行政人事部工作课件上

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1、行政人事部行政人事部常务工作常务工作2009年03月目录 办公室职能 文秘工作 人事工作 行政宣传工作 工作联系一、办公室职能一、办公室职能一、办公室职能一、办公室职能作为一家新成立的公司，要保证公司运转有 序，身为运转中枢的办公室必须发挥好核心作 用。按照“服务、参谋、协调、效能”的要求， 围绕公司中心工作目标，积极“参与政务、管理 事务、强化服务”，对内团结协调、搞好服务， 对外树立形象、上联下通，找准定位，服务大局 ，扎实工作。一、办公室职能二、文秘工作二、文秘工作二、文秘工作公文处理档案管理印章使用管理保密规定公司常用公文种类：决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、

2、会议纪要。二、文秘工作公文处理公文处理公文处理公文处理二、文秘工作二、文秘工作公文种类决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关机构和人员，变更或者撤销下 级机构的决定事项。公告：适用于对外宣布重要事项；通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项；通知：适用于批转下级机构的公文；转发上级单位和不相隶属的公文；传达要求下级机 构办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用、解聘人员；通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询 问；请示：适用于向上级单位或有关主管部门请求指示、批准；批复：适

3、用于答复下级机构的请示事项；意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求有关单位、部门共同执行。函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事 项；会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求有关单位、部门共同执 行。二、文秘工作二、文秘工作二、文秘工作公文格式公司公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，涉密公文应 当由发文单位根据秘密程度划分密级，并用3号黑体字顶格标注在公文首页 的右上角第1行，如需同时标识秘密等级和保密期限

4、，秘密等级和保密期限 之间用“”隔开，“绝密”、“机密”级公文还应当在公文首页标明分数 序号；公司公文的紧急程度分为“特急”、“急件”两级，其中紧急电报分为“特 急”、“加急”、“平急”三级，对涉及紧急事宜的公文，应当根据公文送 达的时间要求在公文的左上角标注紧急程度。如需同时标注秘密等级、紧急 程度，应先标紧急程度，后标秘密等级；发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前；发文字号应当包括：单位代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文 字号。分公司部门的发文代字不得与分公司发文代字相混同。公文的发文字 号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线

5、下 方右侧；上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人。其中，“请示”应在附注处 注明联系人的姓名和电话。公文标题应准确简要概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符 号。转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级；主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称；公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。如附件只送主送单 位，应注明“抄送无附件”；公文除会议纪要（注明签发人）外，一律加盖印章。印章盖在成文时间的中上方，上沿不 压正文，底边在成文时间之下，不再落款，如正文末页无空档，可另加空白页，注明发文 时间

6、并盖章，同时在该页首行左侧标明“此页无正文”。联合发文，联合单位都应当加盖 印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同；成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为 准。电报以发出日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前 注明会议名称和通过日期；文件应当标明主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应 标注主题词表中规定的词。主题词标注于抄送单位之上，一般不超过五个词汇；二、文秘工作二、文秘工作二、文秘工作公文有抄送单位时，抄送单位位于文件末页下端、印发单位之上；打字和校对者列印发单位之下。公司的正式公文统一

7、用套红印刷。正式公文的文头部分一般不超过首页的 2/5，函件的文头部分一般不超过首页的1/4。公文文字一般从左至右横排。打印标题为2号宋体，正文用3号仿宋体，每页 22行，每行26字。公文中批语、按语、副标题及附注等使用字型，可根据实 际情况确定。公文用纸采用国际型标准A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。行文规则行文应当确有必要，注重实效。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。原则上实行逐级行文，一般不得越级请示和报 告。对不相隶属关系的单位实行平行同级行文，并遵循“明来明复、密来密复”的原 则。行文要遵守党政分开的原则。凡向党的机关行文，原则上应以党组织的名义；凡向行政 部门行文，

8、一律以行政名义。行政机关行文必要时可抄送党的机关。除办公室外，分公司其他部门不得对外正式行文；但分公司各部门，就具体业务规则， 可对分公司下级机构行文。办公室对职能部门发文进行监督检查。分公司董事会会议、党组会议、总经理办公会议及副总经理专题办公会议应发会议纪要；各 专业会议通知、会议纪要、转发文件、经验介绍等，应以部门名义行文；分公司领导讲 话，应发内部情况通报。各分公司必须以单位名义向分公司报送文件，不得直接向分公司各部门行文。根据工作需要 ，各分公司的内设部门可向对口或相关职能部门反映情况、请示问题。对请示问题，分 公司有关职能部门不能直接对其行文，而应答复其上级分公司。各分公司必须以单

9、位名义向公司报送文件，不得直接向公司各部门行文。 二、文秘工作分公司可以和同级政府部门、社团和行使职能的事业单位联合行文，可以和其他保险机构 联合行文，联合行文应当明确主办部门。但分公司与所属单位不得联合行文，部门之间 不得联合行文。分公司内部部门之间对有关问题未经协商一致，不得行文。各分公司向下级分公司或本系统的重要行文，要同时抄报分公司。“请示”应当一文一事；请示事项必须明确，一般只写一个主送单位，如需要同时送其 他单位的，应当用抄送形式；但不得抄送其下级单位。 “报告”不得夹带请示事项。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以分公司名义向上级单位负责人报送“请示 ”、“意见”和“报告”。

