行政管理基本工作流程

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1、行政管理基础工作行政管理基础工作总经理办公室 二OO五年六月目 录l会议组织 行政接待l车辆管理 CIS系统行政管理的基本要求l把握正确方向 关注工作细节l脑灵 眼活 脚勤 手快会议组织l加强会议组织工作目的l能使工作忙而不乱l与会人员心情愉悦l会议效果充分显现目 录l第一章 会前准备工作l第二章 会中工作安排l第三章 会议善后工作会前准备工作是会议程序的基本阶段会前准备工作是会议程序的基本阶段, ,也是最也是最 重要的阶段重要的阶段. .制定会议计划（确定会议名称、时间、地点制定会议计划（确定会议名称、时间、地点 、议程、出席人员名单、经费）、议程、出席人员名单、经费）会议召开的报批会议召开

2、的报批发会议通知、确认参会人员收到通知发会议通知、确认参会人员收到通知第一章 会前准备工作 召开会议布置会务组的任务（分文字材料准召开会议布置会务组的任务（分文字材料准 备和行政后勤准备两部分）备和行政后勤准备两部分）预编制与会人员通讯录会预编制与会人员通讯录会. .准备会议文件和材料有领导审批发放范围和准备会议文件和材料有领导审批发放范围和 发放方式，并留有份数余地发放方式，并留有份数余地会议材料一般包括领导讲话和工作报告，新会议材料一般包括领导讲话和工作报告，新 闻通稿、议题内容、日程表和编组名单闻通稿、议题内容、日程表和编组名单第一章 会前准备工作选择和布置会场选择和布置会场( (周密细

3、致)结合人数和内容，大小适中、地点适合、实施齐备结合人数和内容，大小适中、地点适合、实施齐备( (照明、通风、卫生照明、通风、卫生) )l l布置回字形、课桌形或其他形式、注意主席台的布置布置回字形、课桌形或其他形式、注意主席台的布置 和人数和人数、席卡的安排安排第一章 会前准备工作选择和布置会场选择和布置会场( (周密细致)各种修饰性的会标、标语、口号、祝贺词、绿色盆景各种修饰性的会标、标语、口号、祝贺词、绿色盆景 、花卉、旗帜等、花卉、旗帜等 音响、音乐、扩音、录音、扩音、录音、茶饮料、茶点、茶点、服务、电服务、电 话、话、会议须知、导示牌、告示牌、签到台、签到台会场布置形式要领导同意，布

4、置后要领导查看验收会场布置形式要领导同意，布置后要领导查看验收第一章 会前准备工作 排列座位排列座位最高领导居中，其次分列两侧、左上右下、考虑主持最高领导居中，其次分列两侧、左上右下、考虑主持 人的位置和发言者的话筒摆放人的位置和发言者的话筒摆放其他人员按照汉字顺序、地理位置或部门其他人员按照汉字顺序、地理位置或部门第一章 会前准备工作 行政后勤行政后勤用车安排、接机和接站、领导接待用车安排、接机和接站、领导接待后勤服务：住宿、车机票预订用餐安排用餐安排：地点、标准、数量、酒水、形式 、席卡、桌号会议茶水和点心安排会议茶水和点心安排摄影录象录音安排摄影录象录音安排第一章 会前准备工作 新闻发布

5、的准备新闻发布的准备起草新闻发布稿或新闻通稿起草新闻发布稿或新闻通稿由有关领导审定由有关领导审定在会前、会中或会后适当时候发布在会前、会中或会后适当时候发布第一章 会前准备工作 会前全面检查和梳理会前全面检查和梳理重点是资料、会场布置、席卡摆放、会议设施重点是资料、会场布置、席卡摆放、会议设施 、安全保卫、消防设施、安全保卫、消防设施第一章 会前准备工作签到（修订通讯录）签到（修订通讯录）热情接待会议代表热情接待会议代表 传接重要电话批件传接重要电话批件协助领导掌握情况协助领导掌握情况 协助领导控制进程协助领导控制进程第二章 会中工作安排(把握)安排会议记录、编写会议简报安排会议记录、编写会议

