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1、第十一章,会议会谈工作,教学内容,1 、会议概述,2 、会务工作流程,3 、会务工作具体内容,4、常用会议的组织程序,5 、会见与会谈,教 学 目 的 通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。,教学重点与难点,会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练,1、教学重点 here,2、教学难点 t in here,案例分析,会议筹备工作；,会议方案的制作；,会见与会谈的操作程序与方法；,导引案例：请柬发出之后,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请 柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地
2、点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。 但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除
3、。 思考题：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？,第一节 会议概述,一、会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、 沟通信息、表达意愿的行为过程。,二、会议的要素,名称、时间、地点、与会人员、会议方式,.,1、形式要素,2、内容要素,3、程序要素,4、财务要素,指导思想、议题、目的、任务、作用,会议经费、设备、服务设施,会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。,三、 会议的作用及缺陷 （1）、会议作用 、交流信息，互通情报 、发扬民主，科学决策 、组织领导，推动工作 、带动消费，促进经济 、联络感情，塑造形象,(2). 会议缺陷 、造成时间、精力的浪费
4、、造成经济的浪费 、造成信息的重复、浪费 、滋长不正之风,四、会议的种类 （1）按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 （2）按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 （3）按时间分： 定期和非定期。 （4）按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. （5）按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 （6）公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、 股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。,大家谈,你参加过一些什么样的会议
5、？ 你是否喜欢这些会议？为什么？,五、会议成本意识 会议成本= 2ABT 式中: A 与会者平均工资的3倍（以小时计）; B 参加会议的人数; T 会议的时间（以小时为单位）。,六、会议秘书工作的基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调；负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、 文体娱乐活动等方面的联系和组织。
6、(11)会议的结束收尾工作。,2文书工作 (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。,3生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。,4安全保卫工作 (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。,开好会议的关键,（一）作好会议的安排。好的准备是成功的一半。不能取得令人满意结果的会议中，有一半是由于没有作好会议的安排。 会议确有必要召开；要有经过很好准备的议事日程；要仔细选择参加会议的人员； 要在会前通知与会者并提供恰当的资料，以便他们尽
7、可能有准备地进行讨论，不致于由于在会上介绍本应事先阅读的材料而浪费时间；会上需要的参考资料，要事先准备好； 会议安排的一个方面是要为会议提供恰当的物质条件，舒适的会议室，恰当的通风、照明、视听设备以及其他设备。 所有应该参加会议的人能够准时在制定的地点出席开会。 这些本来是显而易见的事。但是，许多会议却由于会务工作者没有做好这些显而易见的事而失败了。,（二）掌握好会议的进行。 1、使每一个参加参加会议的人感到自在。 2、在会议开始时以生动的语言简要地讲一下所要讨论的题目和问题。 3、阐明会议的目的。 4、控制发言、讨论。无关紧要的、跑题的、泛泛的、雷同的等有意识规避。同时要促进共识、形成成果。
8、以便在会议结束时，与会人员能够感到尽可能短的时间达到了会议的预定目标，感到”这次会议开得好“。,（三）获得与会者的参与。 会议的领导者虽然对会议的成败负主要责任，但他还必须获得合乎条件的参与者的积极帮助与协作。对某一题目的无知的汇合是没有什么价值的。为了从参与集体思考中获得最大的价值，参加会议的人必须知道什么时候以及如何做到： 1、提供有关的资料。很可能对与会者有所触发，至少起到有效参考作用。 2、引导与会者认真地对手头的材料进行新鲜的、有独立思考与见解的分析和评价。 3、努力得出新鲜的、建设的、深层次的结论。 会议的领导者要维持一种有利于讨论的气氛，他要创造出这样一种条件：鼓励与会者畅所欲言