10、分公司向网公司、保监会行重要文件时，应当写明主送机关和抄送机关。分公司向下级 分公司行文，必要时应当抄送当地政府、保监局或有关部门。行政公文不得对党的组织作指示、交任务。非密级的文电通过办公自动化系统拟稿，密级文电应采用纸质文件拟稿发文办理指以本单位名义制发公文的过程。包括拟稿、会签、审核、签发、 复核、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。草拟公文应做到：符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的规定等，要切实可行并 加以说明；情况确实，材料翔实，观点明确；表述准确，结构严谨；条理清 楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与

11、主送单位的行文关系确 定；拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；人名、地名、数字、引文要准确规范。引用公文应当先引标题，后用圆括号 引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日 ，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写月、日。年份要完 整表述，如“1996”不能写成“96”；结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”；第三层为“1.”， 第四层为“（1）”；必须使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称 或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；公文中的数字，除成文日期、部分结

12、构层次序数和在词、词组、惯用语、具 有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；草拟公文，一律使用分公司统一的 “发文稿纸”，拟稿人应按发文稿纸上的 栏目要求填写清楚，并签署日期；草拟、修改、审批和签发公文，一律用钢笔、碳素笔或毛笔，禁止用铅笔或 圆珠笔等容易褪色、涂改的书写工具。书写要工整易认，不得在文稿装订线 外书写；会议纪要中姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后。姓名职务之后不 再加“同志”字样。公文会签拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部 门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当 出面协调，仍不能取得一致

13、时，主办部门可以列明各方意见，提出建设性意 见，并与有关部门会签后报请分公司领导协调或裁定；分公司内部会签时，会签部门应在接到会签文稿后3个工作日之内将会签的 文稿返还主办部门。急件应在1个工作日内会签，特急件应随到随签；分公司内会签部门如对文稿有不同意见，应附文字说明；经凡需会签的公文，应经会签后方可送办公室核稿。会签部门领导签字或加盖会签部门公章，会签意见方具效力；核稿分公司公文呈送领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否 确需行文，行文方式是否妥当；是否符合行文规则和公文处理程序；是否符 合文种使用、公文格式的有关规定；文字表达包括标点符号是否正确；办公室核稿人员对内容杂乱、

14、文字冗长的公文，应要求主办部门拟稿人加工 修改；对涂改勾划较乱的公文，应先退主办部门拟稿人清稿。办公室对公文 文稿作大的改动，应征求主办部门的意见。如不能协商一致，由办公室向签 发文件的分公司领导写出说明；各部门自行收到的文电或开会带回的重要会议文件，应按办文程序交办公室统一登记后 再办。公司收文后，由办公室及时提出拟办意见，送有关分管领导或交有关部门办理。文件由主办部门办后交办公室归档，绝密和有特殊要求文电阅办后立即收回。二、文秘工作办公室为签报的管理部门。除人事任免、案件 查处等内容的签报按有关规定办理外，签报均 应通过办公室统一登记编号后呈报。各部门向公司领导、各分支机构向总公司请 示、

15、报告事项应签报，并一事一报。二、文秘工作档案是指公司在经营和管理中直接形成的，具有保 存和利用价值的各种文字资料、会计记录、电报、单 证、图纸、报表、账册、凭证、照片、录音、录像、软 盘等不同形式的历史记录。档案管理档案管理档案管理档案管理二、文秘工作办公室是档案工作的管理机构，主管公司的档 案工作。文书档案的归档时间在次年3月底以前，各部 门专（兼）职档案管理人员每年一季度应将前 一年的文件材料收集齐全、完整，按规定和要 求填写移交清单及时向办公室移交归档，个人 不得私自保存。二、文秘工作合同档案由合同主管部门编号、管理，合同承办部门 应负责将合同（正本）及其电子版、合同审批表（原 件）在合

16、同签订完毕后送公司办公室归档。查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经公司 分管领导批准。档案资料不准擅自复印，经批准同意 借出或复印的档案，不准转借他人，并且要注意保密 及保全档案完整。二、文秘工作分公司的印章，由总公司办公室统一刻制后下发。 由分公司参照总公司管理规定进行管理。二、文秘工作印章使用管理印章使用管理印章使用管理印章使用管理使用各类印章必须办理登记手续，不得在空白 的公文纸、介绍信或未填写完整的空白凭证上 施印。公文盖章时，必须检查签发手续是否完备，按 照规定的份数盖印。用印登记的项目包括：用 印日期、发往单位、文件标题、印章数、用印 部门、批准人等。二、文秘工作严格控制公司印章的使用，能用部门名义的尽量使用 部门印章。日常事务工作需使用公司印章，应填写用印申请单， 经主管部门负责人签字，由公司主管领导核签后用 印。二、文秘工作公司商业秘密是指不为外部所知悉，能为企业带来经 济利益，具有实用性并经公司