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1、1农业高等院校办公自动化建设的要素及成效分析 摘 要：办公自动化是国内外正在蓬勃发展的一门多学科的综合性应用技术，办公自动化建设是基础性、长期性和经常性的工作，农业高等院校在进行办公自动化建设时，人才、技术、自主开发能力、资金等方面处于较大劣势，因此应把握好五个主要因素。同时办公自动化建设和应用不仅是提高农业高等学校管理效率的重要途径，而且是学校办学水平的标志之一。关键词：办公自动化建设 要素 成效分析1 引言 随着信息技术的迅猛发展，办公自动化越来越受到包括高等院校在内的各行各业的青睐。当前，我国高等教育特别是高等农业教育正处于快速发展的黄金时期，建设新型农村社会、促进农民增收和农业增效目标
2、的实现，正呼唤和期待我国农业高等院校对大量农业技术人才的培养。近年来，农业院校办学规模不断扩大，教学、科研及行政事务的管理负荷和管理难度也相应增加。为提高政务管理水平和资源使用效益，省内有关高校正在纷纷引进办公自动化技术，推进无纸化办公，实现办公业务的数字化和网络化。办公自动化（office automation,简称 OA）是办公信息处理的自动化，即利用计算机网络技术、通信技术、系统工程、人机工程等，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，实现网上公文运转及处理，信息上下双向流动及外部交换，数据汇总与共享，事务管理，办公信息发布与查询等。湖南农业大学办公自动化建设始
3、于 2003 年底，2004 年 4 月初建成基于先进的群件平台 Lotus Domino/Notes 的“教育行政办公系统”并投入运行，在校园内初步形成一个以人、计算机、网络和信息为一体的办公体系，在促进学校资源信息共享，建设资源节约型校园，提高管理效能等方面，发挥了重要的作用。2 农业高等院校办公自动化建设顺利开展的主要因素笔者作为从始至今参加办公自动化建设的人员，在学校建设和事业发展的过程中，认识到：与其他院校（如国家重点大学、工科类学校）相比较，在进行办公自动化建设时，地方性农林类学校在人才、技术、自主开发能力、资金等方面处于较大劣势。因此，农业高等院校开展办公自动化建设时，必须把握好
4、以下五个要素。2.1 领导重视、组织得力，是搞好办公自动化建设的前提2农业高校的办公自动化建设是一项复杂庞大、综合性强的系统工程，涉及到建设规划、管理制度、管理信息标准的制定，涉及软、硬件设备的安装更新，特别是管理人员原有的思想观念、工作方式等的彻底变革等方方面面。 “它不仅需要一个强有力的技术支持部门，而且需要管理部门、业务部门和学术机构的密切配合和参与。 ”2 管理学的能级原理告诉我们，某一级管理机构和管理者所能履行的功能应与其所处的能级相匹配。因此，为确保农业高校办公自动化建设规范、统一、高效、协调地展开，就必须有一个权威机构来统一领导，统一规划，统一组织实施，从而能够从组织和制度上保证
5、办公自动化建设顺利进行。我校在2001 年成立了以校领导任主任、各职能部门负责人为成员的校政务信息化建设委员会，正是这个机构，领导和指挥着全校的信息化建设，担负着合理规划、科学决策、规范管理办公自动化建设的职能。2.2 科学规划、准确定位，是搞好办公自动化建设的基础首先，建设规划要科学。高等农业院校与其他院校（如国家重点大学、工科类学校）相比较办公自动化建设处于较大劣势。如人才、技术和自主开发能力相对来说比较薄弱，各类管理人员掌握和利用计算机与网络信息技术的面比较窄、水平不高，受资金不足的影响较大等。因此，高等农业院校在进行办公自动化建设之前，必须结合学校的办学规模、管理需求及学校今后发展需要
