系统集成服务--程序文件(环境质量体系二合一)

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1、*有限公司有限公司质量质量/环境程序文件环境程序文件(依据 GB/T19001-2008、GB/T24001-2004 标准编制)第第 A 版版（Q/EP）编编 制：制： 审审 核：核： 批批 准：准： 分分 发发 号：号： 受控状态：受控状态： 2011 年年 1 月月 8 日发布日发布 2011 年年 1 月月 10 日实施日实施*有限公司有限公司- 1 -Q/EP*有限公司程序文件共 5 页 第 1 页 第 A 版目目 录录第 0 次 修 订序号文件编号文件名称版本/修订备 注1Q/EP-4.2.3文件控制程序A/02Q/EP-4.2.4记录控制程序A/03Q/EP-5.5.3信息交流与

2、沟通控制程序A/04Q/EP-5.6管理评审控制程序A/05Q/EP-6.2人力资源控制程序A/06Q/EP-6.3/6.4基础设施及工作环境控制程序A/07Q/EP-8.2.2内部审核控制程序A/08QP-7.4采购控制程序A/09QP-8.3不合格品控制程序A/010Q/EP-8.5/4.5.3纠正和预防措施控制程序A/011EP-4.3.1环境因素识别与评价控制程序A/012EP-4.3.2法律法规与其他要求控制程序A/013EP-4.4.6运行控制程序A/014EP-4.4.6-01对相关方施加影响控制程序A/017EP-4.4.7应急准备和响应控制程序A/016EP-4.5.1监测和

3、测量控制程序A/017EP-4.5.2合规性评价控制程序A/0- 2 -Q/EP-4.2.3*有限公司程序文件共 3 页 第 1 页 第 A 版文件控制程序第 0 次 修 订1 目的对质量/环境管理体系有关文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的文件和资料为有效版本，防止使用失效、作废的文件和资料。2 适用范围适用于公司质量/环境管理体系的各类管理性、技术性文件和资料的控制。但产品标准、行业管理规程、环境污染排放标准、安全生产法规及上级有关部门的规定等按法律法规与其他要求控制程序的规定予以控制。3 职责3.1 总经理批准发布质量/环境管理手册。3.2 人事行政部负责质量/环境手册、程序文件、相

4、关文件、管理制度的发放和管理。3.3 各部门负责相关文件、管理制度的编制、使用和收集、整理和归档。4 工作程序4.1 文件的分类和编号。4.1.1 公司质量/环境文件分为：a）第一层次文件：质量/环境管理手册；b）第二层次文件：质量/环境的程序文件；c）第三层次文件，各项制度、规程等；d）记录，包括体系运行、施工、监视和测量、改进等方面的记录表格、报告、报表。第一、二、三层次文件按本程序的规定控制，记录按记录控制程序控制。4.1.2 文件的编号方式为： a）手册：公司代号-手册代号章节号质量/环境手册：NB-Q/EMb）程序文件：程序文件代号标准章节号顺序号质量/环境程序文件： Q/EP-适用

5、单一体系时，如适用质量体系：QP-；适用环境体系：EP-；- 3 -Q/EP-4.2.3*有限公司程序文件共 3 页 第 2 页 第 A 版文件控制程序第 0 次 修 订c）制度、规程：三级文件代号顺序号质量/环境的各项制度、规程：SJ-d）记录：文件代号标准章节号顺序号质量/环境的各种记录：Q/E R-适用单一体系时，如适用质量体系：QR-；适用环境体系：ER-；4.2 文件编制批准和发布a.质量手册由人事行政部组织编写，管理者代表审核，总经理批准； b.程序文件和管理性文件由人事行政部组织编写、管理者代表审核，总经理批 准； c.技术作业文件由研发中心经理审核，总经理批准； d.外来文件各

