长篇文档排版技巧

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1、长篇文档排版技巧ning第一部分 WORD操作中的一些技 巧 学习目标学习目标 新课讲授新课讲授 本章小结本章小结本章习题本章习题返回返回主要内容主要内容2计算机网络基础 杜煜1、去掉表格和格式 l从“编辑”菜单中单击“全选”，然后单击“剪切”，再 单击“选择性粘贴”。在打开的的“选择性粘贴”对话 框中选择“形式”为“无格式文本”，确定。这样表格和各种格式都没了，手动换行符也变成了回车符（ 段落标记）。 l从“文件”菜单中选择“另存为”，把文档保存为纯文 本文件，再用Word打开，效果和上面的方法完全一样。 一、如何删除word中多余的空格和空行3计算机网络基础 杜煜2、删除空格 l从“编辑”

2、菜单中打开“替换”对话框。把光标定位到“查找 内容”文本框中，按一下空格键输入一个空格（默认情况 下是半角空格），“替换为”文本框中什么都不填。单击“ 全部替换”，Word将删除所有的空格。 l打开中文输入法，按Shift+空格键，切换到全角状态，然 后按空格键在“查找内容”框里输入一全角空格，“替换为” 为空，再按“全部替换”，所有的全角空格也都删除了。 l单击对话框中的“高级”按钮，然后单击“特殊字符”，选择 “制表符”，在“查找内容”框中会出现“t”（当然也可以手 工输入），“替换为”为空，再单击“全部替换”，制表符空 格也都没了。 一、如何删除word中多余的空格和空行4计算机网络基础

3、 杜煜3、删除空段 在“查找和替换”对话框的“高级”模式下，两次单 击“特殊字符”中的“段落标记”，“查找内容”框中 将出现两个“p”（也可以手工输入pp），再把 光标定位到“替换为”框中，单击“段落标记”输入 一个“p”，再单击“全部替换”，文档中所有的空 段全部消失。 一、如何删除word中多余的空格和空行5计算机网络基础 杜煜1、合并表格l只要把鼠标定位于两个表格中间的空行，按下“Delete”键 将空行删除，那么这两个表格就会自动合并成一个。2、拆分表格 l把鼠标定位于要成为第二个表格首行的那一行，然后点击 菜单命令“表格/拆分表格”就可以了。 l或在定位鼠标之后，按下“Ctrl+Sh

4、ift+Enter”快捷键，立 刻可以把表格一分为二。l如果您希望分出来的第二个表格放到下一页中单独显示， 那么只需按下“Ctrl+Enter”快捷键就行了。二、拆分和合并表格6计算机网络基础 杜煜三、移动指定行 1、移动指定行 l表格中若某一行的位置需要上调几行或下移几行，那么 我们应该如何处理呢？将鼠标定位于要移动的行中任一 单元格，然后在按下“Shift+Alt”键的同时，再按下小键 盘上的向上的方向键“” ，鼠标所在的行及其内容就会自 动上移，按下“”则下移，移到合适的位置松手即可。 l如果要移动的是多行，那么先选中要移动的行，然后再 按下“Shift+Alt”和向上（向下）方向键就可

5、以了。l此外，若一直按下去，那么这些指定的行可以移出表格 ，成为一个新的表格。7计算机网络基础 杜煜l将图插入文档中后，选中新插入的图，单击右键 ，在快捷菜单中选择“题注”，新建一个标签“图1- ”，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“编号” 修改），位置为所选项目下方，单击“确定”后 Word就插入了一个文本框在图的下方，并插入标 签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，比 如“形态学膨胀运算示例”，还可以移动文本框的 位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题 注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了， 直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出 现的顺序进行编号。 四、图表的自动编号

6、 8计算机网络基础 杜煜l若在文档中多次引用这些编号时时，比如“如图图11所示”，插 入题注之后，选中题注中的文字“图11”，在“插入”菜单选 “书签”，键入书签名，点“添加”。这样就把题注文字“图1 1”做成了一个书签。在需要引用它的地方，将光标放在插入 的地方（上例中是“如”字的后面），在“插入”菜单选“交叉引 用”，弹出对话框中引用类型选“书签”，“引用内容”为“书签 文字”，选择刚才键入的书签名后点“插入”，Word就将文字 “图11”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用 时直接插入相应书签的交叉引用就可以了，不用再做书签。 l在需要引用图片的地方，点 插入/引用/交叉引用，“

