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1、高校食堂内部控制方案设计研究 王丽新 闫浩 陶亦康 北方工业大学经济管理学院 摘 要： 内部控制的实施对现阶段行政事业单位的发展具有重要意义, 本文以高校食堂作为研究对象, 分析内部控制对高校食堂的意义, 并通过六个维度为其内部控制体系建立提供思路, 最终对高校食堂所涉及重要业务环节提供实施意见。关键词： 高校食堂; 内部控制; 风险识别; 基金：基金项目:2017 北方工业大学学生科技活动“北方工业大学内部控制制度设计-后勤-基建等”研究成果之一内部控制知识体系逐渐被众人熟悉, 企业对内部控制的重视也逐渐提高。COSO委员会认为:有效的内部控制可以保证企业财务信息的真实性、有效性, 企业运营
2、的合法、合规性。同时, 内部控制在影响企业经营方面, 由最初的影响运营效率的观点, 逐渐转化为:为企业运营提供合理保证, 并将风险降低到可接受水平。我们企业对内部控制的实施及有效性重视程度逐年增加, 在 2008 年 5 月发布的企业内部控制基本规范中定义了内部控制目标:保证企业经营管理合法、合规、资产安全、财务报告及相关信息的真实完整。近期, 财会201611 号文件提出行政事业单位内部控制基础性评价工作通知, 表明:高校内部控制的有效应用的必要性, 因此本文针对现阶段高效食堂内部控制现状进行分析, 并对存在的主要问题提出可行性对策。1. 高校食堂内部控制实施意义高校食堂隶属于校内后勤集团管
3、理, 作为事业单位的重要组成部分, 高校食堂并非存在于市场化竞争的独立企业, 但其运作模式仍然具备企业化价值创造的特征。高校食堂分为基本伙食堂、风味特色食堂等。其中基本伙食堂运营资金中一部分来源于政府补贴, 但风味特色食堂的经营模式则为自负盈亏。因此, 价值创造已作为高校食堂重要经营目标之一。并且, 高校食堂在保证有效运营的同时, 为高校教师、学生、职工提供高质量的服务也是其必不可缺的经营目标, 因而对其食堂经营行为必须实施有效的“自我监督”。通过有效内部控制的实施, 食堂管理模式可以得到有效的升级, 在管理过程中, 识别业务中存在风险的, 从而规避风险, 促使经营的稳定性。规范销售、采购、资
4、金管理等业务流程控制, 提高食堂经营效率与经营效果。对岗位职权分离、增强制度监督, 维护食堂财产和资源的完整性, 增强食堂员工的服务质量, 价值创造虽然是高校食堂经营的重要目标之一, 但高校食堂仍要保持的公立教育组织的内在属性, 保证定价的合理性, 兼顾食堂社会效益也是必不可少的条件之一。内部控制的有效性, 可以增强高校食堂文化, 保证财务信息质量, 实现高校食堂的“自我约束”, 确立食堂发展战略及运营目标。2. 高校食堂内部控制设计思路内部控制设计应针对食堂内部环境分析作为起始点, 对内部控制活动开展应通过计划、评价、实施来完成。因此本部分通过对控制环境与组织层面、控制与制度层面、评价与监督
5、层面对高校食堂内部控制设计思路提出启示。2.1 内部环境与组织层面内部环境作为实现企业内部控制的基础, 也是企业经营氛围的基调。食堂内控体系设计应以其内部环境分析作为内控执行的起始点。高校文化、餐饮集团运作模式、运营规章制度等对食堂内部环境产生着深远的影响。高校食堂应以有效服务校园教职工、学生作为企业愿景。合理保障菜品质量, 维护食堂运营秩序、努力创新销售产品与管理模式作为高校食堂的发展目标。高校食堂隶属于后勤集团, 在组织结构层面上应在后勤集团管理层的指导下, 对食堂经理层、监督层、业务层面进行科学设置岗位。明确食堂“三重一大”规章权限、管理责任与管理权限。监督层中, 对岗位设置考虑不相容职
