QCCl團結圈會議召開方式

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1、第 1 頁，共 35 頁 sQCC團結圈會議召開方式東莞 xx手袋有限公司第 2 頁，共 35 頁 s目錄1. 圈會召開的意義 (1)2. 常見圈會佈置方式 (2)3. 圈會會場準備查核的項目 (3)4. 圈會準備的 10項查核項目 (4)5. 圈長會前會后查核 20項 (5)6. 品管圈會議的六項問題點 (6)7. 圈會無法順利進行的改善對策 (7)8. 使圈會生效的 20項訣竅 (8)9. 品管圈會議的進行方法 (9)10.品管圈活動步驟與 QC手法的運用 (10)11.腦力激蕩法(11)12.品管圈活動常用表單(12)第 3 頁，共 35 頁 s1.品管圈推行委員會為品管活動最高指導單位

2、,引導品管圈活動的大方向.2、公司指導團職掌:(1) 研訂品管圈活動全盤輔導計劃.(2) 對內部講師及圈長進行輔導培訓.(3) 協助內部講師對圈員進行輔導培訓.(4) 協助圈會召開並核查圈會實際改善實況.3、總干事處職掌:(1) 草擬品管圈活動的各項計劃.(2) 籌辦總年度 QCC成果發表會.(3) 定期稽核各廠 QCC活動的推行狀況.(4) 核定各單位 QCC活動經費,並向財會處申請經費.4、輔導員職掌:(1) 協助各圈活動題目之選定及目標之設定.(2) 輔導圈長與圈員確定品管觀念及品管圈手法運用.(3) 協助解決圈內問題.(4) 出度圈會,輔導品管圈日常活動.(5) 壽辦組內之小型品管圈發

3、表會.5、圈長職掌:(1) 領導品管圈活動.(2) 徹底了解圈員,建立圈員間良好合作關系.第 4 頁，共 35 頁 s(3) 指導圈員技術改善及統計方法.(4) 鼓勵圈員參加活動、發言及培養自動自發精神.6、圈員職掌:(1) 準時出席圈會,並熱烈參與討論.(2) 順從圈長的決定並協助之.(3) 分工合作,共同達成圈之目標.第 5 頁，共 35 頁 s圈會召開的意義 激烈爭論與激烈爭斗應該予以區別(1) 可以互相商議(2) 可以謀求圈員之間的互相溝通(3) 可以傳達資訊(4) 可以引導正確的妥善解決方法(5) 可以謀求相互啟發(6) 可以學習有關 QC的觀念及 QC手法(7) 可以集思廣益(8)

4、 可以提高圈員的參與意識(9) 可以獲得圈員一致同意(10) 溝通會變得順暢還有,為使品管圈會議活潑有效,每一位圈員都必須充分認識自已的任務,並以圈長為核心全員互相合作才行.想要真正了解這 10項的意義,就必須一項一項仔細地研究.如以“可以互相商第 6 頁，共 35 頁 s議”來說,具體而言是指什麼事情;達到什麼程度才算參與意識高?要像這麼仔細的程度,都能有所共識,才算是對圈會的意義已經有所了解.第 7 頁，共 35 頁 s常見圈會的佈置方式圈會的佈置也有種種不同的方式! (1)(2) (6)(3) (7)(4) (8)(5) (9第 8 頁，共 35 頁 s圈會會場準備的查核項目查核項目 內

5、容會場的大小 太小則不舒暢,太大則無法集中會場的噪音 噪音過大會招致效率的降低注意不易察覺的低音會場的明亮度 太暗則氣氛變壞會場的室溫、通風 太熱、太冷均缺乏集中力香煙的煙霧彌漫會場將使空氣變壞,因此通風甚為重要桌子、椅子的有無 如果有人沒有坐椅或桌子就很麻煩勉強靠得太近則不舒服黑板、粉筆、黑板擦、圖表、奇異筆、玻璃膠帶準備有了遺漏,會妨礙圈會的進行確認粉筆的長短、及奇異筆能否書寫張貼圖表的空間OHP、銀幕的有無洗手間的有無 洗手間的遠近電話的有無、傳達 沒有電話比較好,“電話鈴一響,總要有人聽電話、叫人、本人出來、談話”這樣很明顯的會妨礙會議的進行煙灰缸、茶水 用瓦斯或電熱壼燒開水、喝荼的紙

