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1、数码照片归档与管理规范解读与思考数码照片归档与管理规范解读与思考：未知 为了指导信息化环境下数码照片档案的管理，明确数码照片的归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的管理要求，国家档案局在2014年12月31日发布了数码照片归档与管理规范（DA/T50-2014）。该标准于2015年8月1日起开始实施（为叙述方便，以下将该标准简称为“T50”）。T50是由北京市档案局（馆）结合国内外数码照片的管理理论和实践，在大量实践调查和研究的基础上提出的。T50的发布和实施，对有效指导和规范我国数码照片的归档工作和数码照片档案的管理工作，具有非常重要的现实价值和历史意义。本文主要针对T50的内容、特点及
2、相关问题进行一些解读。一、T50的主要特点就T50的内容而言，它主要呈现出以下几个主要特点：第一，鲜明的时代性。T50是为了适应后保管时代照片文件和照片档案管理的客观需要，尤其是数码照片文件和档案不断涌现，管理缺乏必要标准引导的需要，在调查研究和吸纳国内外先进理论和经验的基础上编制完成的。在网络信息时代，传统意义上的照片数量越来越少，而采用数字摄影设备产生的数码照片的数量却越来越多。为此，依据传统的照片档案管理理论和办法管理数码照片，组织数码照片的归档，不仅困难重重，也很难维护数码照片档案的真实性、完整性、可用性和安全性。国家质量监督检验检疫总局2002年12月4日发布，2003年5月1日实施
3、的照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）主要规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。因此，在T50发布实施前，我国只有一些地方档案行政管理部门制定的数码照片档案的管理规定和标准要求，缺乏统一的国家层面的标准和规范指导。T50的发布和实施，填补了这一空白点。第二，示例具体明确。同某些标准文件的内容相比，T50为了方便使用者有效地理解相应条款的内容，避免因理解的不同而产生歧义，采用了较多的示例注释的方式。例如，“5.2.2数码照片文件采用保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名格式命名。”的示例为“示例1：2009年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一
4、组照片，保管期限为永久，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：YJ-2009-0001-0001.jpg”。第三，可操作性较强。考虑到标准的工具意义，T50对数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁等各项工作的要求，均提出了具体的、可操作性的要求。这为该标准的有效实施，奠定了良好的基础。二、T50的主要结构和内容T50的主要结构包括七章和两个附录（一个规范性附录和一个资料性附录），其中正文包括：范围、规范性引用文件、术语和定义、归档、整理和著录、存储和保管、利用和鉴定销毁。两个附录分别是：附录A数码照片档案著录项目及说明（规范性附录），附录B数码照片档案目录数据库结构及字段
5、表（资料性附录）。T50的主要内容可以从以下几个方面来理解。1.T50的适用范围T50明确规定了其适用的工作范围和单位主体对象。T50适用的工作范围是：规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。T50适用的单位主体对象是：机关、团体、企事业单位和其他社会组织。这些单位和组织的数码照片的收集、归档与管理工作，均可参照T50的相关规定执行。2.规范性引用文件一部标准的编制，其规范性引用文件的质量，在一定程度上会影响其质量的高低。T50的编制主体充分认识到了选择规范性引用文件的重要性。在T50的编制过程中，共选择了6个国家推荐标准和3个档案行业推荐标准，充分体现了对这些标准制
6、定者的知识产权尊重和法律遵循原则。因为T50是推荐标准，所以还采用了开放性的处置原则，明确提出：“鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。”考虑到在该标准发布实施后，国家档案行政主管部门又陆续出台了一些相关标准，所以在实施T50的过程中，应充分利用好其开放性原则，注重标准之间的相互协调性和一致性。如：照片类电子档案元数据方案（DA/T54-2014）、电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2016）等。3.术语和定?xT50对4个主要术语进行了定义和说明。其中包括：数码照片、数码照片档案、EXIF信息和照片组。
7、T50对数码照片的术语定义是：“用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。”这一术语定义明确了数码照片的获得途径，存储介质，及其呈现、处理和传送方式。数码照片的获取途径如果能够充分考虑到数码照片的形成规律和特点，将“数字成像设备”具体定义为“数字成像系统”（包括硬件设备和软件），可能更有助于体现数码照片的形成特点。数码照片的存储方式除了脱机保存（线下存储）外，还包括线上存储（保存在服务器中）。所以，可以考虑在术语定义中加以细化。传统的照片主要由照片、底片和文字说明三部分组成，而数码照片的种类和构成则更为
8、复杂多样，如“二值图像”、“灰度图像”、“彩色图像”、“立体图像”和“三维图像”等。数码照片的每个图像的像素对应于二维空间中一个特定的“位置”，且有一个或多个与该“位置”相关的采样值组成数值。根据这些采样数目及特性的不同数字照片可以划分为：二值图像仅可用0到1的亮度值表示每个像素；灰度图像（灰阶图像）可用0（黑）到255（白）的亮度值表示每个像素，并在0-255之间表示不同的灰度级；彩色图像每幅彩色图像由三幅不同颜色（红、绿、蓝）的灰度图像组合而成；立体图像是一物体由不同角度拍摄的一对图像，可以用来计算出图像的深度信息；三维图像是由一组堆栈的二维图像组成，每一幅图像表示该物体的一个横截面。 对
