归档文件整理规则讲义教材

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1、归档文件整理规则,魏麟懿,第一讲 归档文件整理规则的出台背景和编制原则,归档文件整理规则是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施。,一、归档文件整理规则的出台背景,立卷的许多不足，给档案工作的发展带来了相当的负面影响。 1、立卷方法繁琐、复杂，随意性较大； 2、立卷耗费大量的人力、物力、财力等资源； 3、限制了档案馆的开放和利用等工作； 4、加大了业务指导和培训工作；,第二讲 归档文件整理的方法步骤,一、应归档文件的收集 归档文件：归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种

2、纸质文件材料。,（一）、机关文件材料归档范围：,1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,（二）、机关文件材料的不归档范围,1、上级机关普发且不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料以及供参考、阅知的抄送文件； 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿及各次校

3、对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，有关用于工作参考的文件材料； 3、同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料和不需要办理的抄送文件材料； 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。,（三）、整理归档文件时又要注意哪些问题,1、凡属机关归档范围的文件材料，必须按规定向本机关档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 2、应归档电子文件包括相关的元数据和背景信息。 3、纸质文件包括其正本、定稿、发文稿纸和文书处理单。 4、联合召开会议或联合行文所形成的文件材料，以主办单位为主进行

4、归档，原件由主办单位存档。,（四）机关文件材料归档范围的具体内容,1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面： a.上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料； b.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； c.上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词； d.代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本； e.上级机关转发本机关文件的文件。,2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：,本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料； 本机关召开的工作会议、专题会议文件材料； 本机关颁发（包括转发及与其他机关联

5、合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿； 本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复； 本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告； 反映本机关业务活动和科技管理的文件材料； 本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料； 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料； 本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料； 本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料； 内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；,本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录

6、及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料； 反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料； 本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料； 本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料； 本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报； 本机关干部任免 本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根； 本机关财产、物资、档案的交接凭证和清册、房地产凭据； 本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；,（21）本机关与其他单位或个人签订的各种合同

7、、协议； （22）本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件； （23）各种普查工作形成的文件材料； （24）死亡干部档案材料,3、应归档的同级机关和无隶属关系机关的文件材料，主要有3个方面：,a.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件； b.有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料； c.同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。 4、应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面： a.下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；

8、 b.下级机关报送的法规性备案文件； c.直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。,二、确定文件保管单位“件”,1、一般以一份文件为一件； 2、文件的定稿和正式印发件合为一件； 3、正文与附件合为一件； 4、转发文与被转发文合为一件； 5、问文与复文，分为以下两种情况： a.同一年内形成的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，合在一起作为一件进行整理保管；b.跨年度的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，因其复文会不会形成、何时形成的不确定性，所以整理时可以不必等待； 6、文书处理单应为相关文件的一个重要组成部分，合为一件整理； 7、报表、名册、图表、介绍信存根、会议

9、记录等类似文件材料，按其本来的形式，一个自然本（册）为一件； 8、原件与复印件合为一件整理； 9、附件达到或超过三份并且总厚度超过2厘米的文件，为装订、复印、查阅方便，可从第二份附件起，将附件作为一件独立的文件进行整理、编目和保管，但要在编目时予以注明，以避免漏检或者误检；,三、文件的修整,1、修裱破损文件，这主要是针对有重要保存价值的归档文件； 2、复制字迹模糊或易褪变的文件，包括不符合要求的书写材料、传真件等，要进行复印； 3、超大纸张的折叠； 4、去除金属物。,四、归档文件的装订,、装订前的准备工作 1. 技术加工； 2. 系统排列； 、装订方法 1. 10年保管的文件，可保持原貌，不再

10、拆开重新装订； 2. 永久、30年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种：一是不锈钢夹装订法，二是线绳装订法； 3.太薄或过厚文件的处理。,五、文件的分类,、“内设机构”分类法；此法适用于内部机构多而稳定，分工比较明确文件数量比较大的单位， 、“问题”分类法。此法适用于内部机构比较少，分工比较粗或无内部机构且文件量小的单位。,六、归档文件的鉴定,、永久保管的文书档案 本机关制定的法规政策性文件材料； 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等

11、； 本机关机构演变、人事任免等文件材料； 本机关房屋买卖、土地征用和重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,、定期保管的文书档案,本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； 本机关一般性事务管理文件材料； 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示以及一般性的工作报告、总结、统计报表； 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； 上级机关和同级机关制发的非本

12、机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； 下级机关报送的年度或年度以上的计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,旧版机关文书档案保管期限表,新旧保管期限的变化,1、改长期、短期为定期（30年、10年）。 2、突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现“以我为主”的思想。 3、充实了行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面的文件材料； 4、对部分档案的期限划分作了适当调整；,七、给归档文件的编页号,方法： 1、以“件”为单位编写页号，也就是每件均从“1”开始编 起，件与 件

13、之间不连续编写页号，这也是与以往以“卷”为整理保管单位时编页号方法的不同； 2、页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角； 3、一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。,八、归档文件的排列,排序方法 ： 按保管期限逐年度逐机构(或逐问题)进行排列； 在同一个保管期限、同一个年度的同一个机构（或问题）的文件材料内，一般按照文件的形成时间或文号顺序进行排列； 同一事由、同一事件或同一问题的文件材料，按照形成的时间顺序结合重要程度进行排列； 不同事由、不同事件、不同问题的文件材料，按照事由、事件或问题终止的时间顺序进行排列； 会议文件、同一类统计报表

14、等成套性的文件材料，应集中进行排列。,九、编号及加盖并填写归档章,、编号 编号是编目工作的基础和起点，它确定了归档文件在全宗中的位置，并为后续的编目工作以及查找利用提供了条件。 现在的编号包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合，统称编号项目。 件号：件号是文件的排列序号，是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识； 全宗号：全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号； 年度：年度是指归档文件的形成年度； 保管期限：按照所划分的期限填写； 机构（问题）：按照分类来填写。,、加盖并填写归档章,1、加盖归档章。归档章加

15、盖在每份文件的首页右上角，如有其它标记或文字时，可以酌情向左或向下适当移动 2、归档章的规格：长为15毫米 3，宽为8毫米2。,十、归档文件目录的编制,归 档 文 件 目 录 期限 分类 盒号,归档文件目录的装订,1、永久、30年、10年目录分开装订，每本厚度不超过2厘米。如果一种保管期限一年的目录比较少，可以几年的合在一起装订。 2、每本目录均从“1”开始统一编写页码，以便于检索。 3、装订目录时应使用统一规定的目录夹。,十一、归档文件装盒,方法步骤 ： 按照永久、30年、10年三个编号顺序分别装盒 ； 每盒文件之前不再放置目录，但要在文件之后放置一张备考表； 填写备考表； 档案盒封面项目填写方法； 档案盒脊背样式与项目填写方法； 填写文件盒脊背各项目,谢谢大家！,