6、杯、煙灰缸的煙蒂盒第 9 頁，共 35 頁 s圈會準備的 10 項查核項目查核項目 內容圈會之目的是否明確 1 圈會的目的須全員都徹底了解議題已經決定,是否聯絡到全員 2 對圈員之聯絡對上司之聯絡與承諾對有關部門之聯系會場是否確保 3 再度確認預定時間內容是否沒有障礙而可以使用注意黑板、圖表、OHP 等之準備日期時間是否適當 4 確認一下圈員之情況開會、閉會時刻之情況進行的準備是否良好 5 預先決定主席、主辦人員及記錄人員資料是否準確妥當 6 確認一下課題等之資料是否全員都準備妥當準備分發的影印資料、說明的圖表及OHP是否已再度確認預定參加人員 7 亦包括列席人員之確認考慮有了缺席人員時之對應

7、措施有否想出使全員發言的方法 8 是否必要決定座位的安排(不要讓發言的人都聚在一起)任務分擔的辦法是否使會議記錄保留下來 9 決定什麼事項、由什麼人去做等,可以利用 5WIH 法向上司報告是否對缺席者有所關懷10 考慮何時、何處、以何種方式進行圈會內容之說明,以及分擔任務之說明第 10 頁，共 35 頁 s圈長會前會后查核 20 項目圈會前 1 必要的準備是否沒有遺漏而準備齊全了 圈會的進行預定表是否制定好 是否安排了適合於交談的佈置 是否巧妙地運用黑板、傳單及資料 圈會的任務分擔是否確實分配好 圈會是否按預定時間準時開始圈會時 2 是否獲得全員發言 有否抑制特定的意見 是否努力於不致養成不關

8、心討論的旁觀者 對圈員是否採取公平待遇 是否能巧妙地處理離題的現象 說話的方法是否明快 有否忘記幽默 爭論顯得混亂時,是否能應付自如 是否光是指名發問第 11 頁，共 35 頁 s 中途是否時常整理要點並予以確認 有否忽視少數的意見圈會后 3 是否能按預定時間準時結束圈會 最后是否明確地歸納結論而獲得大家的確認是否達成圈會的目的品管圈會議的六項問題點1.不參加會議、無法參加會議工作的關系 業務員的工作在外面,回公司的時間不一致 工作現場必須有人留 工作時間因人而異 輪班工作 經常出差 有臨時插入的工作私人的關系 家里的事情(必須早點回家) 討厭品管圈、沒有興趣 勉強在做,因此找藉口偷懶第 12

9、 頁，共 35 頁 s 沒有預告而突然召集開會 自已有想學的功課 私人的時間被消磨掉2.無法抽出時間、時間太少 圈長不善於營運(沒有時間觀念) 準備不充分,在圈會中才匯集資料 因為一個人辦不到,所以在圈會 中求助於大家 對圈會的營運採取不合作的態度 的發言 對議題不感興趣,因為與自已無關 有 1 人獨占發言的情形 有對發言挑毛病的人 習題無法交卷(太忙沒有時間) 不懂圈長或別人所講的內容 在資深人員面前,所人不敢講話 在多數男性當中的女性,很在意周圍的人 心怕提出沒有什麼意義的意見,可能會被別人瞧不起 口才不好,不喜歡在別人面前說話一定要把問題弄清楚才行!第 13 頁，共 35 頁 s 被說話

10、聲大的人拖著走 掃興而不起勁5.聽不進去、不想聽 從然提出意見亦無用處 談到真正的事,則被反唇相談 談到不正常的事,事后會遭到記恨 未根據數據或事實說話(沒有時間收集及整理數據) 由於不太了解,因此以抽象的語言敷衍 盡是臨時想起來(未加深思)的發言 情緒化的意見不一致6.不做、不會做 事前調查不充分,無法進展 圈長沒有自信 沒有利用 5WIH 具體的加以整理 不管怎樣都有吹毛求疵或反對的人 因為有人想逃避責任,所以無法決定 有人討厭或拒絕習題及任務分擔第 14 頁，共 35 頁 s為什麼圈會無法順利進行本圖(魚骨圖) 特性要因圖是針對為什麼圈會無法順利進行的特性,探討其原因系列者.基本上雖已有