9、数码照片的定义可以理解为：国家机关、社会组织或个人在社会活动中，直接通过数码成像系统记录的，可在通信网络上传送的各种数字形式的静态图像文件，其中包括二值图像文件、灰度图像文件、彩色图像文件、立体图像文件、三维图像文件等。从其形成的领域来说，数码照片应包括两种类型，即记录和反映公务活动的数码照片，以及记录和反映私人活动的数码照片。T50对数码照片档案的术语定义是：“机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社?具有保存价值并归档保存的数码照片。”该术语定义，就目前而言，还存在一些值得推敲之处。第一，对数码照片档案的本质揭示不够充分。该定义中采用“数码照片”作为“数码照片档案”
10、的属概念，明显忽视了两者的区别。从学术意义上说，档案的本质是人类活动的原始记录，是一个整体性的概念，是由一系列相关的文件按照其形成规律和特点组成的有机体。文件和档案之间的区别就在于前者是个体概念，后者是整体概念。按照一定规律和特点组成的文件体系，才能成为科学意义上的档案。两者之间的价值区别虽然也很重要，但不是本质性的。在机关、团体、企事业单位和其他组织所从事的公务活动中，除了“对国家和社会具有保存价值”的数码照片外，还有大量的仅具有单位意义、局部意义的数码照片，也属于需要归档文件的范围。归档保存仅仅是文件作为档案保存过程中应当履行的一种职责而已，不能简单地认为归档了就是档案。倘若归档的数码照片
11、没有经过系统分类和整理，并建立必要的实体或逻辑关联，那就不是科学意义上的档案。为此，T50的“数码照片档案”的术语定义，建议修订为：“国家机关、社会组织或个人在社会活动中形成的有保存或查考利用价值的数码照片的集合”。T50对“EXIF信息”的术语定义是：“数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。”为了便于对该术语定义的理解，T50对其作了一个注释：“主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。”EXIF是英文Exchangeable Image File Informa？ tion的缩写，翻译成中文的含义是：可交换图像文件格式，官方
12、简称EXIF。EXIF是专门为数码相机的照片设定的，可以记录数码照片的属性信息和拍摄数据。1996年，日本电子工业发展协会制定了EXIF最初版本1.0；1998年，版本升级到2.1，可支持音频文件；2002年3月，版本升级到2.2版。EXIF可附加在JPEG、TIFF、RIFF等文件中，为其增加有关数码相机拍摄信息的内容和索引图或图像处理软件的版本信息。有些操作系统，如Windows 7具备对EXIF的原生支持功能，通过鼠标右键点击图片打开菜单，点击属性并切换到详细信息标签下即可直接查看EXIF信息。EXIF信息是可以被任意编辑的，因此只有参考的功能。T50对照片组的术语定义是：“有密切联系的
13、若干张数码照片的集合。”该定义的术语注释为：“如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组，全部存储到同一层级文件夹内。”从一定意义上说，“照片组”术语定义，弥补了T50对“数码照片档案”术语定义的不足。4.数码照片的归档T50对数码照片的归档范围、保管期限、归档时间、归档要求等，提出了明确的规范要求。机关、团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成的数码照片的归档范围主要包括四种类型，即“记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片”“记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片”“记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程
14、、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片”“其他具有保存价值的数码照片”。其中记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片包括：本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的数码照片；本单位重点建设项目、重点科研项目的数码照片；领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片；本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片；本单位历届领导班子成员的数码证件照片。目前，T50的数码照片的归档范围还比较原则化，具体使用时还需要结合本单位的实际情况予以细化，或根据该标准制定具体的实施细则。例如，有的立档单位就在归档范围中补充了“本单位生产的名、特、优、新产品
15、和老字号门店特色的数码照片”“本单位获得的各种省市级荣誉实物（奖状、奖杯、锦旗、证书）的数码照片”“城市建设改造前后的数码照片”等。T50推荐的数码照片档案的保管期限是：“数码照片档案的保管期限划分为永久和定期，其中定期分为30年和10年。”确定数码照片档案的保管期限，不能单纯地考虑数码照片或照片组的保存价值，还应充分考虑到与相关职能、活动、事件、项目所形成的其他档案价值判断的统一性，注意从整体上预测和估量数码照片档案的保存价值，确定合理的保管期限。T50推荐的数码照片的归档时间是：“数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。”考虑到数码照片的易被修改性，各单位应提
16、倡与其他电子文件相一致的实时归档或在线归档方式。T50推荐的数码照片的归档要求包括六项：第一，真实性要求。T50要求归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理。第二，典型性和清晰性要求。T50要求对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。第三，格式规范要求。T50要求归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。 第四，完整性要求。T50要求归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。第五，归档方式要求。数码
