河南省环保系统行政指导文书使用说明

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1、附件 3 河南省环保系统行政指导文书使用说明 一、简易行政指导记录簿。“简易行政指导记录簿”用于环保部门定期归集统计适用简易行政指导的档案案卷。环保部门可以按照行政指导的方式、时间等分类，对简易行政指导统计表或简易行政指导书定期进行归档。 二、简易行政指导统计表。“简易行政指导统计表”用于环保部门根据日常管理、行政执法或为满足行政相对人的简单需求，通过电话、短信、发放材料等简便易行的方式实施的行政指导，按照时间顺序进行简要统计，对于大量的、口头方式实施的简易行政指导可不予统计。“序号”用阿拉伯数字编号。 “时间”填写实施行政指导的日期。 “行政指导的方式、对象和内容”对实施行政指导进行简要概括

2、，如“为辖区企业发放致广大企业厂长（经理）的一封信，宣传环保法律法规政策、提醒企业厂长（经理）环保注意事项”。“指导结果”填写实施行政指导后的情况，如“企业厂长（经理）表示将认真了解相关政策和注意事项”。 “备注”填写需要说明的其他事项，如“共发放材料 300 份”。 三、简易行政指导书。“简易行政指导书”用于环保部门根据需要，当场通过书面形式实施的简易行政指导。本文书除送达行政相对人外，留一份归档。“编号”可按照“行政区划简称+环保部门简称+文书简称+年份+序号”的方式填写，如“豫环简行指 2017 第 001 号”，也可依本单位实际自定。“行政指导方式”填写具体的行政指导方式，如“提示”“

3、规劝”“建议”等。“行政指导内容”简要叙述实施行政指导的原因、指导的内容、相关建议意见等。“行政指导对象意见”处应当填写明确的意见“同意”或“不同意”。行政指导人员签名，填写行行政指导人员签名，填写行政执法证件号和政执法证件号和联系方式，加盖环保部门印章并注明日期。环保部门应当将行政相对人容易疏忽、出错的问题，多发、易发违法行为等进行梳理，事先制作格式化文书，方便环保执法人员即时实施简易行政指导。 四、行政指导案卷。“行政指导案卷”是环保部门对不特定行政相对人实施的抽象行政指导或者对特定行政相对人有较大影响的具体行政指导的所有文书和材料按照一案一卷立卷归档的总称。 行政指导案卷的立卷归档,应当

4、符合档案管理的有关规定。“卷号”可按照“公历自然年度+环保部门简称+行指 （重大） +序号”填写， 如“2017年度豫环行指 （重大）第001号”。“指导事项”填写实施的行政指导事项，如“在全市开展环保法律法规大宣传活动”“对 XX 企业实施环保约谈”。“指导对象”分“不特定行政相对人”和“特定行政相对人”两种情形填写，如“全市化工生产企业”“XX 钢铁公司 XX 分公司负责人张XX”。 “指导人员”注明行政指导人员姓名及证件号。“指导结果”填写实施行政指导后的情况， 如“对全市60家化工生产企业进行环保问题排查”“XX 钢铁公司 XX 分公司负责人张 xx 表示将认真落实要求，积极整改”。“

5、保管期限”由各单位根据档案管理要求和工作实际确定。 五、案卷目录。“案卷目录”是环保部门对行政指导单独立卷归档时卷内所涉及全部文书、材料，按照形成的时间先后顺序排列的目录，供查阅案卷时检索使用。环保部门实施行政指导应当根据不同情形，适用不同种类、数量的文书，本案卷目录中所列的文书仅以约谈为例，供参考。行政执法中实施的行政指导，应当将与行政指导有重要关联的行政执法文书、 证据和有关票据的复印件一并入卷， 如“责令改正通知书”“行政处罚决定书”等。卷内的文书、材料经过排序后，要逐页编号，页号用阿拉伯数字编写在有文字正面的右上角、背面的左上角， 案卷封面、 卷内目录、 隔页纸及卷底不编号，并在“案卷

6、目录”上标明文书、材料在卷内的位置页号。 六、行政指导事项审批表。“行政指导事项审批表”用于环保部门实施重大行政指导事项的审批。 “行政指导事项名称”填写拟实施的行政指导事项， 如“在全市化工生产企业开展环保问题排查”“对 xx 钢铁公司 xx 分公司实施约谈”。“行政指导事项简介”填写拟实施行政指导的原因、目的、时间、简要步骤和内容等，由承办人员提出建议，报承办机构负责人审查、环保部门负责人审批确定。 七、行政指导通知书。“行政指导通知书”用于环保部门实施具体行政指导前告知行政相对人实施行政指导的目的、方式和当事人的权利等事项，并征求行政相对人的意见。本文书除送达行政相对人外，留一份归档。“

