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1、 版本：V4.0 修改日期：2007-11-17作者：俞银龙咨询服务：厦门慧谷信息咨询有限公司咨询热线：俞银龙 QQ：389576027审核：蔡国荣ERP系统原材料采购业务实施指导手册(版本：2007 V4.0) 建立日期：2007-07-24 修改日期：2007-11-17 文控编号：WS-ERKE-01-008 操作提示：电子版可以通过按CTRL键+目录名称快速定位到相关内容页面保密声明这份手册包含大量的商业机密信息，请使用者务必注意对这份文档内容的保密工作，禁止以任何形式的泄露、复制或散布，特此声明！ 目 录ERP系统原材料采购业务实施指导手册11.原材料业务系统的总体流程52.原材料业
2、务管理的关键管控点62.1原材料采购业务执行跟踪62.2原材料进出业务汇总153.原材料基本资料维护193.1基础设置193.1.1计量单位193.1.2纹理的建立和使用233.1.3供应商类型263.1.4采购类型303.1.5原材料颜色基础表303.1.6仓库管理343.2原材料基本资料353.2.1物料分类353.2.2物料编码383.2.3物料新增与维护413.2.4主要字段说明464.原材料采购日常业务的处理474.1原材料采购合同申请474.1.1如何操作原材料采购合同申请474.1.2下采购合同申请时注意事项及问题的处理494.2 原材料采购合同审核514.2.1 如何操作原材料
3、采购合同审核514.2.2 如何终止审核确认后的采购合同534.2.3 如何取消己被终止的合同544.2.4 如何修改己被审核确认的采购合同554.2.5 如何查询合同的变更历史574.2.6 如何对确认后的合同分拆供应商584.2.7 原材料采购合同审核的注意事项584.3 原材料采购合同变更单的执行和查询594.4 原材料采购合同驳回查询594.5 原材料入库查询605.原材料仓库进出存业务的处理625.1 原材料采购入库625.2 原材料领用出库655.3 原材料调拔业务675.4 原材料采购退货业务725.5 仓库其它进出业务735.6 盘点745.6.1盘点的目的、原则及盘点前确认事
4、项745.6.2盘点的流程755.6.3如何进行盘点系统操作755.6.4 盘点注意事项：885.6.5如何用盘点差异单统计库存准确率895.6.6如何用盘点差异单统计库存数量差异率926.报表分析与使用926.1 如何查询物料的现有库存926.2 如何查询物料的库存台帐946.3 原材料仓库进出明细97.4 原材料仓库库位库存查询98.5 原材料入库转单查询99.6 原材料库存查询-鞋底100.7 原材料收发存汇总表102.8 原材料制造号明细帐（不分仓库）102.9 原材料其它报表1037.原材料财务主要业务1047.1 财务审核的进出业务单据1047.1.1财务审核的进出业务单据明细10
5、47.1.2如何生成月份未处理单据的清单1057.2 原材料采购发票1057.2.1如何开出原材料采购发票1057.2.2如何生成应付凭证1067.2.3如何生成付款凭证1077.3 原材料应付帐目查询报表1097.3.1如何查询应付子帐明细1097.3.2如何查询应付子帐汇总1097.3.3如何查询供应商月份应付帐龄1118.日常问题的解答与处理方法1128.1、系统的单据及数据的变更1128.2、采购订单系统数据的演变1148.3、采购订单问题点及解决方法1158.3.1采购订单申请单下错时怎么处理1158.3.2如何查询某天、某供应商需交货的物料及数量1168.3.3如何查询某天或某段日
6、期物料的入库状况1168.3.4如何进行采购订单的执行跟踪1168.4、仓库管理问题点及解决方法1198.4.1如何查询一个物料的进出业务1198.4.2仓库进出业务单据做错时如何处理1228.5、己入库的采购订单需修改时如何处理1238.6、如何生成和查询转单及付款报表1238.6.1如何生成月份未转单明细1238.6.2如何生成月份己转单明细1248.7、如何快速生成和使用报表1258.7.1如何在生成报表的同时照常使用系统1258.7.2如何保存和调用己有的报表1269.ERP系统的基本知识1269.1、系统界面及按键介绍1279.2、窗体界面1299.3、窗体操作1309.4、打印功能
7、1349.5、常用控件1369.6、系统常用功能1389.7、系统热键1421.原材料业务系统的总体流程注意事项： 原材料基本资料建立后，如果己发生业务，将不能修改编码、名称等关键信息，否则会造成单据、数据以及报表的混乱； 原材料进出业务确保单物同步，不允许先进出实物，后补开单或者先开单后补实物的现象，否则很容易造成帐实不符； 仓库管理必须遵循：A进出管理实物与单据数量一致、B单据与实物同步、C库存实物与系统帐相符 仓库做采购入库和采购退货时，必须引用采购合同；做领用退货时，必须引用领用出库单号，否则系统无法按采购合同去追踪交货和退货状况； 所有仓库进出业务单据在点击“确认”后，系统才正式更新
