Excel工作中的使用小技巧X2

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1、Excel使用技巧Smile Han 2009/04/22 Rev：X2在工作當中用試算表來處理資料將會更加迅速、 方便，而在各種試算表處理軟體中，Excel以其 功能強大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青 睞。雖然Excel使用很簡單，不過真正能用好 Excel的用戶並不多，很多人一直停留在錄入資 料的水準，本文將向你介紹一些非常使用的技巧 ，掌握這些技巧將大大提高你的工作效率Excel -引言目錄一 讓Excel資料登錄不間斷 二 快速定義工作簿格式 三 快速複製公式 四 Shift“拖放”的妙用 五 如何避免Excel中的錯誤資訊 六 批量修改資料 七 插入超連接及對象 八 Excel2

2、007也能截圖 九 Excel2007也玩重複標題行 十 為Excel2007添加一個“雙面列印”按鈕 十一 利用高級篩選功能巧妙刪除Excel重複記錄 十二 快速查找具有條件格式的Excel儲存格 四 函數-幫你成為Excel高手 五 換個口味 把Excel儲存格變得凹凸有致 十五 在一個Excel檔中一次列印多個工作表一 讓Excel資料登錄不間斷我們在Excel2007中錄入資料時，通常會用右鍵頭或回車鍵進行儲存格 切換，當輸入到行或列的末尾，右鍵頭和回車鍵就不起作用啦！這時候需要用滑鼠來定位到下一行或下一列的首儲存格。雖然不是很麻煩 ，但在資料量巨大的時候，時不時要去動下滑鼠，無法不間

3、斷輸入資料 ，總歸覺得有點不方便。下面兩種方法可有效地解決這個問題：1.如果按行進行輸入，用Tab來向右切換儲存格，輸入到行末尾的儲存 格時，直接按回車鍵，可立即切換到下一行的行首儲存格。2.加果按列進行輸入，先將資料錄入區域選中，再從第一個儲存格開 始輸入。每一個儲存格完成後，按回車鍵，當輸入到列末尾儲存格時， 依舊按回車鍵，游標將自動轉到第二列的列首。二 快速定義工作簿格式首先選定需要定義格式的工作簿範圍，按一下“格式”功能表 的“樣式”命令，打開“樣式”對話方塊；然後從“樣式名”清單方塊中 選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”清單方塊中選擇是否使用 該種樣式的數位、字體、對齊、邊框、圖

4、案、保護等格式內容； 按一下“確定”按鈕，關閉“樣式”對話方塊，Excel工作簿的格式就 會按照使用者指定的樣式發生變化，從而滿足了用戶快速、大批 定義格式的要求三 快速複製公式複製是將公式應用於其它儲存格的操作，最常用的有以下幾種方法： 1是拖動制複製。操作方法是：選中存放公式的儲存格，移動空心十字游標 至儲存格右下角。待游標變成小實心十字時，按住滑鼠左鍵沿列（對行計算時 ）或行（對列計算時）拖動，至資料結尾完成公式的複製和計算。公式複製的 快慢可由小實心十字游標距虛框的遠近來調節：小實心十字游標距虛框越遠， 複製越快；反之，複製越慢。 2也可以輸入複製。此法是在公式輸入結束後立即完成公式的

5、複製。操作方法 ：選中需要使用該公式的所有儲存格，用上面介紹的方法輸入公式，完成後按 住Ctrl鍵並按回車鍵，該公式就被複製到已選中的所有儲存格。 3還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的儲存格，按一下Excel工具 列中的“複製”按鈕。然後選中需要使用該公式的儲存格，在選中區域內按一 下滑鼠右鍵，選擇快捷選單中的“選擇性粘貼”命令。打開“選擇性粘貼”對 話方塊後選中“粘貼”命令，按一下“確定”，公式就被複製到已選中的儲存 格。四 Shift“拖放”的妙用在拖放選定的一個或多個儲存格至新的位置時，同時按住Shift鍵可 以快速修改儲存格內容的次序。具體方法為：選定儲存格，按下Shift鍵