7、编号”可按照“行政区划简称+行政机关简称+文书简称+年份+序号”的方式填写，如“豫环行指通 2017 第 001 号”， 也可依本单位实际自定。 “行政指导的目的”根据行政管理、行政执法的实际填写，如“帮助你 （单位） 及时纠正违法行为、 避免违法行为扩大升级”“帮助你（单位）办理 XX 行政许可事项”。行政机关应当根据需要选择一种或几种行政指导方式，如果属于其他行政指导方式的应当注明；引导、示范属于对不特定行政相对人实施的抽象行政指导，需要通过一系列文件实施，而约谈比其他约谈比其他具体行政指导方式相对复杂，因此以上行政指导方式具体行政指导方式相对复杂，因此以上行政指导方式不在选择之列。 “行

8、政指导对象意见”行政相对人要有明确的意见“同意”或“不同意”。行政相对人同意电子送达的，应当提供并确认传真号、电子信箱、微信号等电子送达地址。注明行政机关联系人、联系方式、加盖环保部门印章并注明日期。 八、行政指导书。八、行政指导书。“行政指导书行政指导书”用于环保部门正式实施用于环保部门正式实施行政指导时记录行政指导的事由、内容和行政指导对象应注行政指导时记录行政指导的事由、内容和行政指导对象应注意的事项。意的事项。本文书除送达行政相对人外，留一份归档。“编编号号”填写方法同填写方法同“行政指导通知书行政指导通知书”， 如， 如“豫环行指豫环行指 2017 第 001号”，也可依本单位实际自

9、定。“行政指导事由行政指导事由”应当详细填应当详细填写实施行政指导的原因，如写实施行政指导的原因，如“你（单位）因你（单位）因 XXX 违法行为违法行为，我局依据中华人民共和国环境保护法第 XX 条第 X 款第X项规定， 于 2017 年X月X日对你 （单位） 作出XX罚 2017X 号行政处罚决定，要求你（单位）于收到该决定书之日起15 日内，将五千元罚款缴至 XX 行 XX 支行（账号XXXXXXXX） ，到期未缴纳罚款每日按罚款数额的 3%加处罚款。至今已经逾期 2 日你（单位）仍未履行，为使你（单位）避免更大的经济损失，现对你（单位）进行规劝并提出建议”。“行政指导内容行政指导内容”涉

10、及行政指导成效的关键，应当讲涉及行政指导成效的关键，应当讲清、讲透、讲明相关规定和要求，分析存在问题及原因，帮清、讲透、讲明相关规定和要求，分析存在问题及原因，帮助行政相对人有效解决问题、纠正违法行为。如助行政相对人有效解决问题、纠正违法行为。如“1.中华人中华人民共和国行政强制法民共和国行政强制法第四十五条第一款规定，行政机关依法作出金钱给付义务的行政决定，当事人逾期不履行的，行政机关可以依法加处罚款或者滞纳金。加处罚款或者滞纳金的数额不得超出金钱给付义务的数额。2. 中华人民共和国中华人民共和国行政强制法行政强制法第五十三条规定，当事人在法定期限内不申请行政复议或者提起行政诉讼，又不履行行

11、政决定的，没有行政强制执行权的行政机关可以自期限届满之日起三个月内，依照本章规定申请人民法院强制执行。3. 按照上述规定，如果你（单位）在法定期限内不申请复议或者提起行政诉讼，经催告仍不履行，我局将申请人民法院强制执行五千元罚款本金和加处的罚款。另外， 中华人民共和国行政处罚法第五十二条规定，当事人确有经济困难，需要延期或者分期缴纳罚款的，经当事人申请和行政机关批准，可以暂缓或者分期缴纳。如果你（单位）确有经济困难，建议提出书面申请，经我局批准后你（单位）可以暂缓或者分期缴纳罚款”。“行政指导对象应注意的事项行政指导对象应注意的事项”填写提醒行政相对人需要注填写提醒行政相对人需要注意的一些事项

