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1、Q/ZTEG15011A-2009 ERP运行维护管理办法受 控ERP运行维护管理办法1 目的和范围为了有效指导和监督ERP用户的操作，确保系统的正常运行以及系统数据的及时、准确，特制定本制度。本标准适用于浙江正泰建筑电器有限公司。2 职责2.1 ERP项目组ERP项目组是公司ERP软件的归口管理单位，对U8系统运行状况进行监控和监督，确保U8系统的正常运行。 制定和完善ERP运行维护制度，制定ERP用户操作手册并对ERP业务进行指导。负责U8用户权限的审核、授权、变更和废除。负责U8服务器和数据库的管理和维护。负责系统功能和业务流程的新增、变更。负责ERP相关内容的培训工作。负责ERP中各种
2、数据的编码规则制定工作。负责整体基础数据的录入、维护的监管工作和部分基础数据的录入、维护工作。负责监督月末系统业务（如月末结帐、单据审核等）完成情况，处理异常单据和未完成业务，确保各业务模块正常、如期关闭。负责对全体U8用户的违规操作、错误业务、错误数据进行登记和统计，并根据统计结果确定奖罚金额上报财务部。2.2 财务部 对仓库传递过来的数据，核算产成品入库、材料出库、销售出库等，进行登记存货总账、存货明细账，进行制单，传递到总账会计进行科目账登记。负责财务各项收支业务以及生产成本数据的录入工作。 负责往来款项的核算和分析，发票和收付款要及时录入系统；负责总帐业务的处理，凭证录入、审核和记账；
3、并产生财务报表和相关财务分析工作；负责对采购物料单价核对、审核 。负责每月3日前对存货核算进行记帐、期末处理、生成凭证、月末结帐。负责每月7日前完成上月总帐关账处理。负责月底仓库盘点的抽查、监督工作。监督与指导仓库人员正确进行U8业务的操作。负责定期对委外商结存进行监督。按月对退货产品、报废产品的业务监督及处理工作。负责制订业务规则、核算标准 。负责所属部门基础数据的整理和提交。负责ERP奖金的发放和罚款的收缴工作。2.3 技术部负责提供新产品BOM清单。负责提供新零部件的物料清单。负责进行BOM更改资料的审批。负责进行物料清单更改资料的审批。负责提供自制件定额成本信息。2.4 行政部负责人力
4、资源分类编码的录入，保证唯一性；必须按其部门以及的先后次序建立，数据一经录入，不得随意变更，需要变更时，应先行通知财务部等相关的部门。当公司或部门组织架构调整时，与财务部协调后，在ERP中进行更改。负责人力资源模块中的机构调整、人事变更等基础数据、信息的录入和维护。负责各个员工劳动合同和协议的管理，及时处理合同签订、变更、终止、续签等合同管理业务。负责各个员工保险福利的管理，及时记录和计算各个员工保险福利的缴交以及变更、停交等保险福利管理业务。负责内部培训的组织、实施和培训评价等。2.5 营销部 负责ERP数据库中的销售客户编码以及客户资料的录入和维护工作；负责成品销售单价的录入和修改； 负责
5、产品销售的开单、发货、出库工作；负责产品销售折扣信息的录入；负责提供国贸产品的价格和编码；负责产品销售扣率信息的录入；负责对库存管理模块进行日常产成品入库、调拨业务单据录入；负责进行日常成品销售出库、材料出库单、调拨业务单据录入工作；负责月末对成品仓库进行盘点，针对差异数据在ERP系统中做盘点业务处理；负责客户退货产品的入库和再出库返工工作。2.6 生产部负责ERP数据库中的供应商编码以及相关的供应商客户资料录入和维护，保证数据的唯一性。生产部负责采购物料单价的录入和维护工作，保证数据的准确和及时。负责ERP中供应商和物料信息对照表的录入。负责提供存货属性。2.7 质管部负责提供物料报废属性，
