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1、文件編寫要求與流程,講師熊超林,2002年6月,目 錄,文件的概念與種類文件的格式文件編寫的基本要求及技巧文件的編寫簽核與發行,一文件的概念與種類,典型的品質管理系統文件結構,一文件的概念與種類,文件信息及其承載的媒體,規范/作業指導書闡明要求或作業活動詳細描述的文件,品質手冊規定組織品質管理系統的文件,品質計划對特定的項目產品過程或合同規定由誰及何時應使用哪些程序和相關資源的文件,記錄闡明所取得的結果或提供所完成活動的証據的文件,程序文件闡述流程性作業的文件,一文件的概念與種類,根據文件層次金字塔結構規范類文件在整個文件系統中是最多的。一般來說一個公司的規范類文件又有很多種如1. SOP(S
2、tandard Operation Procedure)文件2. SIP(Standard Inspection Procedure)文件3. PMP(Product Management Plan)文件4. POP(Procedure of packaging文件5. IS(Inspection Specification )文件。,二文件的格式,為方便文件編寫與使用不同的文件應有不同的呈現格式。在我們公司對文件格式確定為如下几大類,品質手冊通用性規范SOP/POP文件SIP文件PMP文件。,二文件的格式,(品質手冊及通用性規范格式),二文件的格式,這類文件的內容基本構成為(不全如此),a內
3、容概述。 b文件適用范圍(界定方法)。 c參考文件(相關)。 d職責(作業程序文件均應要求)。 e文件作業流程。 f文件正文。 g附頁(附頁有附圖附表附件)。,二文件的格式,(SOP/POP文件格式),二文件的格式,(SIP文件格式),二文件的格式,(PMP文件格式),二文件的格式,關于文件格式的說明,格式也是一種文件不可隨意更改可申請修改原則上一個公司文件格式不宜太多所以在格式可以適用的情況下盡量使用原有格式而不必申請新的文件格式。,三文件編寫的基本要求及技巧,所有文件均應具備以下几項內容,文件名稱文件編號版次頁次ECN編號公司名稱簽核。,三文件編寫的基本要求及技巧,有關文件編寫的具體要求見
4、如下文件規定,通用性規范文件 (JMH0201);SOP&SIP文件(JME0201);PMP文件 (QME0101).,三文件編寫的基本要求及技巧,先寫二三階文件再寫品質手冊。三階文件中先寫PMP文件再寫SOP&SIP文件參考其它同類文件(抄得好也是本事)先畫出作業流程圖再寫文件內容把流程敘述清楚就可以了文件的多少及詳略程度依組織規范產品的復雜程度及人員的能力來定留出空間讓人發揮。,文件編寫的一些技巧,四文件的編寫簽核與發行,現在可以開始寫文件了其作業內容有,申請文件編號文件編寫文件審核文件會簽文件會審文件核准文件發行。,四文件的編寫簽核與發行,申請文件編號,填寫文件編號申請單向工標部申請文
5、件編號 工標部根據文件適用范圍給出編號。,四文件的編寫簽核與發行,文件編寫,依文件格式來編寫文件新編寫文件版次統一為“1”或“1X1”文件正文為11號細明體其它如文件名稱等一般用14號細明體標點符號統一為全角依作業流程一步一步往下寫。,四文件的編寫簽核與發行,文件審核,文件完成制訂後填寫文件變更(發行)通知單同文件一起進行審核作業文件審核原則上由制訂單位主管審核即可跨單位或跨廠區作業的文件原則上由標准化專案委員審核審核通過的文件才可送相關單位會簽。,四文件的編寫簽核與發行,文件會簽,會簽的目的是為了讓文件執行或關聯單位了解文件規定及認同其規定文件會簽由文件制訂單位填寫文件會簽記錄連同文件變更(
6、發行)通知單一起送文件執行或關聯單位審核視需要文件會簽到部級或課級主管文件涉及單位較多時可采取會議審議方式會簽會簽中的意見由文件制訂單位整理評估后對文件進行修訂。,四文件的編寫簽核與發行,文件會審,文件會簽完畢 文件制訂單位將文件會簽記錄文件變更(發行)通知單連同文件一同送工標部進行會審會審的內容有 a文件的相容性。 b文件的連貫性。 c文件的一致性。 d標准格式之符合性。 e會簽作業之正確性。,四文件的編寫簽核與發行,文件核准,一般由處級主管進行文件核准2. 核定之內容 a 文件原稿。 b文件變更(發行)通知單。 c文件會簽記錄,四文件的編寫簽核與發行,文件發行,目前的作業方式,填寫新文件分
7、發單位統計表確認文件分發單位文件原稿連同文件變更(發行)通知單文件會簽記錄及新文件分發單位統計表一同送工標資料中心辦理文件發行同時文件電子檔案傳工標部工標部將文件轉檔后上傳標准化文件網站需書面分發的文件由品規或品保單位復印后蓋“文件發行章”分發接收單位簽收。,四文件的編寫簽核與發行,文件編寫簽核與發行的詳細說明請大家參閱 (JMH0201)文件。,鴻准公司“標准化文件管理系統”網址為http:/10.151.7.101/stdfile,四文件的編寫簽核與發行,文件發行與管理的后續設想,在“標准化文件管理系統”中依產品處設立不同模塊各模塊由各產品處自行維護包括文件上傳下載更新等等工標部只負責文件統一編號與“標准化文件管理系統”的統一規划和公共性文件的維護其它有關文件的發行與日常管理工作由各產品處品保單位完成。,THE END!,
