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1、会计凭证种类与保管 导言 前面我们学习了对经济业务进行会计处理的一般步骤是 经济业务发生后 运用借贷记账法 先将发生的经济业务编成会计分录 再据以登记有关账户 实际工作中 经济业务内容 包括数量和金额 是在会计凭证上记录的 经济业务的会计分录 也是在会计凭证上编制的 而会计凭证须经审核后 才能据以登记入账 因此 还必须学习和掌握填制与审核会计凭证这一专门的会计核算方法 第一节会计凭证的意义和种类 一 会计凭证的含义二 会计凭证的作用三 会计凭证的种类 一 会计凭证的含义是会计工作中记录经济业务 明确经济责任的书面证明 是用来登记账簿的依据 简称凭证 会计凭证是经济业务的最初记录会计凭证是明确经
2、济责任的书面证明会计凭证是帐簿记录的记账依据会计凭证是事后查考的历史资料 二 会计凭证的作用 三 会计凭证的种类 原始凭证和记账凭证 一 原始凭证1 原始凭证的含义 其填制程序 内容和作用 经济业务发生时取得或填制的 载明业务内容和完成情况的证明文件 进行会计核算的原始资料和主要依据 具有较强的法律效力 又称单据 2 原始凭证的种类 1 原始凭证按其来源可分为 外来原始凭证 指同外部单位发生经济往来关系时 从外部单位取得的原始凭证 自制原始凭证 指由单位内部经办经济业务的部门或人员 在办理经济业务时所填制的凭证 2 自制原始凭证按其填制手续与内容可分为以下几类 一次凭证 只记载一项业务或同时记
3、载若干项同类性质经济业务 一次性填制完成 例1 例2 累计凭证 需在规定时间内多次记载 经济业务是不断重复发生的 汇总原始凭证 根据若干同类经济业务的原始凭证定期加以汇总重新编制的凭证 记账编制凭证 根据账簿记录的结果对某些特定事项进行归类 整理编制的原始凭证 二 记账凭证1 记账凭证的含义 其填制程序 内容和作用 根据审核无误的原始凭证归类整理编制 填制了会计分录凭证 与原始凭证的最大区别 登记账簿的直接依据 2 记账凭证的种类 1 记账凭证按用途分类 专用记账凭证 含义 在每张凭证上只反映一定经济业务类型内容 收款业务 付款业务和转账业务 的记账凭证 业务类型 按经济业务与货币资金收支的关
4、系分类 专用记账凭证种类与格式 收款凭证 付款凭证 转账凭证 通用记账凭证 含义 可用以反映所有经济业务的记账凭证 格式 与专用记账凭证中的转账凭证格式大体相同 2 记账凭证按填列的会计科目数量分类 复式记账凭证 含义 在一张凭证上列示每笔经济业务分录所涉及的全部科目 并均作为记账依据的记账凭证 种类 专用记账凭证和通用记账凭证均为复式凭证 复式记账凭证的优缺点优点 可在一张记账凭证上反映一笔完整的经济业务 便于反映经济业务的全貌及会计科目间的对应关系 可减少记账凭证的数量 缺点 不便于按每一会计科目清分 整理凭证 不便于同时汇总计算每一会计科目的发生额 也不利于会计人员分工记账 单式记账凭证
5、 含义 按每笔经济业务所涉及科目的数量分别填制凭证的记账凭证 虽然在凭证上也列示对应科目 但只作参考不作为记账依据 种类 借项记账凭证和贷项记账凭证 1 3 2 3 单式记帐凭证的优缺点优点 便于按每一会计科目清分 整理凭证 便于同时汇总计算每一会计科目的发生额 也便于会计人员分工记账 缺点 不便于反映经济业务的全貌及会计科目的对应关系 丢失一张记帐凭证会影响帐务间的平衡 一般适用于业务量较大 会计部门内部分工较细的会计主体 3 记账凭证按包括的业务内容分类 单一记账凭证 含义 在一张只包括一笔经济业务分录的记账凭证 种类 专用记账凭证均为单一凭证 汇总记账凭证 含义 根据一定时期内同类单一记
6、账凭证定期加以汇总编制的 包含若干项经济业务的记账凭证 例 种类 汇总收款凭证 汇总付款凭证和汇总转账凭证 配动画24 配动画25 科目汇总表 含义 根据一定时期内的专用记账凭证按照相同会计科目定期汇总编制的 包含若干项经济业务的记账凭证 格式 第二节原始凭证 一 原始凭证的基本内容二 原始凭证的填制方法与要求三 原始凭证的审核 一 原始凭证的基本内容1 凭证的名称及编号2 填制凭证的日期3 填制与接收凭证单位 人 4 经办人员的签名或盖章5 经济业务内容6 数量 单价和金额等 二 原始凭证的填制方法与要求 一 基本填制方法1 外来原始凭证 由其他单位经办人员按要求填制 2 自制原始凭证 经济
7、业务完成时由经办人员填制 如 领料单 由会计人员定期汇总填制 如 发出材料汇总表 由会计人员根据账簿记录结果归类 整理填制 如 制造费用分配表 二 基本填制要求 记录真实 手续完备 内容齐全 书写规范 填制及时三 原始凭证的审核 一 原始凭证审核的内容 合理 合规 合法性的审核 完整 准确 及时性的审核 二 原始凭证审核后的处理1 对符合要求的原始凭证 按规定及时办理会计手续 2 对不够完整 正确的原始凭证 按规定暂缓办理会计手续 应将凭证退回业务经办人 责成改正凭证记录后 再行办理会计手续 3 对不真实 不合法的原始凭证 按规定拒绝办理会计手续 并向有关方面反映情况 第三节记账凭证 一 记账
