《精编》付款、借款、报销操作规程实施说明

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1、付款 借款 报销操作规程实施说明 付款 借款 报销流程示意图 一 申请申请付款操作规程 1 何种情况下可以申请付款 经办人或者当事人因公司业务需要向其他单位支付款项 在已取得发票或已签订正式合同后 应填写 申请付款单 申请支付费用 未取得发票的支付请求应填写 借款申请单 申请借款支付 2 强调指出的问题申请付款时必须明确具体金额 如果暂时无法确认具体金额 如申请限额支票 须先填写 借款申请单 以借款方式确认支出费用 待对方单位出具发票后 经办人再重新填写 申请付款单 并遵照付款流程 报销冲账 3 申请付款单 填写规范说明 1 员工姓名 栏必须填写资金使用人姓名而非经办人姓名 2 员工编号 栏填

2、写由人力资源部统一制定下发的员工个人编号 编号应与资金使用人姓名对应一致 3 工作部门 填写资金使用人所属部 科 室 4 单证编号 栏由出纳根据收到单证的时间编制流水号填写 填单人不必填写本栏 5 材料名称 材料编号 栏 此两栏主要应用在生产资料采购付款中 材料编号由生产部门统一编制 6 产品名称 产品编号 栏在销售部门人员进行申请付款时必须明确填写 所填内容需符合公司年度预算产品 费用 指标 7 事由 栏填写申请付款的内容 应详尽 明了 不可含糊其辞 8 合计 栏中应填写本次申请付款总金额 若部分单位前有空位的 大写金额处填写 零 如 人民币零万壹仟叁佰零拾零元零角零分 小写金额处填写 如

3、1300 00 9 收款单位全称 栏应填写收款单位的工商注册登记名全称 10 收款单位开户行 收款单位银行账号 分别填写收款单位有效的开户行及账号 如付款方式选择支票 此两栏可留空 11 付款方式 栏中可根据公司情况和收款单位要求在相应的付款方式上打勾 12 合同编号 栏 所有项目性付款必须有合同或发票为依据 本栏处必须填写合同编号 首次申请付款时需将合同原件附在申请付款单后一并交付 13 合同总金额 是指合同中确定的总金额 14 发票号码 栏中的发票可以是与本次付款额一致的发票 也可以是合同总额的发票 填写发票号码后应与付款申请单一起交付出纳 已签订合同的付款申请如果是付款后方可取得发票 此

4、栏中可暂时留空 等发票到后补填 15 第几次付款 栏中应填写本次申请付款为总付款次数的第几次 16 截至本次申请付款日累计已付款 栏主要应用在数额较大 分次支付的项目性支出中 应在此填写含本次付款金额在内的累计付款数额 17 合同余款 栏中填写 合同总金额 与 截至本次申请付款日累计已付款 的差额 以及此差额所占合同总金额的百分比 4 申请付款单 的签字审核与管理流程 1 公司付款实行三级签字审核制度 直线主管或经理 中心主任 总经理 签字不全的单据将不予支付费用 说明 直线主管或经理名字签于 事由 栏右下角处 中心主任名字签在 部门经理 栏 申请人 即经办人 此处必须是经办人亲自签名 不得代

5、签 付款 借款 报销流程示意图 2 付款流程按照 报销 付款流程示意图 管理 a 经办人根据付款项目按照要求填写 付款申请单 并在 申请人 处签名并附发票或合同原件 经部门主管 经理 审核签字后交至公司出纳处 b 出纳人员登记 付款申请单 并对所有单证按月进行编号 核对填写是否有误 发票是否真实 项目性开支是否有主管以上人员签订的合同原件等 出纳在核对并编号完毕的 申请付款单 第三联 出纳 栏处盖章并交还申请人 将 申请付款单 第一 二联以及发票 合同等一并送呈中心主任审核签批 c 中心主任签字完毕交还出纳 再由出纳送财务部审核 d 财务人员进行审核 审核范围为申请付款是否与国家有关制度及财务

