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1、事务管理事务管理 办公用品管理办公用品管理事务管理复习指导要点四、办公用品与设备的使用与管理1. 1.知识要点知识要点学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。注意事项。2. 2.技能要点技能要点学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。排除。事务管理命题思路四级技能复习指导重点l1.制定接待工作计划；l2.安排迎
2、送来访团体；l3. 安排来访者食宿、交通、行程；l4.安排来访者的参观、娱乐活动；l5.布置办公室；l6.检查办公室环境的安全状态；l7.提出办公室安全隐患的处理意见；l8.管理印信；l9.安排值班工作；l10.管理零用现金及报销工作；l11.办理上司临时交办事项；l12.做好文字记录工作；l13.编制工作时间表，管理工作日志；l l14.14.订购、接收、管理办公用品；订购、接收、管理办公用品；l l15.15.使用扫描仪、数码相机、刻录机、摄像机等；使用扫描仪、数码相机、刻录机、摄像机等；l16.对信息进行收集、筛选、分类、传递和保管。1 1、秘书记录库存卡的目的：、秘书记录库存卡的目的：
3、 A A、可以准确地估价库存办公用品金额、可以准确地估价库存办公用品金额 B B、可以监督员工使用办公用品的情况、可以监督员工使用办公用品的情况 C C、可以减少资金被不必要的库存占用、可以减少资金被不必要的库存占用 D D、可以保证库存物品充足，保证供应、可以保证库存物品充足，保证供应 2 2、秘书常用的装订类办公用品有、秘书常用的装订类办公用品有 A A、收件日期、收件日期 戳戳 B B、打孔机、打孔机 C C、标签纸、标签纸 D D、磁盘盒、磁盘盒 3 3、为安全起见，较重的裁纸刀最适宜摆放在办公用品存储柜（、为安全起见，较重的裁纸刀最适宜摆放在办公用品存储柜（ ） A A、柜顶上面、柜
4、顶上面 B B上层隔板上上层隔板上 C C下层隔板上下层隔板上 D D前面地上前面地上 4 4、秘书购货时收到供应商的发票后，应注意将发票上的信息与、秘书购货时收到供应商的发票后，应注意将发票上的信息与 （ ）相对照。）相对照。 A A、入库单、入库单 B B、订货单、订货单 C C交货单交货单 D D估价单估价单ABCD B C ABC事务管理试题解析事务管理试题解析办公用品与设备的使用与管理单项选择题示例2“工作程序”或“操 作步骤”模块制定采购预算方案首先要（ ）。l（A）确定采购产品的种类及型号价格l（B）编写预算方案l（C）确定预算的核算基数l（D）征求意见，完善方案c实务操作题实务
5、操作题公司拟任命小张兼管办公用品的发放和管理工公司拟任命小张兼管办公用品的发放和管理工 作，请您告诉小张下面两个问题：作，请您告诉小张下面两个问题： 1 1、办公设备和办公用品的进货手续、办公设备和办公用品的进货手续 2 2、办公设备的办公用品的库存管理方法。、办公设备的办公用品的库存管理方法。ABCD B C1 1、进货手续、进货手续 1 1）核对订货单，无误后付款）核对订货单，无误后付款 2 2）将进货数输入库存卡，更新库存余额）将进货数输入库存卡，更新库存余额 3 3）按规定存放设备及用品）按规定存放设备及用品 4 4）订立发放制度，确定发放人）订立发放制度，确定发放人 2 2、库存管理
6、办法、库存管理办法 1 1）柜子上锁）柜子上锁 2 2）分类摆放，贴上标签）分类摆放，贴上标签 3 3）先进先出，按序摆放，避免过期）先进先出，按序摆放，避免过期 4 4）大而重的放下层，小而轻的放上层）大而重的放下层，小而轻的放上层 5 5）通风、干燥、明亮）通风、干燥、明亮 6 6）进货卡、出货卡、库存卡一致）进货卡、出货卡、库存卡一致认认 识识 办办 公公 用用 品品如果你是一家新公司的办公如果你是一家新公司的办公 室主任，请你列出本公司需室主任，请你列出本公司需 采购的办公用品清单，并进采购的办公用品清单，并进 行分类。行分类。思考1 1、纸簿类、纸簿类 2 2、笔尺类、笔尺类 3 3
7、、装订类、装订类 4 4、归档用品、归档用品 5 5、办公设备耗材、办公设备耗材 6 6、设备类、设备类思考思考为什么要设置办公用品库存为什么要设置办公用品库存办公用品库存控制作用办公用品库存控制作用1 1、保证大量的资金不被不必要的库存占用、保证大量的资金不被不必要的库存占用2 2、保证空间不被用来存储不必要的货物、保证空间不被用来存储不必要的货物3 3、监督个人和部门对物品的使用、监督个人和部门对物品的使用4 4、保持充足库存，以保证组织的顺利运作、保持充足库存，以保证组织的顺利运作5 5、监督任何偷窃和破坏造成的损失、监督任何偷窃和破坏造成的损失6 6、可利用准确的库存进行估价。、可利用
8、准确的库存进行估价。核算基数就是要确定采购费用总额核算基数就是要确定采购费用总额传统预算法传统预算法零基预算法零基预算法如何确定预算的核算基数？如何确定预算的核算基数？获得办公用品使用权的方式获得办公用品使用权的方式购买购买租用租用直接购买直接购买电话订购电话订购传真订购传真订购网上订购网上订购办公用品采购流程办公用品采购流程申请申请审批审批招标招标签合同签合同入库入库付款付款选择供应商选择供应商订货单订货单交货单交货单入库单入库单申购表申购表订货单订货单交货单交货单1 1、价格、费用、价格、费用2 2、质量、交货、质量、交货3 3、服务、位置、服务、位置办公用品的申请和订货办公用品的申请和订
