制作电子文档的具体步骤（2020年整理）.pdf

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1、 1 制作成果地质资料电子文档的具体步骤制作成果地质资料电子文档的具体步骤 一、整理、编辑一、整理、编辑 1、对正文类的整理、编辑、对正文类的整理、编辑 电子文档正文类包括：报告封面（含题名页） 、目录、正文、内容摘要。用 word 制作的这几项应放在同一文件（应与老报告制作电子文档采用扫描的方法区别开） 。 整理内容整理内容： 正文部分的各章节顺序和编辑格式（如字体、字号等）应按照地质矿产行业标准规 定执行； 将封面 （报告题名） 命令为 1 级标题， 篇名命令为 2 级标题， 章名命令为 3 级标题， 节名命令为 4 级标题，以下逐级类推（注意：如果某一级标题的字体、字号或排列方式（注意：

2、如果某一级标题的字体、字号或排列方式 与地质行标不符，应统一对该标题重新与地质行标不符，应统一对该标题重新定义，方法见标准使用说明的第定义，方法见标准使用说明的第 6 页）页）； 正文目录应是用 word 软件自动生成的目录（方法见标准使用说明第（方法见标准使用说明第 8 页）页）； 插图、 插照、 插表注意在计算机屏幕的显示方向应向上， 不是向上的应整理为向上； 插图、 插照的文件格式以能插入 word， 且在其中正常使用为原则， 优选格式是 gif、 JEPG、wmf、CCITT tiff g4。在插图、插照时必须先在插入的位置插入图文框， 但对单独占据一页的图片、照片不用插入图文框； 插

3、表要采用表格命令直接制作，不得采用超级链接办法链接其它软件制作的表格； 页码的插入。页码应位于页面的底端（页脚） ，对齐方式为“外侧” （奇数页在右侧， 偶数页在左侧） ； 注意注意：a、封面、目录、正文、内容摘要这几部分之间页码不连续，故此各部分之间要 用分隔符（如分节符）分隔开（方法见标准使用说明第（方法见标准使用说明第 9 页）页）； b、插图、插照、插表为单页面的与正文也应在相应位置编连续页码。 页面的设置以 A4为宜，插图、插表横向超过 A4 的，按实际尺寸定，插表中有续 表的，续表中仍必须有表名和表头。 2 2、对审批类的整理、对审批类的整理 审批类文件不管其纸介质与正文类合订在一

4、起与否，在做电子文档时，审批类文 件必须单独组成一类电子文件； 对大调查项目审查类文件至少应包括：认定书、审查意见书，编排时认定书在前、 2 审查意见在后。当存在多个审批验收文件时，应按照审批级次由高到低编排，同 级、同类的按时间顺序由新到老编排； 审批类电子文件不得制作成栅格文件，若无原始的电子文件，应在 word 软件下重 新录入； 审批类电子文件的内容必须与正式批件一致，编排格式与正式文件尽量一致，每 一份审批类电子文件必须注明发文机关 （公章） 、 发文时间， 公章内容用文字表示。 3 3、对附表、附件类的整理、对附表、附件类的整理 应区别附表、附件，不要二者混淆为一体； 附表（附件）

5、类文件内容类别不同的表格（附件）应分册制作； 每册附表（附件） ，都应有附表（附件）的封面、目次页、内容，插入页码时各部 分之间也应用分隔符（分节符）分隔开； 附件及附表中的图、表在计算机屏幕中显示的方向应向上； 附表类电子文件原则上要用表格命令直接制作，使用 word 软件制作附表、对引用 特别复杂函数的表格，可以在 word 中插入 Microsoft Excel 表格； 附表每一表格的表名要用 5 号标题命令定义； 表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，若超出版芯，可用续表来解决，续表中 仍必须有表名和表头（续表的表头（续表的表头标题行可用标题行可用 word 表格菜单中“标题行重复”命令

