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1、 S D 小鱼易连视频会议系统管理制度 1 目的 规范小鱼易连视频会议系统的管理 充分发挥小鱼易连视频会议系统的功效 确 保该系统的规范 高效 稳定运行 提高会议效率 降低会议成本 特制定本制度 2 适用范围 销售公司各部门及经销商 3 术语界定 3 1 视频会议系统 是一种让身处异地人们通过互联网实现 随时 随地 可视 交 互 的多媒体通讯技术 4 视频会议定位及流程 4 1 公司组织召开的会议 4 1 1 经销商述职 经销商本地通过远程视频 以幻灯片 讲解的形式 向销售公司 相关负责人输出信息 并实现互动 4 1 2 经销商视频会 公司领导或业务部门与定向或小范围经销商召开视频沟通会 议
2、进行问题发布或讨论 4 2 经销商召开的视频会 因只需会议双方持有小鱼易连终端或其他设备 手机 电脑 通过登录小鱼易连 APP即可联通 因此 经销商召开的内部视频会议 由授权经销商自行申请 通知与 组织 4 3 视频会议流程 4 3 1 公司组织召开的会议流程 4 3 2 经销商召开的视频会议流程 需求部门提交分管 领导签字备案表 并下发视频会议通 知 督导部收到备案表 通知视频监控中心 视频监控中心发送 会议通知并建立视 频会议室 会议需求部门人员 组织召开会议 关闭视频会议并进 行设备维护 S D 由获得授权的经销商自行申请 通知与组织召开 授权通知由公司统一派发给 经销商指定人员 5 参
3、会人员要求 5 1 所有参会人员 要求按公司要求着装 5 2 所有参会人员应规范自己的言行举止 树立销售公司良好的形象 6 视频会议实现基本方式 6 1 会议召开方在小鱼易连系统预约会议 确定会议标题 时间 时长 参会人员 会议详情 6 2 会议召开方通过电话 微信 地址链接等方式发送会议邀请 6 3 参会人员通过点击链接地址或会议号 即可进入会议室 与各参会方实现互动及 文件共享 7 视频会议召开流程 7 1 视频会议召开前 7 1 1 在召开视频会议前 会议召开方应提前通知会议参加方 会议主题 会议开 始时间 计划时长 参会人员及需准备的材料 7 1 2 会议发起方根据会议级别 应自行准备
4、或联系辅助器材 确定会议主持人 7 1 3 各参会单位 人员在接到视频会议通知后 应提前半小时进行会议联通 音频 视频等效果调试 确保视频会议系统的正常使用 调试完毕后须将话筒调至关闭状态 以免分会场声音传至主会场 影响会议整体效果 7 1 4 视频会议应保证开会地点环境良好 无噪音 7 2 视频会议过程 7 2 1 视频会议全过程 主持人宣布会议开始前 主持人需根据会议要求是否需录 制 且只能由主会场进行录制 分会场不得私自录制 7 2 2 在会议过程中 当参会人员发言时 应将摄像头的焦距快速调到合适的位置 左右移动是相反方向 7 2 3 会议过程中 非讲话的人员 应主动将麦克关闭 或由会议主持人对参会人员 S D 进行静音 避免干扰 7 3 视频会议结束 7 3 1 会议结束 主持人应宣布会议结束 通知各参会方退出会议室 会议主持人点 击会议结束 结束录像 7 3 2 会议结束后 如会议过程中涉及到讨论区发言 需要留存 先将讨论区的留言 进行备份
