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1、业主大会秘书概论 孟宪生 业主大会秘书工作 业主大会秘书工作是指协助业主共同决策与共同管理时所进行的各项辅助性工作 现代秘书的辅助性特点 秘书工作的从属性与被动性秘书工作总是围绕着业主共同管理活动的全过程进行的 有业主共同管理活动 就有为业主共同管理活动服务的秘书工作 业主共同管理的职责 是制定管理规约 而业主共同管理不是事必躬亲 这就需要秘书人员做业主共同管理的参谋和助手 以使业主共同管理能够更有效率 总之 业主共同管理在为掌管全局所进行的组织 指挥 协调与控制的行为过程中 离不开辅助性质的秘书工作 否则 业主共同管理就难以保证全局的正常运转 难以进行有效的管理 业主大会秘书工作的辅助性特点
2、 业主共同决定是业主决策的法定表达形式 业主大会秘书的专业性与主动性 分散的业主需要有效地组织物业管理决策需要专业知识业主共同决定的有效性需要程序保证 业主大会秘书的定位 业主大会秘书是由业主大会聘任的专业工作人员 负责业主大会 业主大会的日常行政事务工作 业主大会秘书的职责是将其认为可能影响物业管理以及小区业主共同利益的任何事项提请业主大会委员以及全体业主关注 并执行业主大会 业主大会托付的 其它事务 业主大会秘书的职责 业主大会秘书的最重要作用之一就是发挥他的 积极职能 本着独立 公正 诚信的原则 公开或私下里采取必要行动或者措施 防止业主之间的矛盾产生 激化和传播 业主大会秘书特点 1
3、从属性从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点 但是业主大会秘书不是从属于任何业主包括业主委员会委员 业主大会秘书从属于业主大会 以及业主大会组织 2 主动性秘书机构的辅助地位 决定了秘书工作的被动性 但是业主大会秘书在工作中应发挥主动性 这是由业主大会秘书的专业性决定的 3 事务性秘书工作绝大多数都是具体的事务工作 4 综合性秘书机构是综合办事机构 秘书工作也就具有鲜明的综合性 5 机要性指秘书工作的机密性和重要性 6专业性指业主大会秘书按照专业准则为全体业主共同利益工作 业主大会秘书工作的内容和形式 一 办文 主要围绕文书 文件 文字材料开展的工作 二 办会 秘书 办会工作 所指的 会 是以
4、 会 为代表的一系列相近事务 三 办事 主要分三项 即信息工作 技术工作和日常行政事务工作 办文 具体分三项事务 1 文字工作 主要指文书 文件 信函和新闻稿件的撰写工作 以及相关机构需要的各种文字材料的准备和起草工作 2 文书处理和档案工作 主要指文书文件办理方面的工作 包括文书的打印 制作 收发 运转 传递工作 立卷 归档工作 3 围绕文书文件需要秘书部门承办的事务 比如一份文件要迅速复制多份下发 有的文书要传真 发电子邮件 办会 秘书 办会 工作所指的 会 是以 会议 为代表的一系列相关事务 在程序上 包括会前的筹划和准备 会中的组织和服务 会后的善后和落实 内容上 讨论研究工作的工作会
5、议 会谈事务 也有联谊性的 礼节性的 沟通感情 展开公关的会见和会议事务或文娱活动事务 形式上 业主大会会议 业主大会会议 业主大会与业主 其它机构联合开办的其它会议 办事 1 信息工作 是指围绕信息处理展开的工作 政府机关的政策研究 情报动态的分析整理 组织内简报的编发 都是信息工作 收集资料摘要 编写大事记 组织史志编写 编制各种范围的联络手册 收集保管名片等等 也是信息工作 还有督办工作 其实质是为业主共同管理提供反馈信息 2 技术工作 主要指机要工作 计算机安全工作 机要工作是机密文件的保管 传递 以及保密事务 计算机安全工作主要指计算机信息安全工作 像设置防火墙 防黑客袭击 防计算机