6、权分离, 确保监督层执行监督以为。业务层面食堂管理中应注重员工设置, 对不能窗口明确岗位分工, 促使员工之间各负其责、相互协调、相互配合。同时, 对员工素质进行培养, 让各个岗位了解内控制度, 确保各个层面人员各司其职, 形成相互合作、相互制约、有效的闭环式管理模式。2.2 控制与制度层面在高校食堂控制层面围绕后勤财务部门展开, 主要涉及:销售、采购、资产管理、存货管理、筹资、资金管理等环节的业务处理, 高校应根据主要涉及业务进行控制层面分析, 实施内部控制体系建立。依据内部环境分析结果, 以后勤集团财务部门为核心进行控制系统控制, 有效分析现阶段食堂部门运营现状、绩效评价, 从而为今后食堂运
7、营决策、执行及部门监督提供保障。通过业务模块的分析, 明确业务目标, 对业务流程进行描述, 鉴别各业务控制环节及主要风险点, 完成控制层面设计。在制度层面, 高校食堂应依据我国相关法律法规及部门管理制度对食堂部门进行监管约束。目的是使高校食堂通过制度约束, 实现符合服务于高校教育事业发展的管理目标。其中制度层面主要涉及, 食堂运营中, 财务授权审批、账目处理、预算管理、采购业务、工程承包等多个维度的运营约束。通过有效的制度层面设计, 保证高校食堂运营中遵守我国法律法规要求, 对食堂重大事项明确决策流程。通过财务职权明确要求, 有效评估食堂价值创造情况, 防止舞弊情况发生。遵循我国食品安全法餐饮
8、服务食品安全操作规范等相关法律条文并制定食堂操作指引, 确保食堂为高校教育事业提供安全、高质量的餐饮保障。2.3 评价与监督层面高校食堂具有行政事业单位属性, 评价内部控制过程中, 应以问题导向, 坚持全面性、适应性、重要性原则。评价各层级内部控制实施是否有效, 在全面的评价的基础上, 分析重要业务及关键可能存在的重大风险事项。针对实施过程后内控环节的薄弱点, 做出及时整改, 保证食堂内部控制与实际内部环境相适应, 从而为食堂管理、发展提供有效手段。同时, 对单位层面、业务层面进行全面评价, 分析现阶段内部控制实施过层中存在的漏洞与薄弱环节, 从而明确相应改进措施, 使内部控制运行有效, 为单
9、位管理提供帮助。内部控制监督是实现内部控制有效性主要手段, 也是内部控制对控制目标完成的合理保障。在监督层面, 依托于后勤集团内部审计部门, 以风险导向审计为监督核心, 对高校食堂内部控制环节进行全面风险排查, 识别关键控制点的主要风险及薄弱点, 获取有说服力的控制活动实施薄弱原因, 从而执行监督程序。高校食堂应建立第一责任人制度, 以总经理为核心, 并与后勤内部审计人员、会人员、总厨师长等建立领导小组。对餐饮集团整体的财政收支、政府采购、合同审批、食品安全、饭菜质量等多维度进行全面监督, 确保食堂运营的科学性、经营的稳定性。3. 高校食堂核心业务环节内部控制实施路径高校食堂隶属于后勤集团,
10、其会计业务主要由后勤集团财务部负责, 因此本部分围绕财务部日常工作, 对高校食堂资金管理、采购、销售、存货与资产管理这些核心业务环节内部控制实施提出实施路径。3.1 资金管理环节资金管理为保持生产经营各环节资金供求的动态平衡。应实施信息化手段科学管理资金活动, 降低资金成本, 提高资金收益水平。确保资金在正常运营中安全, 提高资金利用率。同时确保资金交易符合国家货币资金管理的有关规定和企业内部规章制度。其主要风险点集中于: (1) 食堂窗口收取现金形式, 可能存在不执行刷卡收取收入要求, 私自收取现金。 (2) 资金存放分散, 不能统一、集中使用, 可能导致资金冗余损失。 (3) 资金在使用过
11、程中由于操作人员舞弊, 造成被非法挪用, 导致交易延误甚至利益损失。 (4) 资金管理未经适当审批或超越权限审批, 可能因存在重大差错、舞弊、欺诈行为而导致损失。 (5) 资金管理违反我国相关法律、法规, 可能带来经济损失和信誉损失, 甚至使单位受到行政处罚。为规避风险, 食堂应明确现金及银行转账等支付手段的使用范围, 依照资金管理国家相关法规明确现金收取与现金使用审批权限等相关规定, 监督一线销售员工, 防止私自结算等务必现象产生。3.2 食品采购环节高校食堂食品采购应根据各业务单元食品采购需求表和采购计划开展的, 随后进行请购与供应商选择, 确定采购价格, 签订采购合同。最终, 进行供应管
