秘书实务考试复习资料（整理）.pdf

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1、一 寸 光 阴 不 可 轻 1 秘书实务考试复习资料 一、名词解释： 1.秘书：狭义的秘书:直接辅助雇主，直接为领导服务的人员；广义 的秘书:泛指中枢部门，即办公厅（室）的工作人员。 2.协调工作：调整和改善部门与部门之间、工作与工作之间关系的工 作。 3.督查工作：对决策实施、中心工作、重要布置及领导者交办事项的 督促检查工作。 4.决策：领导工作的核心，是对两个以上备选方案的选择过程。 5.决策辅助：指智囊团、职能部门和秘书部门协助领导集团或领导个 人做出正确决断并付诸实施的动态过程。 6.接待：对因公务活动而来的内外宾客的接待和招待，是一种有着公 共关系职能的活动。 7.介绍信： 各类社

2、会组织向有关单位介绍被派遣人情况和任务的专用 信件。 8.国家秘密：是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定 时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 9.商业秘密：是指不为公众所、知悉，能为权利人带来经济利益、具 有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。 10.会议：有组织、有领导的集会、议事。 11.信访：指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、 电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反 一 寸 光 阴 不 可 轻 2 映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的 活动。 12.电子政务：指在现代计算机、网络通信等技术支撑下，政

3、府机构 日常办公、信息收集与发布、公共管理等事务在数字化的环境下进行 的国家行政管理形式。 13.信息：可以减少或消除（物质的和精神的）事物的不确定性的东 西。 二、简答题： 1.秘书工作的内容和作用？ 答：内容:文牍档案类:文字工作、文书工作；参谋咨询类:信息 工作、调查研究、辅助决策；协调管理类:协调工作、督查工作、信 访工作、公关联络、内部事务管理、办公室自身建设与管理；事务办 理类:机要工作、会议工作、接待工作、随从工作、值班工作、印信 工作；其他工作: 领导和机关交办的其他工作。 作用:参谋助手作用、沟通协调作用、督促检查作用。 2.秘书机构的地位与职能？ 答：地位: 中枢辅助、综合

4、办事、外联窗口、“不管部”，概 而言之：枢纽。 职能:辅助领导、办理事务。 3.秘书工作的特征？ 答：秘书工作的一般特征:机要性与群众性相统一、综合性与 专业性相统一、事务性与思想性相统一、被动性与主动性相统一、经 常性与突击性相统一。 一 寸 光 阴 不 可 轻 3 秘书工作的本质特征:综合辅助性。 4.秘书工作的基本规律： 秘书工作的过程就是秘书工作者不断适应领 导者辅助需求的过程。 5.秘书的职业道德：任劳任怨、忠于职守；严谨务实、公道正派；谦 虚好学、开拓创新。 6.秘书的心理素质和健康素质？ 答：心理素质:乐观稳定，关系和谐，进取创新；坚韧豁达， 人格健全，适应环境。 身体素质:精力

5、充沛，身体健康，堪当重任。 7.秘书的礼仪修养与形象？ 答：尊重（敬人、平等、从俗） 、真诚（心口如一、言行一致、 换位思考） 、宽容、自律、适度 白金法则与三 A 法则：白金法则:以对方为中心。 三 A 法则:Accept 接受、Appreciate 欣赏、Admire 赞美。 8.做好参谋工作的原则： 定位原则、 超前原则、 信息原则、 协调原则、 合法原则、忠诚原则。 9.接待工作的原则：诚恳热情；讲究礼仪；细致周到；俭省节约，按 章办事；保守秘密；对口接待，分工负责。 10.礼仪的基本原则和具体要求？ 答：基本原则:宽容原则、敬人原则、自律原则、遵守原则、 适度原则、真诚原则、从俗原则

6、、平等原则。 具体要求: 1交往与座次礼仪:A.名片礼仪：三不：不涂改、不私密、 一 寸 光 阴 不 可 轻 4 不多衔。三个三:a.单位（全称、部门、标识 b.称谓（姓名、职务、 职称学位）c.联络方式（地址、邮码、电话或电子邮箱） 。讲究索要 方法、递送讲究顺序、面向对方、双手（或右手）递上、稍加提示。 接受起身、感谢回敬、要看要读、存放到位。 B.握手礼仪：尊者、长者、女士优先，主动迎接与被动留客，与 多人握手由尊而卑、由近及远、顺时针，注意手位、力度、时间、寒 暄。四忌：忌心不在焉、左手相握、戴着手套、交叉握手。 C.座次礼仪：面门、居中、以右、前排、以远、以上为上。注意 惯例、内外、

7、中外有别。 D.行进时以内、右、中、前为上。上楼居后，下楼前引。出入门 以先为上，自动升降电梯主人先进后出。平移、滚动电梯单行右站。 E.轿车座次：区别选择。主人开车，副驾为上；司机开车，右后 为上；司机身后，安全隐秘；越野、中型、香港，需要变通。 2交谈与通信礼仪:A.交谈之道：礼让对方、少说多听、因人而 异。五不（忌） ：不打断、不补充、不纠正、不质疑、不挖苦。表情、 动作、话题三合作。神态自若、低调慢速、让人听懂、用语文明。六 不谈:不谈倾向错误的内容，不问隐私（收入、年龄、家事、健康、 经历 5 点，外国人的政治见解及信仰、忙什么、住何处） ，不谈机密， 不非议对方、不诋毁领导、同行、