8、凭证的基本内容二 记账凭证的填制方法与要求三 记账凭证的审核四 记帐凭证和原始凭证的关系 一 记账凭证的基本内容 VV 二 记账凭证的填制方法与要求 一 填制方法 专用记账凭证 1 收款凭证 根据有关现金 银行存款和其他货币资金收款业务的原始凭证填制 实际工作中 出纳人员根据收款凭证收款 尤其是收入现金 时 要在凭证上加盖 收讫 戳记 以避免差错 收款凭证一般按现金和银行存款分别编制 收款凭证的格式填写如下 VV 2 付款凭证 根据有关现金 银行存款和其他货币资金支付业务的原始凭证填制 实际工作中 出纳人员根据付款凭证付款时 要在凭证上加盖 付讫 戳讫 以免重付 付款凭证一般也按现金和银行存款
9、分别编制 付款凭证的格式填写如下 VV 特别提醒 会计实务中 某些经济业务既是货币资金收入业务 又是货币资金支出业务 如 现金和银行存款之间的划转业务 为了避免记账重复 对于这类业务一般只编制付款凭证 不编制收款凭证 统一按减少方填制付款凭证 因为均付款在先 从银行提取现金 借 库存现金1000收款贷 银行存款1000付款 将现金存入银行 借 银行存款1000收款贷 库存现金1000付款 3 转账凭证 根据有关转账业务的原始凭证填制 根据账簿记录填制 VV 二 记账凭证填制要求 记录真实 手续完备 内容齐全 书写规范 填制及时以上五点是对填制原始凭证和记账凭证的共同要求 但填制记账凭证时还应注
10、意以下四点 摘要简明 科目运用准确 附件齐全 连续编号 VV 摘要简明 科目运用准确 附件齐全 连续编号 连续编号方法 三 记账凭证的审核 VV 一 审核的形式1 自审2 互审3 序审4 专审 二 审核的内容1 内容是否真实2 项目是否齐全3 科目是否准确4 金额是否正确5 书写是否规范6 附件张数无误 三 审核后处理凡符合规定要求的记帐凭证 才能作为登记帐簿的依据 凡不符合规定要求的记帐凭证 不能作为登记帐簿的依据 应补办手续 更正错误或重新填制记帐凭证 经再次审核无误后 才能作为登记帐簿的依据 四 记帐凭证和原始凭证的关系记账凭证和原始凭证同属于会计凭证 但二者是既有联系 又有区别 联系
11、二者反映的经济业务内容相同 二者相辅相承 原始凭证是记帐凭证的基础 是记帐凭证的附件 记帐凭证是根据原始凭证填制的 是对原始凭证内容作出的概括和说明 区别 填制人员不同原始凭证是由经办人员填制 记账凭证一律由会计人员填制 填制依据不同原始凭证是根据发生或完成的经济业务填制 记账凭证是根据审核无误的原始凭证填制 填制要求不同原始凭证仅用以记录 证明经济业务已经发生或完成 记载着是经济信息记账凭证要依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类 整理 记载着是会计信息 发挥作用不同原始凭证是填制记账凭证的依据 记账凭证是登记账簿的依据 第四节会计凭证的传递与保管 一 会计凭证的传递二 会计凭证的保
12、管 一 会计凭证的传递 一 会计凭证传递的含义 指会计凭证从编制时起到归档时止 在单位内部有关部门及人员之间的传递程序和传递时间 二 会计凭证传递的作用 有利于完善经济责任制度 有利于及时进行会计记录 三 会计凭证传递的组织组织会计凭证传递原则 内部牵制即 办理经济业务的各项手续制度之间要 相互联系 相互制约 相互监督 内部牵制制度的基本准则 1 各职能部门及其人员的职权和责任必须划分清楚 2 各职能部门及其人员按办理经济业务的程序 明确各自的手续制度 3 明确各职能部门及其人员之间的相互关系 四 会计凭证传递的内容 有序的传递路线 合理的传递时间 严密的传递手续 合理组织会计凭证的传递通常要
13、考虑以下两点 1 根据经济业务的特点 企业内部机构设置 人员分工情况 以及经营管理的需要 恰当规定各种会计凭证的联次及其流程 2 根据有关部门和人员办理经济业务的必要手续需要 确定会计凭证在各经办环节的停留时间 二 会计凭证的保管 对使用过的会计凭证的保护与管理 1 整理归类 2 造册归档 3 控制借阅 4 期满销毁 思考题 1 什么叫会计凭证 会计凭证按填制程序和用途不同可分为哪些种 2 什么叫原始凭证 如何对原始凭证进行分类 3 什么叫记账凭证 它与原始凭证的关系是怎样的 4 如何对记账凭证进行分类 5 简述原始凭证的基本内容及其审核方法 6 简述记账凭证的基本内容及其审核方法 7 试说明记账凭证的编号方法 8 什么是汇总记账凭证 什么是科目汇总表 二者的优点及缺点各有哪些 9 简述会计凭证的传递要求