7、引用类型 ”选择“图1-”,“引用内容”选择“只有标签和编号”即可。 四、图表的自动编号9计算机网络基础 杜煜l题注中新建标签时，Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看起来不那么舒服，可以在插入 题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。l书签名最好用图（表、公式）的说明文字，尽量做 到见名知“图”。l图（表、公式）的编号改变时，文档中的引用有时 不会自动更新，可以鼠标右击引用文字，选择格式 相似文本，在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档 再打开Word会更新所有的域。 或ctrl+a，全选，然后点F9即可自动更新域。；四、图表的自动编号10计算机网络基础 杜煜第二部分 制作WORD文

8、档步骤 学习目标学习目标 新课讲授新课讲授 本章小结本章小结本章习题本章习题返回返回主要内容主要内容11计算机网络基础 杜煜单面打印的简单报告l报告格式要求： A4纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。12计算机网络基础 杜煜制作步骤l1、设置纸张和文档网格写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小 的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。l2、设置样式样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常 所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“ 字号”格式等。每次设置格式，都需要

9、选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设 置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式 ，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种 格式一次性设置到文字和段落上。 13计算机网络基础 杜煜如何设置样式l从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右 侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，注 意任务窗格底端的“显示”中的内容。l“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式， 又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式 ，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于 初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式 的概念，可在 “显示”下拉列表中选择“有效

10、样式” ，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。14计算机网络基础 杜煜注意：l“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中 的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式 都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置 出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响 所有基于“正文”样式的其他样式的格式。15计算机网络基础 杜煜规划一下文章中可能用到的样式 l对对于文章中的每一部分或章节节的大标题标题 ，采用“ 标题标题 1”样样式，章节节中的小标题标题 ，按层层次分别别采 用“标题标题 2”“标题标题 4”样样式。l文章中的说说明文字，采用“正文首行

11、缩进缩进 2”样样式 。l文章中的图图和图图号说说明，采用“注释标题释标题 ”样样式 。16计算机网络基础 杜煜录入文字 l首先，录入文章第一部分的大标题，然后选中文字，从菜单选择【格 式】|【字体】和 【格式】|【段落】命令进行设置，再从任务窗格中 单击“标题1”样式下拉菜单，选择更新以匹配选择。这样标题1样式设 置好了。 l用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式 。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显 示无用的其他样式。 l在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影 响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排

12、 版速度。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下 拉箭头，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框 ，单击【格式 】按钮，选择【快捷键】命令，此时在键盘上按下希望设置的快捷键 ，注意不要在其中输输入快捷键键，而应该应该 按下快捷键键。单击单击 【指定】 按钮钮，快捷键键即可生效。 17计算机网络基础 杜煜修改样式l文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需 要。例如，“标题1”样式的字号太大，希望采用小一点的字号，这时 可以修改样式。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧， 单击下拉箭头，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图9 所示。选中“自

13、动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当 应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“ 标题1”样式的格式。l选中采用了“标题1”样式的某段文字，然后利用“格式”工具栏设置字 号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会 一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的 文字的格式。因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改 的效率。 18计算机网络基础 杜煜3、查看和修改文章的层次结构l文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后， 由于“标题1”“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。从菜单选择【视 图】|【文

14、档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构。若在其中的标题上单击，就可快 速定位到相应位置。 l再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。19计算机网络基础 杜煜内容调整l如果文章中有大块块区域的内容需要调调整位置，以前的做法通常是剪切 后再粘贴贴。当区域移动动距离较远时较远时 ，同样样不容易找到位置。从菜单单 选择选择 【视图视图 】|【大纲纲】命令，进进入大纲视图纲视图 。文档顶顶端会显显示“大 纲纲”工具栏栏。l在“大纲纲”工具栏栏中选择选择 “显显示级别级别 ”下拉列表中的某个级别级别 ，例如“ 显显示级别级别 3”，则则文档中会显显示从级别级别 1到级别级别

15、 3的标题标题 。l如果要将“xx”部分的内容移动动到“xx”之后，可将鼠标标指针针移动动到 “xx”前的十字标记处标记处 ，按住鼠标标拖动动内容至“xx”下方，即可快速调调 整该该部分区域的位置。这样这样 不仅仅将标题标题 移动动了位置，也会将其中的 文字内容一起移动动。从菜单选择单选择 【视图视图 】|【页页面】命令，即可返回 到常用的页页面视图编辑视图编辑 状态态。20计算机网络基础 杜煜4、对文章的不同部分分节 l文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习 惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页， 这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版 ，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页

16、 ，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就 无法实现了。 正确的做法是插入分节符，将不同 的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的 节进行设置。 21计算机网络基础 杜煜取消分节l如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符 是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。 在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮，即可查看隐藏的编辑标记。l在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为 一节。 22计算机网络基础 杜煜插入同一页眉l设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【 Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图 】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态。l注意在页眉的左上角显示有“页眉 第1节 ”的提示文字，表明当前 是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在 “页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的 页眉。l 第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显 示下一项”按钮。l 第3节的页眉注