《精编》某房地产公司内部控制管理手册

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1、河南 房地产有限公司 内部控制制度手册 流程图图标说明 BACK 第一章 法律法规与风险管理 BACK 一 经济合同管理 管理目标1 公司的重要经济行为由经济合同进行规范保护2 合同的签订符合相关法律法规3 合同内容详实合理 能够保障公司的利益关键控制点1 重要经济合同的保密 公司各级管理人员不得随意调阅合同原件 只能到有关部门查阅复印件2 合同样板应及时更新注释1 在从事各项经济活动时 原则上应当与对方签订业务活动后方可进行2 有格式合同的优先使用公司的格式合同3 业务部门拟定合同后须律师对合同进行审核 并根据修改意见与合同另一方进行谈判 4 根据业务合同的管理规定 重要经济合同需要进行合同

2、会审 发生经济业务 合同谈判 合同联办单 合同会审 相关部门备案 备查 盖章 合同履行 格式合同的设计 律师审核 格式合同批准 合同样板 01 02 03 律师审核 草拟合同 04 BACK 二 法律诉讼管理流程 律师初审 律师案件分析 集团总经理批准 起草诉讼申请准备诉讼材料 申请立案 参加诉讼 执行结果 重大诉讼报董事会批准 授权法律顾问或聘请外部律师处理 综合中心存档备案 管理目标1 规范处理法律诉讼过程中的各项具体工作2 防范公司法律诉讼方面的经营风险3 维护公司合法权益关键控制点1 禁止公司管理人员越权处理对外诉讼活动2 重大诉讼须聘请外部律师时 应评估律师的资格和水平3 诉讼代理人

3、须有集团总经理或董事会的书面授权注释1 公司各部门 项目公司的对外业务需要经过法律诉讼解决时 责任人填写书面申请 说明申请诉讼事由 事件前期处理情况 相关证据和诉讼对方的详细情况 经部门 项目公司总经理审核后报集团 诉讼申请 01 02 03 BACK 三 法律应诉管理流程 接到起诉文件 相关责任人提供相关文件和证据资料 重大紧急诉讼 报告有关责任人及集团总经理 律师分析起诉内容 报告董事会 成立临时应急小组 授权法律顾问或聘请外部律师处理 应诉并及时向集团总经理汇报情况 案件处理结果 综合中心存档备案 管理目标1 规范处理法律诉讼过程中的各项具体工作2 防范公司法律诉讼方面的经营风险3 维护

4、公司合法权益关键控制点1 禁止公司管理人员越权处理对外诉讼活动2 重大诉讼须聘请外部律师时 应评估律师的资格和水平3 诉讼代理人须有集团总经理或董事会的书面授权注释1 公司在经营过程中遇到外单位或个人对公司提出法律诉讼时 应指定专人接收 签署法院送达的起诉文件 01 BACK 第二章 计划考核及管理控制 BACK 一 各部门 项目公司制定部门 项目公司计划的控制 部门 项目公司制定月度计划 综合中心进行调整 临时工作任务计划 针对调整与各部门 项目公司进行沟通 经批准的部门 项目公司月度计划 部门实施 管理目标1 所有计划与公司总体战略一致2 计划的制定应当切合实际关键控制点1 部门 项目公司

5、的综合计划应该以总体战略为基础制定2 各部门 项目公司对综合中心提出的计划调整进行充分的沟通注释1 项目公司及各部门应考虑集团的总体战略目标来制定部门计划 计划应该预计各部门未来所需 然后制定计划 包括 销售 采购 费用 人力资源 固定资产等等2 根据关键指标和公司计划要求分解部门 项目公司年度计划 制定部门 项目公司月度计划3 综合中心根据集团公司总体的月度计划及关键指标对各部门 项目公司报送的计划进行调整4 公司根据工作中出现的具体情况下达临时工作任务5 由集团总经理审核通过所有部门 项目公司计划6 批准后的计划返还各部门及项目公司实施 月末 季末 年度末作为部门考核的依据 01 03 0

