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1、EICC VAP 操作手册 v5.0.1 仅供 EICC 内部用于 EICC 认可的审计 1 EICC 验证审计流程验证审计流程 (VAP) VAP 操作手册操作手册 修订版修订版 5.0.1 2015 年年 1 月月 信息与通信技术公司（通过电子行业公民联盟 (EICC) www.eicc.info 进行）正在努力改善全球 供应链中的可持续性和社会责任。 这些公司意识到他们有责任确保在信息与通信技术 (ICT) 行业中保持安全的工作条件，工人 受到尊重和有尊严，并且在生产制造时承担环保责任。验证审计流程 (VAP) 是一种协作性的 审计方法，以减轻供应链公司因多次社会审计请求造成的负担。VA
2、P 满足基于 EICC 行为准则 和有关法规对劳工、道德、健康、安全和环境操作进行高质量、一致性和具有成本效益的标 准行业评估的要求。 如需了解 VAP 的更多信息，请联系： EICC EICC 地址：Suite 330, 1737 King Street, Alexandria VA 22314, USA EICC 网站：http:/www.eicc.info 2015 电子行业公民联盟。保留所有权利。未经电子行业公民联盟的明确书面授权，不得以任何方式或以任何形式 （例如电子或机械方式，包括但不限于影印、录音或其他目前已知或将来的任何信息存储或检索系统）复制或传播这些材 料的任何部分。根据美
3、国版权法和相关版权规定，任何对这些版权作品进行的未授权复制或发布均属违法行为，可能受到 民事或刑事处罚。 EICC VAP 操作手册 v5.0.1 仅供 EICC 内部用于 EICC 认可的审计 2 7. 受审计方的准备受审计方的准备 电子行业公民联盟 (EICC) 的行为准则是于 2004 年为 ICT 行业供应商制定。这些期望的动力来自联盟 成员公司的企业责任 (CR) 目标，包括人权和劳工实践、职业健康与安全、环境及商业道德相关领域 的特定要求。 客户、投资者、员工和公众的期望值越来越高，希望 EICC 成员公司确定是否其供应商的经营基于对 社会和环境负责任的方式且遵守 EICC 的规定
4、，因此，EICC 一直在完善计划。EICC 验证审计计划 (VAP) 属于验证流程的一部分。 成功的审计取决于审计小组和受审计方的认真准备。在审计之前，受审计方管理层需要： 确保高级经理参加开幕和闭幕会议 委派适当的员工陪同审计小组并与其打交道 与审计小组领导一起确定审计的日程和计划 向审计小组领导提供审计小组准备审计所需的文档 向有关管理层员工做好预约工作，以确保他们为审计做好准备 确保在审计小组到达时为其准备好所有相关信息（例如，工厂地图、重要人士的姓 名和号码，.） 确保审计师可以进入审计范围内的所有工厂（例如，制造、组装、分销、食堂、宿舍、 化学品仓库，.）。 获得和比较所有要求的记录
5、和文档。确保此类材料资料在审计当天最新和可用 向审计师提供会议室并使其能够进入工厂区域，从而实现以保密的方式进行工人面访 适当的工厂或园区布局，具体取决于审计范围 提供适当的环境，让审计师可以安全、自由和富有建设性地工作，从而使他们能够正确、及 时地完成工作并符合 EICC 的期望值。 7.1 EICC 验证审计计划验证审计计划 (VAP) 审计计划的目标是与供应商合作，在供应链中提高 CR 绩效和 CR 能力。 审计帮助 EICC 成员公司根据 EICC 中的要求对供应商的劳工、道德、职业健康与安全和环境 实践进行评估，并发现有待改进的供应商 CR 实践，从而符合这些要求。 最终审计 纠正和
