中服公司企业信息化的ERP系统选择

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1、中服公司企业信息化的中服公司企业信息化的 ERPERP 系统选择系统选择 一、一、中服公司概况中服公司概况1.1.组织概况组织概况中服公司创建于 1950 年 9 月，是国家 120 家企业集团试点单位之一，主要经营各类纺织原料、半成品、服装、针棉毛织品以及其他商品的进出口业务，同时通过合资、联营等方式，参与国内批发、零售业务和纺织服装工业、电梯制造、技术合作与开发、餐饮业、宾馆服务业等，年经营额从最早的几千万美元发展到现在的几十亿美元，已成为中国最大的进出口企业之一。公司现有在编人员 800 人，在国内拥有22 家直属子公司和 20 多个分支机构，并有 20 余家海外企业或代表处。中服公司组

2、织结构如图 1 所示。2.2.发展概况发展概况在 50 年的发展历程中，中服取得了辉煌的成就。但由于历史原因，公司的经营管理在体制和机制上都不可避免地带有相当浓重的计划经济色彩。中服公司真正进入市场，开展自主经营是在 1993 年。在当时的情况下，由于各项业务的开展还拥有相当不错的政策支持和外部环境，经营规模的扩大从总体来讲还是一种粗放型的规模扩张，经营活动也是在较低水平、较浅层次上的数量延伸，因此，公司经营管理水平的提高远未跟上企业发展的需要，特别是在企业经营环境发生重大变化的情况下，管理方面的薄弱和不足之处就突出的显现出来，极大地影响了企业的健康发展。例如：由于部分子公司领导对风险，特别是

3、资金和信用风险的防范意识较薄弱，仅片面强调增强本部门的自主性和灵活性，使得总公司的信用和资金资源的安全性和流动性缺乏足够的保证手段。例如：业务方面，由于流程的规范化建设抓得不够，过多地注重结果，对过程的监控不力，造成了当经营中出现问题苗头时公司不能及时和有效的处理。二级公司 总公司本部 海外企业图 1 中服公司组织结构图中服公司原料公司纱布公司东方公司针织公司 棉花公司化纤公司汉东公司服装公司办公室企划部信息部人力资源部工会财务部资金部党委办公室审计处纪检办公室 老干部处法律部二、二、中服公司企业信息化的前期工作中服公司企业信息化的前期工作1997 年 3 月，中服公司成立信息部。部门职责：为

4、公司各级管理层提供有助于支持决策的业务及相关信息，为各职能部门及子公司提供信 息技术支持等。软硬件配置：公司内部建立了局域网，但没有统一联接的企业内部网。网络操作系统是 Novell 4.0 或 Windows NT 4.0。使用的基本上是小型数据库，只有一家 SQL SERVER 6.5。前端开发工具有 Basic，C + + ，Notes，FoxBASE，Power Builder，Access 等。即使在同一局域网内，现行业务系统与财务系统之间也没有接口，子公司向总公司上报财务和业务数据时，基本是上报纸面材料，很少报盘。各子公司均没有系统的业务软件管理体系，大部分业务都是手工操作。在业务

5、执行的各个关键点控制 上，由于人工操作，难以保证业务整体的准确性、真实性和快捷性。业务相似的子公司之间的业务流程及 组织结构设置差别也很大，对业务过程的监控显得尤为困难，并且人员和工作分工也很不均衡。如：有的 公司业务员对业务一竿子插到底，所有业务程序均由业务员一人独立完成；有的公司业务环节有分工，但 不连贯，造成衔接上有疏漏。总之，由于公司尚未建立起较完善的 MIS，信息“孤岛”现象的存在，已明显制约了公司的进一步健 康发展，同时，潜伏着的巨大经营风险因为不能得到有效的监控，而随时都有爆发的可能。1997 年 6 月，应外经贸部要求（中服是外经贸部直属企业） ，公司成立了信息化领导小组，负责

