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1、有效的会议管理(EMM) Effective Meeting Management为何我们要推展有效的会议管理？目的：n解释什么是有效的会议管理n确认在会议中的主要议题，并明确每一参与者的 角色n确认在你的工作中，如何/何时运用有效的会议管 理流程有效的会议管理是有计划主题n议题的成立n有明确的目标n提前告知参与者会议所需资料n安排会议方式计划 Plan执行 Do考核 Reviewn说明对会议的期望n确认会议发言都与议程相关n记下各发言人的想法n整合想法并转回行动力n设定后续工作分派及时间n再度回顾是否达到会前之期望n评估效果看大家是否都参与n发放会议记录n执行后续步骤有效的会议管理首重计划和
2、上次回顾计划 40% 会议准备执行 20% 会议执行考核 40% 会议后的追踪决定会议目标及议程 计划内容和流程 决定合适的出席人员 出席人角色及职能确定 事先准备重要的资料确认期望事项 依议程进行且聚焦 确认所有人都进行讨论 对议题总结后续步骤/责任人/完成时效 总结收获和追踪重点将讨论结论再确认一次公布后续步骤跟催后续步骤在下次会议中检讨收获与追踪重点好的议程规划能帮你：n交流会议期望和目的n提供秩序与控制的机制n可专注于讨论事项n选定符合于主题的与会人员n衡量会议是否成功议程是你最有力的工具会议“应有的规则”基本规则是：n协助团队完成任务的指导方针n使团队成员达成协同工作的共识n可运用于
3、会议结束时评估团队工作的 有效性会议“应有的规则”细化之基本规则是： n记住，没有想法是最糟糕的想法 n会前该准备的资料要齐全和遵守时间表 n集中焦点，不可分散注意力之小讨论会 n会议要有结论 n在别人提出的想法上可进一步发展创意 n尊重其他人发言 n避免在会议中有电话/打扰 n不要互相攻击 n轮到谁，谁就该发言 n概述后续步骤持续增加从会议中得到的收益与顾忌 确保与会人员持续进步 确保在会议结束时有时间和小组一起回顾会议 先谈会议收益，再是所顾忌事项 确信你检核了整个会议过程 以“如何作”或“我希望我能”的方式来谈问题 询问与会人员是否达到你的目的或预期了呢？ 对你会议议题设定的检核，这样才
4、能去评估团队工作 是否有达到效益 任何执行上的顾虑，都应有后续步骤，且明确负责人 及完成期限会议角色领导人n严谨的会议议程准备及准备事项n设定适当且合理的期望目标n以“我们”而不是“我”的口吻发言:使团队意识到任务的重要性而且团队的努力对完成任务来说一样很重要会议角色团队成员 n成功会议要使每位成员都享有领导权 n所有与会者对会议讨论中决议的改善 计划都有个人责任A.献技献策B.遵守议程 n实践好的会议行为会议角色会议主持人n指导过程n促使与会者参与n组织小组活动n记录下小组的想法和决定n掌控时间进度n必要时将团队拉回主题分公司销售部早会议程 时间内容谁谁作08:00-08:301.看前一天销
5、售报表找出问题点分公司经理2.看总部各单位给的信息分公司经理3. 前一天会议需要追踪事 项分公司经理4. 前天看查市场所发现 问题点分公司经理分公司销售部早会议程 时间内容谁谁作08:30-09:001.鼓励员工表现好的部分（销 售人员或店及内勤人员包括昨 天去看市场好的表现等)分公司经理2.布达总部下发的规定或文件分公司经理3.询问 前一天拜访客户所发现 的问题 并记录 （将各议题 作 下记录 ,并区分科目类别 ）全体与会人员4.可解答之疑虑请 区经立刻答 复,需跨部门或向大区汇报之 议 题请 会后执行并取得回复后转 告所属 全体与会人员分公司销售部早会议程 时间内容谁谁作09:00-09:301.检讨销 售落后之责任人并询问 原因并寻求解决方法全体与会人员2.针对 前一日区经拜访之客户所存在问题 提出互动全体与会人员3.抽问及抽查责 任人当日行 程全体与会人员会议记录方便分公司追踪及聚焦开会
