提高工作效率专题讲座PPT

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1、如何提高工作效率许多忙碌的人都有个相同的新希望时间多一点，生活从容一点。 岁末年初了，新的一年你有什么新希望？有许多方法可以帮助我们在新的一年里把 工作和生活安排得更好。例如个人的工作 习惯、依靠团队、建立完善的流程等，这 里主要探讨一下个人的工作效率问题。假设您提高20%的工作效率，每周 工作5天，无需加班，就能获得6天的 绩效。实际上，您的效率提高可能远 远超过20%。良好的工作效率的关键n 良好的工作习惯 n 工作的责任心 n 及时回复的意识 n 积极的工作心态常用的工作表格常用的工作表格1.工作计划（工作列表）2.时间表（日程表）工作计划（工作列表）每周开始时列出本周的计划，计划的内容

2、就是本 周准备做哪些事情，除非是外界有严格时间限制 的任务（例如周三必须给客户发货），否则，周 计划无须设定每项任务拟订的进行时间，也没有 必要详细去说明任务的内容，你只需要一些提示 ，让你不会忘记本周要做的工作。时间表（日程表） 然后，每天早上列出时间表，从周计划中选择出 当天想做的事，并安排具体时间去完成；列出所 有需要打的电话，和每个电话的内容。这张时间 表应该随时在你身边，一抬眼就能看到，它象一 个忠实的助手，随时告诉你下一步工作的内容！ 要具有可见性。 建议做时间表时给工作规定完成的最后时限，并 实行自我约束，持之以恒就能帮助我们克服优柔 寡断、犹豫不决和拖延的毛病。工作列表与日程表

3、的区别工作列表只是说明要做什么；而日程表还确定了按什么顺序去做，什么时间去做。如何做工作总结 ？ 必须进行工作计划的总结。 很多人把工作总结想得很复杂，仿佛需 要把所有完成的任务的完成情况和没有 完成的任务的未完成原因都详详细细地 书写出来。n其实，工作总结随时都在进行，方法简单之极：用粗笔把你做 完的事从周计划和日时间表中重重地划去！n另一种总结是在我们制定每日的时间表和每周的计划表时完成 的，方法也十分简单：把当日或当周没有完成的工作抄写到下一 日或下一周的计划中去！n你一定要明白，制定计划的根本目的不是给你施加任何压力， 而是给你一个有序的、有准的工作安排。因此，不要为未完成预 定的任务

4、而懊恼，而是记住这些任务，并且尽快安排去进行！n同时，工作计划还会给你带来自信和成就感：当一个人看到面 前成堆的任务被狠狠地划去，就象敌人被征服和消灭了，是何等 地畅快淋漓！重要的几种方法重要的几种方法四象限法则：是先办要事还是急事，区分轻重缓急，注重效率更注重效果。紧急重要不重要不紧急 把所有的事情按两种属性排列，第一种 是重要性；第二种是紧迫性。那么由这 两个目标可以划分四个象限。它把我们 工作中所见的事情分为四种情况：又重 要又紧急的；重要但不紧急的；不重要 但是非常紧急的；既不重要也不紧急的 。 又重要又紧急的事情是哪些?比如客户投诉了，水管子 漏水了，停电了等等；像限期完成的工作，今

5、天是最 后一天了，得赶紧完成。 重要但不紧急的事情?比如做规划做计划，人际关系的 建立，预备工作，预防措施，提升自己的能力，抓住 新的机会等。 又不重要又不紧急的：看报纸，聊天，看广告信函。 不重要但很紧急的事情：接电话，没有预约的拜访等 。 但是这里头的事情我们哪些应该去做?哪些 不应该去做?如何去做?哪些对于我们才是重 要的?哪些对于我们是不重要的? 显然又重要又紧急的事情肯定要做，而且赶 紧就要去做。 重要但是不紧急的事情也必须去做。 不重要但很紧急的事情怎么办?授权做。 那么不重要又不紧急的事情尽可能就不做。 最重要的事情是那些重要但不紧急的事情。我们应把 更多精力集中到重要但不紧急的