6、2 04 06 05 各部门 项目公司 综合中心备案 BACK 分解制定集团公司月度计划 集团公司年度经营计划 分解制定部门 项目公司年度计划 计划报送综合中心 集团总经理批准 调整后的部门 项目公司月度计划 二 项目公司各部门制定部门计划的控制 部门制定月度计划 办公室进行调整 临时工作任务计划 针对调整与各部门进行沟通 经批准的部门月度计划 部门实施 管理目标1 所有综合计划与公司总体战略一致2 计划的制定应当切合实际关键控制点1 部门的综合计划应该以总体战略为基础制定2 综合计划必须得到集团总经理的同意3 各部门对办公室提出的计划调整进行充分的沟通注释1 各部门应考虑公司的总体计划来制定

7、部门计划 计划应该预计各部门未来所需 然后制定计划 包括 销售 采购 费用 人力资源 固定资产等等2 根据关键指标和公司计划要求分解部门年度计划 制定部门月度计划3 办公室根据公司总体的月度计划及关键指标对各部门报送的计划进行调整4 公司根据工作中出现的具体情况下达临时工作任务5 由总经理审核通过所有部门计划6 批准后的计划返还各部门实施 月末 季末 年度末作为部门考核的依据 01 03 02 04 06 05 综合中心备案 BACK 分解制定项目公司月度计划 项目公司年度经营计划 分解制定部门年度计划 计划报送办公室 总经理批准 调整后的部门月度计划 三 部门 项目公司月度绩效考评的控制 管

8、理目标1 提高各部门 项目公司的工作积极性 共同完成公司战略目标2 考核标准应与总体战略计划一致关键控制点1 考核标准的制定科学合理 并结合公司的实际状况2 考核标准应得到集团总经理的签字同意3 考核的结果与部门 项目公司的绩效奖励相结合注释1 综合中心每月末 季度末以及年末根据公司的考核标准对各部门进行考核2 月度考核计划任务占80分 组织建设占20分 对于必须确保完成的任务 采用关键分考核 3 综合中心根据执行情况对各部门 项目公司进行考核评分4 对评分的结果与部门 项目公司总经理进行沟通 尤其是对评分较低的部门 项目公司 使其认识自身的不足之处5 集团总经理对公司本期的经营状况作出总体评

9、价 以此对本期部门 项目公司总考核结果进行控制6 考核结果经集团总经理批准后 部门 项目公司月度评分表反馈到各部门 项目公司 01 03 02 04 05 期末综合中心进行考核 各部门 项目公司考核结果 集团总经理对集团公司总体评价 考核的标准 根据标准为各部门 项目公司评分 和部门 项目公司总经理沟通 BACK 销售额完成率 工程进度 组织建设 部门 项目公司对计划完成情况进行自评 集团总经理批准 考核结果由综合中心存档 部门 项目公司月度评分表 综合中心制定业务评价体系 集团考核标准 集团总经理批准 第三章 财务管理控制 BACK 一 财务预算控制 管理目标财务预算真实反映公司的年度财政目

10、标 并且对公司的销售 成本以及相关费用起指导和控制作用关键控制点1 集团财务部编制费用预算 必须核对各部门上年费用 对费用预算增幅 减幅较大部门作出相应解释2 财务预算进行动态预算控制 每月针对销售 成本以及各项费用的实际发生数与预算数比较 发现差异并寻找原因 协调各部门制定下月预算实现计划以及本月超标 未达标补救措施3 销售以及成本的预算控制由各项目公司预算部负责执行 向集团公司预算汇总 其他部门发生的期间费用应在发生前经过集团财务部的预算审核 超出本月预算的费用除特殊情况不予批准注释1 年度终了集团财务部负责编制公司下年度财务预算草案 提交至集团总经理 再向董事会汇报 董事会作出决议 2

11、各部门 项目公司实行总经理责任制 并与集团财务部保持反馈沟通 每月提交预算执行周 月报 由集团财务部汇总信息与管理层讨论 并且针对超标或未达标情况提供下月的补救措施 尽量保持全年度在预算控制范围内3 财务预算需在全年基础上细分到月份4 集团各部门的费用及各分项目公司与销售和成本无关的期间费用应由集团财务部汇总 在发生前由进行预算审核5 半年度预算调整特指因为公司营运目标发生变更或新增的项目投资而进行的预算变更 年度终了 成本中心汇编项目收入 成本预算 各分项目公司收入 成本预算 集团财务部汇编公司费用预算 各部门费用年度预算 集团财务部编制集团下年度全面预算草案 集团总经理批准 董事会审批 各

