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1、1新时期民主党派档案工作探讨民主党派依托中国共产党的多党合作制度和民主协商制度,本着以发展增和谐、以改革促和谐、以公平求和谐、以稳定保和谐的精神,自觉服从和服务于改革发展稳定的大局,凝智聚力,深入调研,积极建言献策,为国民经济持续快速发展和社会全面进步提供更多的智力支持,为构建社会主义和谐社会创造丰富的精神与物质基础。参政议政、民主监督发挥参政党职能是民主党派的中心工作,档案工作是民主党派工作中重要的组成部分,是民主党派开展各项工作与活动的真实记录。档案工作对不可再生的人文历史遗产的保护和保存,同时又对多党合作制度和民主协商制度的进一步完善与发展起着积极的促进作用。 一、档案工作在民主党派自身
2、建设中的地位与作用 首先,档案工作是民主党派工作中的重要环节,民主党派工作的特殊性决定了档案工作必须服务到位、管理到位。以参政议政工作为例,参政议政是民主党派的中心工作,大量参政议政信息来自民主党派的基层单位,如何利用好这些信息,实时保存这些信息,及时检索查阅回顾相关信息,都是民主党派工作中的关键环节。许多参政议政的信息并非是为一时之需,许多潜藏在社会发展中的弊端和缺陷并非能即时地被人们所认识和窥见,而在民主党派的党员、会员中存在着众多的智力资源,他们深厚的文化积累和敏锐的洞察力使他们的建言具有良好的前瞻性和预见性,档案工作之一就是要保存好这些“待开发”的信息,建立资料完备、检索便捷的档案库,
3、为参政议政工作奠定坚实的基础。另外,在机关工作中,档案工作经常要参与其中,比如民进北京市委的六十年会庆,就是要通过珍贵的历史资料来反映民进市委与中国共产党携手走过的整个历史过程,激励广大会员和机关干部发扬光荣2传统更加努力地做好参政党工作。在会庆筹备的各项工作中,档案工作被史无前例地推到一线,这是对民进市委会多年来档案工作的一次检阅,也为民进机关档案工作的发展创造了良好的契机。 其次,档案工作的对象是档案,是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有保存价值的不同形式的历史记录,具有凭证和参考价值。档案是伟大实践活动的真实记录,民主党派的档案,更是以真实过硬的凭证价值,为中国特色社会主
4、义下的民主协商制度和多党合作制度保存了鲜活的历史遗产,同时民主党派的档案是中国主流政治记忆的延伸,是支流文化不可替代的补充;民主党派的档案对社会的局部领域具有良好的社会教育作用、文化传播作用和资政决策的辅助作用、社会调解作用等,因此民主党派的档案工作直接或间接地为构建社会主义和谐社会而服务。 二、 民主党派档案工作存在的主要问题 近年来,由于民主党派的个别党员、会员受国外政治思潮和市场经济发展某些负面因素的影响,民主党派成员的思想观念和价值取向呈现多样化的特征,对我国的多党合作制度、民主党派在国家政治生活和经济建设中的地位、作用缺乏正确的认识,使得民主党派的自身建设无法与时代的进步、社会的发展
5、相适应,反映在机关档案工作中,主要表现为四个方面:第一,重视不足,观念亟待更新。从民主党派的发展来看,其组织建设缺乏中国共产党式的严密与系统,民主党派管理的主导思想和工作理念相对原始,对档案工作职能、意义的认识没有提升到应有的高度,造成档案工作从指导思想到具体工作都徘徊在较低水平。第二,档案工作程序不规范,管理方法不科学。由于民主党派对档案工作重视不足,造成档案工作在收集、归档、3检索、借阅等方面存在不规范的问题,个别领导缺乏档案的常规管理意识,在借阅之后经常不归还,档案员在管理档案中责任意识不强,对借阅的档案较少记载登记,造成民主党派档案遗失现象时有发生。个别党派的档案室内部资料存放混乱,许
6、多文件、声像资料杂乱堆积,既无记录可查,也无人知道其内容,检索、查阅更无从谈起。第三,档案工作制度有待健全与完善,制度建设滞后。民主党派的市委机关对档案的管理一般都有制度可循,但这些制度都有待健全与完善,个别党派有借阅制度和保密制度,但鉴定销毁制度和统计制度涉及不多,还有的党派缺少电子档案制度等,这里反映出民主党派的档案工作缺乏可持续发展和与时俱进的科学意识,从观念和工作理念上亟待加强。第四,档案管理干部队伍不稳定,缺乏专业素质。民主党派的档案员多为兼职,而且流动性大,个别党派一两年就换人,造成一方面上级政策措施难以贯彻,另一方面,民主党派档案员的专业素质得不到切实提高,造成民主党派的档案工作
7、相对比较被动,管理模式、制度建设等方面的工作也难以提升。 三、新时期民主党派档案工作面临的新局面 首先,以归档范围和保管期限统领民主党派的机关工作,对档案工作的基本理念重新进行梳理。 2007 年 7 月,北京市档案局发出了北京市档案局关于印发北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则(试行)的通知(京档发200711 号,以下简称实施细则和通知)。 实施细则在界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限时,立足于立档单位的主要职能活动及其形成文件材料的实际情况, 体现了“以我为主”的思想。这种思想有利于改善机关归档不完整、操作性差强人意所造成了归档范围不清晰、不确定的问题;同时有
