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1、随着酒店操作系统的升级完毕,相关应收系统已设定完成可以正式启用,为了更好的清理目前酒店操作系统中挂入客账部分的可转应收帐目,以及对以后应收帐款的更好控制,特制定以下转应收程序: 1. 所有可挂账公司/旅行社均为酒店销售人员同相关协议公司/旅行社签订挂账协议,并经过财务部主管信贷人员根据其提供的相关在其他酒店挂账历史,通过电话问询等方式核实付款信誉后,再由销售人员建议其挂账额度,经财务总监,总经理批准后方可允许挂账。 2. 销售及预订人员接到相关协议公司/旅行社需挂帐住房消费的传真后,制作预订单,并录入酒店操作系统,将应收帐号录入正确,并注明可挂账项目(如: 房费/杂费/房费+杂费。 该项目填写
2、内容,可由销售部同前厅部协调制定,本着让前台工作人员可以容易理解为准) 3. 前厅部工作人员接到相关预订后,需要核对协议公司/旅行社 订房传真上的,客人姓名,来店/离店日期,房价,可挂账内容等同操作系统中录入的内容是否一致,如有差异,要及时同销售/预订人员联系,并进行更正。 4. 客人入住酒店,需要核实客人的姓名同预订的姓名是否一致,是否为同一客人。如果客人提出的入住时间同预订不一致时要及时同销售人员联系,不可自行作主将协议公司/旅行社未确认付款的费用挂入应收帐户中。(注:如果客人提出延住,并保证房费可以自付时,需要同销售人员联系,不要自行为客人延用旅行社公司协议价格)5. 客人结账时,再次同
3、操作系统的备注及协议公司/旅行社的定房传真核对,将应客人自付的项目结算完毕后,把协议公司/旅行社确认支付的项目费用挂入其相应应收帐户中。(挂应收帐帐号 982,挂账时选择相应的公司及签单人) 6. 对于公司及旅行社汇款支付的客人,需要销售部提前将汇款单送至财务总出纳处,由其查证该金额是否已到帐。对于已经到帐的付款,由总出纳在汇款单上加盖“银行收讫”章后,转给预定部,再由其将确认的汇款单同客人预订单一同转交前台。如在客人离店前,未能确认该笔汇款已经汇至酒店帐号中,需要有销售部相关人员在预订单或客人入住单上签字担保后,方可将挂入临时帐户中,待汇款到帐,销售/预订人员,收到有总出纳加盖的“银行收讫”
4、章的汇款单并转交前台后,方可将该帐挂入应收帐相关应收帐户中。 7. 在挂入临时帐1个星期后,还未能确认银行已到帐的,由前厅部人员报告至财务部,由财务部总出纳再次问讯银行,如无结果的,则由销售人员跟催。 8. 前台在客人离店结账时,需要核对该汇款单是否有总出纳加盖的“银行收讫”章,无盖章后的汇款单的客人,在客人的预订单/入住单上是否有销售人员的签字担保。一切无误后,为客人结账,并做相关结账事宜。 9. 下班平帐,所有转应收的账目均需 做到以下规定:转应收月结帐户: 客人转应收项目的账单,同客人入住资料,预订单及协议公司/旅行社定房传真,相关挂入应收帐中的杂项消费小单,一同订好。 汇款客人 : 由
5、相关公司/旅行社支付的费用账单,客人的入住资料,预订单,加盖“银行收讫”的汇款单,一同订好。注:汇款结算在酒店操作系统心中使用 913# - 汇款 结算方式进行结算。 将所有挂应收的账单(所有挂应收=转应收月结帐户+汇款客人,挂应收账单=账单+相关资料)统一放在一起,并加好纸袋,同本班次本人挂应收账目及金额核对,无误后,将其同其他账单凭证报表一同转交财务审核。 10. 对于因金额不正确,挂入账项不正确,缺少相应挂账资料的账目,财务应收人员会将其退回前厅部,由其更正后,重新转至财务。对于由于个人操作失误造成无法追回款项的,需要由当事人自行赔偿相应金额,对于多次挂错帐户,挂错金额,缺少资料的前厅人员,财务通知前厅相关领导,对其进行相应处罚。11. 客人无其他消费,仅在餐厅进行消费并要求挂账的,餐饮部应同前厅部进行协调,以住客账形式挂入前台工作帐中,再由前厅部人员将其挂入相应应收帐中。 12. 对于新增的可挂应收帐户名单,财务部应收人员将及时给予前厅部,餐饮部,销售部门更新。 附:应收挂账表