9、货 1 1、由需要购买货物的人填写公司内部的、由需要购买货物的人填写公司内部的采购采购 申请单申请单，说明需要货物的理由和细节，经过部，说明需要货物的理由和细节，经过部 门领导批准后交给采购人员门领导批准后交给采购人员 2 2、由采购人员通过、由采购人员通过办公用品订购单办公用品订购单向供应向供应 商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单 经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并 签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的 供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，
10、供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准， 并复制一份给财务部，做为付款的通知。并复制一份给财务部，做为付款的通知。办公用品订购单风风风风光旅游公司光旅游公司 序号序号名称名称规规规规格格品牌品牌数量数量单单单单价价总计总计总计总计1 12 23 34 45 56 67 7合合计计计计 制表人： 制表人： 审审审审核：核：核准：核准： 3 3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自 己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要 求，将签收后的交货单送财务部求，将签收后的交货单送财务部
11、 4 4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库 房人员要签字表示货物进库。房人员要签字表示货物进库。 5 5、财务部收到发票后，对照、财务部收到发票后，对照交货单交货单、入库单入库单和和 订单订单，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核 准，总经理批准后付款。准，总经理批准后付款。 6 6、接收的每一类货物的详情，应输入到、接收的每一类货物的详情，应输入到办公用办公用 品库存卡品库存卡的接收项目中。的接收项目中。 7 7、接收后，要及时更新库存余额。、接收后，要及时更新库存余额。 8 8、将接
12、收的货物按照办公用品存储规定存放好、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好 9 9、订立物品发放制度，确定物品发放人。、订立物品发放制度，确定物品发放人。办公用品的入库办公用品的入库第三节第三节办公用品管理与发放办公用品管理与发放 1 1、保证资金不被不必要的库存占用、保证资金不被不必要的库存占用 2 2、尽可能节省库存空间、尽可能节省库存空间 3 3、监督个人和部门的使用情况、监督个人和部门的使用情况 4 4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作、维持一定的库存以保证组织的顺利运作 5 5、如有办公用品方面的资产损失，可利用、如有办公用品方面的资产损失，可利用 准确的库存估价准确的库存估价 6
13、 6、监督任务偷窃和破坏造成的损失、监督任务偷窃和破坏造成的损失进行库存管理有什么作用？思考：思考：如何更好对办公用品进行管理？如何更好对办公用品进行管理？ 1 1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全、储藏间或物品柜要上锁，保证安全 2 2、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先 进先出的原则。进先出的原则。 3 3、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别 4 4、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架 上取物时发生事故的危险上取物时发生事故的危险 5 5、小物品，常用的物品应放在较大物
14、品前，方、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方 便领用。便领用。 6 6、储藏间要通风良好，保持干燥、储藏间要通风良好，保持干燥 7 7、照明良好，便于查找。、照明良好，便于查找。办公用品的库存管理办公用品的库存管理办公用品入库清单物物 项目项目 品品数量数量规格规格单价单价金额金额纸张纸张装订机装订机文件夹文件夹总计：总计：制表人制表人: :制表时间制表时间: :入库时间：入库时间：要要学会填写库存记录卡（一）学会填写库存记录卡（一）库库库库存存记录记录记录记录 卡卡 库库库库存参考号存参考号 B4B4纸纸纸纸最大最大库库库库存量存量 100100令令 项项项项目：目：A4A4白文件白文件
15、纸纸纸纸 最小最小库库库库存量存量 （安全（安全库库库库存）存） 1515令令 单单单单位数量：令（位数量：令（1 1令令=500=500页页页页）再定再定货货货货量量 2525令令 日日 期期接接 收收 发发发发 放放数量数量发发发发票号票号供供应应应应商商数量数量领领领领用用 人人领领领领用用 部部门门门门余余额额额额1-1-1 13030S193S1933 3初萌初萌行政部行政部1010再定货量日用量再定货量日用量* *运送时间运送时间+ +最小库存量最小库存量最大库存量：费用、存储空间、保最大库存量：费用、存储空间、保 存期限存期限最小库存量：最小库存量：再订货量：提醒购买者库存需要重再订货量：提醒购买者库存需要重 新订购的标准。由物品的平均使用新订购的标准。由物品的平均使用 量、物品交货时间的长短决定量、物品交货时间的长短决定进货卡、出货卡和库存卡数字一致进货卡、出货卡和库存卡数字一致 再订购量日用量再订购量日用量* *运送时间运送时间+ +最小库存量最小库存量实战演练实战演练库库库库存存记录记录记录记录 卡卡