6、病毒等 特殊的现代办公设备设施的使用和维护主要指多媒体会议设备 数码摄录像设备 现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等等 3 日常行政事务工作 主要指值班工作 接待工作 印章管理 财务管理 环境管理以及对外联络等工作 4 管理业主名册以及投票权登记 秘书工作原则 1 准确原则2 及时原则3 严谨原则4 同步原则5 保密原则 准确原则 准确原则 是对秘书工作的质量要求 秘书工作是业主共同管理和业主大会 业主大会工作的重要组成部分 秘书工作直接对业主共同管理工作和机关工作负责 因此 秘书工作质量的优劣 与业主共同决定以及业主大会决定的公信力与合法性息息相关 衡量秘书工作质量的首要标准 就是准确
7、无误 也就是没有差错和疏漏 坚持秘书工作的准确原则 必须做到如下事项 要准确地理解和执行国家和地方的现行有效的法律 做到有令则行 令止则止 要准确地收集和提供业主共同决定或者业主大会决定所需要的信息资料 做到有喜报喜 有忧报忧 要准确地判断和领会多数业主诉求 做到不误解 要准确地处理各种秘书事务和业主大会交办的事项 做到事前有请示 事后有报告 要准确地进行文字表达和口头表达 做到语言规范 合乎逻辑 及时原则 及时原则 是对秘书工作的效率要求 秘书工作大都具有较强的时限性 务必在规定的时间内处理完各项事务 做到不积压 不拖延 不扯皮 对于关系到业主共同利益和共同决定效力的重要事项 如突发性事件
8、秘书人员更要反应灵敏 讲究效率 注意速度 坚持秘书工作的及时原则 必须做到如下事项 要确立正确的时间观念 以适时为本 该快则快 该慢则慢 快慢适中 必须保证相关活动合法有效 要讲究工作效率 以较少的人力 物力和时间 去获取较大的工作效果 要分辨轻重缓急 重要的工作 紧急的工作 要首先去做 下工夫去做 直到取得满意的成果为止 要变被动为主动 对于常规性秘书工作 应积极主动 尽可能做到快捷 迅速 及时着手 严谨原则 严谨原则 是对秘书工作的作风要求 从某种意义上说 秘书工作属于事务性工作 要处理好纷繁复杂的 琐碎具体的日常工作 由于秘书工作同业主共同决定以及业主大会工作密不可分 哪怕是一件微不足道
9、的琐事 如果处理不当 也会对全小区物业管理产生不良影响 因此 严密 周详和谨慎是秘书工作的优良作风 坚持秘书工作的严谨原则 必须做到如下事项 要严密地思考 秘书工作不论巨细 均有 牵一发而动全身 之势 这就需要秘书人员在处理每一件事情之前 多想几种可能 多想几种方案 多想几种后果 尽量做到没有疏漏 要周详地运作 在事务处理的过程中 由于内外部条件的变化 即使事前已经做了严密的思考和准备 也会有始料不及的事情发生 这就需要秘书人员进行周详的安排 周详的组织 周详的协调 尽量做到万无一失 要谨慎地行事 秘书工作的特殊意义和秘书机构的特殊地位 要求秘书人员要格外地谨慎行事 严以律己 不论是待人接物
10、还是为人处世 特别是与业主相处 都要谦和包容 平易近人 尽量做到谦虚而又谨慎 同步原则 同步原则 是对秘书工作的态势要求 秘书工作的辅助性质 决定了业主共同决定与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系 就是说 秘书工作的运行及其态势 必须以满足业主共同决定以及业主大会决定的需求为目标 而不能在业主共同决定之外 另起炉灶 也不能我行我素 坚持秘书工作的同步原则 必须做到如下事项 同步思维 一位合格的秘书 要想业主之所想 急业主之所急 尽量做到与业主同步思维 主动引导 一个合格的业主大会秘书 要有独到的工作思路 既有对当前业主诉求的考虑 又要有和今后小区共同管理工作的宏观思考 同时要有对具体工作的微
11、观思考 这就要求秘书人员必须努力提高自己的综合素质 以便与业主的诉求保持同步 否则 秘书工作就无法适应业主的需要和发展 协同行动 共同诉求以及共同决定确定之后 接着便是一系列的行动 对此 秘书工作要及时到位 同步运行 尽量做到组织有续 工作有节 保密原则 保密原则 是对秘书工作的纪律要求 任何一位从事秘书工作的人员 都必须严守秘密 不得有失密 泄密的行为发生 坚持秘书工作的保密原则 必须做到如下事项 要强化保密意识 对于保密的意义和泄密的危害 应有清醒的认识和深刻的了解 以保持高度的警惕性 要具备相关法律知识 熟知商业秘密和个人隐私的范围 要严格遵守职业道德 不利用自己知悉的商业秘密和个人信息
