《秘书基础知识讲座》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书基础知识讲座（72页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 主讲：刘文卿主讲：刘文卿（温州职业技术学院）（温州职业技术学院）专业 平台秘书 业务档案管理档案管理会议策划会议策划文书工作文书工作办公事务办公事务会议组织会议组织领导服务领导服务一、文书工作工作环节撰写印制办理保管正式公文（党的公文、行政公文）如：通知、通报、函、会议纪要、请示事务文书如：总结、计划、简报、讲话稿业务文件如：合同、报表、招投标书、商务函电，人事文件、技术文件等1.党的机关公文格式规范2. （1）关于文头正式文头中共委（员会）文件中国共产党委员会（ ）中共委办公室文件中共委办公室（ ） 无正式文头（便函）瓯委20053号至版心上 边缘 25mm约占页面 1/3强只适用于下行文
2、（较为重要的）， 不用于上行文和平行文 瓯委20053号约占页面1/4通知一般性的行文，如事务性通知；主要用于上行文和平行文 瓯委20053号约3CM便函：非正式行文；常用于不相隶属机关之间商洽一般事项 。（2）关于文面排版页边距文号日期格式用印要求附件标注与附件位置页码2. 转发与翻印的问题 温州市人民政府办公室如何转发？ 平阳县人民政府如何进行再一次转发？ 水头镇政府能否继续转发？浙江省人民政府办公厅 关于加强防雷减灾工作的紧急通知温州市人民政府办公室转发浙江省人民政府办公厅关于加强防雷减灾工作的紧急通知文件中共瓯江镇党委2012年工作要点如何印制？3. 关于公文主题词标引的规范化问题主题
3、词：建设 平安校园 意见武夷山市教育局 关于建设“平安校园”的实施意见主题词：中小学 校园 治安 意见范畴问题文种4. 关于“请准函”的使用问题行文关系非隶属关系隶属关系不相隶属关系业务指导关系平级关系上行文 下行文5. 文件的归档关键：分类方案的编制年度机构（问题）保管期限年度保管期限（小单位、文件少）整理方法：传统：组卷（以案卷为保管单位） 提倡：按“件”整理二、办公室事务(一）日程安排 .领导日程安排的内容 （）各种接待、约会。 （）商务旅行活动。 （）参加各类会议。 （）到车间进行实地检查或指导。 （）组织的各类重大活动的安排。 （）领导私人活动的安排。.日程安排的基本要求 （1）统筹
4、兼顾 （2）安排规范 （3）效率原则 （4）突出重点 （5）留有余地 （6）适当保密 （7）事先同意3.日程安排的形式年计划表、月计划表、周计划表、日程表4.注意的事项编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。对已处理完的工作，一般应注明结果。(二) 约会安排 1.约会安排的基本原则（1）配合领导的时间表（2）分辨轻重缓急（3）酌留弹性 （4）以需要为准，以适度为宜（5）适当分担，各就其宜（6）内外兼顾2.约会安排的方法 p预先安排约会活动p记好日历和备忘录p提醒领导准时赴约p保证领导顺利赴约p做好约会前后的服务工
5、作 3.约会安排的方式 p电话约会 书面约会p当面约会 约会卡片 4. 注意事项适当保密；处理好变更的约会；在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会； 外出拜会他人，应该预留路途时间； 安排约会时间安排不要过于紧凑，酌留弹性。1.时间管理的分类 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求 而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时 间； 一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自 由支配的时间。（三） 秘书时间管理(重要程度) B A 很重要，但不紧急 很重要，也很紧急 (紧急程度） D C 既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要 时间表编制全年预计时间表;每月预订
6、时间表;每周预订时间表;每日预订时间表;单项重要工作事项预订表。第二季度会议时间表 （2009.46）月 份 周 次四五六一北京：4/10 香港休假二上海：4/17 西安休假三周三：推介 会（主会 议室）周一：面 试导游（1 会议室） 四周一：经 理办公会 议 时间表的编制方法 根据需求确定编制时间的周期。 收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 按照时间顺序将任务排列清晰。 绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。 用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。 在某一天，如果领导非常的忙，可以编制一 个活动安排写在工作日志上： 上午举行镇
7、长办公会议，所有的领导都参加。 上午给参加XX仪式并讲话。 中午与A公司的董事长共进午餐。 下午前往B公司拜会市场开发部的领导高XX。 下午与XX镇参观团座谈。 小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正在办 公，突然电话铃声响了。陈秘书正在整理文件，停 了一会才拿起话筒问到：“请问你找谁?”对方回答 说找老刘，陈秘书随即将话筒递给邻桌的刘秘书说 ：“刘秘书，你的电话。”没想到，刘秘书接到电 话没讲几句，就和对方争吵起来，最后刘秘书大声 说道：“你今后要账时，先找对人再发火。这是办 公室，没有你要找的那个刘天亮!”说罢就挂断了电 话。原来，这个电话是打给宣传科刘天亮的，结果 错打到了办公室，而对