6、制表格菜单中“标题行重复”命令制 作，具体方法见标准使用说明第作，具体方法见标准使用说明第 9 页）页）。 4 4、附图类文件的整理、附图类文件的整理 附图类电子文件包括两类，第一类是可以独立用于绘图或显示的电子文件、第二类 是由计算机软件制作的矢量化图形文件； 对第一类（第二类后面另述）附图电子文件 制作上，首选计算机直接制作（包括通过格式转换）对不能直接用计算机制作或 转换的，可采用扫描等数字化方法形成栅格文件； 采用的格式为 3 种格式之一：EPS 格式（不分色、文字变曲线） 、压缩的 JPEG 格 式（彩色或灰度图采用）和 CCITT tiff g4 格式（黑白图件采用） 。分辨率的选

7、取一 般可取 300dpi，对压缩的 JPEG 格式质量因子取 75 以上； 检查转换格式后的图件是否能正常显示且清晰； 检查图件的图名、图幅号、比例尺、图例、图签、图面内容的正确性及规范性。 以上整理、编辑过程中贯穿的原则：文字部分的内容、页码，附图的图号、内容等 必须与纸介质一一对应。 3 二、电子文件的命名二、电子文件的命名 1、将整理好的电子文件按照其分类命名，文件名由 8 个字符组成（不包括文件名后缀） ，按其标 识作用的不同分为 3 个部分：类别位、册序位、文件序号位 文件名后缀 文件序号位 间隔符（下划线） 册序位 类别位 类别位（第 1 位） 标识该电子文件的类别，类别代码如表

8、所示。 类别名称 类别代码（字母大小写均可） 正文类 Z 审批类 S 附图类 T 附表类 B 附件类 J 其它类 Q 册序位（第 2-3 位） 册序位用于标识该电子文件所在分册的顺序。册序位的值为 01-99。若其值小于 10，册序位的第 1 位填充“0” 。 文件序号位（第 5-8 位） 标识该电子文件在本分册中的顺序。同一分册电子文件的文件序号，从“0001”起连续取值。 2 2、附图类第二类电子文件的整理与命名、附图类第二类电子文件的整理与命名 附图类第二类电子文件按产生时采用软件的平台不同可分别包含下述电子文件； mapGIS6.1 版及其以上版本或 5.32 版（若使用六色色标库，则

9、必须使用 6.1 版及 其以上版本）的 *.wt、*.wl、*.wp 等点线面文件，*.mpj 工程文件和相应的属性文件； arc/info for PC 的 3.51 版的 E00 文件；AutoCAD（或基于 AutoCAD 的软件）R14 版的 DXF 文件；Mapinfo4.5 版的 *.map、*.ID、*.TAB 等文件； 以及运行上述电子文件绘图时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、子库和文件等）以及运行上述电子文件绘图时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、子库和文件等） 将上述电子文件收集全 上述电子文件名应与对应的第一类附图电子文件名相对应，如附图第一册的图 02

10、 采用 mapGIS 平台制作转换为 EPS 格式第一类电子文件 T01_0002.eps，其对应用 mapGIS 生成*.wt 文件的文件名就应为 T01_0002.wt (杨斌雄注：矢量文件不要改名) 4 一个图件的所有第二类电子文件存放在对应的一个子目录中，其子目录名与其对 应的第一类电子文件相同 将整理后并按要求命名的第二类电子文件存放在文件夹 Backup 下 如果各图件第二类电子文件是在同一软件平台产生的，运行第二类电子文件 绘图时所必须的相关文件相同，则可以将这些相同的内容直接放在 Backup 下。 每份成果资料附图类的电子文件必须制作一个说明文件，以图为单位说明两类电子 文件