6、制度相违背 是否与公司制度相违背 是否与项目合同上签定的内容相符合 是否在项目预算报告的额度之内等 e 财务审核完毕交还出纳 再由出纳呈送总经理审核签批 f 总经理签批完毕后返还出纳 由出纳通知申请人审批结果 若申请未被批准出纳将 申请付款单 第一 二联和申请人交来的第三联的 单证编号 一栏盖上注销章 并连同附件退还申请人 若申请被批准则出纳开具支票或准备资金划款 同时收回 申请付款单 第三联 g 付款完毕后 申请付款单 第一联交会计科入账 第二联交财务规划科作为管理考核依据 第三联交结算科留存备查 二 借款申请操作规程 1 何种情况下可以申请借款 员工因公司业务往来需大额度资金 本人无力承担

7、或者在未取得发票即申请向其它单位付款时可向公司申请借款 申请借款需填写 借款申请单 2 借款申请单 填写规范说明 1 员工姓名 栏必须填写借款人本人亲自签写 严禁他人代填 2 员工编号 栏填写由人力资源部统一制定下发的员工个人编号 编号应与借款人姓名对应一致 3 工作部门 填写借款人所属部 科 室 4 单证编号 栏由出纳根据收到单证的时间编制流水号填写 填单人不必填写本栏 5 材料名称 材料编号 栏 此两栏主要应用在生产资料采购付款中 材料编号由生产部门统一编制 6 产品名称 产品编号 栏在销售部门人员进行申请付款时必须明确填写 所填内容需符合公司年度预算产品 费用 指标 7 事由 栏填写申请

8、借款内容应详尽 明了 不可含糊其辞 申请付款类借款可在此栏中写明收款单位的工商登记全称 有效开户银行及账号 并注明付款方式 8 借款金额 栏中应填写与本次申请借款总金额 若部分单位前有空位的 大写金额处填写 零 如 人民币零万捌仟零佰零拾零元零角零分 小写金额处填写 如 8000 00 9 还款日期 应是借款人业务手续完成后七个工作日内的日期 10 还款方式 只能选写现金 银行存款 POS划款等形式 3 借款申请 签字审核与流程管理 1 公司实行借款三级签字审核制度 直线主管或经理 中心主任 总经理 签字不全的单据将不予借款 说明 直线主管或经理名字签于 事由 栏右下角处 中心主任在 部门经理

9、意见 栏签署审核意见 总经理在 总经理批准 栏签署审核意见 申请人 栏必须借款人本人亲自填写 不得代填 2 借款流程按照 报销 付款流程示意图 管理 a 借款人按要求填写 借款申请单 并在 申请人 处签名 经部门主管 经理 审核签字后交至公司出纳处 项目性借款必须附经总经理或中心主任签批的预算报告 b 出纳登记 借款申请单 核对填写是否有误 项目借款是否有已批准的预算报告等 出纳对当月收到的所有 借款申请单 编制流水号 编号完毕在 申请付款单 第三联 出纳 处盖章将其交还申请人 将第一 二联及附件呈送中心主任审核签批 c 中心主任签字完毕交还出纳 再由出纳送财务部审核 d 财务人员审核该借款数

10、额是否在申请人所在部门的信用额度内 若有总经理特别批示用款的除外 e 财务审核完毕交还出纳 再由出纳呈送总经理审核签批 f 总经理签批完毕后返还出纳 由出纳通知申请人审核结果 若申请未被批准出纳将 借款申请单 第一 二联和申请人交来的第三联的 单证编号 一栏盖上注销章 并连同附件退还申请人 若申请被批准则出纳开具支票或准备资金划款 同时收回 借款申请单 第三联 如果是以现金形式出具借款 出纳将在 借款申请单 第一联背面盖上 现金付讫 章 g 付款完毕后 借款申请单 第一联交会计科入账 第二联交财务规划科作为管理考核依据 第三联交结算科留存备查 4 强调指出的问题 各中心各部门每年初制定各部门

11、中心的全年借款信用额度 交公司汇总后 根据公司财务状况制定公司全年的信用额度并报总经理批准执行 一旦实际发放的借款金额超过部门制定的全年信用额度 财务部将直接退回借款申请 无需再向中心主任 总经理上报 所有借款 各部门长期备用金借款除外 均必须在业务完成后七个工作日内到财务部结清账务 归还借款 逾期未归还借款者以挪用公款处理 且在该员工的工资及其他费用中扣除所借款项的金额并视情况追究其行政和经济责任 所有借款必须以货币资金 现金 银行存款 POS机划款形式 偿还 不可直接用发票冲抵 借款人可先报销费用 再还款给出纳 出纳开具收据 冲抵借款 三 现金报销管理制度 1 何种情况下可以现金报销 公司