6、简报控制会场音响效果和空调温度控制会场音响效果和空调温度会中休息播放音乐会中休息播放音乐 补充茶水补充茶水第二章 会中工作安排(把握) 送别会议代表送别会议代表( (安排领导安排领导 车辆车辆 礼品礼品) ) 处理遗忘物品处理遗忘物品( (暂寄存暂寄存 邮寄邮寄 委托转交委托转交) ) 交接设施和物品交接设施和物品( (清点清点 归还归还 储存储存) )第三章 会议善后工作(忌懈怠)打印会议纪要或记录打印会议纪要或记录 邮寄感谢信件邮寄感谢信件邮寄通讯录邮寄通讯录 纪要纪要 邮寄代表照片邮寄代表照片费用的结算、报销费用的结算、报销 总结会议的得失总结会议的得失第三章 会议善后工作接待流程和注意

7、事项l加强接待和社交礼仪目的l 提升公司形象和品位l 增强对方对公司信任l 获得更多的商业机会l 目 录l第一章 接待远方来宾注意事项l第二章 日常接待注意事项l第三章 引领来客注意事项l第四章 宴请来宾注意事项l第五章 送行和道别注意事项l第六章 电话礼仪和处理技巧第一章 接待远方来宾注意事项l掌握客人来访计划,通知接待人员l准备交通住宿餐饮l(客人付费标准征得其同意)l接站接机牌(班次时间人数联系号码 送达地点办公室联系人员)l接到客人,不熟悉的有必要确认l见面时的欢迎问候视级别不同代理接待 说明理由,表示歉意第一章 接待远方来宾注意事项l客人的行李的妥善安排帮助提取l招呼客人上车,介绍活

8、动初步安排l帮助办理客房登记,告知房间设施l提醒用餐或会晤时间及地点l重要客人配备鲜花和水果(名片)l尽快离开房间,客人整理行李梳洗第二章 日常公司接待注意事项l招呼来客人 熟悉正式称呼 l不熟悉问清单位称谓l双手按序接发名片l名片特殊字或外文询问对方l未预约领导来客的接待判断是否通报第二章 日常公司接待注意事项l谢绝会晤领导外出说明理由歉意l重要来客等候时照料避免冷场急噪第三章 宴请接待注意事项l宴会酒店和包厢的确认l宴会菜肴标准确定l考虑外宾回民等民族禁忌l宴会用烟酒恰当l来宾人员多可以分层次安排l上菜进度和顺序的控制第三章 宴请接待注意事项l重要宴会应该编桌序以主桌右高左低l座位顺序东道

9、主右主宾左第二主宾l重要宴会摆放席卡席牌菜单l西餐左叉右刀叉尖刀口顺下l叉刀人字未用完并拢用完第三章 宴请接待注意事项l喝汤不能有声音l西方很少包厢,用餐忌大声喧哗l用餐前可挂衣,餐中忌脱衣松领带l陪同人员向主宾敬酒到主宾右后方第四章 道别注意事项l了解客人离别航班或车次,安排送别时间、地 点和车辆。l需要代购车船或机票，尽量满足，不能代办 提前说明理由，避免客人延误工作安排。l提前了解客人离别风俗习惯，做到热情大方 。l安排好送别车辆和人员层次，道别人多要安 排好秩序，等客人车船离开时才转身离开。大型接待活动安排l事前联络确认报批 l制定接待方案报批 l方案布置内外沟通 l方案实施和补充 l

10、资料归档和总结五个工作环节大型接待活动安排l确定来访单位 l了解来访目的 l熟悉来访行程 l来访职务人数 l来访准确时间 l了解来访单位和人员资料 l单位领导批准或集团批准事前联络确认报批大型接待活动安排l明确接待规模（来函意见和公司工作）l明确接待领导（对待原则和发展趋势）l明确接待地点（有利于展示公司形象）l明确接待时间（尊重客人）l制定方案报领导审批多联系多请示制定方案大型接待活动安排l查询来访单位及人员资料通过业务部门了解通过公开资料了解通过相关渠道了解l准备汇报和交流材料资料的特点和针对性要强了解和准备材料充实方案大型接待活动安排l与来访单位进行沟通落实联系人和联系电话l与参与接待人