12、部门 分项目公司讨论 规划部门预算 预算执行 不同意 批准 01 02 03 BACK 集团下年度财务预算 集团财务部每月编制动态预算分析 销售状况 期间费用 项目成本 集团财务部汇总月度费用 销售周 月报及预算实现方案 成本中心汇总成本控制周 月报 月末财务预算报告 集团总经理 04 05 半年度预算调整 06 各项目公司费用年度预算 二 现金收支控制程序 业务经办人授权办理业务 现金收入原始凭证 财务复核 管理目标1 保证现金收支正确 符合国家安全会计制度的规定 现金结算及时适当2 保证现金存储安全完整 现金核算真实合规关键控制点1 业务经办人办理现金收支业务 须得到一般授权或特殊授权2

13、会计部指定人员审查现金收支原始凭证3 出纳人员复核现金收支记账凭证及所附原始凭证4 稽核员审核现金收支记账凭证及所附原始凭证5 出纳员每日清点库存现金 并与日记账余额进行核对6 由集团财务部经理 审计人员 稽核员组成清查小组 定期或不定期清查库存现金 注释1 授权内相关人员审核原始凭证并签字盖章2 会计部指定人员审查现金收支原始凭证 编制记账凭证3 出纳按照凭证所列数额 收付现金 并在凭证上加盖 收讫 或 付讫 戳记及私章 4 出纳每日清点现金 发现短缺或盈余 及时查明原因 报批后处理 保证账实相符5 清查盘点时 需有出纳人员 会计人员在场 核对账实 根据结果编制现金盘点报告单 01 02 0

14、3 04 出纳人员收付现金 记录现金日记账 出纳清点现金账实相符 报审批处理 清查盘点报告 05 清查盘点 不通过 通过 会计帐务处理 缴存银行 现金付款原始凭证 根据授权审核 BACK 第四章 固定资产管理 BACK 一 固定资产采购控制 管理目标 1 公司采购严格按照规定的流程进行2 采购的货品规格和质量达到公司规定标准3 采购过程符合法规 并保证公司的财务安全4 采购记录真实并完整地反映现实采购行为5 发出的采购订单 合同是正确完整的关键控制点 1 采购订单全公司统一管理 连续编号并连续使用2 只有被批准的采购计划才可填列订单 填列订单需有被批准的申请附于其后3 采购订单发出后留一份在综

15、合中心 核对采购物品的规格4 订单发出前须经非填列人员复核 各项条款的准确性 5 复核后需签章 以明确责任6 集团财务部定期和综合中心核对采购记录注释 1 采购申请表由部门负责人签字2 综合中心经理根据公司实际情况 确定审批3 采购人员根据采购单进行询价4 采购人员根据审批后价格代表公司签订合同 小件物品可以不签订采购合同 发出订单由综合中心经理审核 并由综合中心专人保管相关合同 综合中心经理审批 集团总经理审批 采购询价 签订采购合同 发出订单 合同保管 部门提交固定资产采购申请单 部门负责人审批 财务部经理审核 01 02 03 04 采购 财务审核 综合中心经理审核 集团总经理审核 BA

16、CK 二 资产验收及入账控制 管理目标 1 货品入库的记录准确反映真实情况2 各相关部门收货时情况充分了解以便沟通3 入库的货物质量达到公司规定标准4 入库的货物都有发票 且发票是真实有效的关键控制点 1 及时处理收入的货物 记录有关的信息 数量 质量和对货物的描述 审核信息是否与采购单一致2 综合中心每月制作采购报告 与集团财务部核对3 购货发票入帐前 须对发票的真伪做出验证4 集团财务部审核发票金额是否与采购单一致注释 1 综合中心对入库资产验收 核对数量以及质量 保证发票与合同相符2 综合中心通知领用 领用部门填写领用单 领用人签字3 集团财务部根据发票 采购合同核对入账金额 由会计经理审核4 综合中心核对入库单和出库单 以确保资产的领用手续完备 综合中心验收 部门领用 发票 合同 入库单 入账 资产管理报告 货品到达 相符 集团财务部复核 综合中心经理审核 退货 否 是 不通过 通过 通过 01 02 03 04 BACK 三 固定资产盘点的控制 管理目标 1 公司的固定资产盘点符合国家会计制度规定2 所有的固定资产状况完好 并能正常使用3 固定资产管理人员应清楚资产的位置及目