6、，移動滑鼠指標至儲存格邊 緣，直至出現拖放指針箭頭“?“，然後進行拖放操作。上下拖拉時滑 鼠在儲存格間邊界處會變為一個水準“工“狀標誌，左右拖拉時會變 為垂直“工“狀標誌，釋放滑鼠按鈕完成操作後，儲存格間的次序即 發生了變化。這種簡單的方法節省了幾個剪切和粘貼或拖放操作， 非常方便。五 如何避免Excel中的錯誤資訊在Excel中輸入或編輯公式後，有可能不能正確計算出結果，Excel將顯示一 個錯誤資訊，引起錯誤的原因並不都是由公式本身有錯誤產生的。下面我 們將介紹五種在Excel中常出現的錯誤資訊，以及如何糾正這些錯誤。錯誤資訊1輸入到儲存格中的資料太長或儲存格公式所產生的結果太大，在儲存

7、格中顯示不下時，將在儲存格中顯示。可以通過調整列標之間的 邊界來修改列的寬度。如果對日期和時間做減法，請確認格式是否正確。Excel中的日期和時 間必須為正值。如果日期或時間產生了負值，將在整個儲存格中顯示 。如果仍要顯示這個數值，请按一下右鍵選擇“設置單元格格式”功能 表中的“儲存格”命令，再按一下“數位”選項卡，然後選定一個不是日期或 時間的格式。五 如何避免Excel中的錯誤資訊（2） 錯誤資訊2DIV/0!輸入的公式中包含明顯的除數0，例如120/0，則會產生錯誤資訊 DIV/0!。或在公式中除數使用了空儲存格(當運算對象是空白儲存格，Excel將此 空值解釋為零值)或包含零值儲存格的

8、儲存格引用。解決辦法是修改儲存格 引用，或者在用作除數的儲存格中輸入不為零的值。錯誤資訊3VALUE!當使用不正確的參數或運算子時，或者當執行自動校正公式功能時不 能更正公式，都將產生錯誤資訊VALUE!。在需要數位或邏輯值時輸入了文本，Excel不能將文本轉換為正確的資 料類型。這時應確認公式或函數所需的運算子或參數正確，並且公式引用 的儲存格中包含有效的數值。例如，儲存格B3中有一個數字，而儲存格B4 包含文本，則公式=B3B4將返回錯誤資訊VALUE!。五 如何避免Excel中的錯誤資訊（3）錯誤資訊4NAME?在公式中使用了Excel所不能識別的文本時將產生錯誤資訊NAME?。 可以從

9、以下幾方面進行檢查糾正錯誤：(1)如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確 實存在。在“插入”功能表中指向“名稱”，再按一下“定義”命令，如果所需名 稱沒有被列出，請使用“定義”命令添加相應的名稱。(2)如果是名稱，函數名拼寫錯誤應修改拼寫錯誤。(3)確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號(：)。例如：SUM(A1 ：C10)。注意將公式中的文本括在雙引號中。 錯誤資訊5 NUM!當公式或函數中使用了不正確的數位時將產生錯誤資訊NUM!。要解決問題首先要確認函數中使用的參數類型正確。還有一種可能是 由公式產生的數位太大或太小，Excel不能表示，如果是這種情況就要修改 公式

10、，使其結果在110307和110307之間。六 批量修改資料在EXCEL表格資料都已被填好的情況下，如何方便地對任一列（行）的資料 進行修改呢？比如我們做好一個EXCEL表格，填好了資料，現在想修改其中的一列（ 行），例如：想在A列原來的資料的基礎上加8，有沒有這樣的公式？是不 是非得手工的一個一個資料地住上加？對於這個問題我們自然想到了利用 公式，當你利用工式輸入A1=A1+8時，你會得到EXCEL的一個警告： “MICROSOFT EXCEL不能計算該公式”只有我們自己想辦法了，這裡介 紹一種簡單的方法：六 批量修改資料（2）第一步：在想要修改的列（假設為A列）的旁邊，插入一個臨時的新列（

11、為B 列），並在B列的第一個儲存格（B1）裡輸入8。 第二步：把滑鼠放在B1的或下角，待其變成十字形後住下拉直到所需的數據 長度，此時B列所有的資料都為8。 第三步：在B列上按一下滑鼠右鍵，“複製” B列。 第四步：在A列按一下滑鼠的右鍵，在彈出的對話方塊中按一下“選擇性粘貼” ，在彈出的對話方塊中選擇“運算”中的你所需要的運算子，在此我們選擇“ 加”，這是本方法的關鍵所在。 第五步：將B列刪除。怎麼樣？A列中的每個資料是不是都加上了8呢？同樣的辦法可以實現對一 （行）的乘，除，減等其它的運算操作。原表格的格式也沒有改變。 此時整個工作結束，使用熟練後，將花費不到十秒鐘七 插入超連接及對象在功

