直接用E-mail 傳送Page18/NWistron confidential邮件小贴士4-其他邮件知识学习 Outlook使用大全e-Learning Click me 网络最全的电子邮件礼仪大全 Click me 训练中心的英文邮件写法 Click me 邮件合并的妙用(让每个人收到都显示单独给他的 邮件，避免Dear all) Click mePage19/NWistron confidential持续更新中 欢迎提意见给邮件管理员.Page20/NWistron confidential