12、理、验收与付款事项。采购环节主要风险集中于: (1) 部门需求分析不当、采购计划制定不合理, 导致采购数额不当, 造成成本的增加影响食堂的收益。 (2) 采购申请制度不明确, 请购过程审批不完整, 造成主管人员舞弊行为。 (3) 供应商选择不公正、不公开。 (4) 原材料定价机制不合理, 缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控, 造成采购价格大额差异。 (5) 验收环节中, 验收标准不明确、验收程序不规范、出现问题不及时处理, 造成账实不符、采购物资损失。因此, 采购环节应首先制定合理采购计划, 其次控制采购申请、款项的审批环节。再次, 选择合适的供应商, 合理定价。最终严格把控验收与付款环节、防止
13、企业利润损失及舞弊现象的发生。3.3 销售环节高校食堂主要通过各个餐饮窗口, 通过食品的生产加工, 实现对教职工学生的销售活动。其主要风险点存在于: (1) 销售计划缺乏或不合理, 导致存货积压或产品脱销, 难以实现食堂经营上的良性循环。 (2) 定价政策不合理, 未能结合食堂供需状况、用户反馈、收入预测等及时进行调整造成价格过高或过低, 导致企业营业收入下滑。 (3) 窗口信用管理不到为, 结算方式选择不当, 可能存在收取现金舞弊行为。 (4) 客户服务水平低客户满意度不足。 (5) 缺乏有效的销售业务会计系统控制, 可能导致各个窗口及管控部门经营业绩造假。其主要对策集中于销售计划的制定,
14、业绩评价的把关, 并及时根据业绩评价结果调整目前经营策略, 同时对窗口员工进行规章制度、服务水平训练, 提高员工的服务水平, 诚实经营的良好品质。建立健全销售制度和流程, 遵守学校食堂规定建立科学、合理的定价机制, 确保食品创新与食堂经营方向一致, 保证对食堂投诉处理程序的规范。3.4 存货与资产管理高校食堂中主要存货为食材, 为确保食品的品质, 原材料应每日进行更新, 同时做好防鼠、防虫、防霉变及防盗工作。资产管理应明确岗位职责, 对资产实时进行监管把控。其中存货风险在于: (1) 由于季节原因, 存货保管不当导致存货变质。 (2) 由于保管不当, 导致存货品质改变, 存货丢失。资产方面风险
15、在于: (1) 专管人员看管不利, 造成被他人恶意损坏资产。 (2) 资产保管不当, 造成生锈、破损。 (3) 出现舞弊或看管不当, 造成资产丢失。 (4) 资产更新、维护不到位, 造成设备使用故障。因此, 高校食堂在存货方面, 依照采购计划每日定期定量进行存货采购, 按季节与材料特性进行合理保存, 同时及时与其他高校或有关部门保持信息共享, 了解当下食品材料可能出现新的质量问题, 从而防患于未然。资产方面, 应逐一进行编号, 并对资产负债员工划分责任区, 定期进行盘点、设备清查, 资产的更新、维护、改造。结束语高校食堂内部控制的建设是对其整体运营活动进行全面的控制活动。内部控制的开展应以内部环境、组织、控制、制度、评价、监督这六个层面进行设计。分析各业务流程, 运营风险导向原则, 识别各个业务层面上可能发生的风险点, 从而提出应对措施, 防范风险发生, 对机构稳步运营保驾护航。有效的内部控制可以为高校食堂提供良好的经营服务、弘扬校园文化、提高经营中的安全提供保障、促使价值创造等方面都做出重大贡献。参考文献1王清刚.内部控制与风险管理理论、实践与案例M.北京.北京大学出版社, 2012:12-13. 2王亚清.高校后勤实体内部控制体系设计探讨J.财会通讯, 2013 (03) :82-83.
