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1、2012年第一期公文提升培训综合部-2-公文写作培训内容 一、培训的目的 二、公文含义、基本要求和形式 三、常用公文写作基本要求 四、公文写作常见问题解析 五、日常工作过程中公文规范要求-3-一、公文的涵义 公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社 会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有 法定效用和规范体式的书面文字材料，是传达和贯彻方针 和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复 问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重 要工具。-4-二、公文的主要特点 1法定性； 2政策性； 3实用性； 4时效性； 5规范性；-5-三、公文的功能 1决策作用 2强制执
2、行和处理的作用 3依据和凭证作用 4工作联系与沟通作用 5宣传与教育作用-6-公司的公文分为正式公文和专用公文两大类。公司的 正式公文有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排、部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级单位不适当的 决定事项。如关于表彰2010年度十佳县分公司的决 定 （安移动办20112号）（二）通知适用于发布规章制度，转发上级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理和 需要周知或者共同执行的事项，任免人员。四、企业常用公文文种-7-（三）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。如关于“五一”节前安全生产检查情况的通 报（六移
3、动办201143号）（四）报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问。如关于呈报六安分公司2010年6月份互联互 通工作情况的报告（六移动维201061号）-8-（五）请示适用于向上级单位或有关主管部门请求指示、批准。如关于调整六安分公司乡镇自有渠道建设计划的请示 （六移动市2011162号）。（六）批复适用于答复下级单位的请示事项。如关于同意租赁建设霍邱县城西湖乡分支连锁店的批复（六移动市 2011166号）.-9-（七）函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请示批准事项。如关于帮助设置 安保监控系统工号的函移动办函20111号（八）会议纪要适用于记
4、载会议主要精神和议定事项。如舒城中心营业厅装饰工程招标决策会议纪要（20113号）-10-公司的专用公文有：签报适用于公司各部门向公司领导汇报工作、反映情况 和请求批示、批准。 如关于开展无线农话营销活动 的请示（签报2010403号）。公司公文的形式包括公司发文和部门发文。凡涉及 省公司层面的重要事项，以公司名义发文，包括公司行 政、党组、机关党委发文等。凡涉及部门职责范围内的 常规性事项，以部门名义发文。-11-五、公文的表达方式 叙述：以顺叙为主、讲究概述。多用于通知、通报、请示、报告和会议纪要； 说明：应用于各种公文。具体形式为定义说明、分类说明、举例说明、比较说明、引用说明、数字说明
5、和图表说明； 议论：从属性、局限性。公文中很少采用。-12- 1、公文的观点必须正确（合法、合理、全面）； 2、公文的内容必须务实（真实、可行）； 3、公文的语言必须得体（准确、鲜明、生动、通顺、简练、严谨）； 4、领导（上级）意图理解领会必须到位；六、公文写作的基本要求-13- 语言要求：规范、准确、科学、简练、得体 规范： 1、要使用书面语言，不用或少用口语、俗语。 2、要使用现代汉语的标准语，不使用大多数人无法弄懂的方言土语及含义模糊不清的社会流行语。 3、避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言。 准确、科学： 1、庄重与平实，不过分使用修饰的词语。 2、尽量采用准确的数据指标说明问题。 3
6、、使用国家规范的标点符号和计量单位。六、公文写作的基本要求-14- 语言要求：规范、准确、科学、简练、得体 简练： 1、简短：在准确表达思想内容的前提下，用最短的篇幅和最少的文字表达文件内容； 在删改方面下功夫； 在遣词造句方面下功夫； 清除空话套话； 适当使用简略语言。 2、简明： 要把思想内容表达得简要明白。 必须重视开头：开门见山，起笔入题。 必须重视结尾：明确提出行文要求。 必须层次分明。 恰当运用分条列项的表达方法。六、公文写作的基本要求-15- 语言要求：规范、准确、科学、简练、得体 得体： 符合公文体裁的总体要求。 适应不同文种表达形式的要求。 使用含义确切、限定的书面语言。 恰
7、当使用公文术语。六、公文写作的基本要求-16-领导意图：领导在布置工作、下达任务、发出指令时的 本意及其希望达到的标准或目标。怎样搞清领导意图：从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。六、公文写作的基本要求-17- 起草时一般是先形成写作意图，再规定文种选择，最后决 定表达方式。 表达是拟文过程中很重要的一环，为了写作方便一般将文 本模式分析为四个要素：“凭”、“事”、“断”、“析 ”。 “凭”是行文的“根据”或“述事”的缘由；“事”是报 告、公布、陈述的“事项”或“事实”； “断”是某种“ 结论”或“要求”；“析”是对“事”和“断”的分析和