12、谋取不当利益 不泄露个人隐私 损害当事人利益 业主大会秘书的作用 1 枢纽作用秘书部门的地位是联系业主与业主大会 业主大会 沟通业主大会与物业服务企业 政府机构的枢纽 2 参谋作用秘书工作的顾问作用 贯穿在业主大会秘书辅助业主共同决定的整个过程中 3 信息窗口建立对内 对外信息沟通平台 澄清事实 消除误解 4形象作用秘书人员在工作中的一举一动 一言一行以及办事风格 都代表一个小区业主的形象 业主大会秘书知识结构 基础层 自然科学 社会科学背景层 物业管理法律法规 业主大会 业主大会对秘书的要求 本行业知识 本组织的信息 业务层 公文写作 计算机操作 英语 速记 法律 金融 专业关联层 业主共同
13、管理学 公共关系 心理学 组织行为 管理学 传播学等 业主大会秘书应具备的能力 计划能力沟通能力组织能力表达能力调研能力办事能力操作能力 计划能力 计划能力是指选择和确定目标以及制定实现目标的规范的能力 计划是业主共同管理的职能 但称职的秘书也应该具有计划的意识和辅助计划的能力 为业主共同管理提供超前性和全局性的智力服务 业主大会秘书是专业人员 应有能力提出相关规划建议和意见 引导业主大会 业主大会规范 及时作出决定并采取必要的管理措施 沟通能力 沟通协调能力 沟通协调是业主大会秘书的重要职责之一 秘书要具备沟通协调的能力 在参与物业管理的过程中 业主大会秘书熟悉法律 法规 能够把握全局 发现
14、问题 灵活运用各种沟通和协调的方法与艺术与业主和相关机构沟通协调 以实现小区和谐的管理目标 组织实施能力 这是指能够亲自组织人力 物力 财力等 按预定的计划和规范去实现既定目标的能力 秘书有时要在业主委员会的指示下去直接组织完成某项工作 如果不具备良好的组织实施能力 是无法胜任管理工作的 表达能力 文字表达和口头表达是秘书的两种基本表达能力 1 文字表达能力 这是秘书运用书面语言进行写作的能力 它被看做是秘书的 看家本领 和基本功 秘书写作的范围很广 主要包括撰写各种体式的公文和其他常用应用文 2 口头表达能力 这是秘书运用口头语言表述思维内容的能力 秘书对相关机关汇报工作 请示问题 提出建议
15、 对野猪沟通情况 组织协调 对外开展公关 公务交往 社会应酬 都对其口头表达能力提出了很高的要求 秘书的表达要做到 1 准确 在表达中不论是选字用词 判断推理 分析综合 还是阐释观点 表述意见 引用材料 以至语气的把握 标点的使用 格式的设计 都必须准确无误 无懈可击 2 简洁 无论是口头表达还是书面表达 都要力求用最精练的语言 表达出最必要的内容 做到 文约而意丰 言简而理周 啰唆冗长 是秘书表达的大忌 3 迅速 秘书活动的时效性强 要练就 出口成章 出手一遍稿 的快速写作能力 4 适用 秘书要充分了解表达对象的特征 准确把握对方的意图和需求 充分认识语言表达的环境 讲究表达的时机和方式 这
16、样才能有的放矢 易为对方所接受 取得事半功倍的良好表达效果 调研能力 调研即调查研究 它是业主共同决定和业主大会作出决定的基础 也是秘书的一项经常性工作 秘书调研能力的高低 对其能否有效获取和沟通信息 辅助决策 办好各种事务 发挥参谋作用具有直接影响 秘书的调研能力包括 1 调查能力 即全面 准确 迅速获取有关材料的能力 如制定调查计划的能力 调查中的洞察能力 运用各种调查方法的能力 搜集和整理第一手材料的能力 2 研究能力 经调查得来的材料 往往繁乱芜杂 真与伪 正与误 有用与无用搀在一起 秘书只有具备分析研究的能力 才能围绕调查目的 做好 去伪存真 去粗取精 由点到面 由表及里 的工作 得出正确的调研结论 办事能力 秘书每天都要面对大量的事务性工作 如文书事务 接待事务 电话事务 会议事务 业主大会交办的事项等 办事成了秘书的一项基本职能 秘书的办事能力 是提鬲秘书工作效率的重要途径 也是秘书发挥参谋作用的前提条件和保障因素 一名秘书纵使多思善谋 但如果反应迟钝 办事拖拉 效率低下 也不会成为现代社会所需要的秘书人才 秘书办事的范围广 内容多 头绪杂 这要求秘书人员做到 1 熟悉办