6、部门收集后，交至人事行政部，与管理者代表审查其适用性； e.人事行政部可在进行管理评审时组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因 评审或其他原因对文件的修改与更新时，文件发布前应得到再次批准。 4.3 文件的更改和作废：当实际的情况发生变化使文件有不适用情况时，可对文件进 行更改，填写“文件更改审批表” ，保留更改记录。 4.3.1 手册和程序文件的更改由人事行政部实施，技术文件的更改由研发中心实施， 管理者代表审核，总经理批准。 4.3.2 所有更改后的文件必须从使用部门收回，进行统一管理，以确保有效文件的唯 一性。 4.3.3 文件经多次更改，或文件内容需全面更改时，应对原文件进行换版，

7、原版文件 及时作废，同时换发新版本。 4.3.4 文件更改应由该文件的原审批部门进行审批，若由其他人员进行修改时，该人 员应获得审批所需依据的背景文件资料。 4.3.5 作废的文件由人事行政部按“文件发放/回收/销毁/保留登记”中原登记发放范 围从使用部门收回原版文件，并在作废文件上加盖“作废”印章，填写“文件更改审 批表” ，经主管领导批准后，统一销毁。需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留” 标记后方可保存。 4.4 文件的发放和领用 4.4.1 受控文件的发放时要加盖“受控”印章，经批准后，人事行政部按文件的实际 需要部门发放，确保体系运行的各个场所都能获得相应有效的文件。 4.4.2

8、文件领用者在领取标有分发号的受控文件，并填写“文件发放/回收/销毁/保留 登记” 。 4.4.3 发放的文件在使用时若发生严重破损而影响使用时，原领用人应向人事行政部- 4 -申请办理文件Q/EP-4.2.3*有限公司程序文件共 3 页 第 3 页 第 A 版文件控制程序第 0 次 修 订更换手续，人事行政部收回破损文件并补发新的文件，新文件的分发号仍沿用原文件 的分发号，人事行政部将破损文件收回时填写“文件发放/回收/销毁/保留登记” 。 4.4.4 当文件持有者的文件遗失时，应向人事行政部及时说明，并办理重新领用手续， 但必须在领用申请中作出说明，人事行政部在补发文件时，应编排新的分发号，

9、将丢 失文件的分发号注明为作废文件的分发号，并通知各有关部门。 4.5 外来文件控制 a.对所收集的外来文件由人事行政部汇总后登记在有关的外来文件清单内； b.审核后适用的外来文件，人事行政部分发到执行部门，并填写“文件发放/回收/销 毁/保留登记” ； c.对失效和更改后的外来文件，人事行政部要及时收回，按作废文件的要求处理。 4.6 文件的管理 4.6.1 人事行政部建立公司“受控文件清单”对公司的文件进行控制，以识别现行使 用文件的状态。凡属受控文件均人事行政部统一备案存档，包括纸张、软盘、光盘、 照片录像带等。 4.6.2 文件的借阅和复制特殊情况需要查阅文件时，到人事行政部查阅，不得

10、私自带走，不得擅自复印。 需要增发时，由文件发放部门按本程序 3.5 文件的发放和领用执行。 5 相关文件 5.1 记录控制程序 6 记录6.1 受控文件清单6.2 文件发放、回收记录6.3 文件借阅、复制记录6.4 文件更改申请- 5 -Q/EP-4.2.4*有限公司程序文件共 2 页 第 1 页 第 A 版记录控制程序第 0 次 修 订1 目的对记录进行控制和管理，为符合要求和质量/环境管理体系有效运行提供证据，为持续改进提供分析依据。2 适用范围适用于公司质量/环境管理体系各类记录的控制。3 职责3.1 研发中心负责记录的归口管理。3.2 各部门负责本部门内部的记录的标识、收集、编目和管