8、解释。 “凭”-“事”-“断”使用频率最高。如：“根据省公司 XX，特通知如下XX”七、公文常见结构-18- 公文的结构主要包括： 开头与结尾、层次与段落、过渡与照应。 1、开头与结尾： （1）开头要简洁“开门见山”、引出问题、吸引读者（概述式、结论式、引叙式、说明式、目的式、提问式）。 （2）结尾要干净利索、自然实在（总结式、强调式、祈使式.)。言止意尽、不强求一律。七、公文常见结构-19- 2、层次与段落： （1）层次是指包括公文的几个部分符合思维逻辑（递进式、总分式和并列式）； （2）段落是公文的基本构成单位（自然段）一段只能表达一个意思，一个意思尽量在一段中完成（段旨式 、条款式、阶段
9、式）。 3、过渡与照应： （1）过渡是指公文的上下衔接和转换（词、句、段）； （2）照应是指公文内容的前后关照和呼应（文题、首尾、前后）。七、公文常见结构-20- 公文的语体要求去个性化，不采用方言，不用违反常 规的用语句是和冷僻词汇。 公文的语体要求模式化。 一是起首语，常见如：“根据现如下”、“遵照 如下”“为了”、“关于”、“在下”、“经调 查”等引出行文依据或话题。 二是衔接语，如：“据上所述”、“如前所述”、“为此”等 三是结束语，如：“为盼”、“妥否，请批示”、“特此函达 ”、“特此报告”等。-21-常用特定用语简表：用语语名称作用常用特定用语语开端用语用于文章开头，表示引据、发语
10、为了、顷接、依照、按照、关于、兹定于递送用语用于表示文件递送方向报、呈、颁发 、印发、发布、下达、送拟办 用语用于拟办 、审批拟办 ：责成、交办、试办 审批：照办、批准、可行、同意过渡衔接用语用于承上启下、连贯结 构为此、鉴于、有鉴于此、综上所述期请用语用于表示希望和请求上行：恳请 、特请平行：拟请 、如蒙下行：希望、尚望、希予结尾用语用于表示收束上行：当否，请批示；妥否，请批示；如无不 妥，请批准；如无不当，请批转；特此报 告；以上报告请审 核平行：此致 敬礼；为荷；特此函达；尚望函复 下行：为要；为宜；为妥；特此通知；此复； 希遵照执行；现予公布-22-（一）、请示1、请示的概念 请示是下
11、级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种，主要用于：（1）在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；（2）工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；（3）超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。 八、常见公文写作特点和方法-23- 3、请示的写作格式 （1）标题的要求 准确概括事由，避免歧义，正确使用文种。 （2）主送机关 顶格标写一个直接上级机关，不能多头主送； 除领导者要求外，一般不能送领导者个人。八、常见公文写作特点和方法-24- （3）正文一般分为三个层次 开头：明确交代请示事项的背景或理由，或只说明请示的根据、目的。 主体： 提出请求上级机关给予指示、批准
12、或批转的有关事项；针对上述事项提出本单位具体意见、建议或方案；如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策。不能简单地上交矛盾。 结尾：恰当使用结语。常用：妥否，请批示。八、常见公文写作特点和方法-25-q 请示的结构：q 关于XX XX XX的请示 XXX： XXX（请示问题的缘由及 请示的问题）。 XXXXX（提出意见供上级 判断、决策）。 妥否，请批示。 4、请示写作中应注意事项 要坚持一文一事； 请示事项必须明确、具体、可行； 不要搞多头请示 ； 一般不得越级请示； 不要把请示写成报告或请示报告； 八、常见公文写作特点和方法-26-（二）、报告1、
13、报告的概念 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。 八、常见公文写作特点和方法-27-八、常见公文写作特点和方法 2、报告的分类 （1）按照内容划分： 综合报告；专题报告；例行报告。 （2）按照目的划分： 工作报告；总结报告；情况报告； 调查报告；会议报告； 建议性报告；检讨性报告。-28- 3、工作报告的写作要领 （1）标题：必须由“三要素”构成： 发文机关 + 事由 + 文种 （2）主送机关： 顶格标写一个直接上级机关，不能多头主送； 除领导者要求外，一般不能送领导者个人八、常见公文写作特点和方法-29- （
14、3）正文写法： 开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。 主体内容： 重点回顾工作进展情况和主要成绩； 提炼工作中取得的经验和体会； 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法； 对今后工作提出安排意见或表述进一步做好工作的愿望。 结尾：特此报告，请审阅/以上报告，请审阅/以上报告如有不当，请指正。八、常见公文写作特点和方法-30- 1、采用记叙为主的表达方式。 按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。 2、重点突出，点面结合。 突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料， 增强说服力。 3、实事求是，如实报告成绩和不足。 4、节俭篇幅。 5、报告中可以写设想或建议，不能写请示事项。八、常见公文写作特点和方法4、报告写作注意要点-31-q 综合报告的结构： q 关于XXX XXX的报告 XXX： XXX（情况或依据）。 XXXXXXXX （说明）。 XXXXX（结论或设想） 。 X年X月X日q 专题报告的结构