12、员工因业务往来而垫付的费用可申请现金报销 但此费用必须在预先许可的范围内 否则不予报销 现金报销需填写 现金报销单 2 现金报销单 填写规范说明 1 员工姓名 栏必须填写现金报销人姓名而非填单人姓名 2 员工编号 栏填写由人力资源部统一制定下发的员工个人编号 编号应与申请报销人姓名对应一致 3 工作部门 填写申请报销人所属部 科 室 4 单证编号 栏由出纳根据收到单证的时间编制流水号填写 填单人不必填写本栏 5 事由 栏填写费用应详尽 明了 不可含糊其辞 如交通费需写明从何地到何地 有几人 办何事等 第一联按发票内容填写 第二 三联可根据实际费用产生情况详细填写 6 材料名称 材料编号 栏此两

13、栏主要应用在生产资料采购付款中 材料编号由生产部门统一编制 7 产品名称 产品编号 栏在销售部门人员进行申请付款时必须明确填写 所填内容需符合公司年度预算产品 费用 指标 8 具体内容 中应根据 交通费 办公费 餐饮费 通讯费 等归类逐行填写 每一小类应详尽填写 9 合计 栏中应填写本次报销总金额 若部分单位前有空位的 大写金额处填写 零 如 人民币零万零仟柒佰肆拾零元零角零分 小写金额处填写 如 740 00 3 现金报销 签字审核与流程管理 1 公司实行报销三级签字审核制度 直线主管或经理 中心主任 总经理 签字不全的单据将不予报销费用 说明 直线主管或经理名字签于 事由 栏右下角处 中心

14、主任名字签在 部门经理 栏 报销人 栏原则上必须由费用支出人亲自签名 不得代签 若有特殊情况 可委托他人代填现金报销单 但被委托人不可代领现金或从POS机上划款到被委托人银行卡内 有报销人书面委托的除外 2 报销流程按照 报销 付款流程示意图 管理 a 报销人根据费用项目按照要求填写 现金报销单 并将相关发票附在后面 经部门主管 经理 审核签字后交至公司出纳处 b 出纳登记 现金报销单 核对填写是否有误 发票是否齐全 发票金额是否与报销金额一致等 并对单证按月进行编号 编号为流水号 可反映单证接受的时间 如2005年6月20日接受的本月第114个单据 编号为 B050620114 编号完毕将

15、现金报销单 第一 二联及所附发票送中心主任签批 c 中心主任签字完毕交还出纳 再由出纳送财务部审核 d 财务人员审核该报销内容是否与财务制度及相关制度相违背 是否与公司制度相违背 是否符合公司报销制度的规定 e 财务审核完毕交还出纳 再由出纳呈送总经理审核签批 f 总经理签批完毕后返还出纳 由出纳通知报销人审核结果 若申请未被批准出纳将 现金报销单 第一 二联和申请人交来的第三联的 单证编号 一栏盖上注销章 并连同附件退还申请人 若申请被批准则出纳通过银行POS机划款或支付现金给报销人 同时收回 现金报销单 第三联 报销完毕后 出纳在 现金报销单 第一联背面盖上 现金付讫 章 g 报销完毕后

16、现金报销单 第一联交会计科入账 第二联交财务规划科作为管理考核依据 第三联交结算科留存备查 4 强调指出的问题 凡烟 酒发票不能报销 食品与餐费发票销售一线部门经理和中心主任以上管理人员应严格控制 公司原则上按照比例控制餐费 礼品的支出 礼品 餐费须写明具体的时间 地点 人物 事由 并需由一个以上证明人签字证明 差旅费的报销 必须附出差明细表 并严格按出差标准 规定 审核 大额的会务费和广告费应附上相应的合同 通讯费 办公用品按公司规定额度内予以报销 四 流程操作中其它事项 各类单据在审核中的递送均由出纳负责 放于单据盒内 每日收发 并在单据盒上注明日期 送达何处 接收人及送达具体时间 各级人员须在审核签批完毕后在单据盒上注明完成时间并通知出纳取回 所有与现金相关的经济往来 必须有书面的凭据 不能空口无凭 否则因此产生的损失将由相关人员个人承担 财务部 遵守操作流程 严格规范填写