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1、1高校基建档案信息化管理工作探析摘要:通过对高校基建档案的特点、问题以及管理现状的分析,明确了基建档案信息化管理的必要性,并为此提出了相应的运行方式。 关键词:高校 基建档案 信息化 高校基本建设项目档案是在基本建设工程项目活动过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。基建档案作为一个独立的高校档案管理门类,随着高校基础设施建设的蓬勃发展,也越来越为高校的管理部门所重视和利用。其档案价值主要体现在学校基础设施的新建、扩建;学校基建处对基础设施的维护和修理以及房屋的翻新改造;后勤服务公司对公房的出售,还有工程质量事故处理和经济纠纷的调解等方面。随着学校建设规模的不断扩大,产生了大
2、量的基建档案,这些基建档案资料是学校档案的重要组成部分,不仅记录了学校建设发展的历史轨迹,更是筹划未来发展规划的可靠依据。 一、抓住高校基建档案的特点 是提高其档案信息化管理工作的核心 档案的利用日益频繁,基建档案的作用也越来越重要。这就同时要求基建档案管理也应跟上形势,因为高校投资主体的多元化和管理的多重性增添了档案管理工作的复杂化和社会化,对于高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性等都提出了更高的要求,所以基建档案管理要进行现代化方向的改进。基建档案管理现代化,是应用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法管理档案信息资源,是全方位、多形式地提供高质量、高效率的
3、档案信息服务的一个综合性的系统工程。抓住基建档案特点,是基建档案管理现代化的关键所在2。构成基建档案的载体材料主要有文字、图表、声像等,基建档案是随着基本建设工程的进展陆续产生的,其特点表现为: 1.基本建设项目档案材料来源的广泛性 基本建设项目从提出项目建议书到工程全面竣工验收,基建档案的材料来源涉及到政府部门审批、设计部门的论证设计、施工单位建设、监理单位监理、质检部门质量评定过程,以及材料、设备供货单位等,使基建档案的材料来源具有广泛性。 2.基本建设项目全过程的完整性 基建档案在基建项目建设过程中,包含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘察、设计招
4、标、签订有关合同、工程施工、竣工验收等全过程形成的文件、资料,以把整个工程的来龙去脉清楚地显现出来。 3.基本建设项目档案数量的庞大性 基本建设项目由于投资规模大,参与单位多,涉及专业广,以及项目归档文件套数多等因素,使得最终形成的基建档案数量远比其他专业技术活动形成的档案多。如我校新校园建设、体育馆建设等工程所形成的基建档案数量就有 300 余卷。 4.基本建设项目专业内容的复杂性 基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供变电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多种专业内容,这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。 5.基本建设项目档案形成相对于工程进度的滞后性 基建档
5、案是在基建活动中产生的,它真实地反映基建工程内容、过程和特征,相对于所反映的基建项目有着一种必然的滞后关系。同时,作为基建档案的特殊性,一般建设项目在竣工验收时,多数只按竣工检查整理好的资料用于验收,当验收工3作完成后,经过整改,还需按高校档案管理细则对基建项目的归档要求进行进一步的整理,因此,这也反映出档案的全部形成与工程完成相对滞后。 6.基本建设项目档案的长久性和不可替代性 一份完整的基本建设工程(项目)档案,是建设工程(项目)使用、维护、管理、改建、扩建必不可少的依据,因此它可以在很长一段时间内发挥作用。又由于基建档案中存有大量的图纸,可以更为直观地反映建筑物的内部构造,所以在利用时是
6、其他文件所无法替代的。 二、原始的基建档案在管理利用中存在的问题 真实地体现出基建档案信息化管理的必然性 长期以来,受档案保管和利用环境的制约,许多高校的基建档案管理基本上处于封闭、半封闭状态。检索手段落后,丰富的档案信息宝藏“锁在深宫无人识”,档案馆“门前冷落鞍马稀”,馆藏逐年递增,但档案利用率却没有同步增长,大量的基建档案信息与档案利用率之间存在着巨大落差,可以反复利用的档案信息资源得不到有效的流通与共享,长期以来这种状况不但严重影响基建档案价值的发挥和对现实工作的支撑,而且严重影响档案工作的作用和地位,不利于基建档案事业的可持续发展。 其问题简单概括为以下两个方面: 1.建档质量不高 有