12、，如意的一些事项，如“河南省河南省环保环保系统行政处罚裁量标准系统行政处罚裁量标准第第 XX 条规定，条规定，被责令停止实施或纠正违法行为后，继续实施违法行为的；违法行为受到行政处罚后两年内再次实施相同或者相近违法行为的可以从重处罚。请你（单位）加强自请你（单位）加强自律，避免再次发生违法行为律，避免再次发生违法行为”。行政指导人员签名，填写行。行政指导人员签名，填写行政执法证件号，加盖环保部门印章并注明日期。政执法证件号，加盖环保部门印章并注明日期。 九、约谈通知书。九、约谈通知书。“约谈通知书约谈通知书”用于环保部门将约谈事用于环保部门将约谈事由、地点及需携带的材料告知行政相对人。由、地点

13、及需携带的材料告知行政相对人。本文书除送达行政相对人外，留一份归档。“编号编号”填写方法同填写方法同“行政指导通行政指导通知书知书”，如，如“豫环约通豫环约通 2017 第 001 号”，也可依本单位实际自定。“约谈事由约谈事由”应当详细填写约谈的原因，使行政相对人了应当详细填写约谈的原因，使行政相对人了解约谈的必要性； 如解约谈的必要性； 如“我局在近我局在近 1 个月内连续监测个月内连续监测 3 起你 （单起你 （单位） 超标排放， 为帮助你 （单位） 针对存在问题， 分析原因，位） 超标排放， 为帮助你 （单位） 针对存在问题， 分析原因，及时纠正违法和不当行为及时纠正违法和不当行为”。

14、要明确约谈地点，列明行政相。要明确约谈地点，列明行政相对人需要携带的相关材料， 注明环保部门联系人、 联系方式，对人需要携带的相关材料， 注明环保部门联系人、 联系方式，加盖环保部门印章并注明日期。加盖环保部门印章并注明日期。 十、约谈记录。十、约谈记录。“约谈记录约谈记录”用于环保部门和行政相对人用于环保部门和行政相对人当面交流、沟通时的书面记录。准确填写约谈的起止时间、当面交流、沟通时的书面记录。准确填写约谈的起止时间、地点、行政指导人员和记录人的姓名、行政执法证件号。地点、行政指导人员和记录人的姓名、行政执法证件号。“约约谈对象基本情况谈对象基本情况”填写行政相对人的填写行政相对人的姓名

15、、性别、身份证件号码、 工作单位或住址、 联系方式， 法人或其他组织的名称、社会统一信用代码、地址、法定代表人（负责人）姓名和职务、联系方式等。“约谈内容约谈内容”涉及约谈成效的关键，应当讲涉及约谈成效的关键，应当讲清、讲透、讲明相关规定和要求，分析存在问题及原因，帮清、讲透、讲明相关规定和要求，分析存在问题及原因，帮助行政相对人有效解决问题、纠正违法行为，具体内容可参助行政相对人有效解决问题、纠正违法行为，具体内容可参照照“行政指导书行政指导书”中中“行政指导内容行政指导内容”。约谈的针对性要强，要。约谈的针对性要强，要结合行政管理、行政执法实际，结合行政管理、行政执法实际，讲清法理、讲明道

16、理、讲透情理，提出明确要求。约谈时应注重与行政相对人的相互交，提出明确要求。约谈时应注重与行政相对人的相互交流沟通，拉近双方的距离，使行政相对人消除抵制情绪，主流沟通，拉近双方的距离，使行政相对人消除抵制情绪，主动接受教育、指导和帮助，配合开展工作。行政指导对象签动接受教育、指导和帮助，配合开展工作。行政指导对象签名（盖章），行政指导人员和记录人分别签名。名（盖章），行政指导人员和记录人分别签名。有条件的环保部门可采用现场执法记录设备对约谈进行全过程视音频同步记录来代替文字记录。 十一、证据复制（提取）单。“证据复制（提取）单”用于环保部门提取实施行政指导相关的书证、 物证、 视听资料、电子数据等证据并加以说明。证据可以是原件、复印件或复制件。 “说明事项”中明确提取证据的地点、 方法、 证明对象，以及其他需要说明的事项；如“我局在位于 XX 市 XX 区 XX路 XX 号的 XX 有限公司内对该公司法定代表人张 XX 进行行政指导时拍照”“此身份证复印件由当事人李XX注明与原件核对无误并签名后提供”。 “证据来源”指证据从何处发现