8、利于改变业务处室4部分同志意识中存在的误区,转变其认为档案人员督促归档是给他们增加负担、增加工作量的不情愿思想;个别档案人员因工作忙而出现的归档遗漏和不全现象得以改观。更重要的是,这种理念转变了“开展此项工作仅仅是各部门配合专职档案员”的错误观念,归档范围和保管期限实际上是一项双赢的举措,规定出台的过程正是各部门进一步明确本处室职责的过程。拥有一本“文件材料归档范围及档案保管期限表”,本处室该干什么,每项工作会形成哪些文件、哪些文件应该归档和它们的保管期限便一目了然,逻辑清晰,目标明确,使档案员的归档工作有了可以依靠的规范,今后即便是人员变换,立卷归档工作也能有效地衔接起来(当然这份文件并不是
9、终极的规定,随着各处室的职能调整,应归档的文件材料也会发生变化,此项规定自然要做相应的调整)。这种新的理念有效的促进了民主党派各处室对自身工作职能与短期、长期工作目标的思考与整理,并围绕立档处室单位的自身职能活动中可能产生的文件材料的业务内容、种类、载体进行规范。这样始终强调“本机关职能”和“各部门工作实际”的档案工作模式,即“职能活动驱动模式”的档案管理工作新理念在实际工作中,即使在说明上级机关、同级机关和下级机关来文的归档范围和保管期限时,也是以其与立档单位职能活动联系的紧密程度及价值作为考量的重要依据,从而大大清晰了档案工作的整体思路。在进一步梳理机关工作的同时,也将各部门领导和干部对档
10、案工作的理解进行了一次彻底的梳理。 其次,引入“前端控制”理念,将民主党派电子档案工作提升到新的高度。 在新的历史时期,档案事业正处于一个被重新梳理和重新认识、接受的时代。已经有许多学者提出了关于档案工作的先进理念,有的学者明确强调,档案工作者要重新考虑他们在文件“生命周期”中进行干预的时机,甚至认为这种重新的考量应该针对这种“生命周期”本身。国际有关组织也在进一步研究符合档案工作规律5的科学方法,比如将“干预的时机”确定在电子文件管理系统的设计阶段,把原来纸质文件管理系统中的许多“后控制”手段提到最前端,主张“在文件形成前采取行动”。还有学者将这一思想称之为“电子文件时代的新思维”。 前端控
11、制是档案管理工作环节上的一个重大突破,即将档案工作提前介入到电子文件的形成、运行和归档管理工作中,彻底转变原有档案工作“后控制”的传统做法,这种理念是现代信息技术发展的产物,富于时代感和创新思维。民主党派的档案管理工作更需要更新理念。在这方面,前端控制理念为民主党派档案工作的提升创造了巨大的发展空间,特别是对机关工作的电子办公系统的设计与策划提出了新的思路和新的标准。结合北京市政府 2009 年电子政务项目管理的精神和具体措施,民主党派的档案工作迎来了新的发展良机。因此,电子文件在民主党派的办公系统中,将越来越多地承担重要的交互任务,电子档案工作更要与时俱进地转变观念、解放思想,抓住新时期的有
12、利时机,切实为提升档案工作的整体质量和效率奠定基础。 四、具体保障措施 民主党派档案工作的具体实施必须是一个系统工程,要求从上到下、从主委到普通干部,都应该有明确的认识和清晰的思路,具体措施如下:第一,在民主党派成立由主委或秘书长作为组长,由办公室主任作为副组长,专职档案员和兼职档案员为组员的档案管理领导小组,负责宣传贯彻落实协调北京市档案局关于归档范围和保管期限的具体工作。第二,做好归档范围和保管期限的宣传工作,聘请业内人士开展讲座。对归档范围引领机关工作的主体思路进行解读和宣传,特别是“自我为主”的“职能活动驱动”的工作模式和前段控制理念,也要适时进行宣传,以期彻底摆脱民主党派固有的传统档
13、案工作模式的束缚。第三,对专职和兼职档案员进行集6中培训,学习贯彻归档范围和通知的主要精神,切实为新时期档案工作做好人员素质和思想层面的准备。第四,由档案管理领导小组具体研究本单位档案工作的整体布局,进行工作部署。第五,由档案工作管理领导小组组织各处室领导和普通干部对本处室职能进行梳理,形成归档范围和保管期限表。第六,邀请北京市档案局和统战部相关领导到市委会检查指导档案工作。第七,通过检查指导再对专职和兼职档案员进行培训。 综上所述,民主党派的档案工作是民主党派自身建设的重要环节,同时更是民主党派作为参政党,履行参政党职能,进行民主监督和参政议政,参与构建社会主义和谐社会重要的基础性工作。由于
14、民主党派自身建设中对档案工作缺乏长远的认识和足够的关注,使得民主党派的档案工作未能达到更高的水平。归档范围和保管期限相关文件的出台,为重新整理民主党派档案、重新规范民主党派档案工作,提升相关档案工作人员的整体素质,提供了良好的契机。因此,只有及时转变观念、纠正以往对档案工作的错误认识,进一步与时俱进、解放思想,才能使民主党派的档案工作彻底走上规范化、科学化的道路,将民主党派的机关建设提高到新的水平。 参考文献: 1、金鑫:电子文件呼唤前端控制,档案学研究,2004 年第 6 期。 2、李彩香:关于机关文件材料归档范围和保管期限表编制的若干问题,广东档案,2007 年第 3 期。 3、李维瑜:对新修订“归档范围和保管期限”的初步认识,中国档案,2007 年第 5 期。 4、刘守华:扎实有序 成效显著北京市委机关开展规范归档工作的体会,中国档案,2007 年第 6 期。 5、杨霞:法制化建设的新成果解读机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,北京档案,2007 年第 5 期。
