《岳家军 行政文秘人员职业化训练教程》由会员分享，可在线阅读，更多相关《岳家军 行政文秘人员职业化训练教程（204页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第一讲 你适合做行政文秘吗1课程安排q 什么样的人员适合做行政文秘人员q 行政文秘人员需要具备什么样的能力q 行政文秘人员需要掌握的专业技能q 行政文秘人员的主要工作2所谓“行政文秘人员”n包括机关、企业、团体等内 部负责管理、服务工作的行政 人员、文秘人员等3游戏：心目中的你n请评出我们班里你认为最适合 做行政文秘人员的同学n至少列出五条原因4什么样的人适合做行政文秘人员n个人条件n个性要求n品质要求5（一）个人条件n学历n性别n年龄n外貌n体质n视力n听力6男人适合做行政 文秘工作吗？讨论：7n形式：自由组合，两组辩论n时间：3-5分钟n步骤：n自愿组合成“正方”与“反方”n先请双方各派代
2、表阐述论点n然后，双方自由辩论n每人发言时间限制在2-3分钟讨论8（二）个性要求n守时n谨慎n热情n合群n服从n自信n机智n勤快n整洁n自制n兴趣9（三）品质要求n忠诚n负责n正派n廉洁n诚实n谦逊10行政文秘人员需要具备什么样的能力n办事能力n沟通能力11（一）办事能力n操作能力n写作能力n阅读概括能 力n编辑校对能 力n统计分析能 力 12（二）沟通能力n交际能力n口头表达能 力n协调能力n组织能力13行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号专业技能名称具体解释1秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机 或电脑等设备的必备能力。 2用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短 语迅速记录语言
3、的一种方法。3是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加 工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件 归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作 。打字速记写作编辑归档14行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号专业技能名称具体解释6运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说 明问题。 7处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求 秘书掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备。 9使用办公领域最先进、最重要的设备的能力， 主要用于处理信息。 统计复制使用电信设备操作电脑15行政文秘人员的主要工作n辅助决策工作n信
4、息工作n文书工作n会务工作n文书立卷和档案管理工作n查办工作n行政事务工作n上司交办的其他工作16行政文秘人员的主要工作（表一）工 作具 体 内 容辅助决策决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中 ，秘书要发挥辅助作用。信息工作秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广 泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和 储存。 文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办 。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书
5、部门参与其中，常 成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。17工 作具 体 内 容档案工作 单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 查办工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 行政事务工 作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。上司交办的 其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找 资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解
6、、处理某些临 时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政文秘人员的主要工作（表二）18小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序 号检测内容良一 般差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。4随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。19小测试：你适合做文秘吗？（表二）序 号检测内容良一 般差8能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地 表达经理的意见。910经理外出时能主动主持办公室工作。 11良好的职业道德和强烈的进取心。 12精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计
7、划与安排） 14良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码 反应迅速。 及时将企业内外部信息传递给经理。 20小测试：你适合做文秘吗？（表三）序 号检测内容良一 般差15有组织观念和团队精神。 16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。 17能参与企业具体项目的开展。 18积极主动而非被动工作。 19懂办公室内财务管理。 20知错能及时纠正。 21知道何时征求上司的意见和给上司建议。 21小测试：你适合做文秘吗？（表四）序 号检测内容良一 般差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）23有一定数学头脑。 24会多种语言并且能适应多国文化环境。 25求知欲强。 26掌握先进计算机软件应用