11、了下頁的一些對策案,希望各位還是再對照一下自已的圈作一番思考.為什圈會無法順利進行之特性要因圖為什麼圈會無法順利進行沒站在對方立場想想沒有互相實 現沒有聚餐等團隊合作薄弱圈長經驗不足沒有事先與上司溝通未事先聯系溝通上司不關心沒有請上司出席第 15 頁，共 35 頁 s圈會無法順利進行之改善對策發言者偏於少數人開會時要規定任務的分擔 1圈會開始時,要培養輕鬆的氣氛 2對沒有發言的人要指名提出問題 3適當地控制善辯者的長時間發言 4每次圈會先決定好議題與目的 5意見協調困難互相說明自已的工作,互相了解 1發表自已的意見要有誠意,聽別人的意見要虛心 2數據的制作工作要由全員分擔 3分段商議,整理意見

12、並提出結論 4團隊合作薄弱圈長要學習領導能力培養交談商議的氣氛 2上司不關心要求上司列席圈會 1要求上司提出適當的建言 2第 16 頁，共 35 頁 s圈會的問題點及其對策品管圈會議生效的 20 項訣竅會議前要點 1要點 2要點 3要點 4針對議題加以研究,並整理自已應該發言的事項負責做完自已所分擔的習題事先分發的資料,一定要先看過會議時間不可遲到會議時要點 5要點 6要點 7要點 8要點 9要點 10要點 11要點 12要點 13要點 14要點 15要點 16要點 17自已的意見要充分發言遵守規定的規則積極參加討論,並要合作不可感情用事不要只顧自已發言而講個沒完仔細聽取別人的意見不可作人身攻

13、擊不可有妨礙其他圈員的行為(打瞌睡或私語)不可任意離席不可嘮嘮叨叨大談抽象意見根據事實或數據不批評圈員的意見有效使用發問的方法圈會的目的資訊的傳達 1意見的溝通:討論 2相互啟發:構想的收 3集與檢討第 17 頁，共 35 頁 s會議會要點 18要點 19要點 20檢討一下結論確實記錄好會議的經過與結論等反省一下會議中自已的態度使品管圈會議生效的 20 項訣竅二、圈公進行方法律圈會是維持品和圈的命脈,圈會成功與否是品管圈活動維持與發展的主要關鍵所在,因而根據相關書籍及本有經驗作如下介紹:A. 圈會目的:(1)由圈員全體的意見決定團結圈活動的進行方向;(2)透過圈會達成圈員意見之充分相互溝通;(

14、3)透過圈會充分發揮圈員的能力.B. 開圈會的時機(供參考)時機 頻率 地點指定時間開會 定期上班中經請示核準開會 有問題時工作告一段落或工作空檔時 有機會時輪班制利用交接班時間 定期利用中午休息時間 定期下班后 定期利用休假日 不定期會議室工作現場圈園地餐聽效外圈員家中C.圈會前的準備第 18 頁，共 35 頁 s圈長盡早發出會議通知,圈員必須事先充分準備好討論的內容參加圈會:(1)開會通知單內容(參考)項目 內容 範例為何 理由 會議目的 為選取活動題目什麼 主題 議題 活動題目的選定誰 人 主席/出席者/記錄者 圈員.上司/列席人員何時 日期 月日時間 年月日-年月日時何處 場所 會議場

15、所 會議室如何 方法 會議進行方法 討論a. 圈長必須明確開會通知內容.b. 圈長最遲在會議 3-5 天前做好準備,並通知與會者( 或本次圈會決定下次開會時間,圈長在會議前 1-2 天發出通知).c. 圈長須先掌握缺席者,收集缺席者意見.d. 查檢前次會議決議事項,圈長必須追蹤上次會議決議或分工工作落實狀況,以免到開會時間圈員無準備)(2)圈會次數與時間:原則上每周定期一次,每次 30-60 分鐘D.圈會的進行方法(1)圈會程序:圈會必須全員到齊(缺席者須事先知道),始能準時舉行.第 19 頁，共 35 頁 sa. 圈會的目的,主席說明本次圈會的目的;b. 上次圈會決議事項及實施結果;c. 活動進行狀況及問題的提出,本次議題之討論與決議;d. 工作分配;e. 臨時動議;f. 總結(決議事項確認,輔導員講評)g. 下次圈會日期預定.(2)主持圈會注意事項:a. 明確會議的開始與終了時間;b. 造成全員輕鬆發言的氣氛(利用 B.S);(如附件一).c. 一個議題充分討論有結果后,再進行下個