知识整理(2)

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1、计算机知识整理（计算机知识整理（2）学员：刘忠璐学员：刘忠璐 2011 年年 5 月月 24 日星期二日星期二2.2.2 建立表结构有 4 种方法：在“数据表数据表”视图视图中直接在字段名处输入字段名，这种方法比较简单，但 不法对每一字段的数据类型、属性值进行设置，一般还需要在“设计”视图中进行修改； 使用“设计设计”视图视图，这是一种最常用的方法；通过“表向导表向导”创建表结构，其创建方 法与使用“数据库向导”创建数据库的方法类似；“导入表导入表”和“链接表链接表” 。 一使用“数据表”视图 主键不是必需的，但应尽量定义主键，一个表，只有定义了主键，才能定义该表与数据库 中其他表间的关系。

2、使用“数据表”视图建立表结构，只定义了表中字段名称，没有定义每个字段的数据类型 和属性。 二使用“设计”视图 表的“设计”视图分为上下两部分。上半部分是字段输入区，从左至右分别是“字段选定 器” 、 “字段名称”列、 “数据类型”列和“说明”列。字段选定器用来选择某一字段；字段 名称列用来说明字段的名称；数据类型列用来定义该字段的类型；如果需要可以在说明列 中对字段进行必要的说明，说明信息对系统的各种操作没有任何影响只给设计者起提示备 忘作用。下半部分是字段属性区，用来设置字段的属性值。 三使用“表向导” 选择一个表（事例表）作为基础来创建所需表，这种方法简单、快捷。 四定义主键 主键也称为主

3、关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。只有为表 定义了主键，才能与数据库中其他表建立关系，从而使查询、窗体或报表能够迅速、准确 地查找和组合不同表中的信息。 在 Access 中，可以定义 3 种类型的主键，即自动编号、单字段和多字段。2.2.3 设置字段属性字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。 1.字段大小 可以控制字段使用的空间大小。 该属性只适用于数据类型为该属性只适用于数据类型为“文本型文本型”或或“数字型数字型”的字段。对于一个的字段。对于一个“文本型文本型”字段，字段， 其字段大小的取值范围是其字段大小的取值范围是 0255，默认值

4、为，默认值为 50。 注意，如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会丢失数据，将截取超长的字符。 2.格式 “格式”属性只影响数据的显示格式（形式） 。mm-dd-yyyy 利用“格式”属性可以使数据的显示统一美观。但应注意， “格式”属性只影响数据的显示 格式，并不影响其在表中存储的内容，而且显示格式只有在输入的数据被保存之后才能应 用。3.输入掩码 在输入数据时，经常会遇到有些数据有相对固定的书写格式。文本类型，文本类型，英文输入法英文输入法”(010)”。 注意，如果为某字段定义了输入掩码，同时又设置了它的“格式”属性， “格式”属性将在 数据显示时优先于输入掩码的设置。 输入掩码只

5、为“文本”型和“日期时间”型字段提供向导。 输入掩码属性所使用字符的含义字符说明0必须输入数字（09）9可以选择输入数据或空格#可以选择输入数据或空格（在“编辑”模式下空格以空白显示，但是在保 存数据时将空白删除，允许输入加号和减号）L必须输入字母（AZ）?可以选择输入字母（AZ）A必须输入字母或数字a可以选择输入字母或数字- / 小数点占位符及千位、日期与时间的分隔符（实际的字符将根据“Windows 控制面板”中“区域设置属性”中的设置而定） 将所有字符转换为大写!使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。键入掩码中的字符始终 都是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方输入感叹号(转义