6、如外观不良、质量问题等。2.8 电工分公司 2.8.1 技术科负责提供BOM更改资料。负责提供物料清单更改资料。2.8.2 生产科负责在U8中制订生产计划。负责在U8中下采购订单和委外订单。按照ERP提供的生产计划进行领料和生产安排。负责U8中的产成品报检工作。负责检查存货属性、供应商对照表，错误的部分及时提供ERP项目组。2.8.3仓库负责仓库的各类出、入库工作。负责定期对ERP数据进行核对，确保ERP系统与实物一致；月末对仓库进行盘点，针对差异数据，在ERP系统中做盘点业务处理。 检查ERP系统中的BOM错误，提供ERP项目组。负责对废品进行销售、退货、报废处理。2.8.4 质检科负责在U
7、8中完成产成品的检验工作。负责在U8中完成来料的检验工作。2.9 塑料件分公司2.9.1 工艺科负责提供自制塑料件BOM资料。负责提供自制塑料件BOM更改资料。2.9.2 生产科负责在U8中制订生产计划。负责在U8中下采购订单和委外订单。按照ERP提供的生产计划进行领料和生产安排。负责U8中的半产成品报检工作。负责检查存货属性、供应商对照表，错误的部分及时提供ERP项目组。2.9.3 仓储科负责塑料粒子仓库的各类出、入库工作。负责定期对ERP数据进行核对，确保ERP系统与实物一致；月末对仓库进行盘点，针对差异数据，在ERP系统中做盘点业务处理。负责检查ERP系统中的BOM错误，提供ERP项目组
8、。2.9.4 质检科负责在U8中完成委外半成品的检验工作。负责在U8中完成塑料粒子来料的检验工作。3 管理流程图（数据修改审批流程 U8权限变更（新增）流程 业务变更申请审批流程）4 管理内容与方法4.1系统安全管理4.1.1 服务器管理4.1.1.1服务器管理员密码仅限系统管理员及安全管理员掌握，密码设置不得使用简单易猜数字，其长度必须8位以上密码；管理员对超级账户口令应严格保密、定期修改，以保证系统安全，防止对系统的非法入侵。4.1.1.2 不得擅自删除、更改服务器设置；不得擅自修改服务器系统时间；如因工作需要必须修改服务器设置或时间的必须经信息主管审批后方可进行，同时要进行书面登记。4.
9、1.1.3 系统管理员必须及时为服务器系统升级、安装安全补丁和病毒库，弥补系统漏洞。4.1.1.4 未经信息主管审批不得擅自授权给他人操作服务器（包括远程登陆）。4.1.1.5 系统管理员每星期查看、清理一次系统日志文件，对可疑记录做书面记录并分析、处理；4.1.1.6 服务器硬件状况每月检查一次，CPU、内存、硬盘使用率每月做一次统计；4.1.1.7 定期对服务器进行重新启动，及时释放系统中的临时存储和com组件运行占用资源，以提高系统的运行效率；重新启动时间定为每周一零晨6：40。4.1.2 数据安全4.1.2.1 数据备份。方式一：每天凌晨3：00对服务器数据库进行本机备份（使用自动备份
10、功能），并在每月1号、15号数据异地存放，循环保存3个月的数据；方式二：每小时对服务器日志进行一次磁带库备份，每天的22：00-24：00对数据库进行一次数据差异备份（磁带库），每周五0：00-6：00对数据库进行一次全面备份（磁带库）。4.1.2.2 数据的更改必须要经过严格的审批流程见数据修改审批流程图，未经批准不得随意更改数据。4.1.2.3 数据访问权限必须严格遵守非工作需要不给的原则。4.1.2.4任何人都不得使用私人设备下载、备份、存储数据库数据，更不允许利用职务之便窃取或泄漏公司数据。4.1.2.5 因软件问题或其它原因，需要对业务数据进行分析时，未经审批不允许将实际业务数据或其