8、同事，不谈庸俗低级内容。四宜谈： 共同拟定、格调高雅、轻松愉快、对方擅长的话题。 B.电子邮件和即时对话也要方便对方，讲究礼仪。公务电子邮件 标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标 一 寸 光 阴 不 可 轻 5 题撰写应符合邮件主题或公务性质， 以保证邮件应用的时效性以及归 档、检索利用质量。 11.有效沟通的方法？ 答： 1有效倾听的方法:充分准备，倾情投入，环境良好，克 服障碍。 2有效提问的方法:真诚互动，激发谈兴，讲究提问的态度、 时机、内容、语速和问题的的形式。 3区别不同对象，讲究沟通艺术 A.尊重上级，维护威信，不要自作聪明。B.宽容理解，友好补台，互 相

9、支持配合（友邻部门和同事之间） 。C.人格平等，关心下属，充分 信任，激励为主，直言利害。 12.办公室环境维护与管理？ 答： 1空间环境的维护与管理:总体上要求美观、整齐、适用。 办公室的布局要注意有效利用空间，利于缩短工作流程，方便工作人 员沟通。 2色彩环境的维护与管理:总体要求是淡雅、 柔和、 单纯。 3 空气环境的维护与管理:空气质量要达到环保的要求，清新怡人，令 人精神振奋。要注意空气流通。还要保持适宜的温度和湿度，温度以 在 2025之间，相对湿度在 40%60%之间为宜。 13.电话事务管理？ 答：电话礼仪:及时问好、用语礼貌、语气亲切、吐字清楚、 热心周到、简捷高效。打电话程

10、序：做好准备、震铃等待、及时自报、 重要内容请对方重复。接电话程序：三声内接听、通报问候、电话记 录、处理通话内容。 14.值班工作的组织形式、内容和制度？ 一 寸 光 阴 不 可 轻 6 答：组织形式:专职性值班、轮流性值班、电话值班。内容: 通信联络、公务接待和咨询、处理紧急问题和突发事件、承办领导临 时交办的工作。制度:岗位责任制度、请示报告制度、交接班制度、 安全保密制度。 15.旅行出差事务管理？ 答： 1出差的准备工作:思想准备、组织准备、资料准备、物 资准备。 2出差途中的工作:周密安排领导活动、热情接待来访人员、 认真做好各种记录、及时上传下达、起草文字材料、做好通联工作。 3

11、出差结束的工作:安排返程交通、处理出差资料、抓紧有关问题的 落实、清理经济账目。 16.介绍信的管理？ 答：介绍信也和印章一样应由专人保管、填写或撰写。任何 介绍信在填写或撰写之前， 须经主管领导批准， 否则不得填发、 撰写。 介绍信要书写工整，不许涂改。 17.处理突发公共事件的工作原则？ 答：以人为本，减少危害。居安思危，预防为主。统一领导， 分级负责。依法规范，加强管理。快速反应，协同应对。依靠科技， 提高素质。 18.会议的功能以及会务工作的内容及原则？ 答：功能:决策、指挥、沟通、协调、动员、显示。 内容: 组织、文书、联络、后勤、接待、选举事务、保密保卫。 原则:充分 准备、严密组

12、织、周到服务、勤俭节约、安全保密、提高效率。会议 一 寸 光 阴 不 可 轻 7 成本=2ABT 19.说明会议筹备工作流程？ 答：拟制会议预案；起草会议文件；发出会议通知；联系会 议住地和会场；制作会议证件；布置会场；安排会议报到；安排预备 会议会场；做好会议筹备工作的有效措施。 20.会议议案内容以及会议通知内容？ 答：议案内容:会议名称；会议时间和地点；出席人员；日程 安排； 会议分组； 参观路线和参观点； 会议工作机构和主要工作职责； 文娱活动安排； 经费预算； 有关事项。 通知内容: 会议名称、 内容、 时间、地点、出席人员、会议材料准备以及上报出席会议人员名单的 时限、工作人员数量

13、和对自带车辆等问题的具体要求。 21.编印会议简报或情况反映注意事项？ 答： 1注意典型性和代表性；2注意真实性和公正性；3体 现快速性和简短性； 4注意保密性和安全性。 22.说明会议规则？ 答： 1国家根本法对集会、结社作出的规定；2依照法律法 规制定的议事规则； 3约定俗成的习惯做法。 23.说明信访工作的原则？ 答：保护信访人合法权益、维护信访秩序、维护社会稳定。 方便信访人的原则，属地管理、分级负责，谁主管、谁负责的原则， 依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则，治标与治本相 结合的原则，责任原则。 一 寸 光 阴 不 可 轻 8 24.说明办公室人员应该具备的若干信息意识？

14、 答：敏感意识、时效意识（含新颖意识、针对意识、长效意 识和超前意识） 、价值意识、系统意识。 25.说明办公室信息工作的基本要求：真实准确、快速及时、充足适 量。 26.说明收集信息的常见渠道？ 答： 1工作过程，即辅助领导，协调和服务于部门、基层及 办事的过程； 2办公信息网络；3文件和档案；4报刊和图书；5广 播、电视和公众信息网络（Internet） ； 6科研、咨询和其他信息中 介机构； 7会议；8调查研究；9信访（客户服务） 。10（行业与办 公室）同行交往。 27.筛选信息的基本思路？ 答：保留的信息:相关、重要、急需的信息。 应筛掉的信息: 无关、虚假、重复、过时的信息。 28.如何鉴别信息的真伪? 答：看来源、看内容、看旁证、比较、实践检验、各方反映、 剔除赝品。 29.说明信息简报的编写要求？ 答： 1快：及时、适时；2新：内容新鲜，标题醒目；3深： 抓关键、主流、本质、深刻、倾向、苗头； 4实：真实、准确、客观； 5明：主题集中，时间、地点、数字、情况不模糊，少套话；6简： 结构简单、篇幅简短、语言简洁。总之，简明务实。