6、字符转义字符)使接下来的字符以原文字符显示（例如，使接下来的字符以原文字符显示（例如，A 只显示为只显示为 A）前面提到，Access 只为“文本”和“日期时间”型字段提供了输入掩码向导，因此，对 于“数字”或“货币”等类型的字段来说，只能使用字符直接定义输入掩码属性。 4.默认值：在增加记录时在增加记录时，系统自动将默认的值添加到字段中，简化输入操作。 例如，某公司 90%的员工基本工资为 1500 元，则可以对工资表中的基本工资字段设认默 认值为 1500。 输入文本值时，也可以不加引号，系统会自动加上引号。 若在输入某日期时间型字段值时插入当前系统日期，可以在该字段的“默认值”属性框 中

7、输入表达式“Date（） ” 。 注意，在注意，在 Access 中，不能对中，不能对“自动编号自动编号”和和“OLE 对象对象”类型的字段设置默认值。类型的字段设置默认值。5.有效性规则 有效性规则允许定义一条一条规则，限制可以接受的内容。只要是添加或编辑数据，都将强行 实施字段有效性规则。例如， ”=0and=150”。 当输入的值与有效性规则发生冲突时，系统拒绝接受此数值。有效性规则能够检查错误的 输入或者不符合逻辑的输入。有效性规则的实质是一个限制条件，完成对输入数据的检查。6.有效性文本 当输入的数据违反了有效性规则，系统会显示提示信息，但往往给出的提示信息并不是很 清楚、很明确。因

8、此，可以通过定义有效性文本来解决。 7.索引 索引是非常重要的属性，能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能对表中的记录 实施唯一性。按索引功能分，索引有唯一索引、普通索引和主索引 3 种。其中，唯一索引的索引字段值不能相同，即没有重复值。如果为该字段输入重复值，系统会提示操作错误。 普通索引的索引字段值可以相同，即有重复值。在 Access 中，同一个表可以创建多个唯一 索引，其中一个可设置为主索引，且一个表只有一个主索引。 8.必填字段：是否2.2.4 建立表之间的关系1.表间关系的概念 Access 中表与表之间的关系可以分为一对一、一对多和多对多 3 种。 在 Access 中，表

9、之间的关系都定义为一对多的关系。通常，将一端表称为主表，将多端表 称为相关表。2.参照完整性：在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中； 也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录；更不能在相关表中有相关记 录时，更改主表中的主键值。 3.建立表之间的关系 在定义表之间的关系之前，应关闭所有需要定义关系的表。 如果选择了“实施参照完整性”复选框，然后选择“级联更新相关字段”复选框，可以 在主表的主键值更改时，自动更新相关表中的对应数值；如果选择了“实施参照完整性” 复选框，然后选择“级联删除

10、相关字段”复选框，可以在删除主表中的记录时，自动地删 除相关表中的相关记录；如果只选择了“实施参照完整性”复选框，则相关表中的相关 记录发生变化时，主表中的主键不会相应变化，而且当删除相关表中的任何记录时，也不 会更改主表中的记录。 4.子数据表：通过主表查看相关表中的数据。2.2.5 向表中输入数据1.使用“数据表”视图 2.创建查阅列表字段 3.获取外部数据 利用 Access 提供的导入和链接功能可以将这些外部数据直接添加到当前的 Access 数据库 中。 从外部导入数据是指从外部获取数据后形成自己数据库中的数据表对象，并与外部数据源 断绝联接。 从外部链接数据是指在自己的数据库中形成

11、一个链接表对象，每次在 Access 数据库中操作 数据时，都是即时从外部数据源获取数据。这意味着链接的数据并未与外部数据源断绝联 接，而是将随着外部数据源数据的变动而变动。2.3 维护表2.3.1 打开和关闭表2.3.2 修改表结构（“设计视图”中修改）1.添加字段 2.修改字段（包括修改字段的名称、数据类型、说明、属性等。 ）在 Access 中， “数据表”视图中字段列顶部的名称可以与字段的名称不相同。因为“数据 表”视图中字段列顶部显示的名称来自于该字段的“标题标题”属性。 3.删除字段 4.重新设计主键：要重新设置主键，应删除表与表之间的关系。2.3.3 编辑表内容（“数据表视图”