6、预防性行动 审计 自我评估 持续改进 自首次审计闭幕会议之日起的 2 年 VAP 验证 EICC VAP 操作手册 v5.0.1 仅供 EICC 内部用于 EICC 认可的审计 3 7.2 EICC 验证审计计划标准验证审计计划标准 EICC 审计标准基于电子行业行为准则和当地法规，并为供应商设定了基本的 CR 绩效期望值。 审计标准主要包括 5 个领域： 劳工 健康与安全 环境 道德 劳工、道德、健康与安全和环境的管理体系 7.3 审计概述审计概述 审计师由经过特别培训、独立且符合资格的第三方审计师在工厂实施，并包括下列要素： 审计的准备（在审计公司的办公室进行，与受审计方互动最少 外围调查
7、（非现场 - 无需与受审计方打交道） 开幕会议 开幕会议 工厂评估 o 工厂巡视和检查 o 文档审查 o 从管理层和工人收集信息 每日总结会议 闭幕会议 验证审计报告 (VAR) 纠正行动（不属于验证审计，但属于持续改进流程的一部分 如需了解详细信息，请参 阅第 10 章的“受审计方纠正行动的准备”） 跟进验证（不属于验证审计，但属于持续改进流程的一部分 如需了解详细信息，请参 阅“受审计方纠正行动的准备”） 7.3.1 对验证审计对验证审计 (VA) 的期望的期望 EICC 审计通常是 2-3 天的活动。然而，审计天数和审计小组成员的人数将取决于工厂的 规模、操作的复杂性及工人的人数。此外，
8、审计是首次审计还是跟进验证审计将对 VA 的持续时间有影响。验证审计的具体持续时间及审计师的人数将由 VAP 计划经理和合资 格的审计公司在计划审计时共同确定。此时，将使用领先的实践算法以确保在受审计方 之中的 VA 一致性。 EICC 审计的目的是为了收集客观证据以确认受审计方的 CR 计划和实践经过完整 的定义、实施及有效。 EICC VAP 操作手册 v5.0.1 仅供 EICC 内部用于 EICC 认可的审计 4 EICC 审计包括通过区域检查进行观察；审查计划、程序和政策；及从管理层和工人 收集信息。 工厂巡视及从工人和管理层收集信息是为了深入了解 CR 政策、实践、流程的实 施、对
9、角色和责任的认识以及管理层的参与。 文档和记录审查提供了 CR 管理体系的定义、实施和维持状况及其有效性。 可以由一名来自 EICC 秘书处、客户（必须在受审计方协议的附件 B 中列出）及/或 APM 的观察员陪同审计小组。观察员的目的是为了评估审计师的执行及审计流程的有效性。 观察员不会主动参与审计，并且不参与从工人收集信息。观察员（不包括来自 APM 或 EICC 秘书处的观察员，他们将在所有地方陪同审计师）可进入的场所仅限于普通区域， 例如，宿舍、食堂、工厂区域和仅为其公司生产产品的制造区域。 7.3.2 审计的准备审计的准备 准备阶段是针对整个 EICC 审计。在准备阶段，获委任的审计
10、小组将： 审查所有 EICC 审计流程文档（EICC 准则、审计协议、审计手册） 审查自我评估和受审计方提供的文档（包括自我评估问卷调查 (SAQ)） 审查受审计方网站的信息（如果可用） 确保有关参考标准（例如，适用的法律）经过审查及可用 在收到向安排的审计公司发送的审计日程后的 2 个工作日内发送重要文档。 审计小组将在开始 EICC 审计之前的 2 个工作日通过电话向受审计方确定审计后勤 事项。 此准备的所有事项将在审计公司的办公室完成。 审计计划经理将向受审计方提供必需的文档及验证审计的指导。 此外，主任审计师将提前向受审计方提供验证审计日期，亦将在验证审计之前的 2 天联 系受审计方以
11、确保流程清晰及在审计师到达现场时将审查的文档（请参阅下面的关键文 档清单）保持最新和可用。主任审计师亦将确保受审计方提供了执行具体审计职责的资 源，从而对审计小组提供支持，例如，确保提供正确和特定的个人防护设备，为审计师 选择的工人填写工作时间模板， 审计计划经理可以提供其他指导并根据需要回答问题。 EICC VAP 操作手册 v5.0.1 仅供 EICC 内部用于 EICC 认可的审计 5 关键文档清单关键文档清单 业务许可 工厂布局和平面图 流程图/描述 过去 12 个月工厂设施的变化 概述过去 12 个月的生产/服务、产量、新设备 组织图及责任 员工手册 新工人培训材料 空白雇佣合同 工