8、数据，更新数据的日期系统默认单据的开单日期。2.原材料业务管理的关键管控点2.1原材料采购业务执行跟踪1948原材料采购执行跟踪表是采购员及其主管充分了解和掌握采购订单的交货情况，评价供应商交货准确度以及评价供应商物料合格状况的一种非常重要的途径，所有经系统下的采购订单都可以在此跟踪表中体现，重要的一点是仓库在做采购入库和采购退货时必须引用采购合同号，否则在1948采购执行跟踪表中无法体现入库和退货状况1如何使用原材料采购执行跟踪表：1）在菜单栏打开1948原材料采购订单执行跟踪：2）表体输入相关的查询条件： 例：单据日期：2007-08-01 到2007-08-20 需求日期：不选 采购合同
9、：YPC0000000007167 点击打开，显示：2重要字段说明：1）表头字段： 单据日期：采购合同的凭证日期 需求日期：采购合同的需求日期（要求供应商交货的日期） 尺 码：物料的尺码，非尺码管理物料的尺码为“#”2）表体字段：合同数量：采购合同所下的订单数量（不包括应补数量） 合同入库数量：=累计入库数量累计退货数量 当合同数量时，合同入库数量为； 当合同数量时，合同入库数量为合同数量 累计入库数量：正常入库退货入库 累计退货数量：所有引用此合同号的采购退货累计数量 变更数量： 采购合同的变更数量 欠交数量： 合同数量-（累计入库数量累计退货数量） 完成率： （累计入库数量累计退货数量）/
10、合同数量）*100% 可开票数量： 可开票数量=合同入库数量 应补数量： 应补数量=应补比例*合同数量 预补数量： 采购入库单中入库类型为“预补”的累计数量 差异量： K=预补数量应补数量3如何判断和执行采购合同的“合同完毕”功能：1）在1948原材料采购订单执行跟踪的表头输入采购合同号（例如：YPC0000000002645），打开显示如下：注意：如果点击“打开”而表体无任何内容显示，则有以下几种可能：（1） 此采购合同的凭证日期不在表头选择的“单据日期”之间，需拉开单据日期的期间范围；（2） 此采购合同号己终止或在系统内不存在；（3） 在表头的其它栏目选项不符合此采购合同的内容2）查看表体
11、的“完成率”栏，如果完成率显示为100%，则表明此采购合同的合同数量己交货完毕，在合同数量交货完毕的同时，还要看是否有应补差异，如果应补差异栏数量小于等于零，则表明应补数量也交货完毕，此时可以执行“合同完毕”；如果应补栏数量大于零，则有明应补数量还未交货完毕，此时不能执行“合同完毕”。显示如下：注意：判断标准：先看完成率，再看应补差异量（1） 只要完成率100%，即可判定合同未完成；（2） 当完成率=100%，同时应补差异量0时，即可判断合同未完成（3） 当完成率=100%，同时应补差异量0时，即可判断合同己完成；3）执行“合同完毕”：当判定采购合同为合同完成状态时，需要在1948原材料采购订
12、单执行跟踪表中执行“合同完毕”，执行此功能后，合同即被关闭，（不能再做入库和退货的动作）；同时财务在做采购发票前，必须通过1948原材料采购订单执行跟踪表中的查看，是否己经执行了“合同完毕”动作，只有己经被执行“合同完毕”操作的合同才能开采购发票，否则还不能开采购发票。以下为执行“合同完毕”的操作方法：（1）点击工具栏的“合同完毕”，则显示： （2）在完成日期栏内选择相应的日期，点击“执行”，则显示：此时在表体的“完成标识”栏会打勾，同时在“完成日期”栏会显示执行合同完毕的日期4如何按时间段生成和查看“补料”采购报表：1）在1948原材料采购订单执行跟踪表的表头单据日期栏中，选择所需查询的日期
13、期间，再在“合同类型”栏中选择“补料”，点击打开，则显示如下：此时，己将2007-06-01到2007-06-30所下的“补料”采购合同及其完成情况全部显示出来，如果要做成相应的报表，则可通过“打印”功能键的“转出EXCEL表”来生成EXCEL报表，再通过相应的编辑功能制作成所需的报表。如何通过1948跟踪表评价供应商的交货准确率：问题：供应商锐志6月份的交货及时率是多少？1）打开1948原材料采购订单执行跟踪表，在表头输入需评价的需求日期期间（例：从2007-06-01到2007-06-30），并在供应商栏输入需评价的供应商（例：6003 锐志），打开相应的报表，显示如下：注意：为了要将需求日期位于2007-06-01至2007-06-30之间的采购订单在报表中体现出来，此时需将单据日期的开始日期尽量往前选择。2）在工具栏的“打印”功能号中，将所打开的报表转为EXCEL表格，编辑后如下表：订单日期物料编码物料名称订单数量合同入库数欠交量需求日期最近交货日期迟延天数12007-06-18WB03000077深蓝细泡泡布合3mmF+T/C3786192018662007-06-262007-07-1022007-06-06TY060000022.0黑色EVA过胶+32GT/C797.47972007-06-0632007-05-28TY10000001
