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1、452010年第8期房地产档案管理之我见高雅杰【摘 要】房地产档案是指城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等管理活动中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理的重要依据，是城市建设档案的重要组成部分。 【关键词】房地产档案管理 房地产业房地产是目前最有活力的产业之一，房地产业有着与其它行业不同的特点，在国民经济中有其独特的地位和作用。首先，它是国民经济的重要基础。既是社会生产的基本要素，又是社会生活的基本要素。随着经济的发展，工业化、现代化以及伴随而来的城市化，对土地和建筑都有旺盛的需求。因此房地产既是经济发展的必然结果
2、，同时又反过来对社会经济的发展产生巨大的影响。其次，房地产业是一种综合性产业包括经营、管理、服务等多种高附加值的经济活动。同时它又是一种风险性极大的行业，不仅受到经济形势的影响，政治对房地产的影响也不容忽视。由于房地产投资数额大，建设周期长，资金周转慢，导致投资风险因素也会增多，敏感性是房地产的又一特点，它的兴衰历来被认为是经济繁荣或萧条的晴雨表。房地产还具有先导性和超前性，所谓先导性是指它能够促进和带动众多相关产业的兴起和发展，对国民经济发展起着促进和导向作用。房地产档案是指城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等管理活动中直接形成的有保持价值的文字、图表、声像等
3、不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理的重要依据，是城市建设档案的重要组成部分。在房地产开发和交易、抵押、继承、纠纷仲裁以及产权演变等方面起着决定性的作用。一、房地产档案的形成特点 和收集方法房地产档案是在房地产产权产籍管理活动中形成的权证、契约、文件、图纸、表册、照片等不同形式和载体的文件材料，记载着房地产产权的归属与沿革，反映房地产变更的状况。房地产产权档案的形成有其特殊的专业要求，如房屋面积的丈量、土地界限的认定、房地产平面图的测绘等，都有其严谨、规范的技术性专业要求。房地产产权档案的收集，是档案管理工作的起点和基础，是不可缺少的重要环节。房地产产权管理部门应将档案收集工作纳入产权
4、产籍管理的程序和计划，纳入管理人员的职责范围，并通过例行的接收制度，把分散在部门和个人手中的档案集中到档案室，进行统一管理。做好房地产产权档案的收集工作，对加强房地产档案管理，确保其完整、准确、安全和有效开发利用，具有特别重要的意义。要求在受理产权登记及其变更过程中，各个工作环节都要严格把关，对申请办理房屋产权过程中形成的所有证明材料进行认真审核，认真做好房地产档案的收集工作。二、房地产档案管理在房地 产业发展中的重要作用房地产档案是在房地产开发经营、管理活动中形成的，按照一定的归档制度并遵循其自然形成规律，经过系统整理，集中保存起来的有价值的各种文字材料、图纸、照片、录像、录音磁带等技术文件
5、的组合。它属于城建档案的一部分，对房地产具有极其重要的意义。（一）房地产档案是房地产从规划建设到买卖租赁整个流程的真实详尽的历史记载。房地产开发、经营、管理的每个部分和过程都在房地产档案中得到反映。交 流 changeEx462010年第8期 （二）房地产档案是房地产合法性的证明和法律证据房地产法对房地产活动有明确的规范。只有存有符合各种法律程序的档案，房地产才是合法存在的。房地产档案是房地产业重要的、不可分割的组成部分。房地产是一种新兴产业，它的档案工作也是全新的工作，无前章可循。我们必须根据房地产业的特点，结合实际工作的需要来开展档案工作，才能把档案工作做好，建立起能够为房地产为企业提供最