12、人注册包括尽可能多的信息（雇员分类 - 按职位、国籍、雇佣期 （直接聘用、通过劳工代理机构、学生工人、临时，.），提供住宿 所有法律许可 获得政府机构的豁免 有效的管理体系证书 最近向政府提交的报告（劳工、道德、健康与安全、环境） 风险管理流程（劳工、道德、健康与安全和环境） 应急（所有紧急情况）和业务持续性和恢复计划 危险材料库存 危险废物库存 纠正行动计划（在过去 12 个月完成或正在进行中的） 7.3.3 外围调查外围调查 到达现场之前，审计师可以执行外围调查，此调查包括了解受审计方经营所在的当地社 区背景。 总体目标是为了发现各类数据点，了解生产现场操作的当地背景，并准备问题供到达现
13、场后的进一步调查使用。 这包括参观交通等基础设施、消防部门等应急服务及从当地社区获取有关受审计 方的信息。 外围调查通常持续 30-60 分钟，并将对现场审计信息提供补充，提供了背景和信息的三 角剖析。 在外围调查中，审计小组不会与受审计方打交道。 EICC VAP 操作手册 v5.0.1 仅供 EICC 内部用于 EICC 认可的审计 6 7.3.4 开幕会议开幕会议 到达现场后，审计师将提供自己的身份并告知将由谁开始现场审计流程。审计师将带上 审计所需的所有审计工具和设备。受审计方将确保提供审计师在第 7.3.13 节中所述的所 有文档。 审计师将自行安排审计期间的交通和食宿。 所有 EI
14、CC CR 验证审计于开幕会议时开始。会议的目的旨在使审计小组与受审计方的管 理层及其他参与者会面。开幕会议将实行标准的 EICC 审计程序和模板。 主任审计师将简述审计日程、审计流程和范围，并回答受审计方可能提出的任 何问题。受审计方应对业务和经营问题及可帮助审计小组了解下列情况的其他 信息做出简要总结： 组织的业务情况； 自上次审计以来的主要变化（如果适用）； CR 计划的组织； 分配责任； CR 的目标和绩效；及 审计师和受审计方可能感兴趣的其他信息。 7.3.5 审计范围审计范围 审计小组需要访问： 生产区域； 工厂区域（设备间、废水处理，.）； 办公区域； 材料、化学和废物存储区域；
15、 分销中心/装运和接收； 食堂和厨房； 工人/外来工人的宿舍和厂外住房（如果公司或劳务中介拥有/租用了供工人使用的住宿区）。 7.3.6 从受审计方管理层和工人处收集信息从受审计方管理层和工人处收集信息 从管理层和工人处收集信息是工厂评估的重要组成部分。聆听和理解工人和员工可以从 另外一个角度了解工作实践和条件。 在验证审计的全过程，审计师将与工人打交道，从而通过正式和非正式渠道收集信息。 正式互动指审计师所选择的个人来自工厂的不同区域，不同的轮班或职位，并且他们具 有不同的责任。非正式互动指审计师将与个人在其工作场所、楼梯间、休息场所（例 如，咖啡间）进行简短的接触，. 为正式收集信息会话而选择的工人的人数将取决于工厂的规模。面访可能持续 20 分钟 或更久，具体取决于是个人面访还是小组面访，或讨论主题的性质。 将与审计师互动的工人/员工的人数基于全球领先的方式，并通过标准算法实施。 EICC VAP 操作手册 v5.0.1 仅供 EICC 内部用于 EICC 认可的审计 7 工人面访采用审计师一对一或一对多的私人面谈形式。为了保护工人的隐私和工人面访采用审计师一对一或一对多的私人面谈形式。为了保护工人的隐私和 保密，受审计方管理层不得在面访中出现保密，受审计方管理层不得在面访中出现。 从经理、其他员工和工人处收集信息有助审计小组了解受审计方 CR 计划
