电子邮件礼仪

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1、LOGO华建工程华建工程电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 领导事务繁杂，需要邮件提醒.据统计不少企业工作完全依赖电子 邮件 80%80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收 发邮件 70%70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处 理的紧急邮件 30%30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公 司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务电子邮件沟通的重要性电子邮件沟通的重要性基本原则：面对面抄送是为了明晰责任面对面抄送是为了明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对

2、方左耳听右耳也许就忘了，许多 事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的 共识一目了然，并保持跟进直至工作完成使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的 共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了 作为每个工作项目历史档案的功能能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了 作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是 感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意 见不和

3、以及争端充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是 感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意 见不和以及争端电子邮件使用的基本原则电子邮件使用的基本原则电子邮件礼仪电子邮件礼仪据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是 垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮 件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的 人。 你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email， 时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对

4、别人之回答过度期望过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾不应对别人之回答不屑一顾。发送对象发送对象发送对象发送对象称呼与问候称呼与问候称呼与问候称呼与问候邮件正文邮件正文邮件附件邮件附件语言选择与汉字编码语言选择与汉字编码结尾署名结尾署名使用技巧使用技巧邮件标题邮件标题邮件标题邮件标题电子邮件礼仪电子邮件礼仪主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的 主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。注意以下几 点： 一定不要空白标题，这是最失礼的 标题要简短，不宜冗长，不要让outlook/Foxmail用才能显示完你的标题 标题要能真反映正文的内容和重要性，切忌使

5、用含义不清的标题，如 “王 先生收” 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后 整理 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件 人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。邮件主题邮件主题TO的人是要受理这封邮件的人,理应对邮件予以回应 收件人的排列应遵循一定的规则.比如按部门排列;按职位等级排列,适当 的有规则有助于提升你的形象 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也 让收件人知道这种情况 B

6、CC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其 他人（当心接收方回复这封信！） 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不 必要的困扰和垃圾 “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议,应 该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！电子邮件发送对象(1)电子邮件发送对象(1)回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始 邮件和回复邮件之间的关联（“线索”） 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件 选择邮件发送对象的时候避免以下现

7、象 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括 直接和间接经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以 判断高级管理人员不能深入了解的业务细节 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人 ，用见面直接交流代替-反复讨论证明E-MAIL沟通不畅-改 变方式 不能随便向群体邮箱发送不必要消息 一个人找安全帽，80人中断工作来看这个信息.电子邮件发送对象(2)电子邮件发送对象(2)俗话说得好，“礼多人不怪”，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好处的，即便邮件中 有些地方表达欠妥，对方也能平静的看待。注意以下两点：恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收

8、件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮 件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称 呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务， 则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文 名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟 络。Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个 Best Regards，中文的写”祝您顺利/顺颂商祺”之类。 若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正

9、式的场合应完全使用标 准信件格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格， 而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。称呼与问候称呼与问候Email正文要简明扼要，行文通顺（Keep It Short and Simple） Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只 作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让 人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件唐僧!唐僧!注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的 不同，选择恰当的语气进行论

10、述，尽量保持正式和尊敬。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观,避 免非相关主题性的言语 有意见要提时，请先思考，这个问题都需要哪些相关人知道，避免将事 态扩大 避免情绪激动的时候回信（放一放） 确定是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪，最好面对 面回应邮件正文(1)邮件正文(1)正文是邮件最重要的部分Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保 持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。一次邮件交待完整信息 最好在一次邮

11、件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后 再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼 写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音 别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是 否有错误。邮件正文(2)邮件正文(2)正文是邮件最重要的部分合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清 楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。不要动不动使用

12、:) 之类的笑脸字符 在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调 出一定的轻松气氛的场合。 邮件正文排版符合标准信件格式标准.最忌讳出现句中 断行-就是这个样子!就是这个样子!邮件正文(3)邮件正文(3)正文是邮件最重要的部分附件是邮件的一个重要组成部分，注意以下几点：如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件 人下载后管理；例:Submittal#04 Temporary Works N1-Phase 3 For appro

13、val on 2014-08-14.zip.不使用无意义的名称! 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件,格式zipzip如果附件是特殊格式特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用附件版本应使用较低版本(几人能打开AUTOCAD 2014?),使用通用文档格式(如pdf),使用Windows自带的应用软件.-你能打开-显示,对方一定有条件打开吗?你能打开-显示,对方一定有条件打开吗?如果附件过大（不宜超过10MB），应分割成几个小文件分别发送.邮件附件邮件附件站在使用者的角度考虑问题, 避免反复,浪费双方时间站在使用者的

14、角度考虑问题, 避免反复,浪费双方时间主动发起的公司对内邮件,一律使用简体中文; 公司内部的邮件,一律使用简体中文回复; 如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文 编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件 给他；如果对方发英文邮件给你，也不要用中文回复。 对于一些信息量丰富或重要的邮件，一定是相应资质的人员确认过以后方 可发送。 字体,字号.中英文字体统一使用Arial 10号,颜色蓝黑(Dark Blue)语言选择及汉字编码语言选择及汉字编码每封邮件在

15、结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然 你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。统一使用公司行政部发放的签名档结尾署名结尾署名及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，是必不可少的,这是对 他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可 集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到 了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦 苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下

16、收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影 响工作进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。 不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理 解，避免再反复交流，浪费资源。回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、 “已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示 出你的尊重。使用技巧(1)使用技巧(1)不要就同一问题多次回复讨论 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说 不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮 件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题