6、公司 信息化的长远规划工作，经过几个月的广泛调研和分析，1999 年 2 月，制定了“关于中服 MIS 建设的原 则、目标及实施步骤”的方案。方案建议中服 MIS 建设按照总体规划、分步实施、循序渐进的原则进行，目标是建立以财务为核心， 进出口业务为基础的高度集成的，能将公司的物流、资金流全部、及时地转化为信息流，使决策层能够准 确、及时地了解企业最新运作情况的系统。近期目标是要提高办公效率，降低劳动成本，实现风险防范和 财务监控机制；中期要启动电子商务并将公司国内外所有业务活动纳入系统；远期要最大限度地吸纳外部 信息源，实现战略财务和强大的决策支持功能。1999 年 4 月，总公司批准了 M

7、IS 建设方案，并责成信息部负责遴选最能满足公司 MIS 建设要求的系 统开发商。三、三、ERPERP 系统的选择过程系统的选择过程经过一段时间的市场调研，认识到，只有 ERP 系统最能从思想上满足公司 MIS 建设的要求，然而通过 前后接触 7 家国内外有名的 ERP 厂商，发现它们的产品价格相差悬殊（见表 1） ，而功能，据各厂商的营 销经理们介绍，各有特点。如何确定这项耗资巨大而又意义深远的投资项目。 表表 1 1 各各 ERPERP 系统报价单系统报价单软件名称单位软件价格每年升级维护实施费合计合计万美元数ABC欧元495060.0084160.20675676.591254896.7

8、9130.01ABM美元445110.00116179.00822208.001383515.00138.35WALK美元417500.00104625.00171190.00693315.0069.33BP美元391800.0045300.00347000.00784100.0078.41JD美元277291.8940105.82445740.00763137.7176.31友 连人民币3734815.32639505.80720000.005094321.1261.54正 方人民币3290000.00460000.00480000.004230000.0051.10注：汇率折算按 1999

9、 年 5 月 7 日银行报价 827.81 元/100 美元，857.61 元/欧元，1.035998599 美元/欧 元德华咨询公司（以下简称“德华” ）是作为 ERP 厂商之一 ABC 的实施顾问来拜访中服的，其目标是想 争取充当中服 ERP 系统建设的实施顾问。考虑到德华是中国最大的专业 ERP 系统咨询公司，对市场上领先 的各类 ERP 软件具有深入的了解且已有相当的项目实施经验， “可否委托德华协助公司进行 ERP 系统的评 估和选择？”该设想得到建设小组的同意及总公司的批准。1999 年 4 月 21 日，中服和德华签定了项目协 议书，约定德华自 4 月 23 日起用五周的时间完成

10、该遴选项目。 由于在实践中，德华已积累了一整套专有的“系统管理方法论” （SMM）用于 MIS 的选择、开发和实 施及控制项目的风险，根据中服项目的特点，项目组从 SMM 中提取了相应的内容，将项目的工作方法概括 为以下内容： 需求调查； 详细需求定义； 分析侯选供应商； 软件演示并确定最终方案。同时，鉴于中服从主业上来说，是一家专业性的外贸公司，这是中国在计划经济下的产物，迄今在德 华的数据库中尚没有可完全借鉴的国内外行业实施案例，因此，项目组决定把需求定义作为本项目的重点。1.1.需求调查需求调查 项目组分成两个小组，一组分别对中服总裁、各位副总裁进行访谈，了解公司的战略构想及决策层 对

11、MIS 建设的战略意图，然后对关键的职能部门，企管、财务、人事、资金、信息等部门的领导作访谈， 了解这些职能部门具体的管理要求及对现行系统的意见和建议；另一组负责调查业务部门对 MIS 的需求， 中服在北京的子公司按从事进出口的商品可分为三大类：原料、半成品和成品，同类商品公司的业务流程 基本相同，为此小组选择了原料、纱布、针织三家公司为代表，分别对它们的经理、业务员、财务人员进 行访谈，深刻了解各公司的业务流程、业务控制的关键点及流程优化的可行方案等。 2.2.需求分析和定义需求分析和定义通过对两个小组需求调查的结果进行归纳和总结，结合对中服进口业务的现状和未来发展的理解，项 目组制作了中服