12、）1.定位记录 2.选择记录 3.添加记录 4.删除记录 注意，删除操作是不可恢复的操作，在删除记录前要确认该记录是否是要删除的记录。 5.修改数据 6.复制数据2.3.4 调整表外观（“数据表视图” ）1.改变字段显示次序 “逻辑移动”：使用此方法，可以移动任何单独的字段或者所选的多个字段。移动“数据 表”视图中的字段，不会改变表“设计”视图中字段的排列顺序，而只是改变在“数据表” 视图中字段的显示顺序。 2.调整行显示高度 单击“格式”菜单中的“行高”命令。改变行高后，整个表的行高都得到了调整。 3.调整列显示宽度 4.隐藏不需要的列 5.显示隐藏的列 6.冻结列 7.设置数据表格式 单击

13、“格式”菜单中的“数据表”命令，打开“设置数据表格式”对话框。 8.改变字体2.4 操作表2.4.1 查找数据在操作数据库表时，如果表中存放的数据非常多，那么当希望查找某一数据时就比较困难。1.查找指定内容 单击“编辑”菜单中的“查找”命令，打开“查找和替换”对话框。字符用法实例*通配任意个数的字符wh*可以找到 white 和 why，但找不到 wash 和 without?通配任何单个字符b?ll 可以找到 ball 和 bill，但找不到 blle 和 beall 通配方括号内任何单个字符baell 可以找到 ball 和 bell，但找不到 bill!通配任何不在括号内的字符b!ael

14、l 可以找到 bill 和 bull，但找不到 bell 和 ball-通配范围内的任何一个字符。 必须以递增排序来指定区域ba-cd 可以找到 bad、bbd、bcd，但找不到 bdd（A 到 Z，而不是 Z 到 A）#通配任何单个数字字符1#3 可以找到 103、113 和 1232.查找空值（查找空值（Null）或空字符串）或空字符串2.4.2 替换数据1.替换指定内容 2.更改默认设置2.4.3 排序记录1.排序规则 排序是根据当前表中的一个或多个字段字段的值对整个表中的所有记录进行重新排列。 排序时，要注意以下几点： （1）对于文本型的字段 “1”+”1”=”11”字符串连接符 字符

15、串进行比较的方法：从前向后一一对应着比较 ASCII 码值码值：A65 B66 C67a97 b98 c99048 149 true-1 false0 （2）按升序排序字段时，如果字段的值为空值，则将包含空值的记录排列在列表中的第 1 条。 （3）数据类型为备注、超级链接或）数据类型为备注、超级链接或 OLE 对象的字段不能排序。对象的字段不能排序。 （4）排序后，排序次序将与表一起保存。 2.按一个字段排序 3.按多个字段排序 按多个字段进行排序时，首先根据第一个字段按照指定的顺序进行排序，当第一个字段具 有相同值时，再按照第二个字段进行排序 按多个字段排序记录的方法有两种，一种是使用“数据

16、表”视图实现排序，另一种是使用 “筛选”窗口来完成排序。 Access 先按“性别”排序，在性别相同的情况下再按“年龄”从大到小排序。因此，按多 个字段进行排序，必须注意字段的先后顺序。 使用“数据表”视图按两个字段排序虽然简单，但它只能使所有字段都按同一种次序排序， 而且这些字段必须相邻，如果希望两个字段按不同的次序排序，或者按两个不相邻的字段 排序，就必须使用“筛选”窗口（单击“记录”菜单中的“筛选”命令，然后从级联菜单 中选择“高级筛选排序”命令，打开“筛选”窗口） 。2.4.4 筛选记录Access 提供了 4 种筛选记录的方法，分别是按选定内容筛选（条件，行操作） 、按窗体筛 选、按筛选目标筛选以及高级筛选。 1. 按选定内容筛选（取消筛选之后，筛选条件任然存在）