11、员沟通参与接待主要领导参与接待行政人员参与接待司乘人员内外沟通完善方案大型接待活动安排方案实施和补充l外宾注意特殊风俗习惯l外宾准备翻译人员大型接待活动安排方案实施和补充l首长来访呈报接待名单l确定主要介绍人和内容l确定照应相关陪同人员l现场还要准备扩音设备l准备签字台和签字文具l拟定合影的最佳地点大型接待活动安排方案实施和补充领导座谈介绍参观宴请 抢拍领导访问环节镜头大型接待活动安排总结和资料归档 参与接待人员总结 重要人员和事件形成报道 文字资料归档 音像资料归档l驾驶人员管理l车辆日常管理车辆管理驾驶人员的管理l领导身边的人 德育高于技能l保密安全意识 费用管理监控l劳动纪律表率 服务职

12、能延伸驾驶班组管理l班长能力素质 班组环境卫生l班组日志记录 班组日常考勤l班组安全学习 班组车辆档案车辆的管理l 公务小车 交通大客 l 领导专车 客货两用车辆的管理小车车库管理 大客停车 场所l交通大客路线 交通大客班次车辆维修管理l日常维护：减少故障发生 l故障判断：班组共同判断 l市场询价：三家以上竞价 l维修申请：履行报批程序 l厂家维修：书面联系维修市场询价、多家竞争车辆维修管理l现场监督：监督修理环节 l验收确认：责任人和班组长验收确认 l费用报销：汇款支付（维修清单，增值 税发票） l更换的损坏零配件带回公司供应处理 l轮胎更换:记录公里数旧胎供应处理市场询价、多家竞争l内加油

13、：定点加油、按月结算（市区）l外加油：乘车人确认l油耗统计：根据当月码表和额定油耗考核车辆油耗管理-定点供应、额定油耗l保险到期必须及时续保l有险即报保护现场向公安交警和保险部门 同时报案l及时索赔减少损失(出险通知书损失清单 修理估价书代堪报告损失照片修理估价 协议书)车辆保险管理 -及时续保 有险即报l详细填报：根据日志单详细填报费用明细 单和张贴发票 l报销审核：秘书初审主任复审 l签字把关: 严格对照车辆费用管理 -明确时点、单独填报驾驶员手册用车管理制度 岗位职责要求年功工资制度 车辆管理要求 日常行为规范 公司常用电话基本英语会话 公司基本知识CIS系统l推广CIS系统，维护和提升

14、企业形象是员 工的责任l标志、标准字、标准色是企业识别系统 的基本要素l标志用在招牌、看板、建筑外观、标识 牌等大型应用设计项目海螺集团标志是由标准英文CONCH（海螺）变形而来，粗壮的黑体字构现出海螺集团的实力特征，严 谨、扎实、稳重，中心字母N做相应的变形，突出 中心的红色平行四边形，表现海螺集团内部过人的 生命力，红色的平行四边形上下突出整个黑体字母 的框架，表现海螺集团寻求突破，上下求索，为人类开拓和创造新空间的企业理念。标志释义海螺企业标准色红色（M：100Y：100）黑色（B：100）l象征企业热诚服务，亲切和睦的态度l具有色彩明快、对比强烈醒目效果CIS组合标志、标准色和标准字的

15、组合(三标组合)公司名称和标志的组合 (名标组合)企业辅助图形的组合 (主辅组合)中英文专用印刷体： 宋体、黑体、贺头体、罗马体此形象（彩色和黑白体）以活泼可爱的卡通人物，表述海螺集团的 亲善、友好、健康、向上的内涵吉祥物企业形象要素之一海螺CIS应用设计系统（九类 ） 办公用品类（信纸、信封、名片、传真、 便条、介绍信、工作手册、电话记录、 文件夹、文件袋） 事物用品类（工作证、通行证徽章、公司 旗帜、桌旗、公文包、表彰证书） 内部环境类（大堂接待、办公室、会议室 、餐厅、入口指示、导示牌）海螺CIS应用设计系统（九类 ）外部环境指示类（大厦形象、大厦招牌、 顶层招牌、厂区布置图、标语、海报）公关宣传类（