11、备份带出公司范围。4.1.3 系统维护4.1.3.1 不得擅自更改U8系统设置（包括二次开发程序调整、变更），如因工作需要必须对系统设置进行修改的，必须要按要求进行登记并经信息主管审批后方可进行,见后台参数修改登记表，同时在变更系统设置前要确保数据库已经备份并且系统中无其他用户在线。4.1.3.2 凡需要进行后台数据操作（新增、修改、删除）的必须要先通过审批,见数据修改审批流程表，而且要选取没有业务操作的时间段先进行数据库备份然后才能进行后台数据操作（新增、修改、删除）。 4.1.3.3 在上班时间一般不得进行会导致系统速度慢、业务数据错误的维护工作。4.1.3.4 定期查看用友官方网站选取需
12、要的U8系统补丁进行下载并安装（补丁安装前须咨询用友实施维护人员）。4.1.3.5 在进行系统重启等系统维护前必须提前1个小时发通知告知全体用户后方可进行；4.1.3.6 定期自动重启SQLSERVER，释放TEMPDB数据库空间，重新启动时间定为每周二、周四、周六早5：00。4.1.4 权限管理4.1.4.1 各部门新增用户、用户权限变更，应提出书面申请，经本部门领导签认后，报ERP系统管理员进行设置；申请表详见U8权限变更/新增申请表，申请流程详-见U8权限变更/新增流程图。4.1.4.2系统授权必须遵守非工作必需不给这一原则。4.1.4.3 ERP系统用户第一次登录系统后，必须修改个人的
13、初始密码，密码长度不得小于6位并不定期的修改个人密码。4.1.4.4操作人员在使用ERP时必须使用自己帐户登陆，不得使用他人帐户进行操作，也不得将用户名和密码借他人使用。4.1.4.5所有用户（特别是部分不经常用到系统的用户）使用完毕后应及时退出系统避免其他用户无法使用。4.2 数据管理4.2.1基础数据管理4.2.1.1基础数据产生（1）ERP项目组统一制订和下发所有基础数据的模板标准详见基础数据整理模板，由数据拥有部门严格按标准模板采集。（2）任何一项数据它的来源（产生地）必须是唯一的，也就是同一项数据它的产生部门只有一个；（3）数据产生后在正式使用前必须以书面文档或电子文档的形式经审批-
14、见数据修改审批流程图后提交给数据管理员或数据录入员。4.2.1.2 基础数据录入（1）数据管理员和数据录入岗位必须及时、准确的把数据录入系统，同时必须做好原始数据资料（书面文档、电子文档、各类审批表格等）的保存工作，对那些没提供原始资料的数据必须一一进行登记，以备以后查询。（2）数据管理员和数据录入岗位有义务对各单位提供的数据的有效性、完整性、可关联一致性进行审核，对不符合要求的数据有权拒绝录入。4.2.1.3基础数据使用（1）所有数据在正式使用前必须先录入ERP系统；（2）所有的数据在使用时必须保持与系统一致（或当时取自系统，或当时与系统核对过）；（3）如数据使用过程中发现问题，包括数据错误
15、、数据过时、数据不完整、数据项设置不合理等，任何人都有权利和义务向数据管理员进行反馈，以利完善数据库；4.2.1.4基础数据变更（1）凡因为实际业务需要引起的基础数据变更必须要在变更生效前进行ERP系统基础数据的更改工作。（2）ERP系统基础数据变更必须由数据提供部门提出或确认后方可进行，流程-见数据修改审批流程图。（3）基础数据变更必须采用统一的模版进行申请，详见基础数据更改模板。（4）数据维护员在完成数据的变更后必须对变更数据资料进行存档或登记。4.2.1.5基础数据停用（1）基础数据的停用必须由数据拥有部门提出或确认后再由相关部门审批后方可进行。（2）数据维护员在完成数据的停用后必须对停用数据的审批资料进行存档或登记。4.2.1.6基础数据删除（1）系统中停用的基础数据必须一年集中删除一次。（