8、方只是含糊地说找老刘，小 陈误以为要找刘秘书，结果造成了这场误会。（四）电话管理 1. 接听电话听到铃声马上拿起话筒问候并自报家门确认对方记录并商谈有关事项复述、确认要点道别、挂机整理记录在你的办公桌上，放有电话记录簿吗？2. 拨打公务电话 准备通话提纲 核查电话号码 拨出电话 问候并自我介绍 确认对方陈述内容 复述通话内容 道别、挂机、整理记录接打电话的原则与要求 表达规范、正确 礼貌热情，语气清晰和婉 语言简洁、高效 保密 注意时间 当某人就某一问题打电话前来咨询，可 你却不了解情况，你应该如何回答对方 ？“实在对不起，这个问题我不太清楚， 但XX部知道。我帮你转到服务部问问， 好吗？”当
9、你给他人打电话时，你并不确定对方是 否具有合适的通话时间，为了向对方表明尊 重他们的时间，你应该如何说？ 您现在接电话方便吗？ 您现在忙吗？ 您现在有时间与我谈话吗？ 这个时候给您打电话合适吗？ 您能抽出点时间听听我的话吗？接打电话的技巧（1）接听电话的技巧要仔细倾听对方的讲话。避免在电话中争论或有不佳的情绪反应。对方声音不清晰时，应该善意提醒。转接电话， 要分清情况，恰当处理。如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键 部分，力求准确无误。谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话 。电话记录单来电时 间紧急接话人留言人对方单位留言人电 话将再来电请您回电留言内容处理意 见（2）拨打电话的技
10、巧 理清自己的思路 立即表明自己的身份 确定对方是否具有合适的通话时间 表明自己打电话的目的 给对方足够的时间作出反应 不要抢线 设想对方要问的问题 不要占用对方过长时间 拨错号码应道歉 适时结束通话 如果是你接到打错的电话，你怎么说？礼貌地告诉对方“这是xx公司。请问您要找哪里？”或者“这是xx公司，电话是xxxxxx，您是不是打错了？” 如果是你打错电话，你怎么说？向对方道歉“对不起，我拨错号了”打电话的礼仪 (1)选择适当的时间。 (2)通话时，首先通报自己的姓名、身份。必要时，应 询问对方是否方便，如果方便才可继续交谈；若不方 便，可再约定一个时间。(3)电话内容要简明扼要，通话时间不
11、能太长。(4)拨错电话时，要向对方说声对不起，以表歉意。(5)电话打通后，若要找的人不在，不能马上就“咔嚓 ”挂掉电话，这是不礼貌的。(6)通话结束时应说声“再见”，然后轻轻地放下话筒。 应对不同类型电话的处理方法1、接听重要的电话记录要准确；及时核对；及时处理。2、接听纠缠电话1）坚持只同上司通话的人你可以运用这样的技巧：“我上司现在不方便 接听电话，或许你可以迟点再拨过来。”或“ 我能为您代口信，如果你告诉我你只想同他(她 )谈，我会告诉他(她)给你打回来。”通话人的要求超出正常限度当通话者提出的要求超出正常限度的时候 ，例如对方要同事家里的电话号码等，你 怎么说？“对不起，我们公司没有保
12、留这方面的信息 。或许明天你可以打电话到他(她)的办公 室。”无论请求如何，不要被迫接受。当领导开会时，处理电话可采取的方式: 转告对方会议预定在几点结束。 询问是否由自己这方重打。 遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示。 当领导会客时，处理电话可采取的方式: 最好先请示一下。如果领导不在单位时， 原则上或请代理人接，或请对方留言。有权处理的电话如果对方在电话提出的问题，秘书人员 有权处理的，则无须转给上司，自己予 以处理。“领导正忙着，这事或许我可代办?”“领导正在开会，您的事或许我可以帮 忙。”“领导出去了，要不我帮你查查那份资 料?”印章使用申请领导签批 柜中取印妥善管理用印登记正确
13、用印 印章放回（四）印信管理印章的使用流程申请请 部门门申请请人文件 名称用印 类别类别份数审审批 人盖章人印章审批表1.值班工作的主要任务 文电处理 信息传递 接待来访 临时性、突发性事务的处理 值班记录 搞好交接班值班工作来访登记表编号 值班人 来访人姓名 来访人单位 接待时间 年 月 日 时 分 至 年 月 日 时 分 内容 拟办意见 领导意见 处理意见 值班人签字： 值班记录的编写 值班日志外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等。 接待记录：来访人员的姓名、单位、来访事由，联系方法等。 电话记录：来电时间，来电单位，来电人员姓名，来电内容。序号姓名性别单位乘坐 车辆携带 物品办理 事项进入 时间出门 时间备注外来人员登记表值班电话记录表编号： 时间： 年 月 日 时 分到 时 分 来电单位： 发话人姓名 来电单位、电话号码 ： 值班接话人姓名： 通话内容摘要： 领导意见： 处理结果： 值班人签字： 三、秘书的悟性千万不要小看每一个细节，它决定你到底能爬多高。有 些人在秘书岗位上工作了大半 辈子，直到头发掉光、牙齿全 松、胡须皆白，也还是没能领 悟十之一二，而黄一平仅仅在 秘书岗位上做了十年，就已经 将其中的潜规划烂熟于心了