6、，结合学校办公自动化建设能够投入的财力、人力等情况，做好定位准确、科学全面的建设总体规划。有了总体规划，学校就可以根据自己的财力、人力情况，在总体规划的指导下，统一协调，分层推进，分步实施。其次，定位要准确。要充分认识建设是手段，是达到目标的过程，而应用是建设的原动力和目的，是检验建设成效的唯一标准。办公自动化建设，是学校提高管理水平和工作效率，转变工作作风的重要技术工具，也是学校上水平、上层次的有效手段，因此，校领导带头应用是最好的榜样，而领导在不同场合多宣传、多要求，甚至一两句关键的话，都是推动办公自动化应用的催化剂，其实质是一种最典型、最具成效和影响力的行政协调。我校办公自动化建设之所以
7、得以顺利开展，得益于校领导的带头应用，通过校领导在不同场合的宣传发动，使全校各级管理人员对办公自动化有了一定的认识，迫切要求应用现代化的手段提高办事效率和工作质量，达到提高整体管理水平的目的。 2.3 硬件完备、软件适宜是搞好办公自动化建设的保障行内人士常说“三分硬件，七分软件，十二分信息和管理” 。办公自动化建设需要一定的硬件条件，要有校园局域网，办公的电脑要入网。一个安全、稳定3的校园局域网是办公自动化系统正常运行的网络保障。我校 2003 年在进行校园网二期工程建设时就同步考虑了将办公自动化建设作为学校信息化建设的重点，为我校办公自动化建设顺利开展提供了硬件保障。而如何选择一个合适的应用
8、系统平台，在其上建立适应办公自动化需求的功能强大的、应用开发容易的、方便管理的、界面友好的各种应用，则是高校办公信息系统成功的关键。基于对学校用户需求的认识，我校采用了教育部指定“教育行政办公系统”作为办公系统的软件平台。 “教育行政办公系统”主要功能有：电子邮件与报文传递、文档数据库系统、交互式的 Web 服务器、网络应用开发工具、集成工具与实施工具。该系统的主要特点是：集成性、开发快捷、实施容易、管理容易、机制完整、保有费用低、适应大规模、跨部门的应用、开放性。实践证明， “教育行政办公系统”非常适宜我校情况，使用起来方便快捷。2.4 培养队伍、多方学习是搞好办公自动化建设的关键任何项目的
9、建设离不开人的要素，在实施办公自动化建设中我们深刻地认识到人才的重要性。在办公自动化实施的前期，用户的注册和权限分配任务繁重，至少需要一名精通系统的人员进行维护和管理。在系统正式运行以后，会遇到许多技术故障，如果不能够及时解决，会影响到使用人员的热情和积极性，因此，培养一支高效的管理队伍是保证办公自动化系统正常运行的坚实基础。首先，要开展培训。选一批计算机基础比较好作为各个部门的管理员进行培训，通过管理员对自己部门人员培训，起到“以点带面”的作用。在培训中要建立考核制度，没有考核，负责培训的人往往“事倍功半” ，参加培训的人学习积极性不高，学习效果不好。其次，要走出去，请进来。虚心向兄弟院校学
10、习，学习别人先进的管理经验和方法，弥补自己的不足；虚心向上级业务主管部门请教，掌握办公系统最新技术和发展动态；开展管理人员之间相互交流活动，达到共同促进的目的。2.5 制度健全、管理高效是搞好办公自动化建设的核心要建立与办公自动化相适应的信息管理制度，如规范公文在办公自动化系统中的运转程序和发文方式；要求及时做好系统备份工作，对于需要存档的文件要做好存档工作；规范用户的权限、责任和义务，对于没有及时使用系统造成工作延误的要给予一定的处罚等等。有了制度的约束才能保证办公自动化系统的有序运行。我校在“教育行政办公系统”正式运行以前就出台了湖南农业大学“教育行政办公系统”暂行管理办法 （简称办法 ）
11、 。 办法对“教育行政办公系统”的每一个功能模块的权限划分都给予了严格的界定，哪个部门、哪一级管理4人员拥有哪些权限都有明确的规定，并在后来的运行中补充和完善；同时办法还明确规定了系统管理人员、系统用户的责任和义务，保证了“教育行政办公系统”的正常运行。3 农业高等院校办公自动化建设的成效分析我校“教育行政办公系统”的开通和使用，在提高工作效率、管理水平，降低管理成本，促使管理和决策科学化，促进教师和学生利用现代信息技术，扩大学校影响等方面都表现出较大的优越性，成效显著。3.1 提高了工作效率，规范了管理一种管理模式是否科学主要是看它能否满足高效的原则。我校“教育行政办公系统”开通后，优化了现