6、佳效益和良好服务的房地产档案。（三）房地产档案的规范化、系统化房地产档案必须规范化、系统化。房地产经济主要是市场经济，市场是瞬息万变的。尤其房地产受政治、社会、金融等方面因素影响，竞争异常激烈，波动幅度和变化程度是难以预料的。如何准确把握市场，企业如何做出正确的重点决策，必须依靠大量的信息作根据，处理掌握市场需求、金融等外部信息外，企业内部信息也是至关重要的。迅速、准确、全面地提供有关信息是档案人员职责所在。若是档案不全面不完整或是某些资料缺乏，将会导致信息的不准确。因此，房地产档案应当建立规范化的标准、程序化的操作方式、系统化的管理。统一的、严格的管理制度是系统化管理、程序化操作的基础。管理
7、制度包括档案工作管理制度、档案保管保密制度、档案借阅制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度和档案人员岗位责任制度。这一系列管理制度能确保对档案进行系统化管理。也能将各个管理环节科学地排序，使整个操作过程有机地链结，一环扣一环，保证档案的完整有效性。制定规范化的标准，可以使信息的提供迅速、快捷、准确，也是加快房地产工作现代化的重要步骤。规范化标准应包括“统一文件与格式”、“统一分类编码”、“统一信息交换形式”等。档案工作的标准化为广泛使用电子计算机与高密度信息储存技术以及通讯传输技术等先进的自动化手段打下良好基础，使今后的联网与实现某些信息共享成为可能。在上述规范化标准中分类标目标准的制定尤为重要
8、，它既要符合建设部城建档案分类大纲的要求，又要适应本行业本企业的特点，两者兼顾，才能产生应有的效果。房地产业举世公认具有突出的法律特征，从土地的征用到房地产开发直至房地产交易都受法律严格约束。我国已制定城市房地产管理法，这将进一步促进我国房地产管理的法制化，推进房地产业的健康发展。某些涉及法律的档案必须在分类编目问题上加以重视，可将其单独立项分类，这样使用起来比较方便，如土地使用权出让或转让合同书、协议书、土地分割红线图，国土部门统一规划用地范围的批准等档案本可归至基建档案中，但因经常会有土地纠纷或其它原因，分散归档使用起来不够方便，可单独分类立卷。又如房地产销售合同、房地产租赁合同、房屋拆迁
9、协议以及建筑证、产权证等重要的具有法律意义的文件单独分类立卷也较为妥当。（四）住宅小区档案的管理近年来，我国房地产开发主要以建设新住宅小区与改造旧城区的综合开发为主。综合开发，有利于加速现代化进程，使城市总体规划得以实现，住宅与公用设施能够同步配套建设，同时缩短建设周期，提高经济效益。综合开发是房地产经济的大趋势。对于房地产档案管理工作而言，综合开发尤其是新住宅小区的建设，给档案工作提出更新更高的要求。住宅小区的物业管理近两年来成为一项很热门的事业，一个住宅小区居住环境如何，很大程度上依赖于物业管理的好坏。物业管理也给档案管理工作增加了相应的难度。这就要求我们从住宅小区规划伊始就做好资料的搜集
10、整理工作，直至整个小区验收完毕，移交物业管理公司为止，住宅新区档案的系统完整以建设新区一项重要的工作。建设新小区的档案包括：可行性报告、规划方面文件、征用土地方面的文件、拆迁安置、补偿的文件、小区造路、管线、绿化等工程竣工文件、单位建筑的竣工档案。过去我们对每一栋单体建筑的竣工档案比较重视，而忽视整个小区的管网、道路档案资料的搜集，以至出现下水管道堵塞却因找不到排水竣工图而不得不大面积开挖的现象。地下管网还包括电缆、光纤通讯、煤气管道等等，这些与人民生活密切相关，一旦出现问题必须迅速解决，此时档案就成了维护小区日常管理的重要依据。房地产档案在房地产活动中起着不可估量的作用。努力做好房地产档案管理工作，就是为房地产业的发展和腾飞奠定坚实而稳固的基础，让我们充满信心地迎接房地产业新的辉煌。作者单位：吉林省通化市房地产市场管理处
