《知行写在情景中_六_2005年11月国家职业资格考试秘书四...》由会员分享，可在线阅读，更多相关《知行写在情景中_六_2005年11月国家职业资格考试秘书四...（3页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 秘书2 0 0 6 . 8知行写在情景中 (六)2 0 0 5 年1 1 月国家职业资格考试秘书 四级试卷情景录像题 ( 一 ) 解读谢世洋汪晓剑曾金秀2 0 0 5年1 1月国家秘书四级资格考试案例分析情景录像题有两题。先解第一题。题目要求仔细观察录 像中天地公司总经 理 办 公 室 秘书钟苗工作时的情景, 指出其工作环境与工作行为中至少1 5处正确和错误的地方,分值为3 0分。一、 情景叙述天地公司总经理秘书办公室。窗下, 办公桌左边转角的低柜正对着窗户, 低柜上是打印机, 紧挨着办公桌的左边是电脑 , 右边是电话机 (兼传真) 和叠放的文件夹。办公室里面的房间里, 复印机 正对着窗户
2、, 地面拖着一根又粗又长连接电脑与复印机的电源线。 钟苗身穿T恤衫, 正在强烈阳光照射的复印机上复印资料。电话铃响 起 , 钟苗匆忙走过去 接 , 脚 下 被电源线绊了一下。钟苗:“您好, 天地公司。”对方:“钱总经理在吗?”钟苗:“钱总正在开会呢。”对方:“时间长吗?”钟苗 :“研 究2 7号新产品发布 会 的 事 , 恐怕要一上午了。”对方:“一上午?哦。”钟苗:“钱总回来让他给您回电话行吗? 您是” 边 说 边 打 开 抽 屉 想 找 电 话 记 录 本 记录。对方:“不用了, 我以后再找他吧。再见。”钟苗:“咦?挂了, 这么性急。” 挂上电话。一星期后钟苗坐在电脑前打字。桌面上放着手机
3、,屏幕上显示的是一份请柬。请柬刘惠理先生:自定于0 5年1 0月2 7日举行我公司新产品发布会。敬请光临天地公司2 0 0 5 . 1 0 . 2 5电话铃响。钟苗:“您好, 钱总。”对方:“钟苗,后天新产品信息发布会, 我让你通知媒体的事, 准备得怎样了?”钟苗:“我正在打请柬, 已经用电话通知了各家媒体, 明天就将请柬寄出去。你看行吗?”对方:“好。这次会议对我们非常重要, 一定要确保万无一失。”钟 苗:“ 钱 总 ,你 看 是 不 是 应 准 备 摄 像 设备? 拍摄会议过程可以作为资料保存下来啊。 ”对方:“好, 有必要, 那你负责安排一下吧。不过我们的摄像机还是模拟信号的, 转带子很
4、不方便。”钟 苗:“ 这 个 好 解 决, 到 外 面 租 一 个 就 行1 2S E C R E T A R Y职业培训了。”对方:“那好, 那好, 你去办吧。”钟苗挂上电话, 继续手头的工作。有人敲门。钟苗:“请进。” 研发部李秘书进来。李秘书:“钟苗,这是新产品的详细资料。我们李经理已联系了晚报一位记者, 叫他写篇详细的关于新产品发布会的报道, 请您把这份资料传真给他。”钟苗接过资料准备复印, 在把曲别针取下时, 不小心把首页弄破了。李秘书:“这种新产品市场上还没出现, 已有多家公司在加紧研究。我们最先推出, 一定可以抢占市场。”钟苗:“是吗? 公司上上下下对这个产品发布会挺重视的。 刚
5、才钱总还打电话询问准备情况呢?”李秘书:“是吗?”李秘书的手机响起。李秘书从口袋掏出手机:“您好,李经理。传真不发了?什么?四达公司今天已经召开了同样产品的信息发布会?” 李秘书边接电话边摆手示意钟苗停发传真。钟苗停发传真,一脸茫然:“怎么回事啊?怎么不发了?”二、 情景分析上述情景涉及办公室事务与管理, 常用事务文书的写作等知识和技能, 能比较全面地检验考生的秘书知识技能水平。先看办公室事务与管理。相关知识点有:(一) 办公环境的维护与管理1 .秘书应经常清洁整理责任区, 包括清洁地 面 、 电 脑 、 设 备 、 家 具 及 门 窗 、 墙 壁 等 处 , 保持办公桌面的清洁、 整齐、 美
6、观。2 .设备、 物品放置适当, 取之有序。包括将自用的办公文具、 手机、 零散物件有序地摆放在抽屉里, 常用文件应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上。 录像中钟苗把电脑与复印机分两屋摆放, 致 使 电 源 线 落 在 地 下, 这 显 然 是 不规范的。健康安全的办公环境的基本要求是: 建筑坚固,光线充足而不致引起计算机屏幕反射,照 明 灯 光 不 闪 烁 , 空 气 流 通 , 空 间 适 当 , 噪 音低, 办公设 备 符 合 安 全 标 准 , 有 绿 色 植 物 与 饮水设施, 有消防设施和报警装置。(二) 办公室日常事务中接打电话的方法接电话的方法是:“响铃不过三” ,问候以后报出单