6、事情上来，我们重要 但不紧急的事情做得越多，重要又紧急的事情就会发 生得越少。 之所以会有很多重要又紧急的事情发生，就是因为我 们前期没有花很多的时间和精力去做那些重要但不紧 急的事情。 比如，在重要但不紧急的事情里有一件叫预防措施， 任何一个公司都有可能碰到各种各样的突发事件，一 个公司要有一套应对突发事件的措施，这是衡量一个 公司治理水平非常重要的指标。四象限法则告诉我们 ： 举一个简单的例子。以前三株公司名声非常大 ，销量非常好，一片欣欣向荣。但忽然很短的 时间就基本上从人们的视线中消失了，原因是 什么? 某位患有先天性心脏病的常德老人喝了三株口 服液后死亡，死者家属状告三株公司。三株公

7、 司对这件事情没有给予足够的重视，交涉的时 候过于拖泥带水，碰到这种事情应该怎么办? 没有预防的措施，不知怎么解决。结果法院判 三株败诉。第二天所有的报纸都披露了这一消 息。一夜之间整个三株的大厦就倾倒了。可见 预防措施多么重要。 与此同时，比利时有三十多个儿童因为 喝了有问题的可口可乐而住进了医院。 但可口可乐马上采取了非常好的一些防 范措施。什么措施?副总裁马上飞到了比 利时，向比利时全国说，任何购买可口 可乐的消费者都可以用小瓶的可口可乐 无偿地去换取大瓶的可口可乐。事情很 快平息了。也就是说，可口可乐的防范 措施在要害时刻起了重要作用。二八定律 2080是一个非常原始的法则，是这个原理

8、是由 十九世纪末期与二十世纪初期的意大利经济学家 兼社会学家维弗利度帕雷托所提出的,所以也 叫“帕雷托定律”。 2080法则比比皆是。比方说，我们80的时间 看报，都集中在20的版面上。 20的大客户 给了我们80的销量。 2080法则决定了事情的重要性。可能我们20 的付出得到了80的收获，80的付出只得到了 20的收获。那么那付出20、得到80的部分 对于我们来说就是重要的事情。三、良好的工作习惯与技巧了解你自己工作的全部。 了解自己的工作有助于对工作的整体把握。我们可以更好的将 自己的工作与同事的工作协调一致。 工作的时候我们要明确三点：明确的工作目标、明确的达成时 间和效果、合理的分工

9、合作。 工作内容要具体明确，如果太大就分解成简单的工作。如果遇 到难题就一筹莫展，那就是在浪费时间。如果做不到，这时不 妨同他人沟通一下，可以寻求他人的协助，听听别人的见解， 或许有更多的解决思路，或暂时搁置。 对于比较复杂的工作，不要匆忙地就做，而是先想，想好具体 的步骤和细节处理。当你的思考累计到一定时间后，再安排时 间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会 自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！有哪些可用的工具与资源？ 你应该先了解公司有哪些既有的资源可 以应用，可以寻求哪些支持，这样才能 更有效规划自己的时间以及工作进度。工作成果共享 我们经常在工作中发现，因

10、为彼此间的沟通不 到位，使有些工作出现链接断层和重复劳动。 将彼此的工作成果共享，是一个很重要的问题 。 在日常的工作中，各相关人员和部门之间应该 细致的进行工作沟通，将手上完成的、对其他 部门有价值的工作成果进行分享，从而减少中 间环节，提高工作效率，强化执行力。 如果在工作中出现意外情况，必须学会 及时上报，让领导明白自己的工作进度 和完成情况，使领导可以根据全局情况 ，做出机动处理，从而提高全公司的工 作效率。 提前考虑下一步工作思路，当前工作完 成时，下一步的大思路也清晰了，可以 立即着手去做，同时，开始思考再后一 步的问题。每天定时完成日常工作 你每天都需要做一些日常工作，比如查看电

11、子邮件， 和同事或上级的交流，浏览你必须访问的BBS，打扫卫 生等。 这些常规的工作杂乱而琐碎，处理这些日常工作的最 佳方法是定时完成：在每天预定好的时刻集中处理这 些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排 在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本 不要去想它！ 除非有什么特殊原因（例如你在等待某个人发来的紧 急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看 邮箱，不要浏览BBS，不要去找领导汇报工作，这样， 处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他 主要工作带来困扰。 根据个人习惯，将事务安排在合适的时 间。不要安排得太满，留下必要的缓冲 时间。相似的工作在一起，尽量减少角