11、理。4 工作程序4.1 记录的编制、审批、更改。4.1.1 公司记录实行统一控制分级管理的模式。4.1.2 记录表式尽量采用省、市有关部门的统一表式。由使用部门设计、编制的表格，研发中心审核，管理者代表批准使用。4.1.3 程序文件和管理文件中涉及的、无统一表式的记录，在文件编制时一并设计、审批。4.1.4 各部门负责人对本部门使用的记录（表式）进行审核，由管理者代表批准，由研发中心进行备案。4.1.5 记录表式发生更改、在使用经审批后的新记录时，应将旧记录收回作废，防止误用。4.2 记录的标识、编目、收集、归档。4.2.1 记录的编号：执行文件控制程序规定。4.2.2 采用上级部门统一表式的

12、记录，或外部监测机构的检测报告，公司不再编号。4.2.3 研发中心负责编制质量/环境记录 ，根据记录的性质、作用及重要程度，确定保存期年限和存档地点。凡存档年限在三年的记录，由各部门将每年的记录经整理后于次年 2 月份前交人事行政部归档保管。凡存档年限在三年及三年以下的- 6 -记录，由各部门内部归档、保管。4.2.4 各部门应将各自使用的记录收集齐全，妥善保管。4.3 记录的贮存、保管、处理。Q/EP-4.2.4*有限公司程序文件共 2 页 第 2 页 第 A 版记录控制程序第 0 次 修 订4.3.1 记录应易查，集中统一贮存于通风干燥处，并备有防蛀、防霉、防火措施。4.3.2 各部门应有

13、人专门负责记录的保管，经常检查贮存环境是否适宜，防止受潮，变质及丢失，损坏，发现问题及时处理。4.3.3 记录存档期满后，研发中心应填写文件更改申请 ，并经研发中心负责人签字后销毁，其销毁清单按规定保存。4.4 记录的查阅4.4.1 查阅记录者应办理查阅登记手续。4.4.2 借阅时必须填写文件借阅、复制记录 ，经各部门负责人（或授权办）批准，并在规定时间内归还。4.4.3 当合同要求时，在商定期内记录可提供给顾客或相关方或其代表评价时查阅。4.4.4 查阅或借阅者在查、借过程中不得在管理记录上涂改、撕页，未经许可不得擅自复印。4.5 记录的控制4.5.1 各部门应落实专人，明确其负责收集、整理

14、、查、借阅、回收、归档、保管、处理等工作职责。4.5.2 记录可以是书面的，也可以贮存在任何其它媒体上，如电子媒体。4.5.3 记录要求完整和清晰具有条理，做到标准化、规范化。4.6 记录填写人员职责。4.6.1 各项记录应填写清楚，字迹清晰书写规范，内容完整准确，数据真实可靠，并有有关人员的签名和注明记录的时间。一般应用蓝、黑色书写。三年以上的记录应用钢笔填写。4.6.2 记录不允许随意更改，需要改时应在更改处签名或盖章以示负责，重要记录更改须经部门负责人签字后方可更改。4.6.3 各项记录完成后应注明日期，并签署记录人姓名。5 相关文件- 7 -5.1 文件控制程序6 记录6.1 质量/环

15、境记录1 目的及时、准确地收集、传递及反馈有关质量/环境信息，特别是被迫交流的信息，通过协商与交流促进公司方针、目标和指标的实现，保证体系有效的运行，并达到持续改进的目的。2 适用范围适用于公司内部质量/环境信息的传递、沟通，以及与外部各方的信息交流。3 职责3.1 人事行政部负责与上级主管部门和行业主管部门、周围居民等相关方信息的接收、传递和处理。与上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作，负责体系审核、管理评审的信息传递与落实。3.2 各部门负责工作范围内信息的传递和交流，并负责对本部门信息的收集、分析。3.3 供销部等相关部门都要关注被迫交流的信息收集、分析和传递，并向相关方施加环境方面的影响。4 工作程序4.1 信息的分类4.1.1 外部信息：a）环境监测站、认证中心等检测或检查的结果及反馈的信息；b）政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准、排放标准等，以及有关的国家宏观信息；c）相关方反