9、、求同存异。,（四）贯彻执行。会议领导者要负责做一下一些事： 1、在会议结束时进行总结（或给与会者分配任务） 2、重述要采取的行动，并使所有参加会议的人表示已理解并愿意进行这些行动 3、如果会议要求做出什么报告或提供记录，就指挥人们从事这一工作 4、如果需要举行下一次会议，确定会议日期 5、注意使会议的决议不是停留在纸面上而是执行，采取适当的、必要的配套措施贯彻执行所要采取的行动。 会议的领导者必须采取任何必要的措施，以便在每次会议之后完成恰当的活动。否则，就会像经常发生的那样，会议的大部分收获就会丧失。恰当的贯彻执行时每一次会议的最后一个重要方面。,文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？ 文
10、秘人员如果在会议上要发言，应该先把要讲的内容彻底考虑一下，做一个总结结构的构思，简略记下发言的要点，条理清楚，重点突出。会议上始终保持平稳挺直的姿态和愉快热忱的表情，用规范的语言和抑扬顿挫的响亮声调说话，并控制发言的时间，必要时可用目光扫视听众，以引起他们的注意，也可以在某些时候作一停留，以给听众思考的余地。,第二节 会务工作流程图,会务工作流程图（会前） 发出会议通知 落实后勤服务（预订住宿客房 安排伙食 确定会议服务人员 落实交通 其他活动的联系安排 印制有关票证 准备有关礼品或奖品等 布置会场）,会务工作流程图（会中）,会务工作流程图（会后）,第三节 会务工作的具体内容,一、指导会务工作
11、的原则 1、准备充分； 、组织严密； 、服务周到； 、确保安全。,二、 会前准备工作 1、 确定会议主题与议题 确定主题的主要方法： 一是要有切实的依据； 二是必须结合本单位实际； 三是要目的明确。 议题是对会议主题的细化。,2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 会议命名方法如序号命名（聊城大学第五次教学工作会议），主题命名法（文学院2011年暑假大学生社会实践动员大会），参加者身份命名法（文学院主要学生干部例会），地点或时间命名法（遵义会议、八七会议、博鳌亚洲论坛等）。 许多时间，会议命名可有多种方法选择，要有利于突出主题，突出重要内容，有
12、利于塑造品牌，有利于宣传和历史档案资料建设等。总之要统筹考虑，马虎不得。如栖凤林文化论坛，必须注明时间和期数（2011年第*期，总第*期）；有时领导邀请专家利用例会机会作报告，显然要突出报告。,3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。 同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。,4、确定会议时间、会期 包括何时召开和开多长时间。何时召开要恰到好处，选取最佳时机召开才能取得预期效果。 比如主要学生干部例会，因为要部署一周的工作，故一般为周一下午课外活动时间。干部开了需要根据内容多少确定传达形式，内容多而重要便需要安
13、排专门会议及时传达，比如周一晚上，周二课外活动等而不可拖至周三。再有，能整合套开的要套开，如我校即将举行的纪念建党90周年暨表彰会，表彰一定要选取合适时间，否则效果会打折扣。如我校即将召开的教学工作会议，不是每年都开了，这次是第五届，但离上一届却有七年了。我们选在了全国、全省教育工作会议之后，是充分学习了精神，并研究了本校情况之后，这样深度就能够保障。同时会议时间定在教师节前。尤其是召开主题工作会，必须选取合适契机。有的是在取得成绩后，有的是结合目前重点工作，有的是在遭遇危机后，有的是第一时间反应，有的是过了很长时间与其他主题相结合。前面讲，在华南虎照片事件公布调查结论后的第一个工作日，陕西省
14、政府昨日下午召开处级以上干部大会，通报有关情况，同时启动省政府机关作风整顿教育活动。所以虽然提高作风的出发点很好，但干部明显不买帐。会场上，不少干部旁若无人的睡觉，听的人估计很多人也不以为然。为什么效果不好？就是因为选择时机、时间不好。,5、 确定会议所需用品和设备 （1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,6、建立会议组织机构 会务组 宣传组 秘书组 文件组 接待组 保卫组,7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人
15、员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 法定会议的出席人必须按法定程序产生，如人大会议、政协会议、职工代表大会等。法定出席人必须达到一定比例才能召开。 决策性会议、专业性学术性会议、专题性会议等务必要请专家、有水平的、有代表性的代表才行。而且人数往往不是三两个。（这个邀请的沟通说服工作需要做。）,8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。 会议在哪个地区召开，会场选在何处。选择会议地点要服从会议内容的需要，如全国第三届校园文学论坛选在作家刘绍棠的母校、有着142年历史的北京通州潞河中学。同时要考虑接待能力、会场设备、安全保障等，涉密
16、会议还要考虑到保密条件。还有特殊情况，可以不拘泥的。如栖凤林文化论坛，就不拘泥于一定要在栖凤林举行。,9、会议的方式 是集中开全体大会，还是分组讨论，还是二者结合？是以口头发言为主，还是以书面发言为主？是开常规的面对面的会议，还是借助于现代化通讯手段开电话会议、电视会议、网络会议？会议方式的确定必须服从于会议内容的需要，只要不影响会议效果，哪个能节约会议组织者和参加者的时间，节省开支，哪个方式最好。,10、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。,某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。,会议议程,中国教育学会初中教育专业委员会第十六次学术年会 会 议 日 程 安 排 2011年10月18日