11、各自的软件平台、版本、以及标示出运行第二类电子文件绘图时所必须的相关 文件（如二次开发软件、系统库、子库和文件等） ，并写明一些必要的参数（如坐标 系、 比例尺、 投影方式、 投影参数、 字段名及字段名含义等） ； 对压缩的 JPEG 和 CCITT tiff g4 格式的图件，必须注明图件的实际尺寸和形成栅格文件时所采用的分辨率。 此说明文件文件名规定存为“Backup.txt”，置于 Backup 子目录下。 三、电子文档三级目录的制作三、电子文档三级目录的制作 安装“地质资料光盘制作浏览系统 V3.6PS”后 1、盘目录的制作、盘目录的制作 在硬盘中新建一文件夹（其文件夹名可任意取，如（

12、其文件夹名可任意取，如 GPGP、ZLZL、DZZLDZZL 等） ；等） ； 点击地质资料光盘制作浏览系统的“盘目录制作” 点击对话框中的“输入” ，然后在资料号、报告题名、光盘号各框中输入对应报告 的电子文档号（屏幕画面中显示的是“资料号” ） 、报告题名、光盘号后点击“增 加” ，确认无误后点击“保存” ，在文件名框中键入 main_dir.ml，保存位置选择 第步建的文件夹的位置，最后点“确定” 。 2、类目录的制作、类目录的制作 在文件夹下建一文件夹（文件夹的命名为该报告的电子文档号） 点击光盘制作浏览系统的“类目录制作” ，出现“类名” 、 “文件名”对话框 a、若正文类为一册，类

13、名框中输入“正文” ，文件名框中输入 Z01_0001.ml b、若正文类为多册，如为 2 册，类名框中输入“正文（空两个字节）第一册（空 一个字节）第一册的题名” ，文件名框中输入“Z01_0001.ml”后点“增加” ，再 在类名框中输入“正文（空两个字节）第二册（空一个字节）第二册的题名” ， 文件名框中输入“Z02_0001.ml”后点“增加” ，审批类、附图类、附表类、附 件类、其它类依次同上输入，最后点击“保存” 。 在新出现的“另存为”对 话框的“文件名”框中键入 sud_dir.ml，保存位置为文件夹。检查无误后点 击“确定” 。 5 3、文件目录的制作、文件目录的制作 点击光

14、盘浏览制作系统的“文件目录制作”后点击对话框中的“输入”选项， 在文件目录项框中，输入相应的标题（对“正文类”应为报告题名， “审批类”为审 批文号、审批形式，若无审批文号，则以审批机构简称和审批形式为标题，对附图 类以对应图名为标题） ，页码框中键入的是电子文件的文件序号，然后点击“增加” ， 每册文件输入完后，点击“保存” ，文件名框中键入的文件名与对应的电子文件名相 同， 但文件序号的取值为该分册中文件序号最大的那个序号， 文件后缀应改为 “.ml” ， 保存位置为文件夹，最后点击“确定” 。 制作三级目录时应注意：制作三级目录时应注意： 附图类文件目录文件，其目录条目的标题部分若有比例

15、尺，比例尺符号用半角字 符“/”表示，小于等于 1:100 的比例尺，用中文“百” 、 “千” 、 “万”表示数字单位； 若目录文件（不管哪一级）中含有上、下角标时，以符号“”表示上角标的开始； 以符号“|”表示下角标的开始。每个角标用中括号“ ”括起。如 2 E+B 表示为： 2|E+B 制作中，类目录文件、文件目录文件的目录条目框由于有字节所限，若目录条目 超长可点击“增加”后续行，续行的文字应与上一行文字左对齐，对类目文件，续行中 的文件目录文件名要完整； 在编制类目录文件时要按正文类、审批类、附图类、附表类、附件类和其它类的顺 序排列。 编制三级目录还可以用写字板或记事本一类的字处理软件直接制作， 但要注意各级条 目的记录格式（尤其注意字节要求，的键入） ，另要注意：每行后都要有一个回车符。另要注意：每行后都要有一个回车符。 盘目录文件记录格式为：盘目录文件记录格式为： 盘号 电子文档号该电子档号对应的成果地质资料正题名 “盘号”长度限定在