7、些档案管理人员对基本建设工程信息的来龙去脉认识不清,对收集到的资料不能及时进行整理、分类,往往简单装订、随意放置,这样不能保持其成套性、准确性、系统性,直接影响了档案的内在质量。 2.纸质档案利用存在弊端 档案的利用是档案工作的最终目的,档案的价值也在一次次的利用中体现出来。4一般来说,提供档案利用的方式有三种:第一,以档案原件提供利用。第二,以档案复制件提供利用。第三,根据档案内容编写参考资料提供利用。基建档案主要以前两种利用方式居多。从基建档案现存状况看,由于长期原件提供利用,许多图纸破损严重,且已无其他备份可供复制。再有些高校的档案管理员在整理档案的过程中,考虑到档案的完整性及避免日后利
8、用过程中的遗失问题,通常把一栋楼的同种图纸用线装订在一起,这样虽然其完整性保证了,但是利用起来很不方便,图纸又大又多,给复印带来极大的难度。 三、健全制度、依法治档、合理利用、积极创新 是基建档案信息化管理的运作方式 基建档案信息化其实也是一项系统工程,其实施也将按照工程建设模式来进行,作为一项工程其各项建设内容有着内在的逻辑关系。因此,其运作方式应该分步进行: 1.根据基建档案信息化总体规划拟订具体的分期实施方案。分期实施方案要充分考虑国家信息化战略实施进程、档案管理和发展需求、经费投入保障、技术支持能力、人力资源状况以及工作环境等因素。 2.建立基建档案管理制度和业务标准。即按照基建档案信
9、息化的要求制定电子文件和数字档案的管理办法和标准,确定搭建系统平台的功能要求和技术规范,制定网络及信息安全管理制度,从依法治档的高度为基建档案信息化建设提供制度保障。例如制定电子案卷质量标准,使分类组卷达到或接近最佳水平;制定数字接收档案标准,以确保电子归档质量;制定计算机网络整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准,使档案信息管理工作统一化、规范化。 3.基建档案归档自动化、馆藏数字化。即在自动化网络办公的条件下,其管理形5式以电子文件的创建和流转为特征,其档案的形成必然以电子文件的形式出现,对电子文件的归档管理必须实现自动化。在这方面,我校是运用的 OA 办公软件系统和南大之星档案软件(B
10、/S),我们档案管理员在 OA 办公系统中对学校的收发文进行归档处理,然后以 word、excel、PDF、html 和 txt 文件形式再将文件上传到南大之星档案软件中,形成数字档案,以逻辑归档形式通过网络运行实现文档一体化。 4.队伍建设和业务培训。档案信息化对档案管理人员来说是新事物,为了确保技术应用和档案信息的知识化、社会化开发,不仅要求档案员有档案管理方面的知识,又要有企业管理方面的专业知识,并能熟练操作和应用计算机,所以专兼职档案人员要多参加一些专业知识培训、业务学习、研究专家写的优秀档案论文,尽快提高自身各方面的素质,成为一名出色的档案工作管理员、现代的档案管理和信息开发者。 5
11、.开放基建档案共享信息和开发辅助决策支持系统。基建档案信息化的根本目的一方面是深入、广泛地开发利用基建档案资源,最大限度地提高基建档案利用价值;另一方面是有效提升基建档案管理的基础性作用和地位,充分发挥基建档案信息在工程建设方面带给决策者的辅助决策作用。因此,基建档案信息化的核心工作便是档案共享信息系统的建立和开发,辅助决策管理系统的开发和应用,但共享的同时一定要高度重视保密鉴定和授权管理,实现基建档案的真正利用价值。 总之,随着高校规模的不断扩大,高校的基本建设将会加速发展,所产生的基建档案是学校的宝贵财富,是学校基本建设的历史记录,也将反映学校基础设施的整体水平。基建档案工作是一项管理性极
12、强的工作,它的信息化管理水平高低,与学校现代化程度休戚相关,所以我们应从档案事业的发展趋势来对待学校基建档案管理的现代化问题,进一步做好学校基建档案的信息化管理工作,适应形势发展,满6足学校整体需要。 注 释: 杜映池,陈坚.浅谈高校基建档案的现代化管理.山西高等学校社会科学学报,2004.5(增):111112. 罗丙军,易志坚.论高校基建档案的建设与管理.重庆交通学院学报,2006,12,(4):143. 参考文献: 1.薛四新,彭荣,陈永生.档案信息化应用系统建设.北京:机械工业出版社,2006:3132. 2.王萍,宋雪雁.电子档案管理基础.北京:清华大学出版社,2006:264265. 3.陈晓伟,吴欣,高校基建档案管理存在的问题及对策.机电兵船档案,2009,(5):45.