12、的业务流程和需求分析文档并据此完成了 MIS 需求报告的初稿。初稿在经原料等三家代表 公司确认以后，项目组进一步征求中服其他北京子公司对初稿的增改意见，经过多次的调整并最终经各公 司确认后，项目组完成了中服 MIS 需求报告的终稿。中服 MIS 的需求分为总体需求和详细功能需求。 总体需求从公司整体角度出发提出 MIS 建设的范围、步骤和目标，这和中服建设小组提出的方 案是一致的； 详细功能需求分进出口业务、资金管理、财务管理、人事管理、对系统的基本要求五部分。 进出口业务包括合同管理、许可证/配额管理、信用证管理、运输和保险、审单和付款、制单 托运、报关商检等； 财务管理包括财务合并、财务报

13、表、总帐、应付、现金、固定资产管理等； 系统基本要求包括支持安全控制、外部接口、多币种、在线帮助、数据备份及恢复等。为评估各 ERP 产品和 MIS 需求的适应程度，项目组根据中服 MIS 的详细功能需求及德华的实施经验， 设定了业务管理、财务管理、人事管理、技术、成本、供应商信誉六项评估指标，每一项指标中再分成若 干细项指标。如技术指标，下分 15 个细项指标：多级客户机/服务器架构、支持网络/浏览器架构、有自 身的开发工具、图形界面等等；供应商信誉指标，下分 15 个细项指标：1998 年年收益、对研发的投资比 例、在中国的员工数量、在中国的战略合作伙伴、在中国的实施经验等等。 项目组根据

14、其对六项评估指标各自在中服 MIS 建设中重要程度的理解和判断，并结合以往实施项目 的经验，分别为六项评估指标设置了权重，经中服 MIS 建设小组研究调整后，确定为：业务管理占 40%、 财务管理 20%、人事管理 5%、技术 10%、成本 15%、供应商信誉 10%（见表 2） ；将各细项指标分成必须具 有、最好具有、可有可无三类，权重分别为 3、2、1。表表 2 2 各各 ERPERP 系统最后得分系统最后得分功能权重ABCWALKABMBP正方友连DJ外贸业务40%92.4888.6685.6487.8062.3587.6889.46财务20%99.9098.3798.5696.0677

15、.9192.9992.41人事5%94.8797.44100.0066.6797.4494.8766.67技术10%100.00100.0095.12100.0075.6187.80100.00供应商信誉15%92.578.3395.0089.1775.8373.3388.33成本10%63.8293.0260.0087.48100.0095.2188.44总计100%91.9891.0688.7389.7974.3387.7189.70项目组以六项评估指标及所含各细项指标为依据，设计出功能调查问卷并下发侯选的七家 ERP 系统厂商，以调查各厂商在完成每一项功能上的能力和程度。 功能调查问卷回

16、收以后，项目组根据各 厂商的答复先计算各厂商在每一大项指标上的得分为：（该大项指标中所含某一细项指标的权重厂商 对该项答复所对应的分数）100/（各细项指标的权重之和3） ，其中厂商的答复状况分好、中、差三等， 对应得分分别为 3、2、1；各厂商的最终得分为：（某一大项指标被赋予的权重厂商在该项指标上的 分数） 。 （各厂商的最终得分见表 2）3.3.分析侯选供应商分析侯选供应商 针对中服的 MIS 建设需求，根据各 ERP 系统厂商对功能调查问卷中逐项问题的答复和德华在实践中对各厂商的了解，项目组对各厂商的产品逐一作出了评估。如： 德国公司 ABC，在 ERP 软件市场占有约 30%的市场分额，长处在：技术稳定、功能完善、覆盖面广、 自身有较强的开发工具、运行性能好；短处在：实施、服务、支持要求较高，成本较高、用户使用较复杂； 关键问题是：完整、全面、复杂、庞大。 国内公司友连，在国内享有较高的知名度，长处在：国内应用广泛、用户易于操作；短处在：新版本 推出