12、色的变化。特别要养成习惯，随时利用 琐碎时间做一些琐碎的小事。想办法避免干扰 各种兴趣爱好很影响工作状态，把它们 放到合适的孤立的时间段，例如午餐之 后午休之前，或者重要工作完成之后， 不要放在重要时间段之前。比如：每隔 几个小时而不是每隔10分钟查看一次电 子邮件；只回复那些确有急事的电话； 要求将会议安排在你方便的时候召开； 尽量不要在工作时间干私事。 给自己适当的压力 适当的压力如果使人精力集中，反而会更轻松的解决 问题。过大的压力让人烦躁，就会影响我们的身心健 康了。但大多数情况，对压力的反应在于我们自己的 意识，而责怪环境或公司肯定无济于事。所以，面对 压力最好暗示自己，激发积极兴奋

13、的心态。如果公司 采用了任务管理制度，使工作更透明，责任更明确， 完成期限也作了明确规定，这会给人一种压力。应该 适当利用这种压力，而不是消极抵制。养成高效的工 作习惯于己于人都有利。 早工作早离开 加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环 工作到很晚通常会使你起得晚，然后又导致你 要工作到很晚，如此循环。 在一个星期内强迫自己早点开始工作，早一点 离开。开始这样做很困难，但你会很快发现， 早点开始工作能够使你每天有做计划的时间， 从而提高了你的工作效率。 检查你的技术设备 “磨刀不误砍柴工”，对电脑和办公设备 进行升级可以使你更为有效地工作。例 如，一台性能强大的电脑可以使你更快 地进行网页搜索

14、或是同时运行多个应用 程序。 懂得拒绝别人 不让额外的要求扰乱自己的工作进度。对于许多人来说 ，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情，拒绝的 技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的 工作情况，你必须对自己负责。在决定你该不该答应对 方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么？或是 不想要做什么？什么对我才是最好的？”你必须考虑， 如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而 且因为你的拖延而影响到其它人？而如果你答应了，是 否真的可以达到对方要求的目标？ 一旦有了决定之后， 该怎么拒绝呢？如果是比较熟识的同事、朋友，或是完 全不相识的人，最好是直接了当的说：“抱歉，帮不上 忙，

15、”或是“现在真的很忙，抽不出时间。”不要多费唇 舌，也不需要解释一堆的理由，只要简单的一两句话就 可以。而且必须在当下直接回绝，不要拖延一两天才说 出你的决定。 如果是面对客户或是比较不熟识的其它部门 同事，就应该采取比较间接委婉的方法。首 先，你要说明为何无法答应的原因，并表示 你的歉意。然后，最重要的是帮助对方找到 另一个更好的解决方法，有没有可能找到其 它人帮忙。让对方觉得你不是在推卸责任， 而是真的想帮助他解决问题。这时候的回答 不再是“是”与“否”的问题，而是沟通与对话 的过程。你不是拒绝对方，而是与对方沟通 解决的方法。沟通的过程也同样让对方了解 你实际的工作情况，而不会无缘无故的

16、一再 找上你，请求你的帮忙。管理好自己工作的高峰时间 每个人工作的高峰时间不一样。通常有三种人：有一 种是上午型，9001 200工作效率最高；也有下午型 的，可能14001 700工作效率最高；也有晚间型的 ，半夜1200点以后工作效率最高。通常上午型的人比 较多，上午的工作效率会高一些，我们应把重要的事 情放在这个时间。不要在工作高峰时间，做无法创造 收益的事情。例如，把撰写业务报告、计算预算支出 等无法直接或间接对服务客户或开发新业务有所贡献 的工作，排在一早或一晚的离峰时间做，或是授权给 部属做。 如果一天大部分的精力能够花在带进新业务、维系重 要客户这些重要工作上，或许一天下来完成的事情不 多，但是每件事情都创造价值，就会很有成就感。n“保持简单”是提高工作效率很好的原则 。 n当没有沟通的可能时，不要浪费时间想 要改变。 n只要取得信任，不需要反复的沟通，同 样可争取到你要的资源。