12、能欄點擊“插入”選擇“超級連接”，並根據位址選擇需要連接的文 檔在功能欄點擊“插入”選擇“對象”，然後點擊“由文件創建”，選 定需創建的文件，勾選“連接”&“顯示為圖標”，爲了美觀，請記 住修改連接檔的名稱，否則插入的對象將默認“Office軟件的名稱”。八 Excel2007也能截圖工作中我們常常需要將Excel2007文檔中一部分圖截出來供他人參考，如何實現呢？ 其實大可不必如此麻煩，因為在Excel2007中已經集成了截圖的功能，利用 這一功能，我們就能把選定的儲存格區域方便地轉換為圖片。 首先選中需要複製成圖片的儲存格區域，然後依次選擇“開始-剪貼板-粘貼” 命令（如圖1所示）八 Ex

13、cel2007中利用條件格式確保資料登錄在下拉式功能表中選擇“以圖片格式-複製為圖片”，彈出“複製圖片”對話方 塊（如圖2所示），選擇“圖片”後點擊“確定”按鈕。這時選定的表格區域就已經被覆製成圖片了。再將這張圖片粘貼到需要使用的地方即可。九 Excel2007也玩重複標題行在Word中，提供了表格標題行重複按鈕，只要選中標題行，按一下“重複標題行”按 鈕即可讓每一頁都顯示設定的標題行，那麼EXCEL中能不能重複標題行呢？當然可以 。你只要按照筆者如下步驟設置即可實現。 以EXCEL2007為例，首先打開EXCEL2007，製作好工作表，然後在頂端行中或者左端列 中輸入需要作為每頁頁首標題行的

14、內容，然後按一下“頁面配置”選項，接下來按一下 “頁面配置”選項右側的擴展按鈕，在彈出的對話方塊中按一下“工作表”選項卡，介面 如圖1。九 Excel2007也玩重複標題行（2）按一下頂端標題行或者左端標題列右側的圖示按鈕，這時候會彈出來一個設置 對話方塊（如圖2），這時候，我們只要選擇需要重複的頂端標題行或者左端標 題列中的內容，然後按一下圖2對話方塊右側的圖示按鈕，最後按一下工作表中 的“確定”按鈕就好了。現在就趕緊到預覽列印中看看，是不是實現了標題行重 複了呢？十 為Excel2007添加一個“雙面列印”按鈕大家知道，在Word中可以將“奇數頁”和“偶數頁”分開列印，從而 實現多頁文檔的

15、“雙面列印”效果。但是，在Excel中卻沒有這一功能 。下面，我們就以Excel2007為例，為其添加一個具有“雙面列印”功 能的按鈕。 一、展開“開發工具”選項卡 要在Excel中實現“雙面列印”，就要用到其內嵌的VBA功能，因此， 需要先展開“開發工具”選項卡。 啟動Excel2007，按一下左上角的軟體圖示，在隨後出現的下拉式功能表中( 如圖1)，選擇“Excel選項”選項，打開“Excel選項”對話方塊(如圖2)圖1 圖2十 為Excel2007添加一個“雙面列印”按鈕（2）二、生成“個人宏工作簿” 為了讓“雙面列印”按鈕對所有工作簿都有效，我們需要將其保存在“個 人宏工作簿”中。第一

16、次使用“巨集”這個功能時，需要先讓軟體生成一 個隱藏的“個人宏工作簿”。 切換到“開發工具”選項卡中，按一下其中的“錄製巨集”按鈕，打開“ 錄製新宏”對話方塊(如圖3)。輸入一下宏名稱(如“smdy”)，按“保存在” 右側的下拉按鈕，在隨後出現的下拉清單中，選擇“個人巨集工作簿”選 項，確定進入“巨集”錄製狀態。圖3不需要進行任何操作，直接按一下“開 發工具”選項卡中的“停止錄製”按鈕，系統 會自動生成一個隱藏的“個人宏工作簿”。特別提醒:以後需要在“個人巨集工作 簿”中編輯巨集時，就不需要再進入此步 操作了。十 為Excel2007添加一個“雙面列印”按鈕（3） 三、編輯“雙面列印”代碼 按一下“開發工具”選項卡上的“Visual Basic”按鈕，進入VBA編輯狀態( 如圖4)。