7、位名 (对内线则报部门名) , 如果对方要找的人不在或因开会不能接电话时, 可告知对方到时再打来,或请对方留下电话号码, 或征得对方同意后将电话转相关部门。此外, 用语 要 和 谐 、 有 序 、 得 体 、 准 确 , 用 “ 谢 谢 ” 、“ 再见” 等礼貌语结束。情 景 录 像 中 钟 苗 在 不 明 对 方 身 份 的 情 况下, 把上司 的 行 踪 直 接 告 诉 对 方 , 这 显 然 是 错误的。(三) 做好信息保密工作信 息 保 密 是 所 有 员 工 最 基 本 最 重 要 的 职责, 是保证国家、 组织利益的起码要求。 当涉及保密信息时, 员工应做到机智、 稳 重 、 果
8、断 , 有外交手段。从载体上分, 信息分口头信息、 纸面信息、电子信息三种。首先要做好口头信息的保密。 不在单位内部或外部谈论单位的保密信息, 包括对其他员工、 客户、 家属或朋友; 在没有确认对方的身份以及是否被授权获得信息前,不要通过电话、手机给出保密信息。其次要做好纸张信息的保密。 接收保密文件时要签收 、 登 记; 保 密 信 息 只 发 给 被 授 权 的人;传递保密文件时将文件放在文件夹 (盒)中; 离开办公室时不要将机密文件留在办公桌上, 应锁入 文 件 柜 ; 复 印 保 密 文 件 时 不 要 将 文件留在玻璃板上; 传真保密件时对方应在传真机旁即时收取等。再次是电子信息的保
9、密。 计算机放置在他人看不到屏幕的地方; 当有人走近时要滚动页面或关闭显示器;打印保密文件时人不离机;1 3 秘书2 0 0 6 . 8使用密码保护数据; 不将有保密信息的软盘带出单位等。录像中, 钟苗在电话中把新产品发布会的日期随口告诉一个不明身份的人, 这显然是错误的。(四) 事务文书请柬的写法请柬由标题、 称谓、 正文、 落款、 成文日期组成。标题应居中排放, 称谓另起行(或另页) ,在左端顶格写被邀请者姓名、 职务 (职称) 或用先生、 女士、 小姐, 后加冒号。正文在称谓下一行左空两格,写明时间、地点、内容 , 结尾另起一行顶格 写 “ 敬 请 光临” 。落款 在 下 一 行 右 空
10、 两 格 , 日 期 用 汉 字 小写。录 像 中 , 钟 苗 拟 的 “ 请 柬 ” 显 然 是 不 规 范的。正确的写法是:请柬刘惠理先生:谨定于2 0 0 5年1 0月2 7日上午9时在九州饭店三楼1号会议室举行M I新产品信息发布会。敬请光临天地公司二五年十月二十日三、 结论根据以上分析, 钟苗的工作环境和工作行为中有以下对或错的地方:1 .电脑与打印机放置一处, 便于电源线连接, 对;2 .窗户没有窗帘, 使打印机和复印机工作时光线耀眼, 错;3 .与复印机连接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳, 造成安全隐患, 错;4 .钟苗着装不规范, 错;5 .能在电话铃响三声内接电话, 接
11、电话前先报单位名称, 对;6 .在不明电话对方身份的情况下 轻 易 告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期,错;7 .把本该放在电话机旁的电话记 录 本 放在抽屉里, 错;8 .能想到记下对方的电话内容以 便 告 诉领导回话, 对;9 .把 手 机 放 在 电 脑 旁 , 违 背 了 “ 个 人 物 品不能放在办公桌上而应放抽屉里” 的原则, 错;1 0 .“请柬” 两字未居中排布, 错;1 1 .请柬正文用 “自定于” 开头, 错;1 2 .请柬正文缺少新产品发布会的 地 点 ,错;1 3 .请柬的 时 间 不 具 体 , 且 将2 0 0 5年 简 写为 “0 5年” 不规范, 错;1
12、4 .“敬请光临” 未左端顶格排布, 错;1 5 .落 款 未 空 两 格 居 右 排 布 , 且 日 期 未 标“年月日” , 错;1 6 .请柬未提前一周发送, 错;1 7 .向总经理提议用摄像设备来记 录 保 存资料, 对;1 8 .能向总经理建议临时租用摄像 机 , 体现了 “经济适用” 的原则, 对;1 9 .电话通知结束时未说礼貌语, 错;2 0 .传真前把原件的别针 (硬物) 取下, 对;2 1 .在 取 下 原 件 别 针 时 将 文 件 弄 破(容 易造成卡纸) , 错。值得提及的是, 这道题突出了对考生事务文书写作技能的考查, 很有创意, 也有实训、 实用价值。 建议以后的录像分析题都能贯串这方面的内容。(赣南师范学院文学院)参考文献:1 2 0 0 5年1 1月 国 家 秘 书 资 格考试录像题。2劳 动 和 社 会 保 障 部 国 家 秘书 资 格 培 训 教 程 , 海 潮 出 版 社 ,2 0 0 3。1 4