12、有的管理组织结构，调整了管理体制和管理模式。首先，规范了工作流程，进一步明确了校内各部门、各科室的工作分工与管理职责，最大限度的减少了部门之间相互扯皮和推委，在提高效率和质量的基础上，增加协同办公能力；其次，管理部门的绝大部分日常事务，如公文处理、会务安排、日程安排、信息发布等可通过系统完成，大大提高了信息处理的数量和质量。系统中的催办模块在开机时或工作过程中不定时提醒管理者未办事宜，从而保证了办文、收文的工作效率；第三，办公自动化为文书处理与档案管理融为一体提供技术上保证，实现了两者一体化。文件信息一次输入多次输出，既减少了重复劳动使文书处理更为高效、准确，同时又避免了档案管理归档不齐全、分
13、类不规范、检索利用困难等问题；第四，可及时了解文档流动踪迹，由于系统能够详细记录文档的流转踪迹，及时作出流动定位，管理人员能够即时知道文件的流转位置，有效地提高了对文件传递过程的监督。 33.2 降低了管理成本，减少了能耗邓小平同志曾指出：科学技术是第一生产力。实践告诉我们，实现国民经济增长方式的根本转变，最重要的就是大力推进科技进步和创新。高等学校作为人才培养和知识创新、科技创新的重要策源地，要搞好教学、科研工作，提高服务社会的质量，拓展服务社会的功能，步入经济、社会发展的舞台，就必须率先推广和应用现代信息技术，加快知识信息的创造、加工、传播和应用。党中央最近召开的十六届五中全会就在全社会大
14、力倡导：“要从推动科技进步、深化体制改革、加强科学管理等方面采取更加有力的措施，着力提高资源利用效率、降低物质消耗、保护生态环境，坚持节约发展、清洁发展、安全发展，实现可持续发展。 ”我校“教育行政办公系统”开通后，全校逐步取消了纸质文件的印发，所5有文件从起草、审订、签发、分发全部在网上进行，大大减少了纸、墨等物质的消耗，缩短了文件从起草到分发的时间，简化了办文程序，改变了过去纸质文件“满天飞” 、下发文件“跑断腿”的局面；逐步取消了会议电话通知、纸质文件存档、手工处理业务等，推进无纸化办公，实现办公业务的数字化和网络化，提高了效率，全校办公经费开支大大缩减。一个节约、清洁的校园正逐步呈现在
15、学校师生面前。我校“教育行政办公系统”的运行，降低了管理成本，减少了能耗，提高了效率，实现了党中央提出的在社会再生产的生产、流通、消费环节中，通过健全机制、调整结构、技术进步、加强管理、宣传教育等手段，动员和激励全社会节约和高效利用各种资源，以尽可能少的资源消耗支撑全社会较高福利水平的可持续的社会发展模式。 43.3 增强了决策的科学性，扩大了学校影响力首先，增强了决策的科学性。管理者的根本任务就是作出科学的决策，而充分占有信息是作出科学决策的前提。对于学校领导来说， “教育行政办公系统”作为信息处理与管理的集合，是决策支持系统，信息反馈畅通，使决策变得迅速科学，同时可根据系统反馈数据与信息对
16、已作决策及时给予修订；对于中层管理者来说， “教育行政办公系统”是信息管理系统，与上下级沟通非常方便；而对于普通管理者来说， “教育行政办公系统”又是事务/业务处理系统，为管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作；对于普通的教师和学生“教育行政办公系统”是信息查询和信息来源系统，学校发布的公告、通知、简况、统计信息等可很方便的随时上网查询。其次，扩大了学校影响力。随着教育改革的深入，农业高校办学自主权正在逐步扩大，学校作为独立法人要参与市场竞争，就必须加大市场宣传力度，提高学校声誉。我校作为农业高等院校，IT 人才、技术和自主开发能力相对来说比较薄弱，建设之初克服了许多困难，率先在全省高校中开通了“教育行政办公系统” ，实现了一个以人、计算机、网络和信息为一体的办公体系。 “教育行政办公系统”的开通，在促使全校各级管理人员转变思想观念，激发师生学习现代信息技术的热情，掌握和运用现代信息技术处理业务和事务，增强学生爱校敬业，提升学生自信心和自豪感，扩大学校影响力等方面产生了极大的效应