8、。 27能代替上司处理日常事务。 28独立工作能力强。 22行政文秘年轻貌美身体好能干会说不贪功23第二讲 职业形象设计24课程安排n行政文秘专业形象设 计n行政文秘的专业仪态25谁是合适的行政文秘人选？26行政文秘的服饰设计n行政文秘服饰的基本 要求n女性行政人员的服装n男性行政人员的服装27行政文秘服饰的基本要求n与环境、身份相协 调n与体形相协调n 行政文秘穿着注意 事项28（一）与环境、身份相协调n在平时工作中n 参加他人的婚礼或庆典n陪同上司参加外交活动29（二）与体型相协调 （1）颜色体形瘦小者、纤细者30（二）与体形相协调（1）颜色体形庞大、肥胖者31（二）与体形相协调（2）图案
9、32（二）与体形相协调 （3）线条33（三）行政文秘穿着注意事项n保持大众化n切忌标新立 异n清洁与健康34女性行政人员的服装n办公室着装n外出公务穿着n社交场合穿着35（一）女性行政人员办公室着装n基本原则1）在办公室内以穿着西装套裙或长裤为 宜。2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、 装饰太 多。3）华丽或性感的服装不适合办公室的文 秘。4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感 觉幼稚。36（一）女文秘办公室着装n常见衣着的选择技巧1）职业裙装款式面料颜色点缀尺寸 37想一想：哪套是最合适的服装？38（一）女文秘办公室着装n常见衣着的选择技巧2）衬衫颜色面料39（一）女文秘办公室着装n常见衣着的
10、穿着技 巧3）鞋子颜色鞋跟的 高度40（一）女文秘办公室着装n常见衣着的穿着技巧4）丝巾5）饰品41试一试：配出五套上班着装A1A2A3A4A5B1B2B3C1C2C3C4C542星期一：参考搭配A1C343星期二：参考搭配A3B1C5 44星期三：参考搭配A4C445星期四：参考搭配A2B2C246A5B3C1星期五：参考搭配47（二）女性行政人员外出公务着装n服装款 式色彩n鞋子n饰品48（二）女性行政人员外出公务着装49（三）女性行政人员社交场合穿着n服装常礼服小礼服大礼服简化礼服n饰物50男性行政人员的着装n西服n衬衫n领带51男文秘的着装n西服款式面料颜色图案52（一）西服的选择技巧
11、n款式（单排扣）（双排扣 ）（三件套）53（一）西装的选择技巧n面料一是特别舒适、透气性好二是垂感好三是挺括但不僵硬54（一）西装的选择技巧n颜色西装宜：深蓝色、深灰色衬衣宜：浅蓝色、浅灰色鞋、袜：黑色、深蓝色皮包、皮带、皮鞋：深色配套忌讳颜色：咖啡色、橄榄绿（鸭绿色）55穿西装的七个原则 要拆除衣袖上的商标 要熨烫平整 要扣好纽扣 要不卷不挽 要慎穿毛衫 要巧配背心 要少装东西56选择题：请选择正确的穿法A1A2B1B257选择题：请选择正确的穿法C1C2D1D258（二）选择衬衫的技巧n长度“一指原则” 指自然站立时，衬衫的袖 口和领口应露出长于西服袖口和领口的一指粗 度的距离。n颜色n面
12、料59（三）选择领带的技巧n以色彩柔和、雅致朴素、暗色调为主 。n不宜过细，长度以130-150厘米为宜 。60化妆技巧n化妆技巧n化妆的注意事项61（一）化妆技巧n肤色n描眉n画眼n口红62（二）化妆注意事项n淡妆为宜n讲求实际n讲究科学63发型设计n选择适宜的发型n头发的保养64（一）选择适宜的发型n行政文秘发型的基本特点自然、文雅端庄、朴素大方、轻 盈俊美、无雕琢之意的发型。n选择发型的原则1）需要考虑发质2）需要考虑脸型3）需要考虑身材n行政文秘发型选择的注意事项65（二）头发的保养n 做到常梳理、少烫发、慎染发、防 损 伤、适时洗发。66日常姿势n挺拔的站 姿n端庄的坐 姿n洒脱的走
13、 姿n优雅的蹲 姿67（一）挺拔的站姿n保持优美站姿的关键直腰，脖不前伸，颈部直起 ，背不驼，不窝，肩不耸，腰部挺直 ，髋不松，膝不打弯 68（二）端庄的坐姿n保持优美坐姿的关键1）不要坐在椅子边沿上，一般应当坐 满椅面的三分之二。2）与人交谈，身子应适当前倾。3）注意两脚摆放姿势，两脚侧放或叠 放较为合适。4）脚不要一直向前，控制住自己的身 体，避免身子下滑或斜躺在沙发上。5）头不要靠在沙发背后去，把小腹挺 起来。69（三）洒脱的走姿n走姿的基本要领行走时双肩平稳，下颌微收，面 带微笑，手臂放松，前后自然摆动，上体 微前倾，脚尖略抬，脚跟先着地，步幅适 当。70（四）优雅的蹲姿n优雅蹲姿的姿
14、势高低式蹲姿71第三讲 现代商务礼仪72掌握商务礼仪的重要性n帮助你建立友好的合作关系n帮助你建立彼此的尊重与信赖73课程程序n随从上司出行礼仪n陪同上司商谈礼仪n拜访客户礼仪74一 、随从上司出行礼仪n步行礼仪n乘车礼仪751. 步行礼仪观看录像片段， 小组讨论 陪同上司或客户步行 应注意哪些礼仪？761. 步行礼仪l 走路时要昂首挺胸， 尽量走直线，而不要左顾右 盼。l 人行道的右侧内侧是 安全而又尊贵的位置，若你 作为秘书陪同上司、客人外 出，则应将其让给上司、客 人行走，你走在外侧。77n当走到车辆较多或 人多处，你应先走几 步，同时提醒和引领 ，照顾上司和顾客。n如果你走路时同时 提
15、着物品，应留神别 让自己提的物品阻拦 或碰撞了别人。若与 人通行，你则应提物 品走外侧。1. 步行礼仪（三）78情景表演n与客户同乘出租车n开私家车接客户n与公司同事坐火车出差792、计程车的座位次序司机ABC802、私家车时的座位次序主人ABC812. 乘车礼仪n送上司、客人坐轿车外出办事，应首先 为上司或为客人打开右侧后门，并以手挡住 车门上框，同时提醒上司或客人小心，等其 坐好后再关门。n如果你和你的上司同坐一辆车，座位由 上司决定，待其坐定后，你再任意选个空位 坐下，但注意不要去坐右排右席。 822. 乘车礼仪（2）n抵达目的地后，你应首先下车，下 车后，绕过去为上司或顾客打开车门 。
16、并以手挡住车门上框，协助上司或 顾客下车。83情景表演n女性如何上下车 ？842. 乘车礼仪（3）特别提醒：作为女性秘书，上下车姿势必须十分讲究 ，具体来说是： 上车姿势上车时仪态要优雅，姿势应该为“背入 式”，即将身体背向车厢入座，坐定后即将双脚 同时缩进车内（如穿长裙，应在关上车门前将 裙子弄好）。852. 乘车礼仪 下车姿势应将身体尽量移近车门，立 定，然后将身体重心移至另一只脚， 再将整个身体移离车外，最后踏出另 一只脚（如穿短裙则应将两只脚同时 踏出车外，再将身体移出，双脚不可 一先一后。）86 上车姿势开门后手 自然下垂，可 半蹲捋裙摆顺 势坐下。87 上车姿势依靠手臂做支 点，腿脚并拢提高 。 88 上车姿势继续保持腿 与膝盖的并拢姿 势，脚平移至车 内。89 上车姿势略调整身体位 置，坐端正后，关 上车门。90 下车礼仪身体保持端座 状态，侧头，伸出 靠近车门的手打开 车门，然后略斜身 体把车门推开。91
